Software de helpdesk para escuelas y universidades

El soporte en las instituciones educativas

Cuando la gente piensa en un servicio de soporte, suele pensar en empresas que ayudan a usuarios con su producto o servicio. Sin embargo, el soporte también incluye ayudar a las personas que trabajan en una misma empresa. Podría tratarse de soporte ofrecido a clientes potenciales, empleados, proveedores o socios. Uno de los mejores ejemplos de un negocio que necesita ofrecer soporte a diferentes tipos de personas tanto interna como externamente es una institución educativa.

En escuelas y universidades, equipos dedicados ayudan a estudiantes potenciales que podrían tener preguntas sobre un curso o sobre el estado de su solicitud. Una vez un aspirante a alumno es aceptado en el centro, diferentes equipos ayudan con tareas administrativas como organizar sus clases, obtener su pago y encontrar alojamiento. Todos los días, las clases requieren el uso de gran cantidad de equipamiento y servicios informáticos como proyectores, impresoras y wifi; siempre que hay un problema informático, el equipo informático atiende a los estudiantes y al personal.

Estos diferentes equipos que atienden a los estudiantes y al personal de instituciones educativas se enfrentan a desafíos únicos. Los equipos administrativos gestionan un gran volumen de trabajo al comienzo de cada año académico, los equipos informáticos suelen pasar tiempo respondiendo a preguntas sencillas… En general, las tareas arduas y repetitivas de los equipos de soporte de instituciones educativas pueden hacer que el trabajo sea un desafío y, en el peor de los casos, aburrido.

Teniendo implementado un software de soporte al cliente como Freshdesk, los equipos sólo tendrán que emplear su tiempo en el trabajo que requiera su habilidad específica; las tareas repetitivas pueden automatizarse, dando lugar a una mayor productividad y a una gestión de la carga de trabajo más eficiente. A continuación, puede ver cómo diferentes equipos de escuelas y universidades pueden beneficiarse del uso de Freshdesk:

Equipos informáticos

Los equipos informáticos son la columna vertebral de toda organización que utilice infraestructura técnica como wifi, ordenadores e impresoras; éstos trabajan constantemente en segundo plano para asegurarse del correcto funcionamiento y mantenimiento de la infraestructura informática.

Cuando los estudiantes o el personal tienen un problema con un equipo o servicio informático, el equipo informático es quien les ayuda. Especialmente en el caso de escuelas y universidades, los equipos informáticos están estrechamente involucrados en la organización y en la gestión de eventos técnicos y competiciones. Freshdesk ayuda a los equipos informáticos del siguiente modo:

Simplifica las consultas de los clientes

Los equipos informáticos de muchas escuelas y universidades reciben preguntas y quejas del personal a través de correo electrónico, teléfono y en persona, y dedican mucho tiempo y esfuerzo a estar al día con las solicitudes pendientes. Con Freshdesk, los equipos informáticos no tienen que pasar un tiempo excesivo organizando su trabajo; las vistas de bandeja de entrada personalizables de Freshdesk hacen que sea fácil para todos los miembros del equipo estar al día de las consultas pendientes del personal. Éstas son organizadas en categorías automáticamente y ordenadas en función de la prioridad.

Facilita el autoservicio con un portal informático

Los equipos informáticos suelen pasar mucho tiempo respondiendo a preguntas simples. Con Freshdesk, pueden crear fácilmente un portal informático de autoservicio para el personal y los estudiantes que permita al personal obtener respuestas a sus preguntas inmediatamente, lo que hace que la cantidad de consultas en las que tiene que trabajar el equipo informático disminuya.

Proporciona un contexto total

En cada consulta, Freshdesk proporciona contexto de la persona que escribe al servicio y su historial de los problemas de los que ha informado. Los equipos informáticos pueden ponerse inmediatamente a resolver problemas sin tener que preocuparse por pedir más información al personal.

Equipos administrativos

El correcto funcionamiento de las operaciones de toda empresa depende de los equipos administrativos. A diario, diferentes equipos administrativos de una empresa supervisan las operaciones de su departamento, coordinan equipos diferentes y planifican según las necesidades de la compañía. El rol de los equipos administrativos es esencial en escuelas y universidades: diferentes equipos administrativos ayudan con la matriculación de los alumnos, su incorporación y con la gestión de finanzas e instalaciones, y algunos suelen estar sobrecargados de trabajo durante los meses más concurridos. Como ejemplo, los equipos responsables de las admisiones tienen que trabajar con un gran volumen de matriculaciones de estudiantes antes del inicio de cada curso.

Las instituciones educativas que utilizan el correo electrónico o soluciones tradicionales siempre tienen dificultades con la gestión del trabajo, especialmente durante estos meses concurridos. Retrasos y fallos en la comunicación de los equipos administrativos son sucesos habituales incluso en las mejores escuelas y universidades. Con Freshdesk, los equipos administrativos pueden:

Ahorrarse el tiempo que dedican a tareas repetitivas

Las poderosas automatizaciones de Freshdesk pueden analizar cada tarea y evaluarla, categorizarla y actualizarla. Los esfuerzos de una persona sólo son necesarios para las tareas que requieren sus habilidades.

Trabajar de un modo más eficiente

Los equipos administrativos de las instituciones educativas suelen tener que realizar tareas repetitivas. Con Freshdesk, los correos electrónicos pueden enviarse en masa y puede actualizarse registros con un solo clic, permitiendo a los equipos realizar minutos de trabajo en segundos.

Colaborar sin esfuerzo

Los equipos administrativos dependen de diferentes departamentos de su escuela o universidad para completar tareas. Por ejemplo, los equipos responsables de las admisiones coordinan los estudiantes potenciales con el personal docente para finalizar las solicitudes de matrícula. Suelen comunicarse con el personal docente y los aspirantes a alumnos en diferentes hilos de correo electrónico o ventanas de chat antes de realizar actualizaciones en otro sistema más. Con Freshdesk, los equipos pueden colaborar sin esfuerzo con diferentes departamentos cuya ayuda necesitan sin tener nunca que perder de vista su tarea.

Grupos de estudiantes

Todas las escuelas y universidades tienen grupos de estudiantes que trabajan en objetivos comunes, comparten intereses comunes o tienen miembros de procedencia similar. Con el aumento del uso de redes sociales entre los estudiantes, los grupos de estudiantes están más activos que nunca hoy en día.

Con una solución de helpdesk sencilla como Freshdesk, tareas como organizar eventos y campañas y mantener a los miembros activos pueden hacerse de un modo mucho más eficiente. Los estudiantes organizadores no tienen que comprometer sus calificaciones o su participación en su grupo. A los estudiantes les encantará usar Freshdesk puesto que les permite:

Relacionarse con otros miembros activamente mediante foros

Con los foros de Freshdesk, los participantes de los grupos de estudiantes pueden tener conversaciones constructivas sobre diferentes temas de interés, poner en marcha ideas en función de su popularidad y trasladar comunicados a los miembros del grupo. Los grupos de estudiantes que quieran correr la voz sobre algún tema pueden aumentar el alcance y la participación usando un foro público en el que cualquier miembro de la escuela o universidad puede participar.