Hantering av programvarulicenser (SML) är en av de allra viktigaste funktionerna som utförs av IT-team. Tidigare handlade diskussionerna om IT-hantering främst om fysiska resurser såsom servrar och slutpunktanordningar. Dock är dessa endast värd- och leveransmekanismer för tillgångarna som användarna faktiskt behöver och som i själva verket driver de flesta företagen: programvara. Att programvara blivit så vanligt och så viktigt för företag gör det till en prioritet för varje IT-team. Hantering av programvara medför utmaningar såsom kostnader, åtkomst och ansvar.

Vad är hantering av programvarulicenser?

Generellt sett syftar hantering av programvarulicenser (SLM) till de verktyg och processer som företaget använder för att kontrollera och dokumentera de programvaruprodukter som används samt var de används. SLM är mycket viktigt för att se till att ditt företag använder lösningarna enligt relevanta licenser och slutanvändaravtal (End User License Agreement, EULA).

Specifikt anger programvarulicenser de angivna villkoren och specifikationerna som styr hur programvaran får användas och hur dess leverantör ska kompenseras. Vanligtvis anger licensavtalet hur många licenser som köpts, hur dessa köpta licenser får installeras och vad som händer om antalet förbrukade licenser överstiger det köpta antalet. Effektiv SLM spårar allt detta och levererar funktioner som kan hjälpa ditt företag att undvika överträdelser av programvarulicenser samt de straffavgifter som dessa överträdelser kan medföra.

Rollerna inom hantering av programvarulicenser

SLM är en viktig del av hantering av programvarutillgångar (Software Asset Management, SAM) vilket i sin tur är en viktig del av IT-tillgångshantering (IT Asset Management, ITAM). SAM är i ett nötskal alla verktyg och processer som behövs för att hantera, kontrollera och skydda alla dina programvarutillgångar genom hela dess livscykler. Effektiv hantering och efterlevnad av programvarulicenser krävs med andra ord för att uppnå SAM-mål.

ITAM är även en samling av specifika funktioner och uppgifter. I listan nedan kan du läsa ett axplock av exempel.

Alla dessa är beroende av programvara, och varje del av programvaran styrs av en licens. Alltså är SLM både en viktig del av ITAM och en praxis som måste innefatta alla ITAM-programvaruverktyg.

Varför är hantering av tjänstenivå viktigt?

SLM är en viktig del av effektiv ITAM. Det innebär att SLM även är en viktig komponent av andra IT-initiativ, särskilt IT-tjänstehantering (IT Service Management, ITSM) och IT-drift (IT Operations Management, ITOM). SLM är även viktigt för cybersäkerhet, övergripande IT-hantering och maximering av IT-tillgångarnas affärsmässiga värde.

Effektiv SLM ger även ytterligare fördelar för IT och verksamheten som helhet.

Kostnadshantering: 

Det är lätt hänt att man köper in för mycket programvara och "extra" licenser som ska garantera tillgänglighet men aldrig används. Målet är att undvika kostnader och krångel med att snabbt köpa och använda ytterligare licenser när en brist upptäcks. Dock kan inköp av alltför många licenser snabbt bli en stor, men ofta osynlig, kostnad. SLM hjälper dig att se till att antalet licenser som köps in motsvarar företagets faktiska behov.

Skydd vid efterlevnad och revision: 

Ledande leverantörer av programvara har under många år skapat kundernas programvarulicenser med en process som kallas för "true up" och som ger programvaruleverantören en stor inkomstkälla. "True up" innebär att det finns skillnader mellan kontraktets bestämmelser och den faktiska användningen av programvaran. Det orsakar i princip alltid i ökade kostnader, straffavgifter eller båda delarna. SLM är det ledande, och bästa, skyddet vid granskningar och revision av licensefterlevnad. Att inte använda SLM kan alltså bli mycket dyrt.

Bättre cybersäkerhet: 

Bluff-programvara och äldre programvaruversioner med utgångna säkerhetsfunktioner öppnar dörrarna för utpressningsprogram och annan skadlig programvara. Effektiv SLM kan öka cybersäkerheten genom att identifiera, minska eller till och med avlägsna otillåten programvara med otillräckligt skydd från IT-miljön.

Ökad smidighet: 

Att stödja flera versioner av programvara och att låta äldre versioner vara aktiva och säkra kan utnyttja begränsade IT-resurser i onödan. SLM hjälper dig att identifiera och avaktivera äldre programvaruversioner och fokusera IT-resurserna på aktuella versioner.

