Change Management: Phasen und Erfolgsfaktoren | Freshworks
Mit Change Management können Sie Veränderungen in Ihrem Unternehmen planen, kommunizieren und letztendlich durchführen. Unabhängig davon, welcher Grund die jeweilige Veränderung herbeiführt, ist eines immer gleich: Ein strategischer Wendepunkt in einem Unternehmen sollte genaustens durchdacht und geplant werden, damit die Durchführung erfolgreich ist.
Was ist Change Management?
Change Management beschreibt per Definition das bewusste Umsetzen von Strategieprozessen, um Veränderungen in einem Unternehmen zu schaffen. Die Gründe für die jeweiligen Veränderungen können verschiedenster Natur sein. Etwa möchte ein Unternehmen einen neuen Markt erobern, ein anderes Unternehmen aufkaufen oder im Zuge der Digitalisierung neue Technologien einführen. Unternehmen, die gutes Change Management betreiben, reagieren schnell und leicht auf Veränderungen und sehen diese nicht als Feind, sondern als Chance.
Warum ist Change Management wichtig für Ihr Unternehmen?
- Wettbewerbsfähig bleiben
- Eintritt in neue Märkte, Absatzregionen oder Zielgruppen
- Übernahme eines anderen Unternehmens
- Verkauf von Geschäftsbereichen und neue Verteilung der verbliebenen Aufgaben
- Vollständige Neuausrichtung des Produktportfolios oder Integration neuer Produkte
- Neue Geschäftsmodelle aufgrund von technologischen Innovationen oder völlig neuen Wettbewerbern
- Aufbau von Partnerschaften und Netzwerken
In vielen Organisationen ist das Bewusstsein für den Bedarf an Veränderungen immer noch nicht ausreichend vorhanden. Veraltete Modelle, Ausbildungskonzepte, Inhalte und Methoden prägen den Arbeitsalltag und verhindern den Einzug von Innovationen.
Das kann gegebenenfalls den Ruin eines Unternehmens bedeuten. Kunden denken anders und treffen andere Entscheidungen als noch vor ein paar Jahren. Wer sich dem nicht anpasst, verliert oft einen Großteil seiner Kunden. Aber auch intern verändern sich die Arbeitsprozesse: Mithilfe von KI lassen sich beispielsweise viele Arbeitsabläufe mittlerweile automatisieren, was Zeit und Geld spart.
Am Ende sind von den Veränderungen vor allem Ihre Mitarbeiter betroffen, denn sie sind das treibende Glied in Ihrem Unternehmen, welches die Veränderungen durchführt und umsetzt. Daher gilt es, die Mitarbeiter zu überzeugen und zu motivieren. Denn nur wenn der Änderungsbedarf von Ihren Mitarbeitern verstanden und akzeptiert wird, kann Veränderung erfolgreich stattfinden. Um diese Herausforderung zu bewältigen, braucht es aktives Change Management.
Der Change-Management-Prozess – Digitalisierung und Dynamisierung
Es gibt zahlreiche Change-Management-Modelle, um den Änderungsprozess in einem Unternehmen zu beschreiben. Eines haben sie alle gemeinsam: Sie sind in unterschiedliche Change-Management-Phasen eingeteilt. Am weitesten verbreitet ist das 3-Phasen Modell nach Lewin, das den Prozess in drei Phasen unterteilt:
- Unfreeze – Auftauen
- Change– Verändern
- Refreeze – Einfrieren
Lewin beschreibt den Wandel in einem Unternehmen mit einem Eisblock, der zuerst aufgetaut, dann umgeformt und anschließend wieder eingefroren wird. Zwar wurde Lewins Theorie mittlerweile durch zahlreiche weitere Change-Management-Phasen und -Modelle ergänzt. Um Veränderungen in einem Unternehmen zu erläutern und den komplexen Prozess zu veranschaulichen, eignet es sich jedoch immer noch gut.
Unfreeze – Auftauen: Die Change-Management-Phase der Planung
- Analysieren Sie die derzeitige Situation: An erster Stelle steht die ausführliche Analyse der Ausgangssituation. Was für Probleme und Potenziale können Sie identifizieren? Welche Ursachen haben die Probleme? Was für Lösungsansätze gibt es? Und: Wie gestaltet man die Veränderung?
- Definieren Sie das gewünschte Ziel: Veränderungen funktionieren nur, wenn das Ziel klar definiert ist.
- Vermitteln Sie Ziele und Vision: Neue Ideen und Veränderung werden von vielen Menschen häufig kritisch gesehen – so vermutlich auch von Ihren Mitarbeitern. Bereiten Sie daher alle Beteiligten auf die Veränderungen vor. Beschreiben Sie, warum Veränderung notwendig ist und wie alle davon profitieren. Erst wenn die Notwendigkeit der Veränderung im Bewusstsein der Mitarbeiter verankert ist, können diese die Veränderung vollständig akzeptieren und unterstützen.
Change – Verändern: Die Change-Management-Phase der Durchführung
- Pflegen Sie eine stetige Kommunikation: In allen drei Phasen ist Kommunikation der wichtigste Faktor, denn ohne diese haben Ihre Mitarbeiter keine Chance, die Veränderung zu akzeptieren. Weisen Sie immer wieder auf Vorteile hin, informieren Sie über Fortschritte und bereiten Sie auf die neuen Umstände vor.
