7 Tipps für die Erstellung einer Kundendatenbank
Eine Kundendatenbank bildet die Grundlage für erfolgreiche Marketing-, Verkaufs- und Betriebsmaßnahmen. Dementsprechend sorgfältig und bedacht sollten Unternehmen mit Kundendaten umgehen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Kundeninformationen richtig sammeln und verwalten.
Was ist eine Kundendatenbank?
Eine Kundendatenbank ist ein virtueller Ort, an dem Sie alle Daten Ihrer Kunden sammeln und gebündelt verwalten. Sie vereinfacht das Management der Kundeninformationen enorm und spart Unternehmen sowohl im Kundenservice als auch im Vertrieb viel Zeit und Arbeit.
Welche Vorteile hat eine Kundendatenbank für Ihr Unternehmen?
Eine gut gepflegte Kundendatenbank ist für Unternehmen unabdingbar. Nur so können die Bedürfnisse und Wünsche von Kunden richtig verstanden und angesprochen werden. Dies hat folgende Vorteile für Ihre Unternehmen:
- Erhöhte Kundenzufriedenheit: Durch das Sammeln von Kundendaten lernen Sie Ihre Kunden besser kennen und erkennen deren Bedürfnisse sowie Wünsche.
- Bessere Verkaufszahlen: Indem Sie Ihr Produkt und/oder Service genaustens an den Wünschen Ihrer Kunden ausrichten, erhöhen Sie die Verkaufszahlen.
- Effektivere Marketingmaßnahmen: Basierend auf Ihrer Kundendatenbank führen Sie zielgerichtete Marketingmaßnahmen durch, die genau die richtige Zielgruppe erreichen.
- Stärkere Kundenbindungen: Kunden, die sich verstanden fühlen, fühlen sich Ihrer Marke näher.
Welche Arten von Kundendaten gibt es?
Die Möglichkeiten, welche Daten Sie von Ihren Kunden sammeln können, sind endlos. Wichtig ist hierbei, dass Sie sich überlegen, welche Informationen für Ihr Unternehmen besonders sinnvoll und nützlich sind. Eine gute Grundlage für Ihre Kundendatenbank bilden folgende Kundendaten:
- Kontaktinformationen: Kundenname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer etc.
- Kaufdaten: Erworbenes Produkt/Service, Kaufzeitpunkt, Zahlungsweise etc.
- Demografische Informationen: Geburtsdatum, Wohnort, Interessen etc.
- Feedback: Umfrageergebnisse, Fragen, Beschwerden, Lob etc.
Welche Arten der Datensammlung gibt es?
Ebenso wie für die Art der Daten gilt auch für die Art der Datensammlung: Es gibt keine Universallösung. Welche Methode für Ihr Unternehmen richtig ist, hängt ganz von Ihren Geschäfts- und Marketingzielen ab. Übliche Wege, um Daten zu sammeln sind beispielsweise:
-
- Newsletter
- Landing-Page-Formulare
- Gewinnspiele
- Umfragen
- Bestellungen
- Pop-up- oder Slide-in-Formulare
- Produktdemos
- Folgeanrufe oder Feedbackformulare
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Eine Kundendatenbank erstellen und verwalten: 7 Tipps
Das Sammeln von Kundendaten sollte gut geplant sein, denn wer einfach drauflos sammelt, riskiert Abmahnungen, Geldstrafen und verliert das Vertrauen der Kunden. Der Schlüssel für gutes Kundendatenmanagement liegt vor allem darin, Daten ethisch zu sammeln, sicher zu speichern und effizient zu verwalten. Wie Sie dies am besten umsetzen, erläutern wir Ihnen anhand von sieben Tipps:
- Nehmen Sie die Sicherheit von gespeicherten Kundeninformationen ernst
- Sammeln Sie Kundendaten auf ethische Weise
- Sammeln Sie nicht willkürlich, sondern gezielt
- Nutzen Sie eine Kundendatenbank-Software
- Betreiben Sie Datensicherung
- Halten Sie Ihre Kundendatenbank auf dem neusten Stand
- Holen Sie mittels Schulungen Ihr Team mit an Bord.
Tipp 1: Nehmen Sie die Sicherheit von gespeicherten Kundeninformationen ernst
Die Sicherheit der gesammelten Daten sollte stets an erster Stelle stehen und das nicht grundlos: Eine Datenpanne kann für Unternehmen extrem teuer werden und oft im Ruin enden. Deshalb brauchen Sie einen konkreten Plan, wie Sie Ihre Daten sicher sammeln, ohne Risiken einzugehen. Mit folgenden Maßnahmen schaffen Sie hierfür eine gute Grundlage:
- Investieren Sie in ein CRM-System.
- Nutzen Sie ein Backup-System.
- Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig zum Thema Kundendaten.
