Wat is een VoIP telefoonsysteem

Een VoIP (Voice over Internet Protocol) telefoonsysteem is een op internet gebaseerd telefoonsysteem dat telefoongesprekken, videogesprekken en multimedia levert met behulp van een internetverbinding. In tegenstelling tot analoge telefoonsystemen is voor VoIP geen speciale telefoniehardware nodig. Gebruikers kunnen een vaste lijn of mobiel gebruiken en zelfs computer-naar-computer met een laptop, PC, mobiel of tablet die is aangesloten op het internet. 

VoIP wordt ook wel internetbellen, internet telefonie, IP telefonie, voice over network, breedband bellen of breedband telefonieservice genoemd. 

Het is niet mogelijk om binnen één dag alles te leren over VoIP. Maar u kunt zeker meer inzicht krijgen in de VoIP-telefoniesystemen in de secties hieronder:

soorten VoIP-systemen

De drie soorten VoIP telefoonsystemen

VoIP is een zeer veelzijdig internet telefoonsysteem. Afhankelijk van het gebruik kunnen VoIP telefoonsystemen worden onderverdeeld in de volgende soorten:

Analoge Telefonie Adapter (ATA)

Wat als u een ouderwets telefoonsysteem wilt gebruiken voor VoIP gesprekken? Een Analoge Telefonie Adapter (ATA) kan u hiermee helpen. De telefoon heeft een Ethernetpoort die kan worden aangesloten op een netwerklijn om een VoIP-verbinding mogelijk te maken. Sommige apparaten hebben ook een foreign exchange station (FXS) en meer foreign exchange office (FXO) poorten voor toegang tot de traditionele telefoondienst.

Computer-naar-telefoon

Computer-naar-telefoon VoIP telefoonsystemen zijn vergelijkbaar met ATA, maar ze zijn verbonden met een computer of router voor verbinding. Ze worden vooral gebruikt in callcenters waarbij de gebruikers zowel het telefoontoestel voor de telefonie moeten gebruiken, als de computers voor het ophalen van informatie.

Computer-naar-computer

VoIP-telefoonsystemen in de vorm van computersoftware of mobiele toepassingen. Gebruikers kunnen bellen en gebeld worden vanuit de interface van de software. Deze VoIP systems kunnen ook geïntegreerd worden met externe ERP-systemen of andere tools voor het ophalen van gegevens, zoals bijvoorbeeld CRM-software.

Hoe VoIP werkt

Hoe werkt een VoIP telefoniesysteem?

VoIP telefonie werkt met de kracht van het internet. Er is niet altijd telefoniehardware nodig, zoals handsets of telefoonkabels. We leggen hierna verder uit hoe het werkt

  • Over analoge telefoons
  • Gedetailleerde kijk op VoIP
  • Packet switching uitgelegd

Over analoge telefoons

Om beter te begrijpen hoe een VoIP telefoonsysteem werkt moet u eerst weten hoe een analoog telefoonsysteem werkt. Een analoog telefoonsysteem is verbonden met lijnen. Het zet spraak om in elektrische signalen die een afstand afleggen voordat ze de andere kant van de lijn bereiken.

Met analoge systemen is communicatie in twee richtingen mogelijk, u kunt praten en luisteren naar wat de persoon aan de andere kant van de lijn te zeggen heeft. Als een van de gebruikers geen actieve telefoonverbinding heeft, kan het gesprek niet plaatsvinden.

 

 

Gedetailleerde kijk op VoIP

Een VoIP telefoonsysteem werkt in principe hetzelfde als een traditionele telefoon, maar de telefoonkabels en bijbehorende hardware maken geen deel uit van de machine. Daarnaast is er in plaats van een telefoonverbinding een internetverbinding nodig van een ISP (Internet Service Provider). Zelfs mobiele apparaten met een LTE, 4G of 5G netwerk kunnen spraak overbrengen over datanetwerken.

Bij VoIP worden spraaksignalen omgezet in digitale signalen. Deze digitale signalen zijn verdeeld over honderden gegevenspakketten die worden verzonden via het internet.

