RAMO: 

Servicios empresariales 

UBICACIÓN:

Israel

DESAFÍOS:
  • Incapacidad para gestionar manualmente a los clientes potenciales
  • La base de datos estaba desorganizada
CÓMO LES AYUDÓ FRESHSALES
  • Interfaz sencilla y una visión clara de los datos de los clientes

  • La integración de Freshdesk permite tanto crear y ver tickets como resolver problemas dentro de Freshsales

  • La sincronización de correo electrónico permite enviar mensajes de correo electrónico desde dentro de Freshsales

  • Reducción del trabajo manual con los flujos de trabajo 

Ciclo de ventas más rápido  

2X

Aumento en la productividad 

10X

Automatización de tareas

95%

Según un estudio reciente, los representantes de ventas solamente emplean un 33% de su tiempo en la venta como tal, y en contraposición, emplean un 50% del mismo en tareas administrativas. Pero ¿y si le dijéramos que existe una manera de optimizar sus tareas y trabajar más inteligentemente usando las automatizaciones para flujos de trabajo?

Le presentamos Big Shot: una organización que ofrece programas de formación e instrucción profesional acerca de cómo convertirse en un operador de bolsa rentable. Guy Brand es el codirector general (CEO) en Big Shot, y es el encargado de gestionar todos los proyectos y tareas relacionados con la tecnología. También es la figura de referencia para la organización. Brand ha desempeñado un papel fundamental en lograr la automatización de más de la mitad de las tareas del equipo de ventas empleando los flujos de trabajo del CRM Freshsales.

El equipo de Big Shot nos cuenta cómo las automatizaciones para flujo de trabajo aceleran sus procesos de ventas y automatizan más de la mitad de sus tareas manuales.

Big Shot—Juntos, un paso adelante

Big Shot educa y forma a nuevos inversionistas acerca de cómo operar con acciones, de manera exitosa y rentable. Ofrecen programas que constan de formación tanto práctica como teórica directamente en la sala de operaciones bursátiles, impartidas en persona por operadores experimentados.

En junio de 2016, después de su lanzamiento, Big Shot comenzó a publicitar sus servicios. Muy pronto, la empresa comenzó a atraer a más de 8.000 nuevos clientes potenciales cada mes. Eventualmente, la gestión de estos se volvió excesivamente manual. Así que llegaron a la conclusión de que un sistema de CRM era el camino correcto para organizar sus bases de datos y automatizar sus tareas.

Buscando al CRM Freshsales

Cuando Big Shot comenzó a buscar un sistema de CRM, se encontraron con que había demasiadas opciones a su disposición. Ellos estaban buscando una solución “todo-en-uno” que mejorase la colaboración y les permitiese hacer crecer su negocio. Evaluaron algunos CRM, como Salesforce, Pipedrive y Dynamics. Pero ninguno de estos cumplía con sus requisitos.

Posteriormente, el gerente de servicio al cliente de Big Shot se topó con Freshsales y recomendó al equipo hacer una prueba del producto.

Una de las razones por las que Freshsales les llamó la atención de inmediato fue la interfaz de usuario y la visión en 360º de los datos del clientes.

“La sencilla interfaz de Freshsales nos ofrece una visión clara y minimalista de los datos del cliente. Estábamos a punto de firmar con Salesforce cuando descubrimos Freshsales. Era increíblemente fácil de usar y ya incluía todas las funcionalidades que necesitábamos”

Guy Brand

Codirector general

Big Shot

Comenzando a usar Freshsales

La creciente cantidad de clientes potenciales de Big Shot llega a su página web a través de campañas, videos de YouTube y anuncios publicitarios. La información de contacto se obtiene desde el formulario web y se introduce en Freshsales.

Para Big Shot era fundamental gestionar los tickets de soporte desde dentro del software de CRM, y solventar la falta de conexión entre los equipos de ventas y soporte. Así que probaron nuestra plataforma de soporte al cliente, Freshdesk. Convencidos por su gran integración con Freshsales, Big Shot se registró para la combinación de productos de Freshworks.

