Vollständiger Leitfaden für das Lieferantenmanagement

Was ist Lieferantenmanagement?

Beim Lieferantenmanagement geht es darum, wie ein Unternehmen mit seinen Anbietern und Lieferanten zusammenarbeitet. Das Lieferantenmanagement ist ein komplexer Prozess, bei dem ein Unternehmen strategisch zusammenarbeitet und die Beziehungen zu seinen Lieferanten überwacht. Zu den wichtigsten Aspekten des Lieferantenmanagements gehören: 

• Lieferanten auswählen

• Geschäfte abschließen

• Kosten managen

• Risiken senken

• Serviceerbringung sicherstellen

Das Spektrum an Lieferanten, mit denen ein Unternehmen zusammenarbeitet, kann sehr unterschiedlich sein. Er kann eine Reihe von Services umfassen, z. B. Catering-Anbieter, IT-Firmen, Managed Service Provider (MSP), Hausmeisterdienste und Marketingberatungen. Diese Lieferanten können von Einzelunternehmen bis hin zu Großkonzernen reichen.

Warum ist das Lieferantenmanagement wichtig?

Das Lieferantenmanagement ist aus einer Vielzahl von Gründen von entscheidender Bedeutung. Im Kern ermöglicht das Lieferantenmanagement den Unternehmen, die Kosten zu kontrollieren, die Servicequalität zu verbessern und die Risiken zu minimieren, um den Wert ihrer Lieferanten während des gesamten Geschäftszyklus zu steigern. Lassen Sie uns nun auf die zusätzlichen Vorteile eingehen, die das Lieferantenmanagement mit sich bringt:

• Erreichen von Geschäftszielen für Beschaffungsdienstleistungen

• Ermittlung von Möglichkeiten für Kosteneinsparungen

• Beschleunigung des Onboarding-Prozesses. 

• Minimierung des Risikos von Unterbrechungen der Lieferkette

• Sicherstellung der rechtzeitigen Lieferung von Waren und Dienstleistungen

• Intensivierung der Beziehungen zu Lieferanten

• Übersehene Rechnungen

• Unstimmigkeiten im Vertrag

• Regelmäßige Überprüfung der vierteljährlichen Geschäftsberichte (Quarterly Business Review, QBR) und KPIs.

• Aufrechterhaltung der Transparenz

Vorteile der Nutzung des Lieferantenmanagements

In der Unternehmenslandschaft ist das Lieferantenmanagement von zentraler Bedeutung, damit Unternehmen ihre strategischen Ziele erreichen und die Unternehmensstandards einhalten können. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile für Sie aufgeführt:

1. Verbesserte Lieferantenauswahl

Wir verwenden einen systematischen und unvoreingenommenen Ansatz für die Bewertung und den Vergleich von Lieferanten und helfen Ihnen so bei der Auswahl des für Ihre Geschäftsanforderungen und Ihr Budget am besten geeigneten Lieferanten.

2. Kosteneinsparungen

Durch Vertragsverhandlungen, die Überwachung der Leistung von Anbietern und die Nutzung von Größenvorteilen können Sie die lieferantenbezogenen Kosten effektiv senken und so Ihre Gewinnspanne erhöhen.

3. Risikominderung

Die Durchführung einer Due-Diligence-Prüfung, die Festlegung klarer Erwartungen und die Implementierung von Notfallplänen tragen dazu bei, potenzielle Risiken im Zusammenhang mit Lieferanten zu minimieren, z. B. Qualitätsprobleme, Verstöße gegen Vorschriften oder vertragliche Streitigkeiten. Das hilft Ihnen bei der Risikobewertung.

4. Servicequalität

Durch die Festlegung von Service Level Agreements, die Messung von Leistungsindikatoren und konstruktives Feedback wird sichergestellt, dass die Lieferanten qualitativ hochwertige Waren und Dienstleistungen liefern, die Ihre Standards und Erwartungen erfüllen oder übertreffen.

5. Lieferantenwert

Die Pflege langfristiger und für beide Seiten vorteilhafter Beziehungen zu Lieferanten ermöglicht es Ihnen, zusätzliche Werte zu erschließen, die diese bieten können, wie z. B. Innovationen, Fachwissen oder Empfehlungen.