Om de gegevensoverdracht te vereenvoudigen, worden ze in gegevenspakketten gecodeerd en op een willekeurige manier gedistribueerd. Deze gedistribueerde gegevenspakketten worden bij het bereiken van de beoogde bestemming weer in hun oorspronkelijke vorm samengevoegd. 

Vergeleken met circuitschakeling in traditionele telefoonsystemen, zorgt de packet switching van VoIP voor een hogere spraakhelderheid en ook voor een efficiënt gebruik van het netwerk. Het maakt het ook mogelijk om zonder problemen interlokale gesprekken te voeren.

U kunt elk vast, mobiel of IP-nummer bellen vanaf een VoIP-telefoonsysteem. Het is niet nodig dat de ontvanger een VoIP-verbinding heeft. Zij kunnen oproepen ontvangen op hun analoge telefoontoestellen, net zoals bij elk gewoon gesprek.

U kunt bijvoorbeeld een VoIP-gesprek voeren met uw vriend die een vaste lijn of een mobiele telefoon gebruikt. Uw vriend kan ook terugbellen naar uw VoIP-nummer vanaf zijn vaste of mobiele telefoon.

 

working of voip phone system

 

Packet switching uitgelegd

VoIP-telefoonsystemen maken gebruik van packet switching - een slimme manier om de gegevenspakketten via de meest efficiënte route te routeren. In feite is packet switching de ruggengraat van de VoIP-technologie. Packet switching maakt het mogelijk om spraakgegevens binnen enkele milliseconden over geografisch verspreide netwerken te verzenden. Het voorkomt ook dat de gegevenspakketten worden afgebroken of verloren gaan in de transmissie.

Aangezien de grootte van deze gegevenspakketten in de buurt van kilobytes ligt, kan zelfs een gewone breedbandinternetverbinding een superieure spraakkwaliteit geven.

voip phone system packet switching

VoIP telefoonsystemen vs Analoog telefoonsysteem vs Cloud PBX – Een snelle vergelijking

Traditionele telefoonsystemen gebruiken een circuit geschakeld netwerk om bellers te verbinden met ontvangers. Door de penetratie van VoIP werden dergelijke gesprekken via IP-pakketten over een pakketgeschakeld netwerk verzonden. Hier zijn de opvallende verschillen tussen een VoIP, een analoog telefoonsysteem en een Cloud-PBX:

eigenschappen VoIP telefoonsysteem Analoge telefoon Cloud PBX
Verbinding Breedband internet Koperen bedrading Breedband internet, 5G, LTE, etc.
Serversysteem Cloud of gehoste PBX PBX op locatie Cloud server
Vereiste bandbreedte 10 kbps 64 kbps 10 kbps
Multimedia support Ondersteunt spraak, audio, video en andere media op het internet Alleen spraak Ondersteunt spraak, audio, video en andere media op het internet
Mogelijkheden Voicemail, software integraties, mobiele apps, etc. Ongeschikt voor voicemail of integraties Gebruikt als medium voor VoIP bellen, instellen van virtuele nummers, gespreksflows, etc.
Systeemupdates Door de lucht of software upgrades Handmatige installatie en onderhoud Door de lucht of software upgrades
Installatie Met een PC, laptop of smartphone. PBX, schakelkasten, handsets, lijnverbindingen en koperdraden. Meestal door aanmelding voor een SaaS-product.
Het meest geschikt voor Alle groottes en soorten bedrijven.  Beste voor dicht bij elkaar gelegen en altijd fysiek beschikbare teams. Alle groottes en soorten bedrijven. 

Functies van VoIP

Functies van een VoIP telefoonsysteem voor zakelijk gebruik

Als een cloudgebaseerd telefoonsysteem heeft VoIP een goed uitgerust arsenaal aan functies die het bedrijfsleven kunnen helpen hun telefoonsystemen beter te beheren. Hieronder vindt u een opsomming van standaardfuncties die providers van een VoIP telefoonsysteem hun gebruikers bieden. 

Realtime dashboard

Een zakelijk VoIP telefoonsysteem heeft een centraal controlepaneel dat vergelijkbaar is met een software dashboard. VoIP beheerders kunnen telefoonnummers, gebruikers en teams toevoegen en verwijderen en andere aanpassingen doen met het realtime dashboard.