Typer av programvarulicenser

Den kontinuerliga utvecklingen av IT löper parallellt med dagens stora utbud av typer av programvarulicenser. Samma företag kan behöva hantera licenser för programvara som drivs på individuella servrar på plats, programvara som drivs i ett eller flera offentliga moln, hybrid-programvara eller kommersiella komponenter som bäddats in i skräddarsydda applikationer. Därtill tillhandahålls olika typer av programvara ofta med olika typer av licenser. Nedan kan du läsa en lista på de vanligaste typerna av programvarulicenser.

Licens för tillämpning (Appliance)

En licens som tillämpas för en funktionsspecifik komponent, såsom en applikationsserver, en router eller en telefonväxel. Med specifika villkor som beror på komponentens funktion och dess leverantör.

Klient-server-licens

En licens i två delar som täcker en specifik server och ett antal "klient-tillgångslicenser" (Client Asset License, CAL) som godkänns av leverantören. Klient-serverlicenser kan tillåta köp av ytterligare CAL och kan justeras för att stödja fysiska och/eller virtuella servrar.

Licens för samtidiga användare 

En licens som stödjer ett maximalt antal användare samtidigt. Gränsen kontrolleras vanligtvis genom att användarna loggar in och loggar ut eller andra begränsande funktioner.

Core-poäng-licens

Enligt denna licens tilldelar leverantören poäng till varje individuellt logiskt processelement (som på engelska kallas för "cores") inom fysiska och/eller virtuella servrar. En applikation med ett tilldelat värde på 100 poäng per "core" kräver ett köp av 200 poäng för att driva en server med två processorer, eller 400 poäng för att driva en server med fyra processorer. Denna typ av licens används huvudsakligen för applikationer som drivs i datacenter.

Företagslicens (Enterprise)

En licens som låter ett företag installera ett obegränsat antal exemplar av ett specifikt programvarupaket. Vissa leverantörer har avtal för företagslicenser som kräver ett specifikt antal licenser. Därför bör du noggrant läsa igenom alla villkor.

Provperiodslicens

En licens som ger användaren programvaran under en provperiod. Vissa provlicenser är tidsbegränsade och slutar att fungera helt efter det angivna datumet. Vissa erbjuder endast ett axplock av programvarans alla funktioner. Många inkluderar funktioner för smidig konvertering till en köpt, fullt fungerande, version av programvaran.

Licens för namngiven användare (Named User)

Denna licens fungerar som en licens för samtidiga användare men inkluderar specifika, namngivna användare. Vissa licenser av denna typ tillåter överföring till andra användare, medan andra inte tillåter detta utan att licensen justeras.

Nod-låst-licens (Node-Locked)

Dessa licenser används vanligtvis för serverbaserade applikationer. De begränsar åtkomsten till ett antal angivna datorer. Vissa tillåter överföring till andra datorer vid förfrågan och godkännande av ny licensnyckel.

Original Equipment Manufacturer-licens (OEM)

OEM-licenser används vanligtvis för grundläggande programvara som levereras med en specifik hårdvarukomponent. OEM-licenser kan vanligtvis inte föras över till andra komponenter.

Licens enligt enhet

Det här är antagligen licenstypen som de flesta känner igen. Den anger en gräns för det totala antalet installationer som köpts. Programvaran kan vanligtvis flyttas från en enhet till en annan så länge gränsen för högsta antal installationer inte överstigs.

Licens per processor (eller per CPU)

Till skillnad från "core"-licenser baseras "per processor"- och "per CPU"-licenser på antalet fysiska processorsocklar där applikationen ska användas.

Licens per användare

Denna licens anger en gräns för hur många användare som tillåts. Vanligtvis kan varje användare inom den angivna gränsen använda flera installationer av programvaran på olika enheter. Då räknas alla dessa installationer som en enda användare.

Evig licens

En evig licens låter dig använda programvaran så länge du vill mot en enda kostnad. En evig licens kan förbjuda att du flyttar programvaran till en annan enhet eller medföra ytterligare kostnader för underhåll eller uppgraderingar.

Licens för körtid

Programvaruapplikationer innehåller ofta komponenter från tredje parter. Körtidslicenser (eller "Run-time"-licenser) gör att dessa tredje parts komponenter kan stödja den huvudsakliga applikationen. I dessa licenser anges vanligtvis specifika begränsningar och restriktioner som gäller för den huvudsakliga applikationen.

Platsbaserad licens

En licens som tillåter installation av programvarupaket i ett obegränsat antal enheter på en fysisk plats.

Det finns ytterligare typer av programvarulicenser utöver de kommersiella versionerna i listan.

