Helpdesk-system för skolor och universitet

Support inom läroanstalter

När man nämner kundsupport tänker nog de flesta på företag som hjälper sina slutanvändare med en produkt eller tjänst. Dock inkluderar begreppet support även stöd inom andra typer av organisationer. Det kan röra sig om support till potentiella kunder, anställda, leverantörer eller partners. Ett av de bästa exemplen på en verksamhet som måste stödja olika typer av parter (både internt och externt) är en läroanstalt.

På skolor och universitet finns det ofta specifika avdelningar som svarar på frågor från potentiella studenter, till exempel om de olika programmen eller status på ansökningar. När en person har registrerats som studerande på skolan kan de istället behöva hjälp med administrativa uppgifter såsom att organisera scheman, betala avgifter eller hitta boende. Därtill håller anstalten säkert i lektioner eller föreläsningar som kräver olika typer av IT-utrustning såsom projektorer, skrivare eller modem. När det kommer till problem som rör IT har man vanligtvis en IT-avdelning som hjälper både personalen och studenterna.

De olika avdelningarna som erbjuder support för läroanstaltens elever och personal står självklart inför olika utmaningar. Administrativa avdelningar måste till exempel handskas med en enorm arbetsbörda i början av varje akademiskt år, medan IT-avdelningar ofta lägger många timmar på att svara på enkla frågor. Vad alla olika avdelningar har gemensamt är att repetitiva uppgifter gör att arbetet tar längre och blir långtråkigt.

Med hjälp av ett system för kundsupport såsom Freshdesk kan alla avdelningar lägga sin tid på vad de är bäst på. Repetitiva uppgifter kan automatiseras för att öka produktiviteten och effektivisera arbetet. Här kan du läsa om hur olika delar av skolor och universitet kan använda Freshdesk.

IT-team

Ett IT-team fungerar som en ryggrad för organisationens tekniska infrastruktur, såsom dess internetanslutningar, datorer och skrivare. Inom IT arbetar man kontinuerligt bakom kulisserna för att se till att IT-infrastrukturen fungerar som den ska och att den underhålls på korrekt sätt.

Om en lärare eller student stöter på problem med IT-utrustning eller -tjänster bör de vända sig till anstaltens IT-team. På skolor och universitet arbetar man inom IT ofta med många delar av organisationen samt med tekniska händelser och tävlingar. Så kan Freshdesk hjälpa ditt IT-team:

Strömlinjeforma frågor och förfrågningar

IT-team på skolor och universitet får ofta frågor och klagomål från personalen via e-post, telefon eller besök. Det innebär att man lägger mycket tid på att se över alla väntande förfrågningar. Med Freshdesk slipper dock ditt IT-team att lägga så mycket tid på att organisera arbetet. Med anpassningsbara inkorgar i Freshdesk blir det enkelt för alla teamets medlemmar att se sina väntande ärenden. Alla frågor och ärenden kan automatiskt kategoriseras och sorteras baserat på prioritet.

Enkel självbetjäning med en IT-portal

IT-team lägger ofta mycket tid på att svara på samma enkla frågor om och om igen. Men med Freshdesk kan de enkelt skapa en IT-portal för självbetjäning som både personalen och studenterna kan använda. Där kan användarna direkt hitta svar på sina frågor, vilket minskar antalet ärenden som IT-teamet måste hantera.

Få komplett sammanhang

För varje fråga kan Freshdesk visa sammanhang om personen som ställer frågan samt deras tidigare frågor och ärenden. Det hjälper IT-teamet att direkt arbeta på lösningen istället för att behöva be om mer information.

Administrativa team

För en välfungerande verksamhet krävs administrativa team. De arbetar vanligtvis med att se över hur olika delar av organisationen fungerar, koordinerar arbete mellan olika avdelningar och planerar enligt organisationens behov. Administrativa team spelar en viktig roll på skolor och universitet. Olika administrativa team ser till exempel till att studerande registreras och får rätt introduktion, att avgifter betalas i tid och att man rapporterar in rätt uppgifter till CSN. Under vissa perioder kan administrativa team få för mycket att göra. Till exempel har de ofta stora arbetsbördor inför skolstarten.

Läroanstalter använder ofta e-post eller äldre program för att hantera arbetet, vilket oundvikligen leder till problem – särskilt under årets mest aktiva månader. Då är det vanligt med tappade ärenden och förseningar, till och med på de största och mest välkända skolorna och universiteten. Med Freshdesk kan administrativa team:

Spara tid genom att undvika repetitiva uppgifter

Freshdesks smarta automatisering kan skanna igenom varje aktuell uppgift för att kontrollera, kategorisera och uppdatera den. Alltså behöver personalen bara arbeta på de uppgifter som faktiskt kräver deras expertis.

Arbeta mer effektivt

Administrativa team på läroanstalter måste ofta utföra repetitiva uppgifter. Men med Freshdesk kan de göra massutskick eller uppdatera register med ett enkelt klick. Det innebär att många minuters arbete kan utföras på ett par sekunder.

Samarbeta effektivt

Administrativa team är beroende av andra avdelningar inom organisationen för att kunna utföra sina uppgifter. Till exempel måste team som ansvarar för registrering av nya studenter koordinera samspelet mellan potentiella studenter och skolans lärare. De måste vanligtvis följa upp med lärare och potentiella studenter i olika kanaler, såsom chattmeddelanden eller e-post, och sedan uppdatera ett separat system. Med Freshdesk blir dessa samarbeten mycket enklare. Administratörer får smidiga samarbeten med olika avdelningar, utan att de tappar sammanhanget för uppgiften de arbetar på.

Studentföreningar

I princip alla skolor och universitet har föreningar av elever eller studenter som arbetar för att uppnå gemensamma mål. De kan till exempel dela specifika intressen eller komma från samma bakgrund. I och med att sociala medier blivit så populära bland studenter är dessa föreningar mer aktiva än någonsin.

Med en användarvänlig helpdesk-lösning såsom Freshdesk är det mycket enklare att organisera evenemang och kampanjer samt att dela information med medlemmar i olika föreningar eller grupper. Det går även mycket snabbare. Alltså behöver studenterna som organiserar föreningarna inte ta värdefull tid från sina studier för att kunna delta. Därför gillar studenter att använda Freshdesk: