Vad är VoIP-telefoni?

VoIP står för Voice over Internet Protocol och kallas även för bredbandstelefoni. Det är ett internetbaserat telefonsystem som möjliggör röstsamtal, videosamtal och samtal med multimedia via nätet. Till skillnad från analoga telefonsystem kräver VoIP-system ingen fast telefon. Med VoIP-telefoni kan användaren ringa fasta telefoner, mobiler och till och med datorer, bärbara datorer, surfplattor och andra enheter med internetanslutning. 

VoIP kallas ibland för internetbaserad telefoni, internettelefoni, IP-telefoni, ”voice over network” och andra liknande begrepp.

Eftersom det är ett någorlunda komplext begrepp går det inte att lära sig allt om VoIP på en dag. Men med hjälp av delarna nedan kan du ta ett snabbt djupdyk och lära dig vad du behöver om VoIP:

Typer av VoIP-TELEFONI

Tre typer av VoIP-telefoni

VoIP är ett mycket mångsidigt, webbaserat telefonsystem. Beroende på hur tekniken implementeras kan VoIP-telefoni delas upp i tre följande typer:

Analog telefonadapter (ATA)

Hur gör man om man vill använda ett klassiskt telefonsystem för att ringa VoIP-samtal? Då använder man en analog telefonadapter (Analogue Telephone Adapter, ATA). I dessa fall ansluts telefonen med en Ethernet-port som kopplas till ett nätverk för att skapa en VoIP-anslutning. Vissa enheter har även en port för vad som kallas för en Foreign Exchange Station (FXS) eller ett Foreign Exchange Office (FXO), vilket ger telefonen åtkomst till vanlig telefoni.

Dator till telefon

System för VoIP-telefoni som ringer från datorer till telefoner liknar ATA. Dock är de anslutna till en dator eller en router. Denna typ av telefoni används vanligtvis på teletjänstcentraler, där användarna behöver både telefonen för telefoni och datorn för att hämta information.

Dator till dator

VoIP-system kan bestå av mjukvara eller mobila applikationer. Då kan användare ringa samtal via mjukvarans gränssnitt. Denna typ av VoIP-system kan även integreras med tredje parters ERP-system eller andra verktyg för informationshämtning, såsom CRM-mjukvara.

SÅ FUNGERAR VOIP

Hur fungerar ett VoIP-telefonsystem?

En VoIP-telefon använder internet för att ringa samtal. Det kräver ingen hårdvara, såsom mobiltelefoner eller telefonledningar, för att kunna ringa. Här går vi igenom hur modellen fungerar.

  • Hur analoga telefoner fungerar
  • Vad är VoIP?
  • Förklaring av paketförmedling

Hur analoga telefoner fungerar

För att du ska förstå hur ett VoIP-telefonsystem fungerar behöver du först ta reda på hur analoga telefonsystem fungerar. Ett analogt telefonsystem är sammankopplat via ledningar. Det konverterar röstsignaler till elektriska signaler som färdas till den andra änden av linjen.

Analoga system kan hantera tvåvägskommunikation, vilket gör att man kan prata samtidigt som man lyssnar på vad personen i andra änden säger. Om ingen av användarna har en aktiv telefonanslutning skulle konversationen inte vara möjlig.

Vad är VoIP?

Ett VoIP-telefonsystem enligt samma principer som ett analogt system, men telefonledningarna och den relaterade hårdvaran är inte en del av lösningen. Istället för en telefonanslutning behöver du en internetanslutning från en internetleverantör. Mobiltelefoner med LTE-, 4G- eller 5G-nätverk kan också överföra röstdata över datanätverk.

I VoIP konverteras röstsignaler till digitala signaler. De digitala signalerna bryts ner i hundratals datapaket som skickas över internet.

För att dataöverföringen ska bli snabbare skickas datapaketen i slumpmässig ordning. De distribuerade datapaketen sätts ihop till ursprunglig form igen när de når fram till slutdestinationen.

Jämfört med kretskopplingen i traditionella telefonsystem ger VoIP:s paketförmedling ett tydligare ljud. Nätverket används även mer effektivt. Det gör att man kan ringa långdistanssamtal utan att de hackar.

