Vad är virtuella telefonnummer?

Virtuella telefonnummer (eller virtuella nummer) är telefonnummer som används utan en koppling till en fast telefon eller ett SIM-kort. De erbjuder ett antal olika fördelar jämfört med fast telefoni.

Man kan till exempel använda virtuella nummer för att ringa och ta emot samtal via nätet. De kan användas med valfri enhet, som en dator, mobiltelefon eller fast telefon och länkas vanligtvis till ett virtuellt telefonsystem. Med virtuella telefonnummer kan man ringa och ta emot samtal från vem som helst, var man än befinner sig. Precis som en fast telefon, fast utan allt krångel med sladdar och linjer.

Hur fungerade telefonin innan virtuella nummer?

Vi kan använda oss av ett exempel. Frida är en småföretagare med en växande verksamhet. Hon har kunder i andra länder och ett par anställda som använder fasta telefoner för att ringa och ta emot samtal. Hon vill även expandera företaget. Dock står hon inför ett par utmaningar som förhindrar henne från att skapa sina drömmars företag.

Eftersom Frida har kunder i utlandet måste hon betala för internationella samtal. Det är en kostnad som kommer att öka i och med att hon får fler kunder.

Frida vet att om hon vill expandera företaget så måste hon välja ett telefonsystem som kan ringa internationellt och som kan växa med företaget. Hennes första valmöjlighet är ett telefonsystem på plats, något som använts av företag i flera årtionden.

Med ett fast telefonsystem måste man fysiskt dra sladdar och linjer. Frida kommer även att bli tvungen att köpa och underhålla fasta komponenter. Att lägga till fler funktioner, såsom samtalskoppling, att skicka vidare samtal och autosvar för att hantera arbetsbördan, innebär att man måste skapa ett komplett telefonsystem på kontoret, med servrar, kablar och kretskort. Det tar upp plats, tar tid att installera och är dessutom dyrt.

För småföretagare som är på jakt efter en flexibel, kostnadseffektiv lösning (som Frida!) är det helt enkelt inte praktiskt att ha ett fysiskt telefonsystem på kontoret.

Så vad kan hon göra då?

Telefoni i molnet

Om Frida inte vill betala för eller bindas av fast telefoni kan hon istället välja virtuella telefonnummer och ett virtuellt telefonsystem. De är mycket användbara för småföretagare som vill expandera. Virtuella nummer kan hjälpa företag att bli mer effektiva, skära ner på stora kostnader och slippa allt krångel med fasta telefoner och sladdar.

Typerna av virtuella nummer

Det finns även olika typer av virtuella nummer som alla har olika syften. Nu ska vi ta en titt på hur de kan användas för att främja företaget.

Lokala nummer

Med lokala, virtuella nummer kan man sitta på ett svenskt kontor och skaffa ett australiensiskt nummer att använda för att ringa och ta emot samtal i Australien. Eftersom det virtuella numret är australiensiskt betalar man endast regionala (australienska) kostnader, trots att man sitter i Sverige.

Den största fördelen med lokala virtuella nummer är att man slipper gränser och kostnader för verksamheten. Företag använder lokala virtuella nummer för att knyta band till kunderna och för att minska internationella samtalskostnader.

Kostnadsfria nummer

Precis som namnet antyder är den här typen av nummer gratis att ringa till. På engelska kallas det för ”toll free”. Den här typen av nummer börjar ofta på 0200 inom Sverige. Mottagaren står för samtalskostnaden, så att uppringaren inte behöver betala.

Potentiella köpare och kunder ringer självklart hellre samtal till kostnadsfria nummer. Därför har många företag denna typ av nummer för att uppmuntra att man ringer till dem.

Anpassade nummer

Vi kan tänka oss att Frida har en blomsteraffär som även levererar till kunderna. Hon vill ha ett telefonnummer som passar hennes verksamhet. Med ett anpassat nummer kan hon få det! Kanske vill hon ha numret 0200-FLORIST? Det här är en lösning som är mindre vanlig i Sverige – alltså att stava ord med hjälp av nummersatsen – men ledande företag väljer ofta att skapa telefonnummer som är enkla att komma ihåg.

I andra länder består anpassade nummer ofta av både siffror och ord, eller endast av siffror. Vissa företag väljer anpassade nummer som kan kopplas till deras verksamhet. Om man har en pizzeria som alltid erbjuder två pizzor för priset av en pizza kanske man väljer ett nummer med ”241” (alltså ”two-for-one”).

Det viktigaste med ett anpassat nummer är att det är enkelt att komma ihåg. Med ett anpassat nummer är det mycket mer troligt att kunderna kommer ihåg numret, vilket betyder fler samtal för företaget. Vanligtvis är anpassade nummer även gratisnummer, så att kunderna inte behöver betala för sina samtal.

Varför välja virtuella nummer?

