So funktioniert die Priority Matrix

A priority matrix is a tool used to sort tasks or projects based on a defined set of variables like impact, urgency, effort, or importance. These matrices allow individuals or teams to develop clear action plans by categorizing and prioritizing activities

Why does this work? Simply put: the enhanced visualization provided by matrices allows for a more straightforward assessment of priorities.

To assist in these efforts, Freshworks’ Freshservice provides robust priority matrix capabilities that can be used alongside other standout features like asset lifecycle management, integrated CMDB, and workload management to verify that resources and tasks are always receiving the attention that they require. When businesses automate these activities by utilizing a capable software such as Freshservice, they’re able to better focus on complex decision-making that can further drive organizational growth.

Today, we’ll dive into what priority matrices are, where different tasks typically fall within matrices, and best practices for getting the most out of your priority matrix.

Was ist eine Priority Matrix?

Eine Priority Matrix (auch Priorisierungsmatrix oder Prioritätsmatrix genannt) ist ein Tool, mit dem Aufgaben oder Projekte anhand festgelegter Variablen wie etwa „Auswirkung“, „Dringlichkeit“, „Aufwand“ und „Wichtigkeit“ sortiert werden können. Durch die Kategorisierung und Priorisierung von Aufgaben hilft sie Personen oder ganzen Teams dabei, klare Aktionspläne zu entwickeln. 

Eine Priorisierungsmatrix ist ein allgemeines Konzept, unter dem verschiedene Methoden und Variablen zur Priorisierung von Aufgaben zusammengefasst werden. Diese kann dabei so einfach oder komplex wie nötig aufgebaut werden. Sie umfasst mehrere Dimensionen wie etwa „Auswirkung“, „Aufwand“, „Dringlichkeit“ und „finanzielle Konsequenzen“.

Einfach und weit verbreitet ist die Eisenhower-Matrix, die nur aus vier Abschnitten besteht. Komplexe Priorisierungsmatrizen sind präziser und enthalten zusätzliche Zeilen und Spalten, aus denen hervorgeht, welchen Aufgaben Priorität eingeräumt werden sollte. So haben die Priorisierungsmatrizen in ITIL (Information Technology Infrastructure Library) häufig mehr als vier Abschnitte.

Was steckt dahinter? Je mehr Details, desto nuancierter die Bewertung. In zeitkritischen Umgebungen oder wenn viel auf dem Spiel steht, erleichtern solche Matrizen mit Variablen wie „Auswirkung“ und „Dringlichkeit“ die Entscheidungsfindung. 

Eine relativ einfache Priority Matrix besteht aus den folgenden Quadranten:

Starke Auswirkung und hoher Aufwand

Zeitraubende, aber wichtige Aufgaben. In diesen Quadranten fiele zum Beispiel die Migration des gesamten Rechenzentrums in die Cloud. Für diese Aufgabe sind eine ausführliche Planung und umfangreiche Ressourcen erforderlich, dafür verbessern sich die Effizienz und Skalierbarkeit Ihrer IT-Infrastruktur dadurch deutlich.

Starke Auswirkung und niedriger Aufwand

Diese Aufgaben bedeuten einen großen Vorteil bei geringem Arbeitseinsatz. So nimmt die unternehmensweite Einführung eines Passwortmanagers beispielsweise nicht übermäßig viel Zeit in Anspruch, und doch wird die Cybersicherheit dadurch ganz erheblich verbessert.

Geringe Auswirkung und hoher Aufwand

Diese Aufgaben verursachen viel Arbeit und bringen nur wenige Vorteile. So dauert es zum Beispiel relativ lang, alte Softwarekommentare manuell zu aktualisieren, ohne dass die Funktionalität des Systems dadurch deutlich besser wird.

Geringe Auswirkung und niedriger Aufwand

Zu den Aufgaben in diesem Quadranten zählt zum Beispiel die Bereinigung alter Verteilerlisten. Diese Aufgabe ist einfach und bringt nur wenige Vorteile, aber Sie halten Ihre Kommunikationskanäle damit in Schuss.

Wenn Sie wissen, welche Aufgaben in welchen Quadranten der Matrix fallen, können Sie einen klaren Aktionsplan erstellen und die Aufgaben priorisieren, die bei möglichst geringem Aufwand die meisten Vorteile bringen.

Welche Vorteile hat die Nutzung einer Priority Matrix?

Wenn Sie die richtigen Prioritäten setzen, profitieren Sie in gleich mehreren Bereichen:

Entscheidungsfindung

Priorisierung erleichtert die Entscheidungsfindung, weil klar zu erkennen ist, welche Aufgaben oder Optionen besonders wichtig oder dringend sind.