Du kan ringa fasta nummer, mobilnummer eller IP-nummer från ett VoIP-telefonsystem. Mottagaren måste nämligen inte ha en VoIP-anslutning. De kan ta emot samtal på sin analoga telefon precis som om det vore ett vanligt samtal.

Du kan till exempel ringa ett VoIP-samtal till din vän som använder en fast linje eller mobiltelefon. Din vän kan också ringa tillbaka till ditt VoIP-nummer från sin fasta linje eller mobiltelefon.

 

working of voip phone system

 

Förklaring av paketförmedling

VoIP-telefonsystem använder paketförmedling för att överföra datapaketen via den effektivaste vägen. Faktum är att paketförmedling är stommen i all VoIP-teknik. Paketförmedling gör att du kan skicka röstdata över geografiskt utspridda nätverk på några millisekunder. Det förhindrar också att datapaketen försvinner eller blir oläsliga.

Eftersom datapaketen bara är några kilobyte stora kan du få en bättre röstkvalitet trots att du använder en vanlig bredbandsuppkoppling.

voip phone system packet switching

VoIP-telefoni jämfört med fast telefoni & molnbaserad abonnentväxel

Vanliga telefonsystem använder en växel för att ansluta samtal. Men inom VoIP-telefoni skickas samtalen istället via IP-paket som färdas genom ett paketförmedlande nätverk. Nedan kan du se viktiga skillnader mellan VoIP-telefoni, fast telefoni och en molnbaserad abonnentväxel:

FUNKTION VoIP-TELEFONI FAST TELEFONI MOLNBASERAD ABONNENTVÄXEL
Anslutning Bredband Koppar Bredband, 5G, LTE, etc.
Serversystem Molnbaserad eller växel hos värd Växel på plats Molnbaserad server
Minsta bandbredd 10 kbps 64 kbps 10 kbps
Stöd för multimedia Stöder röstsamtal, ljudsamtal, videosamtal och andra internetbaserade media Endast röstsamtal Stöder röstsamtal, ljudsamtal, videosamtal och andra internetbaserade media
Allmänna funktioner Röstmeddelanden, mjukvaruintegrering, mobilappar, etc. Inga röstmeddelanden, ingen integrering Används som medium för VoIP-telefoni, för att implementera virtuella nummer, samtalsflöden etc.
Systemuppdateringar Via internet eller mjukvara Manuell installation & manuellt underhåll Mjukvaruuppdateringar via internet
Installation Med en dator, bärbar dator eller mobiltelefon Med abonnentväxel, mönsterkort, telefoner, anslutningar och koppartråd Vanligtvis en SaaS-produkt
Best suited for Alla typer av företag, stora som små Team som sitter nära varandra på ett kontor med fasta arbetsplatser Alla typer av företag, stora som små

VoIP-funktioner

VoIP-telefoni för företag: funktioner

Som ett molnbaserat system har VoIP massvis av funktioner som kan hjälpa företag att hantera telefonin på ett bättre sätt. Nedan kan du läsa en lista på grundläggande funktioner som de flesta VoIP-systemen erbjuder. 

Kontrollpanel i realtid

VoIP-telefoni för företag har en central kontrollpanel som ser ut som konsolen i vanlig mjukvara. Där kan VoIP-administratörer lägga till eller ta bort telefonnummer, användare, team och andra komponenter i realtid.

Hantering av telefonköer

VoIP-telefonsystem över molnet ger användare flera hanteringsfunktioner för telefonköer, såsom vidarekoppling, möjligheten att gå med i samtal vid behov, telefonkonferenser, kömusik, röstbrevlåda och mycket mer.

Koppling av samtal

En av de viktigaste fördelarna med VoIP-telefoni är att samtal kan kopplas vidare baserat på olika parametrar. Inkommande samtal kan till exempel kopplas vidare baserat på uppringarens plats, företagets öppettider, kunskaperna som krävs för att hantera ärendet och så vidare.

Anpassade nummer

VoIP låter dig skydda företagets kontaktuppgifter genom att anpassa numret vid utgående samtal. Funktionen fungerar genom att visa proxy-nummer istället för det faktiska numret. Om din verksamhet till exempel är belägen i London och du vill ringa svenska kunder kan du köpa ett svenskt nummer. Då ser det ut som att du ringer från Sverige när du ringer dina svenska kunder.

