VIRTUEEL TELEFOONSYSTEEM

Begrijp het wat en het waarom van virtuele telefoonsystemen

 

Wat is een virtueel telefoonsysteem?

Met een virtueel telefoonsysteem kunnen uw agents uitgaande en inkomende gesprekken voeren vanuit uw kantoor, vanuit huis of zelfs tijdens het reizen. Een virtueel telefoonsysteem biedt realtime inzichten waarmee uw leidinggevenden uw virtuele callcenter beter kunnen beheren. Sterker nog, uw leidinggevenden hoeven niet op dezelfde fysieke locatie aanwezig te zijn als de agents (leden van het telefoonteam) die ze in de gaten houden. U kunt een echt virtueel callcenter draaien met een effectief virtueel telefoonsysteem.

Waarom een virtueel telefoonsysteem gebruiken voor uw telefoonteams?

Telefoonteams en callcenter-agents nemen alle gesprekken in behandeling voor uw bedrijf. Sommige bedrijven vereisen dat alle medewerkers aanwezig zijn op locatie terwijl ze gesprekken met klanten afhandelen. De reden hiervoor is dat leidinggevenden zo de kwaliteit van de telefoongesprekken op het kantoor in de gaten kunnen houden. Alle bedrijven weten dat telefoongesprekken de relatie met klanten kunnen maken of breken. Een steeds groter wordend gedeelte van het personeelsbestand geeft echter de voorkeur aan virtuele oplossingen en het idee van een telefoonsysteem op locatie is verouderd. Bedrijven hebben krachtige virtuele telefoonsystemen nodig om kwaliteit te leveren met een steeds virtueler personeelsbestand.

VIRTUEEL CALLCENTER

Run een virtueel callcenter met het beste virtuele telefoonsysteem

Wat is een virtueel callcenter?

Telefoonteams of callcenters worden door bedrijven gebruikt voor het afhandelen van gesprekken. Tegenwoordig kan het dat enkele of alle agents van uw zakelijke callcenter op verschillende lokaties werken. Uw agents kunnen de voorkeur geven aan werken vanuit huis, vanuit een andere stad, provincie, land of zelfs continent. Hetzelfde geldt voor uw leidinggevenden. Elke variant waarbij uw telefoonteams niet noodzakelijkerwijs vanuit dezelfde fysieke locatie moeten werken voor het afhandelen van gesprekken heet een virtueel callcenter.

B2B-gebruikers vereisen duidelijk tools waarmee ze productief blijven, ongeacht hun fysieke locatie. Virtuele personeelsbestanden komen steeds meer voor, waarbij bedrijven hun geografisch bereik kunnen uitbreiden zonder op elke locatie een kantoor te hoeven openen. Bedrijfsuitbreiding leidt tot de situatie waarin telefoonteams zich op verschillende plekken ter wereld bevinden. Uw bedrijf heeft een callcenter-software nodig waarmee uw callcenter virtueel wordt.

Uw bedrijf heeft een telefoonsysteem nodig waarmee uw leidinggevenden uw agents in de gaten kunnen houden op verschillende locaties, zonder daarbij de wereld rond te hoeven reizen. Uw bedrijf heeft een simpel en effectief virtueel telefoonsysteem nodig.

Voordelen van virtuele callcenters

Neem overal gesprekken op

Geef werknemers de flexibiliteit om overal gesprekken op te nemen, of het nu aan het bureau is, ergens anders op kantoor of zelfs thuis.

Contextuele gesprekken

Gespreksaantekeningen en opnames zijn altijd beschikbaar om te zorgen dat uw agents de volledige context hebben van wat uw klant nodig heeft.

Live gesprekken monitoren

Houd gesprekken live in de gaten, zelfs als uw agents op een andere kantoorlocatie of thuis werken.

Onmiddellijke installatie

U kunt binnen enkele minute beginnen met uw callcenter door een goed virtueel telefoonsysteem te gebruiken en in gesprek te gaan met uw bellers.

Onbeperkte schaalbaarheid

Uw telefoonsysteem loopt niet achter op uw groei en zorgt niet voor vertraging. Geniet van onbeperkte schaalbaarheid met een virtueel telefoonsysteem.

Compacte kantoorruimtes

U kunt meer werknemers huisvesten in dezelfde kantoorruimte vanwege de thuiswerkopties voor uw callcenter-agents.

