Complete gids voor leveranciersbeheer

Wat is leveranciersbeheer?

Leveranciersbeheer draait om hoe een bedrijf met hun leveranciers of verkopers werkt. Het is het ingewikkelde proces waar een bedrijf strategisch samenwerkt en toezicht houdt op de relaties met leveranciers. Belangrijke aspecten van leveranciersbeheer zijn onder andere: 

• Leveranciers kiezen

• Afspraken maken

• Kosten beheren

• Risico's verlagen

• Dienstverlening vastleggen

Het spectrum van leveranciers waarmee een organisatie in zee gaat, kan aanzienlijk variëren. Het kan een heel scala aan diensten omvatten, zoals catering, informatietechnologie, managed services, facilitair en marketingadvies. Deze dienstverleners kunnen variëren van eenmanszaken tot grote bedrijven.

Waarom is leveranciersbeheer zo belangrijk?

Het is om verschillende redenen van cruciaal belang. In de kern stelt leveranciersbeheer organisaties in staat om de kosten te beheersen, een uitmuntende dienstverlening te bevorderen en de risico's te beperken. Zo kunnen ze meer waarde uit hun leveranciers halen gedurende de gehele levenscyclus van hun overeenkomst. Laten we nu eens dieper ingaan op de extra voordelen die leveranciersbeheer met zich meebrengt:

• Bedrijfsdoelen bereiken door sourcing

• Kostenbesparingen identificeren

• Onboardingproces versnellen 

• Risico op verstoringen van de toeleveringsketen minimaliseren

• Zorgen voor tijdige levering van goederen en diensten

• Sterkere relaties met leveranciers onderhouden

• Facturen niet over het hoofd zien

• Discrepanties in contracten ontdekken

• Kwartaaloverzichtrapporten en KPI's bekijken

• Transparantie behouden

Voordelen van leveranciersbeheer

In het zakelijke landschap is leveranciersbeheer van cruciaal belang voor bedrijven om hun strategische doelen te bereiken en zich te houden aan de bedrijfsnormen. Hier zijn enkele belangrijke voordelen:

1. Verbeterde leveranciersselectie

We hanteren een systematische en onbevooroordeelde aanpak voor het evalueren en vergelijken van leveranciers, zodat we u kunnen helpen bij het selecteren van de meest geschikte leverancier voor uw zakelijke behoeften en budget.

2. Kostenbesparingen

Door te onderhandelen over contracten, de prestaties van leveranciers te monitoren en te profiteren van schaalvoordelen, kunt u de kosten van leveranciers effectief verlagen en zo de winstmarges vergroten.

3. Risicobeperking

Het uitvoeren van due diligence, het stellen van duidelijke verwachtingen en het implementeren van noodplannen helpen bij het minimaliseren van potentiële risico's in verband met leveranciers, zoals kwaliteitsproblemen, schendingen van compliance of contractuele geschillen. Dit helpt u bij uw risicobeoordeling.

4. Servicekwaliteit

Het definiëren van service level agreements, het meten van key performance indicators en het geven van constructieve feedback zorgen ervoor dat leveranciers goederen en diensten van hoge kwaliteit leveren, die voldoen aan uw normen en verwachtingen of deze zelfs overtreffen.

5. Waarde van leverancier

Door langdurige en wederzijds voordelige relaties met leveranciers op te bouwen, kunt u extra waarde ontsluiten die zij kunnen bieden, zoals innovatie, expertise of verwijzingen.

6. Strategisch personeelsbestand

Slimme beslissingen helpen u om op lange termijn een meer strategisch personeelsbestand en een ecosysteem van talent te hebben. Als u analytische kennis hebt over de betreffende activiteiten en hoe u deze het efficiëntst kunt inkopen, vergroot u de wendbaarheid en verkort u de tijd.

Wat zijn de stappen voor leveranciersbeheer?

Laten we teruggaan naar het voorbeeld van het bouwen van een huis. Wat zou daarvoor de eerste stap zijn?

Het maken van het ontwerp of de aankoop van de grond?

Op dezelfde manier omvat het leveranciersbeheerproces een aantal verschillende stappen, zoals

Stap 1. De leverancier beoordelen

De eerste fase van leveranciersbeheer bestaat uit het evalueren of een leverancier overeenkomt met uw bedrijfsvereisten. Dit omvat het onderzoeken en identificeren van potentiële leveranciers, het zoeken en evalueren van voorstellen of offertes en het uitvoeren van achtergrondcontroles en referenties. Daarnaast moeten de reputatie, capaciteiten, ervaring en communicatievaardigheden van de leverancier belangrijke overwegingen zijn.