Virtuella telefonnummer

Ett VoIP-telefonsystem låter företag köpa olika typer av virtuella telefonnummer, inklusive nationella och internationella nummer. Eftersom VoIP är en internetbaserad teknik kan du välja mellan lokala, internationella och avgiftsfria nummer för mobiltelefoner, fasta linjer och virtuella telefonsystem.

Spåra effektiviteten

VoIP låter företagets ledning och chefer samt teletjänstcentralens arbetsledare spåra effektiviteten i VoIP-systemet. De kan till exempel se över hur långa samtalen är, hur bra servicen är, vilka lösningar som erbjuds och så vidare. Med avancerad analys kan du även optimera talsvar och menyer för att ge kunderna ännu bättre service.

Det är inte allt VoIP-telefoni kan erbjuda. Se fler VoIP-funktioner.

FÖRDELAR FÖR SMÅ FÖRETAG

Varför borde småföretagare välja VoIP-telefoni?

Telefonin är en viktig grund för alla småföretagare. Därför kan ett effektivt telefonsystem göra stor skillnad när det kommer till både intern och extern kommunikation.

Nedan kan du läsa om några av de fördelar som VoIP-telefoni kan erbjuda dig som småföretagare:

Minskad arbetsbörda för IT

VoIP är ett lättviktigt verktyg för telefoni som drivs i molnet. Det betyder att du som användare slipper fasta telefoner och krångliga sladdar. Det minskar IT-avdelningens arbetsbörda, och de slipper köpa in utrustning såsom växlar, mönsterkort, telefoner, sladdar och mer.

Modern teknik

Den fasta telefonin med dess koppartrådar börjar kännas som en uråldrig teknik och VoIP ersätter i allt större utsträckning den fasta telefonin. I och med att 5G- och LTE-nätverk växer kommer denna utveckling att fortsätta i rask fart. Viktigast av allt är dock att VoIP ligger i molnet, vilket betyder att det enkelt kan uppdateras med buggfixar och förbättringar.

Global telefoni

Vi lever i en tid av mobilitet, där gränsen mellan arbetslivets och privatlivets elektroniska enheter suddas ut. I och med denna utveckling står organisationer inför utmaningen att ena sina globala personalstyrkor samtidigt som de bibehåller konsekvent telefoni. VoIP låter företag ge personalen kraften att arbeta tillsammans, oberoende av var de befinner sig. Med VoIP slipper de att vara bundna till sina skrivbord eller fasta telefoner.

Stöd för olika enheter

Enligt GlobalWebIndex äger nu den genomsnittliga digitala konsumenten tre internetanslutna enheter. Därför förväntar de sig att alla digitala tjänster finns tillgängliga via webben, på mobilen och på datorn eller surfplattan. VoIP-telefoni för företag gör det enklare att erbjuda kommunikation från olika enheter och låter kunderna välja hur de vill ringa företaget. 

Rörlighet

Med VoIP-telefoni kan du bära med dig telefonen var du än beger dig och använda den utan höga samtalskostnader. Ditt nummer fungerar överallt, så länge du har en IP-anslutning. Denna rörlighet gör VoIP-telefoni till det perfekta valet för småföretagare som ofta är ute på språng.

Kontinuitet

VoIP-telefoni drivs med mjukvara, via internet. Därför krävs ingen fast telefon. Den enda tiden du inte kan använda VoIP är när du inte har någon internetanslutning. Eftersom systemet inte använder fasta kablar störs det inte heller av de problem som man kan stöta på med fast telefoni. Det innebär att VoIP-system erbjuder företag bättre kontinuitet, till skillnad från fast telefoni. 

Dynamisk expandering

Små företag har föränderliga antal samtal, besökare och kunder. Därför är det viktigt att de har lösningar som snabbt kan växa med företaget och som inte medför höga startkostnader. VoIP-telefoni är ett system som är mycket skalbart och som även erbjuder möjligheten att prenumerera och bara betala för vad man faktiskt använder.

Lägre telefonkostnad

Den genomsnittliga kostnaden för ett grundläggande VoIP-telefonsystem för små företag ligger runt 15 till 40 $, medan traditionella företagssystem börjar från 40 till 50 $, exklusive enheter och anslutningskostnader. Ett VoIP-telefonsystem för små företag erbjuder flera kostnadsbesparande fördelar eftersom du slipper avgifter för att hyra telefonlinjer, underhållsavgifter, anknytningskostnader, interna samtal, hyra för telefoner, serviceavgifter och mycket mer.

