Gestión de inventarios

¿Qué es un inventario y qué es la gestión de los inventarios?

El término “Inventario” hace referencia a las materias primas, los trabajos en curso y los productos terminados que vende y planifica vender una empresa. Es una definición relativamente sencilla.

Sin embargo, la “gestión de inventarios” es mucho más compleja. Se trata de un acto de “malabarismo” que incluye, entre otros, los siguientes aspectos:

• Visibilidad y valoración del inventario.
• Plazos de reposición de materias primas y productos terminados.
• Devolución de productos o materiales defectuosos.
• Administración del espacio físico disponible.
• Gestión de los costos de pedido, envío, manipulación y transporte (almacenamiento).
• Predicción de precios, niveles de inventario y demanda.

Por otro lado, existen cinco razones principales por las que las empresas tienen inventarios y necesitan gestionarlos:

• Garantizar la disponibilidad de los productos, a pesar de las fluctuaciones en la cadena de suministro (tanto esperadas como inesperadas).
• Responder a los vaivenes de la demanda impulsados por las estaciones o eventos coyunturales.
• Aprovechar los descuentos por volumen en bienes y materiales intermedios.
• Evitar las dificultades y los costos adicionales de intentar satisfacer cada demanda individual de bienes.
• “Envejecer” los bienes que necesitan estacionarse, como la cerveza, el queso y el vino.

Una breve historia de la gestión de inventarios

La gestión de inventarios existe desde que los seres humanos comenzaron a comerciar, hace al menos 5000 años. Su primera gran revolución llegó con la invención del cero, concebido en la India durante el siglo V como marcador de posición para la contabilidad y el inventario.

Mucho más recientemente, la evolución de la gestión de inventarios dio otro gran salto con la creación del primer sistema de pago automatizado. Lo desarrolló la Universidad de Harvard en la década de los treinta y utilizaba tarjetas perforadas y un primer ordenador; pero resultaba demasiado caro para la mayoría de las empresas.

Desde los años cuarenta hasta los años sesenta, el Código Universal de Producto (Universal Product Code, UPC), precursor de los modernos sistemas de códigos de barras, proporcionó una alternativa de automatización más práctica y asequible.

Otro conjunto de tecnologías se basó en investigaciones militares desarrolladas durante la Segunda Guerra Mundial. Por ejemplo, la identificación por radiofrecuencia (Radio Frequency Identification, RFID), un claro exponente de cómo la gestión de inventarios es impulsada por las tecnologías de la información.

Hoy en día, las pequeñas y económicas etiquetas RFID envían la información del inventario a las aplicaciones de dispositivos móviles o a los escáneres inteligentes situados en fábricas y almacenes de forma inalámbrica. Esta es una realidad muy diferente a tener empleados yendo y viniendo por las estanterías tomando notas, un método que todavía se utiliza en algunas empresas pequeñas.

La mayoría de las grandes empresas utilizan códigos de barras, RFID o una combinación de ambas tecnologías, junto con softwares avanzados de recolección, manipulación y análisis de datos. Los códigos de barras se utilizan a través de escáneres conectados a terminales de punto de venta (Point-Of-Sale, POS) en infinidad de tiendas, restaurantes y otros comercios minoristas. Por su parte, gran parte de la industria manufacturera y otros sectores dependen de los sistemas basados en RFID, especialmente cuando necesitan información inmediata y en tiempo real sobre el inventario y las conexiones de la cadena de suministro.

Un último ejemplo para ilustrar el alcance de esta tecnología: algunos restaurantes de sushi de Japón y EE. UU. utilizan etiquetas RFID adheridas a los platos para hacer un seguimiento de la frescura de los mariscos.

Gestión de inventarios vs. gestión de activos

La gestión de inventarios y la gestión de activos están relacionadas, pero son diferentes. El inventario es una clase de activo empresarial, pero los activos incluyen también el dinero en efectivo, los equipos, las personas, la propiedad intelectual, el fondo de comercio e incluso la reputación del negocio. Otro activo fundamental de su empresa es el equipamiento informático. Este suele ser el motor de las herramientas de gestión de inventarios y de activos, así como de otros servicios que impulsan las operaciones de su empresa.

