Mit einem Klick zum Angebot: CPQ-Software für den Vertrieb

Eine CPQ-Software (Configure, Price, Quote) unterstützt Mitarbeiter im Vertrieb bei der Ermittlung von Produktpreisen und der fehlerfreien Erstellung von Angeboten. Im Folgenden erfahren Sie, welche weiteren Vorteile ein CPQ-System Ihrem Unternehmen bietet und wie Sie dieses erfolgreich implementieren.

Was ist CPQ? – Die Bedeutung von „Configure, Price, Quote“

Die Abkürzung CPQ steht für „Configure, Price, Quote“. Dahinter verbirgt sich ein Softwaresystem, das vor allem im Vertrieb eingesetzt wird und dort insbesondere bei der Angebotserstellung unterstützt. Viele Unternehmen bieten konfigurierbare, variantenreiche und komplexe Produkte und Services an. Eine große Herausforderung besteht darin, einen angemessenen Preis für diese zu ermitteln und gleichzeitig den Anforderungen der Kunden gerecht zu werden. 

Eine CPQ-Software hilft Verkäufern dabei, passende Angebote zu ermitteln und die richtigen Preise für solche Produkte und Dienstleistungen zu erstellen. Der manuelle Aufwand bei der Angebotserstellung hält sich dank CPQ in Grenzen. Durch automatisierte Prozesse lassen sich fehlerfreie Preise generieren, indem vor allem die folgenden Faktoren berücksichtigt werden:

  • Anzahl
  • Kundenspezifische Anpassungen
  • Optionale Extras
  • Erweiterte Funktionen
  • Verschiedene Abo-Typen
  • Rabatte und andere Vergünstigungen

Auch die notwendigen Genehmigungen werden automatisch von der Software eingeholt. Dies ermöglicht einen reibungslosen Ablauf sämtlicher vertrieblicher Arbeitsprozesse. Eine CPQ-Software sorgt somit dafür, dass der Verkauf effektiver und erfolgreicher vonstattengeht. Das System beschleunigt die Angebotserstellung und minimiert gleichzeitig das Fehlerrisiko. Auf diese Weise können Mitarbeiter im Vertrieb eine bessere Kundenbindung aufbauen und positive Erlebnisse entlang der Customer Journey bieten. 

 

Die Hauptfunktionen einer CPQ-Software

Fehlerhafte Angebote oder signifikante Änderungswünsche nehmen viel Zeit und viele Ressourcen in Anspruch. Nicht selten ist das Resultat, dass Kunden den Kauf nicht abschließen. Um das zu vermeiden und die Prozesse im Vertrieb zu beschleunigen, empfiehlt sich der Einsatz einer CPQ-Lösung. Eine CPQ-Software sorgt dafür, dass der Vertrieb eines Unternehmens schneller und effektiver arbeiten kann. Diese bietet drei grundlegende Funktionen: 

  • Konfiguration (Configure)
  • Preiskalkulation (Price) 
  • Angebotserstellung (Quote)

Konfiguration (Configure)

Um der Konkurrenz voraus zu sein, bieten viele Unternehmen maßgeschneiderte Dienstleistungen und Produkte an. Eine CPQ-Software umfasst Tools, mit denen sich die angebotenen Produkte auf die spezifischen Anforderungen der Kunden zuschneiden lassen. Die Software überprüft zudem, ob die vorgenommenen Anpassungen den hinterlegten Richtlinien entsprechen. Somit können alle berechneten Konfigurationen auch tatsächlich umgesetzt werden.

Preiskalkulation (Price)

Maßgeschneiderte Lösungen erfordern einen individuell ermittelten Preis, was die Angebotserstellung verkompliziert. Mithilfe künstlicher Intelligenz unterstützt eine CPQ-Lösung bei der Ermittlung des geeigneten Verkaufspreises. Das System kalkuliert automatisch den passenden Preis für das jeweilige Angebot, indem es das Kaufverhalten der Kunden analysiert und berechnet, welche Preise marktüblich sind. Unternehmen können eigene Preisklassen festlegen, an denen sich das CPQ-System orientiert. Auch Staffel- oder Variantenpreise werden dabei berücksichtigt. 

Angebotserstellung (Quote)

Sobald die Konfiguration abgeschlossen und der Preis festgelegt ist, kann der Kunde sein Angebot erhalten. Da viele Kunden mehrere Angebote einholen, ist hierbei Schnelligkeit gefragt. Eine CPQ-Lösung erstellt fehlerfreie und personalisierte Angebote, die sich mit nur ein paar Klicks erstellen lassen. Mitarbeiter können das Angebot vor Versand prüfen und letzte Änderungen vornehmen. Bei der Generierung bezieht die CPQ-Software die Konfigurationen und Preise automatisch mit ein. 

