Was ist eine Auftragsverwaltungssoftware?

Eine Auftragsverwaltungssoftware ist ein robustes System, das Außendienstorganisationen hilft, konsistente und angenehme Serviceerfahrungen zu bieten. Die Arbeitsauftragsverwaltungssoftware hilft Ihrem Serviceteam, Wartungsanfragen zu erstellen und zu organisieren und Betriebsmittel sowie Kundeninformationen zu verwalten. Mit der Auftragsverwaltungssoftware kann Ihr Serviceteam:

  • Planen neuer Aufträge und Zuweisung an die richtigen Außendiensttechniker
  • Überwachung und Verfolgung der Fortschritt aller Arbeitsaufträge
  • Zusammenarbeit und sofortige Weitergabe von Informationen
  • Status und Priorität wichtiger Anfragen aktualisieren
  • All dies kann von einem einzigen System mit intuitiver Steuerung und Funktionalität aus erfolgen.

Die Auftragsverwaltungssoftware bietet auch einen einzigen Datensatz mit Informationen über jeden Kunden, seine Interaktionen und frühere Probleme. Notizen von Technikern können protokolliert werden, um ein vollständiges Kundenprofil mit historischem Kontext bereitzustellen, sodass sowohl Versandmanager als auch Außendiensttechniker problemlos einen effektiven und kontextbezogenen Service bieten können.

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Vorteile der Verwendung von Cloud-basierter Auftragsverwaltungssoftware

Wenn es um den Außendienst geht, sollte der Fokus auf der Lösung des Kundenproblems liegen. In den derzeitigen Systemen gibt es jedoch häufige Defizite und Redundanzen, wie:

- Notwendigkeit einer manuellen Identifizierung und Zuordnung der richtigen Techniker zu Aufträgen 

- Zu viel Bürokratie bei der Aufzeichnung von Informationen und Unfähigkeit, die vollständige Kundenhistorie zu sehen

- Schlechte Koordination zwischen Versand- und Außendienstteams

Die Arbeitsauftragsverwaltungssoftware kann helfen, viele dieser Probleme zu lösen. Hier sind die Gründe, warum die Verwendung der Auftragsverwaltungssoftware Ihren Teams helfen kann, viel bessere Leistungen zu erbringen:

Alle Informationen an einem Ort

Alle wichtigen Informationen zu Ihrem Arbeitsauftrag, Ihrem Kunden und Ihrer Ausrüstung können in einem System eingesehen werden. Sie können auch Zugriffskontrollen basierend auf der Benennung und den Verantwortlichkeiten von Teammitgliedern erstellen. Auftragsverwaltungssoftware eliminiert manuelle Systeme und unnötigen Papierkram, was die Produktivität Ihres Teams steigert.

Reduzierung von Anlagenausfällen

Mit der Auftragsverwaltungssoftware können Ihr Serviceteam und die Außendiensttechniker die Ausführung von Arbeitsaufträgen mit hoher Effizienz koordinieren. Die Techniker werden im Voraus über alle erforderlichen Informationen zu Arbeitsauftrag und Ausrüstung verfügen, was es einfacher macht, die Wartungsarbeiten viel schneller zu beurteilen und abzuschließen. Dies hilft Unternehmen, Ausfallzeiten von Anlagen drastisch zu reduzieren.

Nachverfolgung der Anlagenwartung in Echtzeit

Techniker und Zuteiler können zudem nahtlos zusammenarbeiten, Informationen austauschen und Updates in Echtzeit bereitstellen. Die Auftragsverwaltungssoftware gibt Zuteilern die Möglichkeit, den Fortschritt der Aufgaben in Echtzeit zu überwachen und hilft Service-Managern, effektive Wartungsmanagementprozesse durchzuführen. Techniker können zudem wertvolle Informationen über den Arbeitsfortschritt liefern, damit Zuteiler die erforderlichen Maßnahmen ergreifen können.

Senkung der Servicekosten

Die Auftragsverwaltungssoftware hilft Unternehmen, ihre Supportprozesse und Arbeitsabläufe zu optimieren, Mobilität und Logistik zu verbessern und sich wiederholende Ortsbesuche durch höhere Fixraten zu reduzieren. Durch die Beseitigung sich wiederholender Aufgaben und die Minimierung von Fehlern können Serviceunternehmen ihre Gemeinkosten senken und Einnahmen und Abläufe effizient skalieren.

Vereinfachen Sie die Arbeitsauftragsverwaltung mit Freshdesk

Die Field-Service-Management-Software von Freshdesk ermöglicht ein effizientes Arbeitsauftragsmanagement mit den Funktionen einer Planungssoftware, einer nahtlosen Integration mit dem Helpdesk und einer mobilen App für Techniker. Hier sind einige der Funktionen, die Freshdesk für die Arbeitsauftragsverwaltung ideal machen.

