Optimaliseer het delen van waardevolle informatie met een kennismanagementsysteem

Of u nu in uw eentje het supportteam vormt, of een team van tien specialisten heeft, een kennisbeheersysteem kan u helpen u van uw beste kant te laten zien als het gaat om het online delen van informatie.

Hoe kiest u de juiste kennismanagement software?

Als u ervan overtuigd bent dat een kennismanagementsysteem iets voor u is, vraagt u zich misschien af hoe u de beste oplossing voor uw bedrijf kunt kiezen. Er zijn tegenwoordig zoveel verschillende tools beschikbaar en ze bieden niet allemaal hetzelfde. Stel uzelf de volgende vragen:

• Wat zijn de behoeften van uw team?
• Hoe zal uw team in de toekomst veranderen?
• Welke soort service en support wilt u bieden?

1. Wat zijn de behoeften van uw team?

Bij iedere software-aankoop is het vooral belangrijk dat het product voldoet aan de wensen van uw team. Uiteindelijk zijn het uw medewerkers die aan de slag moeten met het systeem om toegevoegde waarde te creëren. 

• Zorg dat de software de benodigde functies heeft: het heeft natuurlijk geen nut om een product te kopen dat niet precies doet wat u wilt.
• Onderzoek of u de functies echt gaat gebruiken: veel softwareproducten bieden diepgaande of interessante functies. Maar als u deze niet nodig heeft of niet gaat gebruiken, is het zonde om erin te investeren.
• Laat uw team meebepalen: niemand kent het dagelijkse werkproces beter dan uw medewerkers. Vraag vooral naar hun behoeften of suggesties en neem ze mee in de beslissing.

2. Hoe zal uw team in de toekomst veranderen?

De gevolgen van een aankoop zijn natuurlijk op de korte termijn het duidelijkst. Het kan daardoor verleidelijk zijn om alleen de directe geschiktheid van een product mee te nemen in uw aankoopbeslissing. Maar als uw bedrijf groeit en uw software niet kan opschalen dan zit u wel met een probleem. Let daarom op de volgende elementen bij uw investering:

• Is de software schaalbaar?
• Wat zijn de overstapkosten of annuleringstermijnen?
• Voor hoe lang zit u vast aan een contract?

3. Welke soort service en support wilt u bieden?

Het soort ondersteuning dat u uw klanten aanbiedt, zal een groot verschil maken in de functies die u nodig heeft in kennisbeheersoftware. Als u bijvoorbeeld meerdere producten aanbiedt, heeft u mogelijk een hulpcentrum met meerdere merken nodig dat alles gescheiden houdt voor klanten aan de front-end kant, maar geïntegreerd is voor uw team aan de back-end zijde. Hieronder hebben we een aantal voorbeelden verzameld om u te helpen bij uw keuze:

Bij het kiezen van een klantenservicesysteem en kennismanagementsysteem is het belangrijk dat deze goed met elkaar werken. Nog beter is om één systeem te vinden dat het allebei kan.