6. Strategische Arbeitskräfte

Smarte Entscheidungen tragen dazu bei, dass Sie auf lange Sicht eine strategischere Belegschaft und ein Talentökosystem haben. Analytisches Wissen über die Art der Arbeitskräfte und wie man sie am effizientesten beschafft, erhöht die Flexibilität und verkürzt die Zeit.

Welche Schritte sind mit dem Lieferantenmanagement verbunden?

Kehren wir zu dem Beispiel zurück, das wir zuvor beim Bau eines Hauses verwendet haben. Was wäre der erste Schritt dazu?

Erstellung des Bauplans oder Beschaffung des Grundstücks?

In ähnlicher Weise umfasst der Prozess des Lieferantenmanagements eine Reihe verschiedener Schritte, wie zum Beispiel

Schritt 1. Bewertung des Lieferanten

In der ersten Phase des Lieferantenmanagements wird geprüft, ob ein Lieferant den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Dies umfasst die Recherche und Identifizierung potenzieller Lieferanten, die Einholung und Bewertung von Vorschlägen und Angeboten sowie die Überprüfung des Hintergrunds und der Referenzen. Außerdem sollten der Ruf, die Kapazität, die Erfahrung und die Kommunikationsfähigkeiten des Lieferanten berücksichtigt werden.

Schritt 2. Ziele festlegen

In der darauf folgenden Phase werden die Ziele für die Lieferantenbeziehung festgelegt. Dies umfasst den Bedarf an den Waren oder Dienstleistungen:

• Abgrenzung des Anwendungsbereichs 

• Spezifikationen 

• Liefergegenstände

• Erwartungen an den Zeitplan 

• Budget

• Und Qualitätsstandards

Schritt 3. Einen Vertrag aushandeln

Nach der Auswahl eines Lieferanten werden im nächsten Schritt Verhandlungen geführt, um einen Vertrag zu formulieren, in dem die Bedingungen für die Lieferantenbeziehung festgelegt werden. Dieser Vertrag sollte Einzelheiten enthalten wie:

• Zahlungsbedingungen

• Lieferbedingungen 

• Garantiebedingungen

• Kündigungsbedingungen 

• Bedingungen für die Streitbeilegung

• Service Level Agreements 

• Leistungskennzahlen 

• Erwartungen 

• Vertragsstrafen 

• Incentives

Wenn Sie sich im Voraus mit allen oben genannten Details befassen, verringern Sie die potenziellen Risiken im Zusammenhang mit der Einhaltung von Vorschriften oder anderen Problemen.

Schritt 4. Onboarding von Lieferanten

Nach der Vertragsunterzeichnung ist der Onboarding-Prozess von entscheidender Bedeutung, um den Lieferanten mit Ihrem Geschäftsbetrieb vertraut zu machen. Dazu gehört, dass Sie dem Lieferanten sachdienliche Informationen, Unterlagen und Schulungen zur Nutzung Ihrer Systeme, Prozesse und Tools zur Verfügung stellen. 

Eine klare Kommunikation Ihrer Erwartungen, Richtlinien und Verfahren ist von entscheidender Bedeutung, und ebenso wichtig ist es, die Einhaltung der Vorschriften durch den Lieferanten sicherzustellen. Die Vorstellung des Lieferanten bei Ihrem Team und die Einrichtung von Kommunikationskanälen sind weitere Schritte in dieser Phase.

Schritt 5. Überwachen Sie die Leistung des Lieferanten

Nach dem Onboarding ist es unbedingt erforderlich, die Leistung Ihres Lieferanten aktiv zu überwachen, um die Einhaltung der vereinbarten Waren oder Dienstleistungen zu bestätigen. Dies umfasst:

• Sammlung und Analyse von Leistungsdaten, einschließlich Aspekten wie 

• Produkt-/Servicequalität  

• Menge der zu erbringenden Leistungen, 

• Pünktlichkeit, 

• Kosten für die zu erbringenden Leistungen. 

Schritt 6. Regelmäßig kommunizieren

Eine wirksame Kommunikation spielt eine entscheidende Rolle bei der Aufrechterhaltung einer guten Lieferantenbeziehung. Eine regelmäßige Kommunikation mit Lieferanten, die Feedback, Anerkennung oder konstruktive Kritik bietet, ist unerlässlich. 