Stap 2. Doelen stellen

In de volgende fase worden de wensen en doelen voor de leveranciersrelatie vastgesteld. Dit omvat de behoeften aan goederen of diensten:

• De reikwijdte schetsen 

• Specificaties 

• Leveringen

• Tijdlijn 

• Budget

• En kwaliteitsnormen

Stap 3. Over contract onderhandelen

Na het kiezen van een leverancier volgt het voeren van onderhandelingen om een contract op te stellen, waarin de voorwaarden van de relatie worden vastgelegd. Dit contract moet details bevatten als:

• Betalingsvoorwaarden

• Leveringsvoorwaarden 

• Garantievoorwaarden

• Beëindigingsvoorwaarden 

• Voorwaarden voor geschillenbeslechting

• Service level agreements 

• Prestaties 

• Verwachtingen 

• Boetes 

• Beloningen

Door alle bovengenoemde details van tevoren te vermelden, worden de potentiële risico's op het gebied van naleving of andere problemen beperkt.

Stap 4. De leverancier inschakelen

Na de uitvoering van het contract is de onboarding essentieel om de leverancier vertrouwd te maken met uw activiteiten. Dit houdt in dat u de leverancier relevante informatie, documentatie en training geeft over het gebruik van uw systemen, processen en tools. 

Duidelijke communicatie over uw verwachtingen, beleid en procedures is cruciaal en het is net zo belangrijk om ervoor te zorgen dat de leverancier zich hieraan houdt. Het voorstellen van de leverancier aan uw team en het opzetten van communicatiekanalen zijn bijkomende stappen in deze fase.

Stap 5. Prestaties van leverancier monitoren

Na de onboarding is het noodzakelijk om actief toezicht te houden op de prestaties van uw leverancier, om te garanderen dat de overeengekomen goederen of diensten worden nagekomen. Dit omvat:

• Verzamelen en analyseren van prestatiegegevens, inclusief aspecten als 

• Kwaliteit van product/dienst, 

• hoeveelheid te leveren producten, 

• tijdigheid, 

• en de kosten van de leveringen. 

Stap 6. Regelmatig communiceren

Effectieve communicatie speelt een belangrijke rol in het onderhouden van een goede relatie. Regelmatige communicatie met leveranciers, het geven van feedback, erkenning of opbouwende kritiek is essentieel. 

Net zo belangrijk is het om aandacht te schenken aan de feedback, suggesties of zorgen van de leverancier en deze onmiddellijk aan te pakken. Het op de hoogte houden van leveranciers van relevante veranderingen of updates, zoals nieuwe vereisten, verwachtingen of doelen, is cruciaal voor het behouden van de transparantie en samenwerking.

Stap 7. Leveranciers belonen

Het laatste onderdeel van het beheren van leveranciers is het tonen van waardering voor hun inspanningen. Dit kan betekenen dat u ze beloont met bonussen of erkenning als ze hun doelen halen of het uitzonderlijk goed doen. U kunt leveranciers ook helpen groeien door mogelijkheden voor samenwerking of ontwikkeling aan te bieden, zoals doorverwijzingen of gezamenlijke projecten.

8. Betalingen verrichten

Het afhandelen van betalingen is een cruciaal aspect van het beheren van leveranciers en heeft invloed op de cashflow en winst voor beide partijen. Het is van essentieel belang om leveranciers te betalen volgens de overeengekomen voorwaarden en te zorgen voor tijdige en volledige betalingen. Houd de facturen en betalingen regelmatig bij en stem ze af, en los eventuele betalingsgeschillen of problemen snel en op een eerlijke manier op.

Het belang van software voor leveranciersbeheer

Software voor leveranciersbeheer is onmisbaar voor bedrijven die op zoek zijn naar gestroomlijnde processen en een betere samenwerking met hun leveranciers. Deze technologie biedt een gecentraliseerd platform voor het efficiënt afhandelen van de leveranciersselectie, contractonderhandelingen en prestatiemonitoringstaken. 

Het is van cruciaal belang voor het optimaliseren van de kosten door effectief te onderhandelen, het verminderen van risico's door due diligence te vereenvoudigen en het waarborgen van de naleving van contractuele verplichtingen. De gegevensanalysemogelijkheden van de software maken gegevensgestuurde besluitvorming mogelijk en bieden waardevolle inzichten in de prestaties van leveranciers. Daarnaast bevordert het transparante communicatie, verantwoording en het opbouwen van sterke, langdurige relaties met leveranciers, wat bijdraagt aan de algehele operationele uitmuntendheid en succes.