Ditt företag kan även behöva hantera licenser för mobila applikationer, programvara som tjänst (Software as a Service, SaaS) genom abonnemang, gränssnitt för applikationsprogrammering (API:er) eller komponenter för konsultprojekt. Alla dessa kan ha specifika varianter, villkor eller undantag. Om du har åtkomst till rättslig rådgivning och expertis inom kontrakt kan du inkludera dessa parter i dina kontraktförhandlingar för programvara och ditt SLM-arbete.

Tjänstenivåhantering (SLM): Hinder och positiva faktorer

Utöver utmaningarna ovan finns det tre huvudsakliga typer av problem som du kan stöta på inom SLM och andra betydande IT-initiativ. Nedan kan du läsa om utmaningar som du sannolikt kommer att stöta på som del av din SLM-resa.

 SLM: Organisationsmässiga utmaningar

SLM: Tekniska utmaningar 

SLM: "Kulturella" utmaningar 

Positiva faktorer för SLM kan generellt sett grupperas i samma kategorier som utmaningarna ovan.

SLM: Organisatoriska positiva faktorer

SLM: Tekniska positiva faktorer

SLM: "Kulturella" positiva faktorer

Tjänstenivåhantering (SLM): Bästa praxis

Det finns flertalet förutsättningar som krävs för konsekvent effektiv IT-drifthantering. Du kan välja att använda dessa i valfri ordning, men alla är viktiga för framgångsrik SLM.

Engagera ledningen 

Framgångsrik SLM kräver ett betydande, långsiktigt åtagande att tillhandahålla resurser för att uppnå och bibehålla målen. Ledningens engagemang och support kan förenkla detta. Stöd från ledningen kan även hjälpa dig att hantera "kulturella" ändringar och minimera och hantera motstånd du stöter på.

Stanna där du är för stunden (så mycket som möjligt) 

Att fortsätta att köpa in och betala för dyr programvara med otillräckliga resurser för licenshantering är ett slöseri med pengar. I den utsträckning som är möjlig utan att störa viktiga delar av verksamheten bör du frysa och sedan dokumentera och rationalisera dina processer för inköp av programvara. Du bör åtminstone ge processerna mer insyn och ansvarstagande innan du låter dem användas igen.

Se över vad du har 

Att identifiera och dokumentera all relevant information om programvaran som används inom företaget kan vara den största utmaningen inom effektiv SLM. Du behöver korrekt, grundlig och aktuell information om all viktig programvara som används (även om detta kräver manuell informationsinsamling på plats). Du behöver även en hanterbar kunskapsdatabas för all information om programvarulicenser samt en robust lösning för identifiering och registrering av all denna information inom hela IT-miljön. Om ditt företag inte redan har detta kan dina SLM-mål hjälpa dig med det. Beroende på hur utförlig och komplex din IT-miljö och dina tillgängliga resurser är kan din registrering behöva börja med en manuell genomgång av programvaran. Du bör även vara redo att genomföra regelbundna interna granskningar av miljön för att undvika kontroller och straffavgifter från leverantörer.

Definiera och prioritera dina mål 

Dina huvudsakliga SLM-mål bör handla om att säkerställa efterlevnad och undvika granskningar som leder till straffavgifter. Utöver dessa mål bör företaget lägga fokus på att säkerställa att det får ut maximalt värde av varje programvaruinvestering. Varje företag och IT-miljö har en unik kombination av IT-komponenter, befintliga processer, tillgängliga resurser och affärsmässiga mål. Dessutom har olika delar av företaget olika unika mål och begränsningar. Allt detta måste du ha i åtanke när du planerar och genomför ditt SLM-arbete. För varje delat programvarupaket inom IT-miljön bör du utvärdera vem som använder vad, hur mycket de använder det och vad som ger företaget värde.

Välj dina SLM-metoder med omsorg 

Om du väljer flera metoder för IT- eller programvaruhantering kan du även behöva flera vägar till driftsättning och utförande. Du kan till exempel anlita personal specifikt för dessa ändamål, använda konsulter eller inventariehantering som tjänst från leverantörer. Utvärdera noggrant de tillgängliga metoderna. Om du behöver extern expertis bör du se till att du har tillräcklig information om relevant erfarenhet och insyn när det kommer till kostnaderna.

Planera 

Se till att din SLM-plan drivs av de affärsmässiga målen för IT och dess egna digitala omvandling. Se även till att din SLM-plan inkluderar och speglar information från alla berörda och viktiga parter.