 

5 Vorteile einer CPQ-Software

Mithilfe einer CPQ-Lösung kann der Vertrieb individuelle Anfragen schneller beantworten und dem Kunden ein auf ihn zugeschnittenes Angebot machen. Die CPQ-Lösung hat aber noch weitere Vorteile: 

  • Automatisierungen
  • Verbesserte Zusammenarbeit
  • Integration
  • Mehr Effizienz
  • Mehr Zeit und weniger Kosten

Automatisierungen

Ein wesentlicher Vorteil der CPQ-Software ist die damit einhergehende, flächendeckende Automatisierung einzelner Arbeitsschritte im Vertrieb. Informationen über einzelne Kunden, Preise und Angebote sind mit nur wenigen Klicks zu finden und werden automatisch erstellt. Statt nach wichtigen Infos in unauffindbaren Dokumenten zu suchen, können sich die Mitarbeiter im Vertrieb intensiver um Kunden kümmern, was sich positiv auf deren Zufriedenheit auswirkt. 

Verbesserte Zusammenarbeit 

Für die Erstellung der Angebote sind nicht nur die Mitarbeiter des Sales-Teams zuständig. Auch Vertreter der Finanz- oder Rechtsabteilung sowie des Kundenservices sind an dem Prozess beteiligt, damit keine Fehler bei der Angebotserstellung auftreten. Jeder im Unternehmen erhält Zugriff auf das CPQ-Tool, sodass Informationen in Echtzeit aktualisiert werden können. Eine CPQ-Lösung verbessert die Zusammenarbeit einzelner Abteilungen und sorgt dafür, dass alle auf demselben Wissenstand sind.

Integration

Eine CPQ-Lösung lässt sich in der Regel in bereits verwendete Tools integrieren, die in anderen Abteilungen zum Einsatz kommen. Das hat den Vorteil, dass alle Mitarbeiter die vorherige Kommunikation und die Produktrichtlinien der einzelnen Abteilungen einsehen können. Eine Software, die sich für die Integration eignet, sorgt für deutlich reibungslosere Arbeitsprozesse und bildet die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen.

Mehr Effizienz

Der administrative Teil der Verkaufsprozesse nimmt in vielen Vertrieben einen Großteil der Zeit ein, obwohl diese Tätigkeiten kaum Auswirkungen auf die direkte Kundenbeziehungen haben. Für die Akquise von Neukunden und die Interaktion mit bestehenden Kunden wird vergleichsweise wenig Zeit aufgewandt, dabei sind diese Interaktionen für eine positive Customer Experience viel wichtiger. Eine CPQ-Software erlaubt es den Mitarbeitern im Vertrieb, sich mehr auf den eigentlichen Verkauf und die Kundenbeziehung zu konzentrieren, was sich positiv auf deren Zufriedenheit auswirkt.

Mehr Zeit und weniger Kosten

Eine CPQ-Lösung ermöglicht es Unternehmen an entscheidenden Stellen Zeit und letztendlich auch Kosten zu sparen. Vertriebsmitarbeiter, die weniger Zeit mit administrativen Aufgaben verbringen, können sich auf die Prozesse und Abläufe konzentrieren. Dabei werden sie sicherlich Optimierungsmöglichkeiten identifizieren, Best-Practice-Beispiele finden und Evaluationen durchführen. Diese ermöglichen es dem Unternehmen, an bestimmten Stellen im Prozessablauf Ressourcen zu sparen und Potenzial für weitere Standardisierungen zu entdecken. 

 

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Die CPQ-Implementierung in 4 Schritten

Die CPQ-Software lässt sich direkt in den laufenden Betrieb integrieren. Somit lässt sich die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Abteilungen einfach koordinieren und die verschiedenen Funktionen können den eigenen Zwecken angepasst werden. Die Integration von CPQ verläuft in den folgenden vier Schritten.