VIRTUELE AGENTS

Uw telefoonteams omzetten naar een virtueel callcenter

 
Essentiële mogelijkheden van een virtueel telefoonsysteem voor agents

Uw agents kunnen overal gesprekken opnemen

Kies de juiste kanalen om te communiceren met uw klanten en onderzoek de best practices voor het opzetten van een callcenter, kennisbank of contactcentrum. U zult, ongeacht de grootte van uw bedrijf, voordelen halen uit de investering in een callcenter gedurende uw initiële dagen om persoonlijke gesprekken te voeren met uw klanten. Als de telefoon een van de, of het primaire communicatiekanaal is voor uw doelgroep, moet u zeker een callcenter opzetten.

 

Uw agents kunnen op elk moment gespreksaantekeningen en opnames raadplegen

Een belangrijke mogelijkheid van elk virtueel telefoonsysteem is toegang tot voorgaande gespreksaantekeningen en gespreksopnames. Uw agents kunnen naar vorige gesprekken luisteren en hun gespreksvaardigheden verbeteren. De opnames en gespreksaantekeningen zorgen ook dat uw agents op de hoogte blijven.

 

Uw agents kunnen gesprekken voeren via mobile of laptop

Uw (potentiële) klanten zullen niet wachten terwijl uw team onderweg is. Telefoongesprekken zijn vaak urgent en uw virtuele telefoonsysteem moet telefoongesprekken naar het mobiele nummer of vaste nummer van agents kunnen doorverbinden.

 

VIRTUELE SUPERVISORS

Uw virtuele callcenter live in de gaten houden

 

Essentiële mogelijkheden van een virtueel telefoonsysteem voor leidinggevenden

Uw leidinggevenden kunnen uw virtuele callcenter live monitoren

Een callcenter kan niet écht virtueel zijn tenzij uw leidinggevenden alle virtuele agents live in de gaten kunnen houden. Dit houdt in dat uw leidinggevenden mee kunnen luisteren met elk gesprek en indien nodig mee kunnen praten. De mogelijkheid om in te breken in een gesprek is een essentiële functie van een virtueel telefoonsysteem.

 

Uw leidinggevenden kunnen de beschikbaarheidsstatus van agents bekijken

In het geval van virtuele agents is het essentieel dat leidinggevenden de beschikbaarheid van agents kunnen controleren. Agents kunnen in gesprek zijn met uw (potentiële) klanten, bezig zijn met nawerk of beschikbaar zijn voor gesprekken, of niet beschikbaar zijn omdat ze offline zijn. Uw leidinggevenden hebben een virtueel telefoonsysteem nodig dat live de beschikbaarheidsgegevens van agents kan tonen.

 

Uw leidinggevenden kunnen alle bellers in uw wachtrij weergeven

Leidinggevenden hebben de niet te benijden taak om periodieke toenames van het aantal telefoongesprekken in goede banen te leiden. Ze moeten hiermee omgaan in samenwerking met de beheerders van uw virtuele callcenter. Uw leidinggevenden moeten altijd op de hoogte zijn van het aantal wachtenden en het aantal gesprekken dat in de wacht staat.

VIRTUELE BEHEERDERS

Uw virtuele callcenter onmiddellijk installeren

 

Essentiële mogelijkheden van virtuele telefoonsystemen voor beheerders

Virtuele beheerders

Beheerders moeten, net als uw leidinggevenden, regelmatig de prestaties van uw virtuele callcenter inspecteren en uw virtuele telefoonsysteem daarop aanpassen. Beheerders hebben telefoonsystemen nodig waarvan de IVR (telefoonbomen), gespreksstromen, welkomstberichten en voicemailinstellingen eenvoudig aan te passen zijn. Beheerders moeten dit virtueel kunnen doen, zonder al uw lokaties te hoeven bezoeken om uw telefoonregels aan te passen.

 

Breid uw virtuele callcenter live uit

Beheerders van virtuele callcenters hebben telefoonsystemen nodig waarmee ze agents, teams, kantooruren, begroetingen, IVR’s en escalatiewachtrijen kunnen toevoegen of verwijderen. Deze wijzigingen moeten meteen van kracht zijn. Weg zijn de dagen van de opgeblazen virtuele telefoonsystemen die niet uitgebreid kunnen worden op basis van uw zakelijke behoeften.