Rensa dina data

SLM-beslut måste baseras på bästa tillgängliga information om programvaran som drivs i din miljö. Innan du hinner alltför långt längs en väg mot en SLM-lösning måste du se till att dina data för hantering är korrekta, kompletta, konsekventa och så aktuella som möjligt. Du kan behöva formatera om existerande data innan uppgifterna kan användas av dina valda SLM-lösningar. Du kan även behöva uppdatera eller ersätta äldre ITAM-, ITSM- och andra hanteringsverktyg som inte "kommer överens" med dina valda SLM-lösningar. I vilket fall behöver du verktyg och processer som hjälper dig att hålla information om programvarulicenser korrekt, komplett och uppdaterad.

Automatisera 

Automatisering ser till att uppgifter utförs konsekvent. Det undviker mänskliga fel och ger personalen mer tid över till mer komplexa och värdefulla uppgifter. Automatisering kan vara en stor hjälp när du ska identifiera, kartlägga, inventarieföra och rapportera alla uppgifter som berör effektiv SLM. Det kan även hjälpa dig att identifiera ny programvara och hantera dess krav för programvarulicens så snart som möjligt efter att programvaran läggs till i miljön. Funktioner för automatisering kan även hjälpa IT att förhindra att förbjuden eller skadlig programvara installeras samt genomföra regelbundna kontroller för att hålla reda på hårdvaru- och programvaruuppdateringar.

Integrera 

När det än är möjligt bör du integrera SLM med andra funktioner för IT-hantering, särskilt (men inte begränsat till) ITSM och ITAM. Undvik att köpa in eller driftsätta flera olika verktyg för att utföra uppgifter som redan kan hanteras av tillgängliga funktioner eller lösningar. Detta är särskilt viktigt vid datainsamling och dataanalys. Om ditt företag inte redan använder en konfigurationsdatabas (Configuration Management Database, CMDB) för att konsolidera data som rör IT-hantering kan ditt SLM- och IT-hanteringsarbete vara grund för denna typ av investering och arbete.

Lär dig av andra 

Branschorganisationer, mässor och publikationer samt webbgrupper och forum (och till och med leverantörers webbsidor) kan ge dig värdefull information för ditt SLM-arbete. Dra nytta av varje möjlighet att undvika att upprepa misstag som andra begått.

Personalarbete 

Se till att alla som direkt berörs av företagets SLM-arbete får grundlig inledande träning samt regelbunden uppföljning med information om dina valda lösningar och processer. Kommunicera regelbundet med dem och de viktigaste intressenterna för att skapa en inkluderande kultur med SLM-medvetenhet inom hela företaget.

Välj dina partners med omsorg 

För att leverera hållbara fördelar för företaget måste ditt SLM-arbete vara långsiktigt och nå upp till organisationens högsta nivå. Dina valda leverantörer för lösningar och tjänster måste även de vara engagerade i företagets framgång med SLM och inom andra områden. Du måste därför se till att de har styrkorna och den relevanta erfarenheten som krävs för att uppfylla sina löften, både nu och i framtiden.

Hur ser framtiden med SLM ut?

Fyra av de viktigaste fokusområdena för IT är artificiell intelligens (AI), maskininlärning (ML), sakernas internet (IoT) och digital omvandling. Alla fyra faktorer kommer sannolikt att påverka och påverkas av utvecklingen inom programvaruhantering (SLM).

AI, ML och SLM

AI och ML är verktyg som redan används för att förbättra hanteringen av kompletta IT-miljöer. Båda teknikerna kommer sannolikt att integreras i framtida lösningar för IT-tillgångshantering generellt, samt specifikt för SLM. AI och ML kommer att hjälpa till med identifiering, relationshantering och efterlevnadshantering. Dessa förbättringar kommer att driva och kräva omvandling av hur IT-tillgångar, inklusive programvara, ses och hanteras. Tekniken kommer även sannolikt att förbättra framtidens verktyg för programvarugranskning.

IoT har som slutgiltigt mål att ge fler enheter än datorer, surfplattor och smartphones ökad anslutning och intelligens. "Smarta" enheter kan nu vara allt från lås på dörrar och strömkällor till sensorer som hjälper till att hantera fördelning av till exempel vatten och ström.

SLM och IoT

IoT orsakar en explosiv tillväxt av antalet anslutna enheter samt behoven för säkerhet och hantering av dessa enheter. Antalet anslutna enheter i dagens värld uppskattas redan överstiga antalet människor på jorden. Uppskattningar av antalet anslutna IoT-enheter år 2020 sträcker sig från 20 miljarder upp till 50 miljarder.

Ditt företag kanske redan upplever en ökning av antalet IoT-enheter. Det kanske redan finns anslutna kameror och videoskärmar i konferensrum och offentliga utrymmen på kontoret. Eller smart-enheter i kök och fikarum, som styrs av smartphone-appar. Det kanske även finns IoT-anslutna sensorer i lagerlokaler och genom hela distributionskedjan. 