Service Task Management

In Freshdesk können Manager Servicegruppen erstellen und Techniker hinzufügen – sowohl interne Agenten als auch unabhängige Auftragnehmer – basierend auf den Fähigkeiten oder der Funktion, auf die sie sich spezialisiert haben. Sie können spezifische Geschäftszeiten für jede Gruppe basierend auf Ihren Anforderungen festlegen, eine Serviceaufgabe für jeden Arbeitsauftrag oder jede Wartungsanfrage erstellen, die Sie erhalten, und Informationen wie Probleminformationen, die Frist für die Fertigstellung, Priorität, Art des Problems usw. hinzufügen.

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Planen Sie Arbeitsaufträge jetzt mit Leichtigkeit 

Das Planungs-Dashboard bietet Service-Managern eine einzigartige Ansicht aller Service-Aufgaben, ihres aktuellen Status und des ihnen zugewiesenen Technikers. Es handelt sich um einen integrierten Kalender, der Teams hilft, die Arbeitsbelastung aller Außendiensttechniker einzusehen, zu analysieren und zu verwalten und die Aufgaben zu priorisieren, die die meiste Aufmerksamkeit erfordern. Freshdesk hilft Ihnen, Agenten im Dashboard Aufgaben mit einfachen Drag-and-Drop-Steuerelementen zuzuweisen. Das Planungs-Dashboard gibt Ihnen ein besseres Verständnis für alle anstehenden Aufgaben sowie die Verfügbarkeit Ihrer Techniker und hilft Ihnen, den effizientesten Zeitplan für alle Jobs zu erstellen. 

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Maßgeschneiderte Dashboards mit Berichtsfunktion

Service-Manager und CXOs können mit der leistungsstarken Analyse- und Berichtsfunktion von Freshdesk Einblicke in die Gesamtleistung ihres Außendienstes gewinnen. Verstehen Sie Außendienst-Metriken wie Erstbearbeitungsraten und Arbeitsauftragsvolumen, verfolgen Sie verpasste Termine und überwachen Sie den Status Ihrer Wartungsanforderungen mit hoher Priorität. Erstellen Sie benutzerdefinierte Dashboards, die Ihnen helfen, die Lücken in der Serviceerfahrung sowie Ihre Stärken zu verstehen.

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Mobilisieren Sie Ihre Belegschaft mit der Arbeitsauftrags-App

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Work order notifications Work order notifications
offline work order offline work order
work order sign-offs work order sign-offs
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Mobilisieren Sie Ihre Belegschaft mit der Arbeitsauftrags-App

Navigieren Sie zum Standort

Außendiensttechniker können die Arbeitsauftrags-App von Freshdesk verwenden, um die Kundenadressen zu überprüfen und zu ihrem Standort zu navigieren, indem sie eine beliebige Kartenanwendung öffnen.

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Benachrichtigungen für neue Arbeitsaufträge

Jeder Außendiensttechniker wird sofort über jeden neuen Arbeitsauftrag informiert, der ihm zugewiesen wurde, mit allen notwendigen Informationen, die er zur Ausführung der Aufgabe benötigt

Work order notifications Work order notifications
Offline-Verfügbarkeit

Auch ohne Netzwerkverfügbarkeit oder Zugriff auf das Internet können Techniker alle ihre Informationen einsehen oder auf wichtige Wartungsdetails in der Freshdesk-App zugreifen

offline work order offline work order
Digitale Unterschriften

Die mobile App von Freshdesk ermöglicht es Außendienstmitarbeitern, nach Abschluss eines Arbeitsauftrags eine interne Unterschrift des Kunden oder Stakeholders zu erhalten.

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Fotos und Notizen machen

Außendiensttechniker können wichtige Wartungsdaten in Form von Fotos des Geräts erfassen sowie wichtige Hinweise zu Aufgaben oder Maßnahmen, die durchgeführt wurden

take notes take notes

Der Vorteil von Freshdesk

Einfach und intuitiv

Freshdesk kombiniert leistungsstarke Funktionen mit intuitivem und benutzerfreundlichem Design, sodass Sie und Ihr Team das Tool im Handumdrehen beherrschen können.

Cloud-basierte Flexibilität

Freshdesk ist eine Cloud-basierte Lösung, mit der Ihre Teammitglieder von überall auf ihre Konten zugreifen können, egal ob im Büro, vor Ort oder an einem entfernten Ort.

Workflow-Automatisierung

Jetzt können sich Manager und Zuteiler auf die Serviceerfahrung konzentrieren und mithilfe der Automatisierung durch Freshdesk Workflows für Aufgabenzuweisungen, Statusänderungen und andere sich wiederholende Aufgaben erstellen.