Ebenso wichtig ist es, auf das Feedback, die Vorschläge oder die Bedenken des Lieferanten einzugehen und sie umgehend zu berücksichtigen. Um die Transparenz und die Zusammenarbeit aufrechtzuerhalten, ist es wichtig, die Lieferanten über alle relevanten Änderungen oder Aktualisierungen, einschließlich neuer Anforderungen, Erwartungen oder Ziele, auf dem Laufenden zu halten.

Schritt 7. Lieferanten belohnen

Der letzte Teil des Lieferantenmanagements besteht darin, ihre harte Arbeit zu würdigen. Dies könnte bedeuten, dass die Lieferanten Belohnungen wie Prämien oder Anerkennungen erhalten, wenn sie Ziele erreichen oder außergewöhnlich gute Leistungen erbringen. Sie können auch das Wachstum von Lieferanten fördern, indem Sie ihnen Möglichkeiten zur Zusammenarbeit oder Entwicklung anbieten, z. B. durch Empfehlungen oder gemeinsame Projekte.

8. Zahlungen leisten

Die Zahlungsabwicklung ist ein entscheidender Aspekt bei der Verwaltung von Lieferanten und wirkt sich auf den Cashflow und die Gewinne beider Seiten aus. Die Bezahlung von Lieferanten gemäß den vereinbarten Bedingungen ist von wesentlicher Bedeutung, um rechtzeitige und vollständige Zahlungen zu gewährleisten. Regelmäßige Verfolgung und Abstimmung von Rechnungen und Zahlungen sowie rasche und faire Lösung von Zahlungsstreitigkeiten oder -problemen.

Die Bedeutung von Lieferantenmanagement-Software

Software für das Lieferantenmanagement ist unverzichtbar für Unternehmen, die ihre Prozesse straffen und die Zusammenarbeit mit ihren Lieferanten verbessern wollen. Diese Technologie bietet eine zentralisierte Plattform für die effiziente Abwicklung von Aufgaben wie Lieferantenauswahl, Vertragsverhandlungen und Leistungsüberwachung. 

Sie ist von zentraler Bedeutung für die Optimierung der Kosten durch effektive Verhandlungen, die Verringerung von Risiken durch die Erleichterung der Due-Diligence-Prüfung und die Gewährleistung der Einhaltung vertraglicher Verpflichtungen. Die Datenanalysefunktionen der Software ermöglichen eine datengesteuerte Entscheidungsfindung und bieten wertvolle Einblicke in die Leistung des Lieferanten. Darüber hinaus fördert es eine transparente Kommunikation, Rechenschaftspflicht und den Aufbau starker, langfristiger Beziehungen zu den Lieferanten und trägt so zu einem insgesamt hervorragenden Betriebsablauf und Erfolg bei.

Wie funktioniert ein Lieferantenmanagementsystem?

Ein Lieferantenmanagementsystem rationalisiert und verbessert den gesamten Lieferantenmanagementprozesses, von der Auswahl der Lieferanten bis zur Bezahlung. Das System arbeitet in den folgenden Schritten:

• Ermitteln Sie potenzielle Lieferanten für Ihre geschäftlichen Anforderungen und binden Sie sie ein, einschließlich der Einholung von Vorschlägen und Kostenvoranschlägen.

• Verhandeln und schließen Sie Verträge mit dem ausgewählten Lieferanten ab und legen Sie dabei Service Level Agreements und Erwartungen fest.

• Integrieren Sie den Lieferanten effizient in das System, indem Sie ihm die erforderlichen Informationen, Unterlagen und Schulungen zur Verfügung stellen, um eine nahtlose Integration in Ihre Systeme zu gewährleisten.

• Überwachen und messen Sie die Leistung von Lieferanten, indem Sie über das System Feedback, Bewertungen oder Rezensionen abgeben.

• Fördern Sie Kommunikation und Zusammenarbeit mit Lieferanten, um sicherzustellen, dass sie über alle Änderungen oder Updates, die sich auf sie auswirken könnten, informiert werden.

• Würdigen und belohnen Sie Lieferanten für ihre Leistungen und bieten Sie Möglichkeiten für Wachstum, Entwicklung oder Zusammenarbeit.

• Stellen Sie über das System zeitnahe und korrekte Zahlungen an Lieferanten sicher, indem Sie Rechnungen und Zahlungen nachverfolgen und abgleichen.