- Stellen Sie Transparenz sicher: Fühlen sich Menschen bedroht, entstehen schnell Gerüchte und Ängste. Gehen Sie aktiv darauf ein, indem Sie Fragen ehrlich beantworten. Informierte und motivierte Mitarbeiter sind der Schlüssel für ein erfolgreiches Change Management.
Refreeze – Einfrieren: Die Change-Management-Phase der Beständigkeit
- Stellen Sie Dauerhaftigkeit sicher: Egal, ob Tage, Wochen oder Monate –Änderungsprozesse können unterschiedlich lange dauern. Wichtig sind eine konstante Management-Unterstützung, Feedback-Systeme und Kommunikation. Solange, bis eine Veränderung endgültig etabliert ist, müssen Prozesse genau beobachtet und ggf. angepasst werden.
- Bieten Sie Unterstützung an: Trainings, Coachings, Support – sorgen Sie mit entsprechenden Maßnahmen dafür, dass sich die Beteiligten an neue Prozesse gewöhnen.
- Führen Sie Analysen und Anpassungen durch: Um die initiierte Veränderung ins Unternehmen zu integrieren, sollten Sie die neuen Entwicklungen auf ihre Wirkung prüfen und kritisch evaluieren. Anhand dieser Evaluation lassen sich anschließend Optimierungen vornehmen.
Was sind Erfolgsfaktoren für Change Management?
Ob Change Management gelingt, ist keine Frage des Glücks, sondern der Einstellung, Planung, Kommunikation und genutzten Ressourcen. Im Folgenden stellen wir Ihnen acht Erfolgsfaktoren vor, die Sie unbedingt berücksichtigen sollten.
- Offene Kommunikation
- Schnelle Erfolge möglich machen
- Autorität
- Change Management Tools
- Offen für Kritik sein
- Notwendige Ressourcen bereitstellen
- Mut zum Andersdenken
- Learn and adjust
Offene Kommunikation
Die Ziele des Change-Management-Prozesses sollten allen Beteiligten klar sein. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über den kompletten Prozess hinweg immer wieder über Ziele, den aktuellen Status und Erfolge.
Schnelle Erfolge ermöglichen
Schnelle und deutlich sichtbare erste Erfolgserlebnisse schaffen Rückhalt für den weiteren Prozess und motivieren Ihre Mitarbeiter.
Autorität
Führung braucht den „großen Blick“ auf komplexe Zusammenhänge und Verständnis dafür, dass Veränderung nicht auf Knopfdruck und auch nicht mit Exceltabellen gesteuert werden kann. Es ist wichtig, dass Sie eine klare Vorstellung von dem gewünschten Ziel haben und dieses ebenso eindeutig kommunizieren können.
Change Management Tools
Nutzen Sie entsprechende Change Management Tools, um einen besseren Überblick über Ihren Änderungsprozess zu haben und diesen effizienter zu gestalten.
Offen für Kritik sein
Betrachten Sie Kritik als wertvolles Feedback, dass Ihnen dabei helfen kann, Ihren Change-Prozess zu verbessern. Einwände enthalten oftmals wichtige Details für die weitere Umsetzung, die bislang übersehen wurden.
Notwendige Ressourcen bereitstellen
Stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Ressourcen, die für den Änderungsprozess benötigt werden, auch gegeben sind. Das betrifft nicht nur Geld, Personal und Räumlichkeiten, sondern vor allem auch Management-Kapazität auf der Führungsebene und Zeit zur Umsetzung bei den Mitarbeitern.
Mut zum Andersdenken
Wandel bedeutet auch immer, etwas Neues zu wagen und einen Schritt voraus zu denken. Schrecken Sie nicht vor Innovationen, wie etwa KI, zurück und seien Sie offen für Neues.
Learn & adjust
Seien Sie auch während des Change-Prozesses offen für Learnings und implementieren Sie diese entsprechend.
Change Management scheitert häufig dann, wenn Visionen und Ziele nicht erfolgreich an die Mitarbeiter vermittelt werden können. Menschen fällt Veränderung generell schwer, so auch denen in Ihrem Unternehmen. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter deshalb von Anfang an in den Veränderungsprozess mit ein und kommunizieren Sie Ihre Pläne und Ziele transparent und ausführlich. Seien Sie offen für Diskussionen, aber auch beständig in der Dringlichkeit der Veränderung. Eine gute Kommunikation sollte stets das Hauptziel Ihres Änderungsmanagements sein, um Ihre Mitarbeiter zu überzeugen und motivieren
Change Management ist auch eine Frage der Digitalisierung
Aber nicht nur die Kommunikation der Veränderung, sondern auch die digitale Planung dieser bedarf gewissen Hilfen und einer übersichtlichen Struktur. Mit der Unterstützung von Freshservice gestalten Sie Ihre Änderungsprozesse innerhalb Ihres Unternehmens präzise und behalten den Überblick über alle wichtigen Prozesse – von der Planung bis zum Rollout.