Hoe werkt een leveranciersbeheersysteem?

Een leveranciersbeheersysteem stroomlijnt en verbetert het hele proces, waaronder de selectie en betaling van leveranciers. Het systeem werkt via de volgende stappen:

• Ontdek en betrek potentiële leveranciers voor uw bedrijfsbehoeften, waaronder het aanvragen en ontvangen van voorstellen of offertes.

• Onderhandel over en sluit contracten af met de gekozen leverancier, waarbij afspraken over serviceniveaus en verwachtingen worden vastgelegd.

• Laat de leverancier het systeem efficiënt gebruiken en zorg voor de vereiste informatie, documentatie en training en daardoor een naadloze integratie in uw systemen.

• Monitor en meet de prestaties van leveranciers door feedback, beoordelingen of scores aan te bieden via het systeem.

• Bevorder de communicatie en samenwerking met leveranciers en zorg ervoor dat ze op de hoogte zijn van wijzigingen of updates die van invloed kunnen zijn.

• Erken en beloon leveranciers voor hun bijdragen en bied mogelijkheden voor groei, ontwikkeling of samenwerking.

• Zorg voor tijdige en nauwkeurige betalingen aan leveranciers via het systeem, door facturen en betalingen bij te houden en af te stemmen.

Kenmerken van een tool voor leveranciersbeheer

Een tool voor leveranciersbeheer is een softwaretoepassing die ontworpen is om de efficiëntie en doeltreffendheid van leveranciersbeheer te verbeteren. Het moet de volgende functionaliteiten bevatten:

1. Leveranciersdatabase

Deze functie maakt het mogelijk om uitgebreide leveranciersinformatie, waaronder contactgegevens, contracten, facturen, betalingen en prestatiegegevens, in een gecentraliseerde en simpel doorzoekbare database op te slaan en te organiseren.

2. Verkopersportaal

Deze functie biedt verkopers een selfserviceportaal voor het openen en bijwerken van hun informatie. Via dit portaal kunnen leveranciers voorstellen of offertes indienen, documenten uploaden, deliverables bijhouden en met u communiceren.

Met Freshservice kunt u silo's in projectbeheer elimineren. En op hetzelfde platform alle projecten volgen waaraan uw leveranciers voor u werken.

3. Contractbeheer

Deze functie ondersteunt het maken, beoordelen, goedkeuren en beheren van contracten met leveranciers. Het maakt ook het bijhouden en afdwingen van contractvoorwaarden mogelijk, met behulp van digitale handtekeningen, sjablonen en workflows. Met Freshservice kunt u uw contract effectief beheren.

4. Prestatiemanagement

Met deze functie kunt u de prestaties van leveranciers monitoren en meten en feedback, beoordelingen of scores geven via dashboards, rapporten en meldingen.

Met Freshservice kunt u elke downtime bijhouden door het automatiseren van meldingsgroepen, meldingsbeheer en nog veel meer.

5. Risicobeheer

Deze functie helpt bij het identificeren en beperken van potentiële risico's in verband met leveranciers, waaronder nalevingsproblemen, beveiligingslekken of contractuele geschillen. Het maakt gebruik van audits, beoordelingen en herstelplannen.

6. Rapporten en analyses

Met deze functie kunnen rapporten en dashboards worden gegenereerd en bekeken, wat inzicht geeft in het leveranciersbeheerproces. Het omvat gegevensvisualisatie, filters en drill-downs met betrekking tot aspecten als uitgaven aan leveranciers, prestaties, tevredenheid en waarde.

7. Beheer van betalingen

Deze functie zorgt voor tijdige en nauwkeurige betalingen aan leveranciers. Het maakt het ook mogelijk om facturen en betalingen van leveranciers te volgen en deze af te stemmen op online betalingsmethoden, facturen en bonnen.

Hoe helpt een tool voor leveranciersbeheer bedrijven?

Een tool voor leveranciersbeheer biedt bedrijven verschillende voordelen en maakt processen efficiënter. Laten we eens kijken hoe een leveranciersbeheerplatform uw bedrijf kan helpen.

1. Vragen systematisch beheren 

• In plaats van op een chaotische manier om te gaan met vragen over leveranciers, kunt u met een tool voor leveranciersbeheer systematisch informatie van potentiële leveranciers verzamelen en organiseren.