“Ahora es mucho más fácil que antes. Podemos hacer seguimiento al estado de nuestro cliente, crear tickets, ver tickets y resolver problemas desde dentro de Freshsales. Lo usamos en todos los departamentos de nuestra empresa, y nuestras tareas gozan de una transparencia total.”

Guy Brand

Codirector general

Big Shot

Big Shot también integró Freshsales con su correo electrónico, de modo que el equipo puede enviarles correos electrónicos a los clientes directamente desde el sistema de CRM.

Desafíos en el proceso de ventas

Big Shot tiene un proceso de ventas relativamente sencillo. Comienza por iniciar contacto con un cliente potencial y termina por el cierre del negocio.

Típicamente, los clientes potenciales visitan la página web para registrarse en un curso. Freshsales crea automáticamente un registro de contacto cuando un cliente potencial se registra o envía una solicitud. A continuación, un representante de ventas crea un negocio para el contacto y hace la primera llamada de ventas. Después de la conversación, el representante de ventas designa al contacto como "calificado" o "no calificado". Si está calificado, la etapa del negocio se actualiza a "ganado" y el estado del contacto cambia a "cliente en período de prueba".

Big Shot ofrece gratis a sus clientes los primeros 28 días de su programa. Después de 28 días, el estado cambia a cliente pago y se genera una factura. La venta se cierra y el proceso se completa.

Ahora, imagínese a cuatro representantes de ventas repitiendo el proceso para más de 500 clientes potenciales en un mes.

El trabajo manual repetitivo para cerrar ventas estaba saboteando la productividad. A veces, los representantes de ventas perdían de vista el siguiente paso a seguir con un cliente potencial y olvidaban hacerle seguimiento. ¿El resultado? Ventas perdidas.

Big Shot quería cultivar la relación con sus clientes potenciales y optimizar la productividad del equipo de ventas. Usando las automatizaciones para flujos de trabajo, lograron automatizar varios pasos del proceso.

3 maneras en que Big Shot usa las automatizaciones para flujos de trabajo

Flujo de trabajo para actualizar el estado del contacto y crear una tarea: Big Shot emplea la funcionalidad de creación automática para crear nuevos contactos en Freshsales. Una vez realizado esto, se pone en marcha un flujo de trabajo para actualizar el estado del contacto a "cliente potencial" y añadir una tarea de seguimiento para el representante de ventas.  Al ejecutarse, el propietario recibe un recordatorio y una notificación para llamar al cliente potencial y comenzar el proceso de calificación. De esta manera, ningún cliente potencial "se traspapela", y los representantes de ventas pueden hacer un seguimiento eficaz a todas sus tareas.

Flujo de trabajo para actualizar la etapa del negocio a "ganado", el estado del cliente a "cliente en período de prueba" y el valor del negocio: Después de que el SDR califica al cliente potencial y determina los servicios que le interesan, procede a rellenar los campos de "curso de producto" y "plan" en el registro del contacto. Cuando se cumplen estas condiciones, un flujo de trabajo actualiza automáticamente la etapa del negocio a "ganado", el estado a "cliente en período de prueba" y el valor del negocio, basándose en el curso y plan seleccionados.

Flujo de trabajo para actualizar el estado a "cliente pago" y generar una factura: Una vez que el cliente comienza su curso, el representante de ventas marca la fecha de cierre del negocio. Esta práctica implica que el cliente ha comenzado su período de prueba. Al final del período de prueba se activa un flujo de trabajo para actualizar el estado del contacto a "cliente". El flujo de trabajo también dispara un webhook para generar una factura para el curso seleccionado.

Flujos de trabajo = aumento en la productividad laboral

Big Shot automatiza cerca del 95% de sus tareas de ventas usando los flujos de trabajo, y no depende de procesos manuales. Los flujos de trabajo mejorar la productividad del equipo y les permiten trabajar más eficientemente.

“Freshsales nos ayuda a hacer mejor nuestras tareas diarias. Los flujos de trabajo simplifican nuestro proceso y mejoran nuestro desempeño laboral. De hecho, tan solo el 5% de nuestras actualizaciones implican tareas manuales. Optimizamos y gestionamos la mayor parte empleando las automatizaciones para flujos de trabajo.”

Guy Brand

Codirector general

Big Shot