Wachtrijbeheer

Met VoIP hebben gebruikers toegang tot een groot aantal functies voor wachtrijbeheer, zoals gesprekken in de wacht zetten, doorverbinden, screenen, inbreken in gesprekken, vergaderingen, wachtmuziek, voicemail en nog veel meer.

Gesprekken routeren

Een van de primaire voordelen van een VoIP telefoonsysteem is dat gesprekken kunnen worden doorgeschakeld op basis van verschillende parameters. Inkomende gesprekken kunnen ingedeeld worden op locatie, kantooruren, vereiste vaardigheden om het telefoontje op te lossen, enzovoort.

Gesprekken maskeren

Met VoIP kunt u het nummer van uw bedrijf beschermen door uitgaande gesprekken te maskeren. Gesprekken maskeren werkt door een proxynummer in plaats van het daadwerkelijke nummer waar het telefoontje vandaan komt. Als uw bedrijf bijvoorbeeld gevestigd is in Texas en uw klanten zijn in Engeland, kunt u een Engels nummer kopen zodat het lijkt alsof al uw gesprekken vanuit uw kantoor in Engeland afkomstig zijn.

Virtuele telefoonnummers

Met een VoIP telefoonsysteem kunnen bedrijven virtuele telefoonnummers van alle soorten kopen, zowel lokale als internationale nummers. Omdat VoIP via internet werkt, heeft u alle vrijheid om te kiezen tussen lokale, internationale en gratis nummers voor mobiel, vaste lijnen en virtuele telefoonsystemen.

Prestaties monitoren

Met een VoIP telefoonsysteem kunnen bedrijfseigenaren, vooral callcenterbeheerders, de prestaties van hun VoIP telefoonsysteem bijhouden op het gebied van gespreksduur, kwaliteit van de dienstverlening, geboden oplossingen enzovoort. Geavanceerde statistieken helpen u ook bij het optimaliseren van de belmenu’s om een verbeterde klantenservice te bieden.

Dit zijn niet alle functies van een VoIP-systeem. Ontdek meer functies voor VoIP telefoonsystemen.

Voordelen voor kleine bedrijven

Waarom kleine bedrijven zouden moeten kiezen voor een VoIP telefoonsysteem

Telefonie vormt de ruggengraat voor communicatie voor elk klein bedrijf. Een goed telefoonsysteem kan een wereld van verschil maken voor het bedrijf om verbonden te blijven met het externe en interne telefoonnetwerk.

Hier zijn enkele voordelen die een VoIP telefoonsysteem kleine bedrijven kan bieden:

Minder werk voor IT

VoIP is een lichtgewicht telefonietool die in de cloud draait. Als gebruiker ziet u zelfs geen telefoniehardware hiervoor. Dat beperkt het werk van de IT-afdeling tot een absoluut minimum. Het is niet nodig om telefoonapparatuur zoals een PBX, telefoonkasten, handsets, kabels, etc. aan te schaffen.

Techniek van de 21e eeuw

De koperen telefoonlijnen voor een vaste verbinding nemen langzaam af in populariteit. VoIP staat klaar om deze ouderwetse telefoonsystemen te vervangen. De gestage groei van 5G en LTE netwerken zal het gebruik van VoIP versnellen. Bovenal wordt VoIP gehost in de cloud, zodat updates met bugfixes en verbeteringen snel online kunnen worden uitgevoerd.

Wereldwijde toegang tot telefonie

Dit is het tijdperk van mobiliteit en uw eigen apparaat gebruiken. Organisaties worden geconfronteerd met de uitdaging om hun wereldwijde personeelsbestand aan te sturen en tegelijkertijd de consistentie van hun telefoonactiviteiten te behouden. Met VoIP kunnen bedrijven medewerkers op afstand samen laten werken. Het elimineert de noodzaak van een fysieke desktop en telefoon om de telefonie af te handelen.

Ondersteuning vanaf meerdere apparaten

Volgens GlobalWebIndex heeft de doorsnee digitale consument momenteel tenminste 3 verbonden apparaten. Als gevolg hiervan verwacht hij dat digitale diensten uniform beschikbaar zijn op het web, voor mobiele en desktopsystemen. Met een VoIP telefoonsysteem voor bedrijven kan de interoperabiliteit van apparaten worden bewerkstelligd, waardoor deze gemakkelijk toegankelijk zijn voor klanten vanaf elk apparaat dat zij gebruiken. 