Tyvärr använder många (om inte de flesta) av dessa enheter programvara som kan vara ohanterbar av dagens SLM-processer och -verktyg. Programvaran som stödjer en "smart", ansluten skärm kan tillhandahållas med en traditionell licens, men det är sannolikt inte fallet för sensorns programvara. 

Tillverkare av IoT-enheter har haft problem med programvarulicensiering under många år. Redan år 2015 varnade den framstående teknikanalytiska firman Gartner IoT-tillverkare att de behövde nya lösningar för rättigheter och hantering av licenser (License Entitlement & Management, LEM). "Vi förväntar oss att till år 2020 kommer underlåtelse att implementera ett LEM-system att leda till 20 % minskade potentiella intäkter från programvara för enheter som är anslutna till IoT." Vissa IoT-tillverkare bygger eller planerar webbaserade "app stores", men det finns än idag ingen branschstandard för bästa sätt att utfärda och hantera IoT-programvarulicenser.

Tillväxten inom IoT och IIoT driver ny IoT-programvara, säkerhetsplattformar och arkitektur. IoT börjar även att ändra hur programvarulicenser struktureras, precis som klientservrar och datormoln. Hantering av programvarulicens (SLM) kommer sannolikt att utvecklas så länge ny teknik integreras i olika IT-miljöer. Ju bättre de aktuella SLM-processerna och -lösningarna är, desto bättre förberett är ditt företag för framtiden och vad den för med sig.

SLM och digital omvandling

Varje företag driver eller planerar någon typ av digital omvandling. Det är mycket viktigt för varje företag eftersom digital teknik omvandlar hur nästan allt byggs, köps och säljs samt hur kunder och partners förväntar sig att försäljning och samarbeten fungerar.

I juli år 2019 rapporterade Cloud Computing News om en ny Gartner-undersökning av 473 ledande företag med årliga intäkter på 50 miljoner dollar eller mer. "82 % av de som svarade på Gartners undersökning angav att de hade ett aktivt initiativ för hantering eller omvandling för att göra sina företag mer digitala." Det visar en ökning på 62 % jämfört med föregående år.

Digital omvandling börjar med och lägger fokus på IT. Programvara är metoden genom vilken den digitala omvandlingens effekter och fördelar levereras till användare, kunder, partners och företaget. I och med att arbete med digital omvandling fortskrider kommer programvaruval att snabbt och ofta utvecklas. Programvarulicenser och -kontrakt måste hanteras väl för att hålla jämna steg och för att maximera värdet av arbetet.

Hantering av programvarulicenser: Nu är det dags

Programvara är det ultimata användargränssnittet. Det är hur användare får åtkomst till resurserna de behöver för sitt arbete och hur branschledare levererar värde och mäter värdet av sina IT-investeringar. Programvara är platsen där mål och önskningar från IT och beslutsfattare möter användarnas, kundernas och partnernas verklighet.

Hur väl programvara uppfyller behov och förväntningar avgör det faktiska och uppskattade värdet av hela IT-miljön. Och hur väl programvarulicenser hanteras har en avgörande effekt på detta faktiska och uppskattade värde. Effektiv SLM maximerar det affärsmässiga värdet av IT genom att minska kostnaderna och öka smidigheten och cybersäkerheten. Det stärker även företagets IT-grund, vilket förbereder företaget och låter det hantera och dra nytta av ny teknik och nya möjligheter.

Företagets IT-hantering måste lägga fokus på hantering av programvarulicenser. Framgångsrik SLM förbättrar allt annat arbete för IT-hantering och håller IT-miljön anpassad till företagets behov och mål. 

Freshworks: Din partner för effektiv SLM

Sedan år 2010 drivs Freshworks av mottot att företag (som ditt företag) förtjänar bättre programvara. Du förtjänar programvara som är redo att användas, enkel att komma igång med och som kräver minimal anpassning. Alla våra produkter lever upp till det löftet och backas upp av vår fantastiska support. Det bästa av allt är att du inte behöver tömma bankkontot för att få dem att fungera.

Idag ger över 150 000 företag vår programvara förtroendet att driva sina verksamheter. Sedan år 2014 har Freshworks lösning Freshservice hjälpt många av dessa företag att omvandla hur de hanterar och stödjer sina IT-miljöer och användare. Freshservice levererar en fullfjädrad, men användarvänlig, ITSM-lösning inklusive funktioner för hantering av tillgångar, incidenter och releaser samt en flexibel tjänstekatalog. Freshservice har även integrerad tillgångshantering för programvara (Software Asset Management, SAM) som hjälper dig med ditt SLM-arbete.