 

Geef callcenter-agents de mogelijkheid om effectief gesprekken te voeren

Beheerders hebben een virtueel telefoonsysteem nodig dat samenwerking tussen de agents bevordert, relevante context voor gesprekken met (potentiële) klanten opbouwt en onnodige hardware- en software-eisen wegneemt. Alles dat uw bedrijf vertraagt, is voor uw callcenter-agents een zorg. Bied een virtueel telefoonsysteem waarmee uw beheerders de activiteiten van uw callcenter kunnen verbeteren.

ZAKELIJK TELEFOONSYSTEEM

Freshcaller: Het gewenste virtuele telefoonsysteem voor uw bedrijf

 

Waarom is Freshcaller het ideale virtuele telefoonsysteem?

Freshcaller is een virtueel telefoonsysteem dat geïnstalleerd kan worden zonder hardware. Met Freshcaller kunt u lokale en gratis telefoonnummers kopen in meer dan 50 landen. U of uw beheerders hoeven niet zelf te reizen om uw virtuele callcenter op te zetten in elk land waar u een telefoonnummer wilt hebben.

 

Eenvoudig in te stellen

Bedrijven maken zich doorgaans zorgen over de technische kennis die vereist is voor de implementatie van deze oplossingen. Dit is niet meer nodig; met Freshcaller kunt u uw zakelijke callcenter binnen twee minuten installeren. U kunt beginnen met het $0 abonnement, waarmee u een onbeperkt aantal teamleden kunt toevoegen en kunt upgraden wanneer u wilt, op basis van de complexiteit van het telefoonsysteem dat u nodig heeft en de grootte van uw team.

 

Weinig onderhoud

U hoeft niet te investeren in opleidingsprogramma’s, want de software is simpel en eenvoudig te gebruiken. Er zijn geen onderhoudskosten en uw callcenter-oplossing bevat geen hardware. Aangezien Freshcaller een op de cloud gebaseerd virtueel telefoonsysteem is, hoeft u geen software te downloaden om te beginnen met telefoongesprekken. Het betekent ook dat uw gegevens nooit verloren zullen gaan vanwege plaatselijke storingen of natuurrampen rondom uw kantoorlocatie. Er is geen single point of failure voor uw gespreksgegevens.

Functionaliteiten van het virtuele telefoonsysteem van Freshcaller

 

Mogelijkheden voor virtuele agents

Gedeelde Lijnen

Deel één telefoonnummer met meerdere gebruikers en beantwoord binnenkomende gesprekken overal en vanaf elke telefoon.

Meer informatie over Gedeelde Lijnen

Klantinteractiehistorie

Toon de oudste tot de meest recente gesprekken die uw agents gevoerd hebben met klanten en kom sneller tot een oplossing.

Meer informatie over Klantinteractiehistorie

Antwoorden In Browser

Een volledig modern PBX-systeem waarmee u eenvoudig en probleemloos gesprekken kunt voeren via uw internetbrowser.

Mogelijkheden voor virtuele leidinggevenden

Gesprekken Monitoren & Inbreken

Houd al uw telefoongesprekken live in de gaten met ons live dashboard en breek in als dat nodig is, om het percentage oplossingen binnen het eerste gesprek te verhogen

 

Meer informatie over Monitoren en Inbreken

Zichtbaarheid Gesprekswachtrij

Toon een lijst bellers die in de rij aan het wachten zijn om met een agent te spreken. Als het nodig is, kunt u het gesprek op basis van het profiel van de beller met prioriteit toewijzen aan agents.

Aanwezigheidsstatus Agents

Verbind gesprekken snel door naar andere kantoren, agents en externe teams op basis van de beschikbaarheid – waardoor de wachttijden afnemen.

Mogelijkheden voor virtuele beheerders

IVR met Meerdere Niveaus

Een volledig flexibel PBX-systeem met mogelijkheden om gesprekken eenvoudig te routeren naar uw agents of teams, met daarnaast mogelijkheden voor selfservice-opties.

Meer informatie over IVR

Conferentiegesprekken

Voorkom escalaties en het doorzetten van gesprekken door agents toe te voegen aan uw lopende gesprek om de beller beter te helpen.

Meer informatie over Conferentiegesprekken

Inkomende Beller ID

Zie gedetailleerde informatie over elk binnenkomend gesprek, op basis van de details van de beller en de vorige interacties met uw bedrijf.

Meer informatie over inkomende Beller ID

Freshcaller: De gewenste callcenter-software