Draagbaarheid van telefonie

U kunt uw telefoonnummer overal mee naartoe nemen en gebruiken zonder hoge roamingkosten en kosten van uw provider. Het nummer werkt zolang er IP-verbinding is. Deze functie maakt een VoIP telefoonsysteem een perfecte keuze voor eigenaren van kleine bedrijven die vaak onderweg zijn.

Continuïteit van uw bedrijf

VoIP telefoonsystemen draaien op software en internet, dus er zijn geen vereisten aan de telefoniehardware. Er is alleen downtime als er geen internet is. Ze blijven vrij van problemen met de draadcircuits, die vaak de analoge telefoondiensten verstoren. Als gevolg daarvan bieden VoIP-systemen een betere bedrijfscontinuïteit die in traditionele telefoonsystemen moeilijk te verkrijgen was. 

Dynamische uitbreiding van capaciteit

Kleine bedrijven hebben onzekere gespreksvolumes. Daardoor hebben ze een sterke behoefte aan snel schaalbare oplossingen die hen niet opzadelen met kosten op voorhand. Omdat VoIP een cloudgebaseerd telefoonsysteem is, is het eenvoudig op te schalen en biedt het ook het gemak van pay-per-use of een kostenmodel op basis van een abonnement.

Minder telefoonkosten

De gemiddelde kosten voor een basis VoIP telefoonsysteem voor een klein bedrijf lopen van ongeveer $15 tot $40. Voor een traditioneel zakelijk telefoonsysteem kunnen deze kosten echter oplopen van $40 tot $50, exclusief kosten voor de apparatuur en de telefoonlijn. Daarnaast levert een VoIP telefoonsysteem voor kleine bedrijven verschillende kostenbesparingen op doordat telefoonlijnen, onderhoudskosten, kosten voor nummerextensies, interne gesprekken, huur van handsets en servicekosten niet meer nodig zijn. 

Een VoIP telefoonsysteem opzetten

Het gehele proces van het opzetten van een VoIP telefoonsysteem is vergelijkbaar met het proces voor het in gebruik nemen van nieuwe software. Hieronder leest u hoe het werkt.

Zet een speciale internetverbinding op voor het VoIP-systeem

De internetverbinding is als het zenuwstelsel van het VoIP telefoonsysteem. Het is verantwoordelijk voor het sturen van de spraaksignalen tussen bellers en ontvangers. Als gevolg hiervan kans zelfs een minuut internet downtime of een lage bandbreedte een significant effect hebben op de gesprekskwaliteit. 

Als klein bedrijf wilt u misschien optimaal gebruik maken van uw middelen en een bestaande zakelijke internetverbinding gebruiken voor het VoIP-systeem. Maar we raden aan om een speciale internetverbinding te gebruiken voor het VoIP telefoonsysteem op uw kantoor. Dit zorgt voor een probleemloze verbinding en genoeg bandbreedte voor het signaal.

Host uw VoIP op een virtuele PBX

Ouderwetse telefoonsystemen werken met netwerken in een fysieke telefooncentrale. Gehoste VoIP telefoonsystemen werken met PBX-systemen die gehost worden in de cloud. Hiervoor is geen telefoonhardware nodig. Het maakt verbinding met uw VoIP over internet en kan geconfigureerd worden met een webapplicatie of een mobiele app.

De meeste virtuele telefoonsystemen zijn SaaS-producten die makkelijk op- of afgeschaald kunnen worden, afhankelijk van de behoeften van het bedrijf. Ze hebben ook het voordeel van een “betaal wat u gebruikt” prijsmodel, wat ideaal is voor kleine bedrijven. 

Implementeer QoS (Quality of Service)

De implementatie van de QoS (Quality of Service of Kwaliteit van Dienstverlening) is een uitdaging waar elk zakelijk VoIP telefoonsysteem mee te maken krijgt. QoS heeft betrekking op het zorgen dat het verzenden van pakketjes niet wordt beïnvloed door verkeer met minder prioriteit. Teveel verkeer in het netwerk kan vertraging of haperingen veroorzaken bij het verzenden van de gegevenspakketten, wat invloed heeft op de gesprekskwaliteit. De implementatie van QoS kan helpen om prioriteiten in te stellen voor dataverkeer om hiermee ten allen tijde een hoge gesprekskwaliteit te garanderen.