Ge ett professionellt intryck

För många kunder och potentiella kunder sker den första kontakten per telefon. Därför är det viktigt (även för småföretagare) att ge dem ett professionellt och förtroendeingivande intryck. Precis som vi redan har nämnt kan virtuella nummer användas i kombination med virtuella telefonsystem som låter dig koppla inkommande samtal till din receptionist, till en röstbrevlåda, till en specifik avdelning eller till ett externt nummer.

Virtuella telefonsystem drivs via nätet, vilket innebär att alla data ligger i molnet. Det är en lösning som passar perfekt för småföretagare som vill ge ett professionellt intryck på ett enkelt och kostnadseffektivt sätt.

Slipp hårdvarukomponenter

Med virtuella telefonnummer kan du bedriva din verksamhet utan krångliga hårdvarukomponenter som krävs vid fast telefoni. När du har skaffat ett virtuellt nummer kan du använda det via existerande telefoner, datorer eller till och med mobiltelefoner. På så sätt slipper du bindas vid telefonlinjer eller fasta telefoner och kan ta emot samtal även när du är på språng. Det ger dig ökad flexibilitet, vilket är mycket viktigt för växande företag.

Ring internationellt till lägre kostnad

Vi återgår till exemplet med Frida. Om hon vill expandera verksamheten i utlandet kan det medföra höga samtalskostnader. Och även om kunder i andra länder är intresserade av hennes utbud kanske de inte vill ringa ett nummer i ett annat land.

Om Frida dock köper ett virtuellt nummer i ett annat land betalar hon bara för lokalsamtal, vilket sparar pengar. Samtidigt känner sig hennes kunder mer bekväma, eftersom de ringer ett nummer de känner igen som ett lokalt nummer.

Lokal närvaro utan höga kostnader

De flesta tvekar nog innan de svarar på samtal från internationella nummer. Dels kanske dessa samtal medför kostnader, dels kan man misstänka bedrägeri. Med lokala virtuella nummer slipper dina kunder oroa sig, utan att du behöver ett lokalt kontor i deras närhet. Att ringa från ett nummer från kundens land ökar deras tilltro till företaget.

Hur skaffar man virtuella telefonnummer?

De flesta företagen köper inte individuella virtuella telefonnummer. Istället använder de programvara för företagstelefoni och köper virtuella nummer genom programvaran. Då kan de välja vilket land de vill köpa virtuella nummer för och sedan använda numret direkt.

Samtal debiteras vanligtvis per minut. Hur mycket ett nummer kostar beror på vilken typ av virtuellt nummer det rör sig om.

Med ett virtuellt telefonsystem kan alla nummer – både kostnadsfria och lokala nummer – hanteras från en enda plats. Det hjälper företaget att hålla koll på alla olika nummer som används.

Om du å andra sidan vill köpa individuella virtuella nummer finns det även leverantörer som erbjuder den möjligheten. Då kan du köpa ett virtuellt nummer och konfigurera det så att det fungerar med din valda enhet. Du kan till och med använda flertalet virtuella nummer på en enhet, eller använda samma nummer på olika enheter.

Finns det gratis virtuella nummer?

De flesta webbsidorna som hävdar att de erbjuder gratis virtuella nummer är bedrägerier. Så se upp! Dock har Google Voice ett gratis virtuellt nummer för USA. Kom ihåg att det bara är numret som är gratis – du måste fortfarande betala för samtalskostnaderna.

Google Voice är inte utformat för företag. Det saknar grundläggande funktioner som företagare behöver. Till exempel finns det inget sätt att köpa kostnadsfria nummer eller se över samtal.

En företagare med ett växande företag, som Frida i vårt exempel, bör därför välja ett alternativ till Google Voice.

TL;DR

Virtuella telefonnummer fungerar i stort sett som vanliga telefonnummer, med skillnaden att man slipper krångliga installationer och fasta telefoner. Virtuella telefonnummer är oberoende av enheter och kan konfigureras för att användas med en mobiltelefon eller dator.

Det finns även olika typer av virtuella telefonnummer som används för olika syften. I det här inlägget har vi tagit en titt på hur man kan köpa virtuella nummer.

En gång i tiden var företag tvungna att investera enorma belopp i att installera och underhålla telefonsystem. Nu kan du undvika det, tack vare programvara i molnet.

Inom ett företag kan olika avdelningar behöva olika funktioner. Till exempel kan man behöva eskalera ärenden och koppla vidare samtal till andra avdelningar eller till externa nummer. Man behöver även ett effektivt sätt att hantera telefonsystemet på med funktioner som en kontrollpanel i realtid och översyn av samtal. Med virtuella telefonsystem får man dessa funktioner och mycket mer.

Tack vare ett virtuellt telefonsystem (och virtuella nummer) kan Frida komma igång med företagstelefonin på ett par minuter. Dessutom kan hon nå sina internationella kunder och expandera i sin takt. På så sätt kan hon fokusera på vad som är viktigast för henne: företaget.