In einer Studie von Oracle und Seth Stephens-Davidowitz gaben 59 % der befragten Mitarbeitenden und Manager zu, dass sie mehrmals täglich vor einem Entscheidungsdilemma stehen, also nicht wissen, wie sie sich entscheiden sollen. Bei Personen, die häufig Schwierigkeiten damit haben, eine Entscheidung zu treffen, steigt dabei die Gefahr von Stress. Außerdem vergeuden sie Zeit und lassen sich Geschäftschancen entgehen.

Umgekehrt kann effektive Festlegung von Prioritäten in einer Matrix in einem beruflichen Umfeld, in dem mehrere Aufgaben miteinander im Konflikt um knappe Ressourcen stehen, äußerst hilfreich sein.

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Eine Projektmanagerin in einem Tech-Unternehmen muss sich zwischen der Finalisierung eines Software-Release und der Reaktion auf Kundenanfragen entscheiden.

Sie entscheidet sich dazu, sich um die Behebung wichtiger Bugs zu kümmern, weil sie davon ausgeht, dass dies zu einer Stärkung der Kundenzufriedenheit führt. Dies ist deutlich wichtiger und hat stärkere Auswirkungen als eine schnelle Veröffentlichung des neuen Release.

Durch diese zielgerichtete Herangehensweise werden die Ressourcen besser eingesetzt und der Stresspegel im Team sinkt. Davon profitiert letztlich auch das Unternehmen. In diesem Fall sorgt Priorisierung also dafür, dass eine Entscheidung getroffen und eine Konzentration auf das Wesentliche möglich wird.

Strategische Planung

Priorisierung bedeutet auch, Aufgaben und Ressourcen an den Unternehmenszielen auszurichten. Das führt dazu, dass die Teams die Aufgaben, die besonders dringlich sind und die größten Auswirkungen haben, zuerst erledigen.

Schätzungen zufolge scheitern 67 % durchaus gut formulierter Strategien an einer schlechten Ausführung.

Eine Strategie mag noch so gut formuliert sein – letztlich ist sie lediglich ein Plan. Und ein Plan ist immer nur so gut wie seine Ausführung.

An der Misserfolgsquote lässt sich ablesen, dass Aufgaben oftmals nicht in der Planungs-, sondern in der Ausführungsphase scheitern. Als wichtige Brücke zwischen Strategie und Aktion kommt hier das Aufgaben-Priorisieren in einer Matrix ins Spiel.

Stellen Sie sich vor, ein Startup-Unternehmen im Gesundheitsbereich steht vor einer wichtigen Entscheidung: Entweder konzentriert sich die Firma darauf, ihren Telemedizin-Service zu beschleunigen, oder sie versucht, mit zusätzlichen persönlichen Services ihr Portfolio zu diversifizieren. 

Durch effektive Priorisierung erkennt das Unternehmen, dass das Telemedizin-Angebot eine akute Marktnachfrage decken würde und sich in die langfristigen strategischen Ziele einbinden ließe. Dadurch kann das Startup-Unternehmen eine fundierte Entscheidung treffen, die zu einem schnelleren Erfolg führte.

Kommunikation

Eine Priorisierungsmatrix hilft den Mitarbeitern dabei, die Reihenfolge von Aufgaben auf einheitliche Weise zu bestimmen. Gleichzeitig fördert sie das Verständnis für die getroffenen Entscheidungen innerhalb des Teams. Da alle Beteiligten die Matrix auf dieselbe Weise nutzen, gewinnen die einzelnen Teammitglieder Zutrauen in ihre eigenen Entscheidungen.

Auch die Kundenzufriedenheit profitiert von einer einheitlichen Herangehensweise an die Aufgabenpriorisierung. Wenn Kunden wissen, nach welchen Kriterien Sie Prioritäten setzen, können sie eher nachvollziehen, warum Sie sich um bestimmte Vorfälle schneller kümmern als um andere.

Eine Priority Matrix kann auch dazu beitragen, verschiedene Organisationseinheiten näher zusammenzubringen. Davon profitieren IT, ITSM und das Unternehmen insgesamt. Durch die gemeinschaftliche Erstellung der Matrix kennen alle Beteiligten die Kriterien der anderen mit Blick auf die einzelnen Prioritäten. Dies kann die Arbeitsbeziehungen erheblich verbessern.

Arten von Priorisierungsmatrizen

Je nach Anforderungen Ihres Projekts oder Unternehmens kommen verschiedene Arten von Priorisierungsmatrizen infrage. Häufig werden zum Beispiel folgende Matrizen eingesetzt:

Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix hat eine relativ einfache Struktur mit vier Quadranten zur Bestimmung der Priorität. Die Matrix erlangte durch den ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower Bekanntheit. Darin werden Aufgaben in die folgenden vier Kategorien eingeteilt: „Dringend und wichtig“, „Wichtig, aber nicht dringend“, „Dringend, aber nicht wichtig“ und „Weder dringend noch wichtig“. Diese Matrix eignet sich hervorragend für die Nutzung im privaten wie beruflichen Alltag, ist aber für komplexere Entscheidungsszenarien eventuell nicht nuanciert genug.