Por lo general, las empresas tienen diferentes equipos y herramientas para gestionar inventarios, activos de TI y otros activos. Lo ideal es que su gestión de activos de TI ofrezca un soporte adecuado para su inventario y otras iniciativas de gestión de activos.

Gestión de inventarios: Mejores prácticas

¿Cómo lograr una gestión de inventarios eficaz y constante? A continuación, compartimos una lista de prácticas requeridas para alcanzar el éxito.

• Implique a los directivos. La gestión de inventarios requiere un compromiso importante y sostenido de recursos. La participación y el apoyo de los directivos facilita la realización de ese objetivo, así como los cambios culturales que requerirá e inspirará. Obtener el apoyo de los directivos durante la fase inicial minimiza la probabilidad de que se produzcan resistencias o cambios de dirección repentinos una vez comenzada la iniciativa.
• Conozca lo que tiene. No se puede gestionar el inventario hasta que no se dispone de una base de información precisa, completa y actualizada sobre el mismo. Dependiendo del tamaño y la complejidad de su inventario y de los recursos de gestión disponibles, es posible que tenga que hacer una meticulosa auditoría manual de su inventario.
• Clasifique. No se puede gestionar lo que no se sabe que se tiene. Por eso, debe asegurarse de que puede conocer y mapear todos sus activos informáticos críticos, además de mantener esa información actualizada. Sin un conocimiento exhaustivo de su equipamiento informático, no podrá protegerlo eficazmente contra las ciberamenazas ni podrá medir o hacer un seguimiento preciso de cómo se utilizan (o no se utilizan) las aplicaciones, datos y otros recursos TI de su empresa.
• Establezca prioridades. No todos los artículos del inventario son iguales. Cada uno de ellos puede beneficiarse de una gestión diferenciada en función de la importancia o el valor que posean.
• Elija su(s) método(s) de gestión. Existen múltiples métodos y técnicas de gestión del inventario. Por ejemplo, para gestionar sus compras podría utilizar fórmulas de cantidad económica de pedido (Economical Order Quantity, EOQ) o cálculos de mínimo-máximo. Podría optar por la revisión continua (la misma cantidad para cada pedido) o la revisión periódica (el mismo tiempo para cada pedido). Determine qué métodos son los mejores según sus necesidades y objetivos empresariales.
• Elija su(s) método(s) de implementación. Si elige varios métodos de gestión, es posible que también deba considerar varias vías de implementación. Las alternativas incluyen personal de gestión dedicado, consultores y la “gestión de inventarios como servicio” proporcionada por un proveedor. Evalúe detenidamente sus opciones y, si considera un equipo de expertos externo, preste especial atención a su experiencia y a la transparencia sobre su costo.
• Planifique. Los criterios de control de calidad y cumplimiento de los pedidos deben ser determinantes. Además, debe asegurarse de que sus planes de gestión de inventario estén alineados con las necesidades, expectativas y limitaciones de sus principales canales de distribución y de cumplimiento.
• Limpie sus datos. Antes de avanzar demasiado en el camino de una solución concreta, asegúrese de que sus datos existentes sean tan precisos, completos, coherentes y actuales como sea posible. Es probable que tenga que reformatear los datos heredados antes de que los sistemas de gestión de inventarios que elija puedan utilizarlos.
• Automatice. Identifique las tareas simples y repetitivas, y utilice sus políticas y procesos empresariales como guía para automatizarlas. Puede empezar por las tareas relacionadas con la recopilación periódica de datos de códigos de barras o etiquetas RFID (esto se conoce frecuentemente como “identificación y captura de datos automatizada” o AIDC). La automatización garantiza que las tareas se realicen de forma coherente y conforme a las normas y objetivos de su empresa. Además, reducen o eliminan los errores humanos y liberan a los miembros de su equipo para que realicen tareas más complejas, lo que aumenta su valor para la empresa y su satisfacción profesional.
• Simplifique. Utilice las herramientas y procesos de gestión de inventarios que haya elegido para simplificar las tareas relacionadas con el inventario. Por ejemplo, las soluciones AIDC pueden ayudar a simplificar el reordenamiento de los componentes del inventario, acortando o eliminando retrasos en la cadena de suministro, errores y requisitos de reparación o de sustitución.
• Integre. Siempre que sea posible, integre la gestión de inventarios con otras funciones impulsadas por las TI, como la planificación de recursos empresariales (Enterprise Resource Planning, ERP) y la gestión de activos de TI (ITAM). Evite el despliegue de múltiples herramientas para tareas para las cuales ya dispone de soluciones. Esto es especialmente importante en lo que respecta a la recopilación y análisis de datos, y a la elaboración de informes. Si su empresa aún no utiliza una base de datos de gestión de la configuración (Configuration Management Database, CMDB) para consolidar los datos de gestión de TI, añadir la capacidad de incorporar datos de gestión de inventario podría justificar la inversión y el esfuerzo.
• Aprenda de los demás. Su empresa no es la primera de su sector en enfrentarse a los retos de la gestión de los inventarios. Eso es algo positivo para usted, su equipo y su negocio. Las asociaciones comerciales, los eventos y las publicaciones del sector, los grupos y foros en línea, e incluso los sitios web de los proveedores, pueden ofrecer historias o estudios de casos sobre cómo otras empresas han llevado a cabo la iniciativa que usted ahora persigue. No pierda la oportunidad de evitar los errores que otros cometieron.
• Capacite. Asegúrese de que todas las personas directamente implicadas en la gestión de inventarios reciban una formación inicial completa y de actualización periódica sobre las soluciones y los procesos elegidos. Comuníquese con ellos con regularidad para crear una cultura de concienciación sobre la gestión de los inventarios en toda la empresa.
• Asóciese. Para ofrecer beneficios sostenidos a la empresa, su iniciativa de gestión de inventarios debe constituir un compromiso de alto nivel y a largo plazo. Además de proporcionar las herramientas que su empresa necesita a los proveedores de soluciones y servicios, estos deben estar igualmente comprometidos. Asegúrese de que tienen la fuerza y la experiencia para cumplir con sus compromisos actuales y futuros.