Så implementeras ett VoIP-system

Processen för att implementera ett VoIP-system liknar processen för att börja använda ny mjukvara. Så här gör du:

Skapa en separat internetanslutning för VoIP-telefonin

Internetanslutningen är VoIP-systemets ryggrad. Det är den anslutningen som transporterar alla röstsignaler när man talar i telefon. Därför kan så lite som en minut utan internetanslutningen eller med låg bandbredd märkbart påverka ljudkvaliteten.

Om du är en småföretagare som vill optimera användningen av företagets resurser kanske det kan verka lockande att använda den existerande internetanslutningen. Men vi rekommenderar att du istället har en separat internetanslutning för VoIP-systemet. På så sätt kan du se till att systemet alltid är online och att det finns gott om bandbredd för signalerna.

Använd en virtuell abonnentväxel för företagets VoIP

Klassiska telefonsystem har nätverk som drivs av en fysisk abonnentväxel. VoIP-telefoni använder istället virtuella abonnentväxlar som ligger i molnet. Därför kräver de inga fasta telefoner eller sladdar. Istället ansluts systemet via internet och kan konfigureras med en webbapplikation eller mobilapp.

De flesta virtuella abonnentväxlarna är SaaS-produkter (alltså tjänster där man vanligtvis prenumererar på mjukvara) som enkelt kan utökas eller minskas enligt företagets önskemål. De erbjuder även fördelen att man kan välja att betala endast för de tjänster man använder, vilket är en utmärkt lösning för småföretagare. 

Implementera QoS (Quality of Service)

QoS eller Quality of Service kan vara en utmaning för all implementering av VoIP-telefoni. QoS säkerställer att trafiken av datapaket inte påverkas av trafik som har lägre prioritet. Alltför hög trafik i nätverket kan nämligen orsaka förseningar eller störningar när datapaket skickas, vilket kan påverka ljudkvaliteten. Att implementera QoS kan hjälpa företagets system att prioritera datatrafik och på så sätt säkerställa att samtalens ljudkvalitet inte störs.

Implementera säkerhetsprotokoll

VoIP är en internetbaserad applikation. Det medför självklart samma säkerhetshot som alla andra webbaserade applikationer. Dock kan säkerhetsprotokoll hjälpa företaget att skydda mot de vanligaste hoten. När du implementerar ett VoIP-system, se till att du har SIP-proxyservrar eller virtuella, privata nätverk (Virtual Private Networks, VPN) för att förhindra otillåten åtkomst.

Det kan verka komplicerat att implementera ett VoIP-system från grunden. Men är det verkligen det? I dagens värld av molnbaserade lösningar finns alla VoIP-funktioner företaget behöver i själva verket tillgängliga. Här kan du läsa vår guide som hjälper dig att hitta rätt system för ditt företag. 

KÖPARENS GUIDE TILL VoIP

En köpguide till VoIP-system

Att köpa ett VoIP-system behöver inte vara särskilt svårt. Du behöver faktiskt inte heller några experter eller konsulter för att hjälpa dig att välja system. Det är ett beslut som du kan fatta själv, med hjälp av vår guide.

Här kan du läsa ett par punkter som hjälper dig att välja rätt VoIP-system som ger dig bäst valuta för pengarna.

Internationella samtal

Internationella samtal som kostar mindre än lokala samtal. Det är en av de största fördelarna som rätt VoIP-system kan erbjuda dig. Om du inte kan få billigare internationella samtal, eller till och med lokala samtal, bör du inte välja det VoIP-systemet. 

Installation

Ett bra VoIP-system bör vara enkelt att installera. Du bör själv kunna installera det, utan hjälp från experter eller tekniker. Dessutom bör systemet vara enkelt att anpassa för att passa ditt företag och dina önskemål.

Skalbarhet

Att gå från ett dussin handläggare till en personalstyrka på flera hundra personer borde inte vara ett problem med rätt VoIP-system. För småföretagare som upplever stark tillväxt är det viktigt att hitta ett smidigt, skalbart system som inte kräver stor investering.