• Via het leveranciersportaal kunt u moeiteloos belangrijke gegevens genereren, zoals contactgegevens, bedrijfsprofielen, portfolio's en referenties.

•  De functie voor leveranciersevaluatie helpt bij het screenen en selecteren van leveranciers op basis van specifieke criteria en vereisten.

2. Processen automatiseren

• De tool stroomlijnt verschillende taken op het gebied van leveranciersbeheer en automatiseert processen, zoals het opstellen, goedkeuren, uitvoeren, monitoren van prestaties, identificeren en beperken van risico's en het verwerken van betalingen.

•  Functies zoals contract-, prestatie-, risico- en betalingsbeheer dragen bij aan een aanzienlijke besparing van tijd en middelen.

3. Teams uitrusten met slimme tools

• De tool voor leveranciersbeheer voorziet uw teams van intelligente tools om de productiviteit en efficiëntie te verhogen.

• U krijgt via de rapportage- en analysefunctie realtime- en bruikbare inzichten in uw leveranciersbeheerproces.

• Effectieve communicatie en samenwerking worden vereenvoudigt door functies waarmee teams kunnen communiceren met leveranciers, en met elkaar via chat, e-mail of videoconferentie.

4. Prestaties van leveranciers monitoren

• Voor zakelijk succes is het cruciaal dat leveranciers leveren wat ze beloven.

• Met de functie voor prestatiebeheer kunt u aspecten als de kwaliteit, kwantiteit, tijdigheid en kosteneffectiviteit van de te leveren producten nauwlettend in de gaten houden en meten.

• Het geven van feedback, lof of opbouwende kritiek via de feedback- en beoordelingsfunctie zorgt ervoor dat leveranciers zich bewust zijn van hun prestaties en verbeterpunten.

Wat zijn de uitdagingen bij leveranciersbeheer?

Leveranciersbeheer houdt in dat u door verschillende uitdagingen moet navigeren, waarbij elk aspect zijn eigen unieke complexiteit heeft. Hier volgen enkele van de belangrijkste uitdagingen voor leveranciersbeheer:

1. Selectie van leveranciers

Het vinden van de ideale leverancier voor uw bedrijf is een grondig en tijdrovend proces. Het afwegen van overwegingen zoals prijs, kwaliteit, betrouwbaarheid en reputatie bemoeilijkt de besluitvorming. De taak bestaat uit het nauwkeurig vergelijken van meerdere leveranciers om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan uw criteria en bedrijfsvereisten.

2. Afstemming op leverancier

Het is niet eenvoudig om uw doelen en verwachtingen af te stemmen op de mogelijkheden en deliverables van een leverancier. Het bereiken van wederzijds begrip en overeenstemming vereist zorgvuldige communicatie en een gedetailleerd onderzoek naar de eisen van elke partij.

3. Naleving door leveranciers

Het is een voortdurende uitdaging om ervoor te zorgen dat leveranciers uw beleid, procedures en toepasselijke wetten naleven. Het controleren en verifiëren of ze zich aan de voorschriften houden, vereist voortdurende aandacht. Een snelle oplossing van nalevingsproblemen is essentieel voor een soepele en rechtmatige leveranciersrelatie.

4. Beheer van leveranciers

Omgaan met meerdere leveranciers op verschillende locaties, in diverse sectoren en met andere afdelingen is een complexe en geduchte onderneming. Het coördineren van en toezicht houden op hun activiteiten en prestaties voegt nog een extra laag complexiteit toe. Het effectief beheren van potentiële problemen of conflicten die kunnen ontstaan, vereist een proactieve en strategische aanpak. Deze veelzijdige uitdaging vraagt om een allesomvattende strategie om de relaties met leveranciers naadloos te laten verlopen.

Maak uw organisatie klaar voor leveranciersbeheer

In deze uitgebreide gids duiken we in de fijne kneepjes van leveranciersbeheer, waarbij we de definitie, belangrijkste processen en essentiële tools onder de loep nemen. Onthoud bij het optimaliseren van uw leveranciersrelaties dat effectief leveranciersbeheer niet alleen een proces is; het is een strategische methode om de efficiëntie en samenwerking te bevorderen.

Nu u bent uitgerust met inzichten en begrip, bent u klaar om door het dynamische landschap van leveranciersrelaties te navigeren, de operationele efficiëntie te verbeteren en uw bedrijf naar duurzaam succes te stuwen. Implementeer deze strategieën en maak gebruik van de juiste tools, zoals Freshservice, om leveranciersbeheer om te vormen tot een proactieve kracht die waarde toevoegt aan uw organisatie.