Das Kano-Modell wurde speziell für die Produktentwicklung und Kundenzufriedenheit entwickelt. Merkmale oder Aufgaben werden dabei in fünf Hauptkategorien eingeteilt:

• Basismerkmale

• Leistungsmerkmale 

• Begeisterungsmerkmale

• Unerhebliche Merkmale

• Rückweisungsmerkmale

Das Kano-Modell bietet sich vor allem dann an, wenn verschiedene Aspekte der Produktentwicklung priorisiert werden sollen. Das Modell eignet sich deshalb gut, weil hier zwischen Mindestschwellenwerten, Leistungsmerkmalen und Merkmalen mit Blick auf die Kundenzufriedenheit abgewogen wird. 

Auf Grundlage dieser Herangehensweise können Sie bestimmen, in welche Leistungsmerkmale Sie unmittelbar investieren sollten, und die wesentlichen Basismerkmale stärken. Außerdem finden Sie dank der Matrix heraus, womit Sie Ihre Kundschaft nachhaltig beeindrucken können, ohne Ihre Finanzen dabei übermäßig zu beanspruchen. 

Eine Matrix zur Risikobewertung eignet sich am besten für das Risikomanagement, die Projektplanung und Sicherheitsbeurteilungen. Diese Matrix konzentriert sich auf zwei Hauptvariablen: die Wahrscheinlichkeit des Eintritts eines Ereignisses und die potenzielle Auswirkung/den Schweregrad, falls das Ereignis eintritt.

Die Diagramme sind in der Regel farbkodiert. Auf der x-Achse ist in der Regel die Auswirkung (von gering bis groß) abgetragen, auf der y-Achse die Wahrscheinlichkeit (von unwahrscheinlich bis nahezu gewiss). 

Eine Risikobeurteilungsmatrix hilft Unternehmen und Organisationen dabei, dringliche Risiken klar zu erkennen. Ausgehend von dieser Matrix können Teams Pläne zur Risikominderung entwickeln und Ressourcen effektiver zuordnen. Dies ist besonders hilfreich in Branchen wie dem Bau- und dem Gesundheitswesen, denn hier spielt Sicherheit eine sehr große Rolle. Mit einer Matrix zur Risikobeurteilung können Unwägbarkeiten strukturiert beseitigt werden. Gleichzeitig gibt Sie Ihnen die Möglichkeit, fundierte Entscheidungen zu treffen und vorauszuplanen.

Was sind die fünf Priorisierungsebenen?

Die teamweite Klassifizierung von Aufgaben bzw. Projekten ist auf einer numerischen Skala standardisiert. Durch diese kollektive Priorisierungsgrundlage wird den Teammitgliedern klar vermittelt, was zuerst erledigt werden muss und warum.

• Prioritätsstufe 1: Aufgaben oder Projekte dieser Ebene haben erhebliche Auswirkungen innerhalb des Unternehmens. Es handelt sich in der Regel um absolut zentrale Funktionen oder um Compliance-relevante Aspekte. Diese Aufgaben und Projekte sollten oberste Priorität haben und erfordern sofortiges Handeln, andernfalls ist häufig mit erheblichen negativen Konsequenzen zu rechnen. 

• Prioritätsstufe 2: Diese Aufgaben ziehen erhebliche Auswirkungen nach sich, sind aber nicht ganz so zeitkritisch wie Aufgaben mit Priorität der Stufe 1. Sie sind jedoch nichtsdestotrotz wichtig für Ihre strategischen Ziele und den allgemeinen Betrieb. Sobald Sie sich um die Aufgaben mit Prioritätsstufe 1 gekümmert haben, sind die Aufgaben mit Priorität der Stufe 2 an der Reihe.

• Prioritätsstufe 3: Aufgaben dieser Priorisierungsebene sind wichtig, aber nicht dringend. Prioritätsstufe 3 gilt für langfristige Ziele und den allgemeinen Status von Projekten oder Unternehmen. In der Regel kann mit der Erledigung entsprechender Aufgaben aber gewartet werden, bis Aufgaben mit höherer Priorität abgeschlossen sind.

• Prioritätsstufe 4: Diese Aufgaben haben nur mäßige oder geringe Auswirkungen, sollten aber erledigt werden, wenn Zeit und Ressourcen dafür vorhanden sind. Sie können solche Aufgaben in der Regel ohne unmittelbare negative Konsequenzen aufschieben. Dennoch ist es sinnvoll, regelmäßig zu prüfen, ob die ursprüngliche Bewertung weiterhin zutrifft.

• Prioritätsstufe 5: Aufgaben mit der niedrigsten Priorität haben in der Regel die geringsten direkten Auswirkungen auf das Unternehmen bzw. Projekt. Sie fallen in die Kategorie „nettes Extra“, sind aber nicht wichtig. Bei begrenzten Ressourcen können Sie diese Aufgaben häufig verschieben oder sogar ganz von der Liste streichen.