Beveiligingsprotocollen implementeren

VoIP heeft net als andere online applicaties te maken met cyber security dreigingen. Een handvol veiligheidsprotocollen kan helpen om de meest voorkomende dreigingen te elimineren. Als u een VoIP-systeem implementeert, zorg dat dat u SIP proxies of Virtual Private Networks instelt om ongeoorloofde toegang tegen te gaan.

Een VoIP-systeem helemaal instellen kan lastig zijn. Zou het dat moeten zijn? In een tijd van cloud computing is er ook een VoIP-systeem voor kleine bedrijven beschikbaar dat direct klaar is voor gebruik. Hier is een kopershandleiding om u te begeleiden om de juiste te kiezen voor uw bedrijf. 

Kopershandleiding voor een VoIP

Een kopershandleiding voor VoIP telefoonsystemen

Een VoIP telefoonsysteem kopen hoeft niet moeilijk te zijn. U heeft geen expert of consultant nodig om u te helpen om een beslissing te nemen. Het is mogelijk om zelf een goede keuze te maken. 

Hier zijn enkele aandachtspunten om u te helpen om het juiste VoIP-systeem te kiezen dat uw geld waard is.

Internationale gesprekken

Internationale gesprekken tegen een lagere prijs dan lokale gesprekken. Dit is het grootste voordeel om op te letten bij het bekijken van uw opties voor een VoIP telefoonsysteem. Als u geen kostenvoordeel krijgt op internationale of zelfs lokale gesprekken, zoek dan verder naar betere aanbieders van VoIP-systemen. 

Installatie

Een ideaal VoIP telefoonsysteem zou makkelijk te installeren moeten zijn. U zou het zelf moeten kunnen, zonder hulp van een team van experts of techneuten. Het systeem zou ook makkelijk aanpasbaar moeten zijn zodat het past bij uw zakelijke behoeften.

Schaalbaarheid

Uw VoIP-systeem opschalen van 10 agents naar 100 of meer zou probleemloos moeten zijn. Vooral voor kleine bedrijven die snel groeien is een schaalbare en flexibele oplossing van groot belang en zijn er geen zware werkkapitaalvereisten.

Reviews & beoordelingen

Zoek naar online reviews van het VoIP-systeem en lees wat hun bestaande klanten te vertellen hebben over hun ervaring op populaire software review sites en discussieportalen. Als uw keuze een gemiddelde score van 4 sterren of hoger scoort op de grote productbeoordelingsforums is het een verstandige keuze. 

Klantenservice 

Net als elk ander softwareproduct kunnen VoIP-systemen wel eens wat technische problemen hebben. Dit komt minder vaak voor dan bij telefoniesystemen, maar als er iets misgaat wilt u natuurlijk wel dat de klantenservice altijd beschikbaar is op alle kanalen, zodat ze kunnen zorgen dat alles weer gewoon werkt.

Freshcaller VoIP telefoonsysteem

Freshcaller vs andere aanbieders van VoIP-systemen

Freshcaller is een gebruiksklaar zakelijk VoIP telefoonsysteem. Het draait in de cloud en biedt uw bedrijf de mogelijkheid om snel op te schalen. Daarnaast kunt u virtuele telefoonnummers kopen uit meer dan 100 landen, ongeacht uw eigen fysieke locatie. 

Vergeleken met verschillende andere aanbieders van VoIP-systemen heeft Freshcaller enkele extra functies waardoor het de beste keuze is voor cloudtelefonie.

Meld u vandaag nog aan voor een gratis proefperiode.

Waarom Freshcaller VoIP

Waarom Freshcaller VoIP

Multi-level IVR of Telefoonbomen

Beheer een multi-level interlinked IVR-systeem.

Slimme Escalaties

Maak aangepaste escalatieregels voor inkomende gesprekken.

Inbreken in gesprekken

In realtime inbreken in gesprekken.

Freshcaller: Het favoriete VoIP telefoonsysteem

Gerelateerde bronnen