Recensioner & omdömen

Se till att söka efter recensioner av VoIP-system på nätet och se vad befintliga kunder har att säga om produkten. I recensioner och omdömen kan du läsa om hur samtalen upplevs och hur mjukvaran fungerar. Om VoIP-systemet du funderar på att välja har minst fyrstjärniga recensioner är det ett mycket gott tecken. 

Kundtjänst

Precis som annan mjukvara kan VoIP-system stöta på tekniska problem. Visserligen har de vanligtvis mycket färre problem än fasta telefonsystem, men det kan ändå hända att du stöter på hinder. I dessa fall behöver du kunna kontakta leverantörens kundtjänst via flera olika kanaler och snabbt få hjälp.

Freshdesk Contact Center VoIP-TELEFONI

Freshdesk Contact Center (Tidigare: Freshcaller) jämfört med andra VoIP-system

Freshdesk Contact Center är ett användarvänligt VoIP-system för företag. Programmet drivs via molnet och ger ditt företag möjligheten att öka kapaciteten vid behov. Du kan även köpa virtuella telefonnummer från fler än 100 länder, oberoende av var du faktiskt befinner dig. 

Jämfört med de flesta andra VoIP-systemen har Freshdesk Contact Center fler funktioner som ger dig fördelar när det kommer till molnbaserad telefoni.

Prova på gratis nu.

Varför välja Freshdesk Contact Center (Tidigare: Freshcaller) VoIP?

Varför välja Freshdesk Contact Center (Tidigare: Freshcaller) VoIP?

Talsvar i flera nivåer

Hantera ett smart talsvarssystem i flera nivåer

Smart ärendehantering

Skapa egna regler för inkommande samtal

Kontrollera samtal

Gå med i telefonsamtal i realtid

Vanliga frågor

Kan mitt företag använda ett VoIP-telefonsystem?

Varje företag som använder telefoni kan använda VoIP. I vissa länder finns det dock juridiska begränsningar kring användningen av VoIP-tjänster. Skriv till oss på support@freshcaller.com för att se om du kan använda VoIP i din region.

Kan jag ha kvar mitt gamla telefonnummer?

Ja. Freshdesk Contact Center låter dig portera dina nuvarande telefonnummer från ditt gamla telefonsystem, en annan molntelefonitjänst eller en telefonitjänst. Läs mer om portering av nummer.

Vad kostar ett VoIP-system?

Freshdesk Contact Centers prissättning fungerar på tre olika sätt. Först behöver du köpa handläggarlicenser. Priserna för licenser varierar beroende på vilket abonnemang du har. Sedan behöver du köpa telefonnummer. Du kan även portera telefonnummer från ditt nuvarande system. Till sist behöver du köpa telefonkrediter som du kan använda för inkommande och utgående samtalsavgifter. Avgifterna dras från dina telefonkrediter.

Besök vår prissida för handläggarlicenser och prissidan för samtalsavgifter för att se hur mycket det kommer att kosta per handläggare och samtal.

Bör jag göra mig av med min fasta telefoni?

Inte nödvändigtvis. Du kan fortfarande hantera inkommande och utgående samtal med dina nuvarande telefoner, samtidigt som du använder Freshdesk Contact Centers kontrollpanel för att hantera samtalsflöden, team och så vidare.

Vilken utrustning behöver jag?

De bärbara datorerna, mobiltelefonerna, surfplattorna och stationära datorerna som du redan använder bör vara tillräckligt. Allt du behöver för att använda Freshdesk Contact Center är en enhet som kan ansluta till internet. Du behöver ingen extra telefonutrustning.

Hur är samtalskvaliteten?

När man använder VoIP för att ringa samtal blir samtalskvaliteten alltid bättre jämfört med analoga PSTN-anslutningar. Säkerställ att du har en bredbandsanslutning med tillräckligt hög hastighet. Du behöver INTE en dedikerad internetuppkoppling för att ringa kvalitetssamtal.

Är ett molnbaserat VoIP-telefonsystem säkert?

Ja. Freshdesk Contact Center är ett VoIP-telefonsystem som följer GDPR. Specifika funktioner såsom samtalsinspelning kräver dock att du som företag får ett medgivande från kunden innan samtalsinspelningen sätts igång. Du kan läsa Freshworks GDPR-policy här.

Freshdesk Contact Center (Tidigare: Freshcaller) : Det bästa VoIP-systemet

Relaterade resurser