Tipp 2: Sammeln Sie Kundendaten auf ethische Weise
Die ethische Art, Kundendaten zu sammeln, setzt voraus, dass sich die jeweiligen Personen, über die Informationen gespeichert werden, darüber bewusst sind und dazu einwilligen. Wer Daten von Kunden ohne deren Wissen und Einverständnis sammelt, handelt nicht nur unmoralisch, sondern verspielt auch das Vertrauen. Hier finden Sie einige Vorgehensweisen, wie Sie auf ethische Weise Kundendaten sammeln:
- Seien Sie transparent: Kommunizieren Sie Ihr Vorhaben, gewisse Daten zu sammeln, offen und transparent an Ihre Kunden.
- Holen Sie sich das Einverständnis Ihrer Kunden: Geben Sie dem Kunden die Möglichkeit zur Datensammlung einzuwilligen, beispielsweise durch ein Opt-in-Dialogfeld.
- Nutzen Sie AGBs: Formulieren und veröffentlichen Sie eine Datenschutzrichtlinie auf Ihrer Website.
Tipp 3: Sammeln Sie nicht willkürlich, sondern gezielt
Zu viele Daten können den Blick trüben und überfordernd anstatt hilfreich sein. Überlegen Sie daher strategisch, welche Daten einen wirklichen Mehrwert für Ihr Unternehmen bieten und fokussieren Sie sich beim Datensammeln auf diese. Fragen, die Sie sich dabei stellen sollten:
- Wie werden die einzelnen Daten analysiert?
- Wie sind die Daten in Ihren allgemeinen Unternehmenszielen ausgerichtet?
- Wie tragen die Daten zur Verbesserung der Kundenerfahrung bei?
Tipp 4: Nutzen Sie eine Kundendatenbank-Software
Ein leistungsstarkes Tool ist für das moderne und sichere Sammeln und Verwalten von Kundendaten unabdingbar. Denn Unternehmen, die Datenschutz-konform handeln, speichern Kundendaten in einer sicheren Datenbank – in einem CRM-Tool. Achten Sie darauf, dass dieses die Anforderungen der DSGVO erfüllt. Ein CRM-System bringt vor allem folgende Vorteile mit sich:
- Sie überblicken alle Daten an einem Ort.
- Sie verfolgen Kundeninteraktionen mühelos.
- Sie erhalten ein einheitliches Bild von Ihrem Kunden.
Tipp 5: Betreiben Sie Datensicherung
Auch eine gut durchdachte Datensicherung und ein umfassend abgesichertes Backup Ihrer Daten ist ein absolutes Muss. Nur so können Sie Ihre Daten bei einem Datenverlust durch eine Panne wieder herstellen und Ihr Geschäft sichern. Stellen Sie sich folgende Fragen, um den für Sie passenden Datensicherungsplan zu ermitteln:
- Welches Budget steht Ihnen zur Datensicherung zur Verfügung?
- Wo speichern Sie Backups?
- Welche Art von Backups ist für Ihr Unternehmen optimal?
Tipp 6: Halten Sie Ihre Kundendatenbank auf dem neusten Stand
Kundendaten sind schnelllebig und verändern sich andauernd. Daher ist es wichtig, dass Sie regelmäßig eine Datenbereinigung durchführen, indem Sie Ihre Kundendaten prüfen und bei Bedarf löschen oder aktualisieren. Beachten Sie dabei Folgendes:
- Führen Sie regelmäßig ein Daten-Audit durch, welches Ihnen den aktuellen Stand Ihrer Kundendaten anzeigt.
- Stellen Sie sicher, dass das Datenformat einheitlich ist.
- Vermeiden Sie Silos, indem Sie Ihre Kundendaten abteilungsgreifend organisieren.
Tipp 7: Bringen Sie mittels Schulungen Ihr Team mit an Bord
Ein leistungsstarkes CRM-Tool und eine ausgeklügelte Strategie zum Sammeln, Verwalten und Sichern von Daten ist nutzlos, wenn Ihr Team nicht in der Lage ist, diese Strategie in die Tat umzusetzen. Investieren Sie daher in die Schulung Ihrer Mitarbeiter und stellen Sie sicher, dass diese den richtigen Umgang mit Kundendaten beherrschen.
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FreshsalesM ist Ihr leistungsstarkes CRM Tool, über das Sie Ihre Kundendaten jederzeit aufrufen können. Es unterstützt Sie nicht nur dabei, Datenpannen zu vermeiden, sondern trägt gleichzeitig zur Optimierung der Customer Journey bei.
Durch das Sammeln und das strategische Auswerten von Kundendaten sind Sie in der Lage, verschiedene Kundensegmente zu analysieren und personalisierte Marketingmaßnahmen zu betreiben, die sowohl den Kunden- als auch den Betriebswert steigern.
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