  1. Legen Sie Ziele fest
  2. Führen Sie eine Bestandsaufnahme durch
  3. Bedenken Sie Ihre Konfigurationen
  4. Integrieren Sie CPQ in Ihre IT-Architektur

#1 Legen Sie Ziele fest

Bevor die Integration durchgeführt wird, ist es ratsam, klare Ziele für das Unternehmen zu definieren. Legen Sie fest, wer mit der CPQ-Lösung arbeiten soll und wer Zugang zu der Software erhält. Auch zeitliche Milestones und ein Kostenvoranschlag können Teil der Zielsetzung sein. Messbare KPIs wie eine verringerte Bearbeitungszeit von Angeboten sind wichtig, um den Effekt der Implementierung nachvollziehen zu können. Die Implementierung der Software ist nicht nur eine Aufgabe des IT-Teams – auch andere Abteilungen sollten in die Einführung aktiv miteinbezogen werden, um sicherzugehen, dass alle Beteiligten die Digitalisierung mittragen.

#2 Führen Sie eine Bestandsaufnahme durch

Im zweiten Schritt erfolgt die Bestandsaufnahme. Überlegen Sie hierfür, welche Produkte und Services Sie anbieten. Berücksichtigen Sie dabei auch die verschiedenen Konfigurationsmöglichkeiten und Varianten. Auch Discounts, Margen und Supportservice sollten in die Bestandsaufnahme mit eingebunden werden. Halten Sie auch die einzelnen Schritte und Beteiligten an der Entwicklung und Herstellung fest, um genau definieren zu können, wer für welche Konfigurationen verantwortlich ist. 

#3 Bedenken Sie Ihre Konfigurationen

Im dritten Schritt entwickeln Sie ein Konfigurationsmodell. Dahinter verbirgt sich eine Art Richtlinie, die Sie und ihre Mitarbeiter unterstützt, den Umfang ihrer Konfigurationen genau zu definieren und deren Komplexität zu reduzieren. Dafür sollten Sie überlegen, wie viele Angebotsanfragen Sie im Schnitt erhalten und wie komplex diese Anfragen sind. Daran orientiert sich Ihr Konfigurationsmodell. Evaluieren Sie zudem, wie viele Angebote und Interaktionen mit Kunden Sie erfolgreich abschließen. Diese Informationen sind wichtig, um einen exakt arbeitenden Produktkonfigurator zu erstellen. Der Aufwand der Produktkonfiguration hängt von verschiedenen Faktoren ab, z. B. der Komplexität einzelner Produkte und den Änderungsraten. 

#4 Integrieren Sie CPQ in Ihre IT-Architektur

Im letzten Schritt erfolgt die technische Umsetzung und Integration in die bereits bestehende IT-Architektur. Hierbei wird die CPQ-Lösung beispielsweise in ein bestehendes CRM oder ERP integriert. Viele Unternehmen verwenden mehrere Softwareausführungen für denselben Bereich. Aus diesem Grund sollte die CPQ-Software plattformunabhängig integrierbar sein. Achten Sie bei der Wahl Ihres CPQs auch darauf, dass die Software mit Standardprogrammen wie Microsoft und Opera kompatibel ist. Die Implementierung einer CPQ-Software ersetzt in Handumdrehen die zeitaufwendigen, manuellen Arbeitsprozesse der Angebotserstellung und unterstützt Ihr Unternehmen im Digitalisierungsprozess. 

 

Wann brauchen Unternehmen eine CPQ-Lösung?

Viele Unternehmen stellen sich die Frage, ob sie wirklich ein CPQ-System benötigen. Diese Frage ist berechtigt, schließlich verwenden viele Unternehmen bereits mehrere Softwares. Eine neue Softwarelösung zu integrieren, ist daher mit ein wenig Aufwand verbunden. Die folgenden Fragen helfen Ihnen zu entscheiden, ob Ihr Unternehmen eine CPQ-Lösung benötigt: 

  • Treten bei der Bepreisung Ihrer Produkte und Service häufiger Probleme auf? 
  • Nimmt die Erstellung von kundenspezifischen Angeboten überdurchschnittlich viel Zeit in Anspruch?
  • Bietet Ihr Unternehmen mehrere Varianten des gleichen Produkts an?
  • Bieten Sie zudem Zusatzleistungen, Rabatte und Margen an?
  • Würden Sie die Produkte und Preismodelle Ihres Unternehmens als komplex beschreiben?
  • Haben nur die Mitarbeiter im Vertrieb Zugriff auf die Angebote für Ihre Kunden?
  • Müssen andere Abteilungen die erstellten Angebote genehmigen?
  • Haben Sie keine Übersicht über die relevanten Produktinformationen und -richtlinien und müssen Sie diese aus verschiedenen Dokumenten und Ordnern zusammentragen?

 

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