Gestión de inventarios: ¿Qué sigue?

Usted debería comenzar su gestión del inventario con sus artículos más críticos o desafiantes (los productos terminados de alto valor, las materias primas difíciles de obtener, los segmentos de su cadena de suministro, etc.). Iniciar el proceso con una gestión correcta de esos artículos esenciales sienta un precedente positivo para los esfuerzos que vendrán más adelante.

El siguiente paso debe ser una documentación cuidadosa y exhaustiva de esas experiencias iniciales, tanto positivas como negativas. Ese registro le permitirá perfeccionar los futuros esfuerzos. Tomando prestado un principio popular entre los emprendedores de Silicon Valley, hay que “fallar rápido”. Desarrolle un plan inicial, elija las herramientas, ejecute el plan y aprenda de todos y cada uno de los errores y pasos en falso; luego, inténtelo de nuevo rápidamente.

A medida que su empresa mejore y amplíe su gestión de inventarios, asegúrese de que también esté mejorando la integración con su ITAM y otros esfuerzos relevantes de gestión de TI. Estas integraciones pueden ser un reto, dependiendo de las características y la flexibilidad de sus soluciones en estas áreas. El esfuerzo, sin embargo, puede resultar en beneficios significativos para todas las iniciativas de gestión que integre.

Una gestión óptima del inventario aplicada a sus equipos informáticos puede mejorar la ITAM y, a su vez, garantizar la ciberseguridad de todo los equipos y la prestación y gestión de los servicios informáticos y empresariales. Un entorno TI más seguro y bien gestionado puede conducir directamente a mejoras adicionales en la gestión del inventario.