Funktionen eines Lieferantenmanagement-Tools

Ein Lieferantenmanagement-Tool ist eine Softwareanwendung, die die Effizienz und Effektivität des Lieferantenmanagements verbessern soll. Es sollte die folgenden Funktionalitäten umfassen:

1. Lieferantendatenbank

Diese Funktion ermöglicht die Speicherung und Organisation umfassender Lieferanteninformationen, einschließlich Kontaktdaten, Verträgen, Rechnungen, Zahlungen und Leistungsdaten, in einer zentralen und leicht durchsuchbaren Datenbank.

2. Lieferantenportal

Diese Funktion bietet den Lieferanten ein Self-Service-Portal für den Zugriff auf ihre Informationen und deren Aktualisierung. Lieferanten können über dieses Portal Vorschläge oder Angebote einreichen, Dokumente hochladen, Leistungen verfolgen und mit Ihnen kommunizieren.

Mit Freshservice können Sie Silos im Projektmanagement beseitigen. Und verfolgen Sie alle Projekte, an denen Ihre Lieferanten für Sie arbeiten, auf derselben Plattform.

3. Vertragsmanagement

Diese Funktion unterstützt das Erstellen, Überprüfen, Genehmigen und Verwalten von Verträgen mit Lieferanten. Außerdem ermöglicht es die Nachverfolgung und Durchsetzung von Vertragsbedingungen unter Verwendung von digitalen Signaturen, Vorlagen und Workflows. Freshservice ermöglicht es Ihnen, Ihre Verträge effektiv zu verwalten.

4. Leistungsmanagement

Mit dieser Funktion können Sie die Leistung von Lieferanten überwachen und messen und über Dashboards, Berichte und Warnmeldungen Feedback, Bewertungen oder Rezensionen abgeben.

Freshservice ermöglicht es Ihnen, jede Ausfallzeit durch die Automatisierung von Alarmgruppen, Alarmmanagement und vielem mehr zu verfolgen.

5. Risikomanagement

Diese Funktion hilft dabei, potenzielle Risiken im Zusammenhang mit Lieferanten zu erkennen und zu mindern, z. B. Probleme mit der Einhaltung von Vorschriften, Sicherheitsverletzungen oder Vertragsstreitigkeiten. Sie setzt Audits, Bewertungen und Sanierungspläne ein.

6. Berichte und Analysen

Diese Funktion ermöglicht die Erstellung und Anzeige von Berichten und Dashboards, die einen Einblick in den Prozess des Lieferantenmanagements geben. Sie umfasst Datenvisualisierung, Filter und Drilldowns zu Aspekten wie Ausgaben, Leistung, Zufriedenheit und Wert des Lieferanten.

7. Zahlungsmanagement

Diese Funktion gewährleistet rechtzeitige und genaue Zahlungen an Lieferanten. Sie ermöglicht auch die Verfolgung und Abstimmung von Lieferantenrechnungen und Zahlungen durch Online-Zahlungsmethoden, Rechnungen und Quittungen.

Wie kann ein Lieferantenmanagement-Tool Unternehmen unterstützen?

Ein Lieferantenmanagement-Tool bietet Unternehmen mehrere Vorteile und macht Prozesse effizienter. Lassen Sie uns betrachten, wie eine Lieferantenmanagementplattform Ihr Unternehmen unterstützen kann.

1. Anfragen systematisch managen 

• Anstatt chaotisch mit Lieferantenanfragen umzugehen, können Sie mit einem Lieferantenmanagement-Tool Informationen von potenziellen Lieferanten systematisch sammeln und organisieren.

• Über das Lieferantenportal können Sie mühelos wichtige Details wie Kontaktinformationen, Unternehmensprofile, Portfolios und Referenzen erfassen.

•  Die Funktion zur Lieferantenbewertung hilft bei der Überprüfung und Auswahl von Lieferanten auf der Grundlage bestimmter Kriterien und Anforderungen.

2. Prozesse automatisieren

• Das Tool rationalisiert verschiedene Aufgaben des Lieferantenmanagements und automatisiert Prozesse wie Vertragserstellung, -genehmigung, -ausführung, Leistungsüberwachung, Risikoerkennung und -minderung sowie die Zahlungsabwicklung.

•  Funktionen wie Vertrags-, Leistungs-, Risiko- und Zahlungsmanagement tragen zu erheblichen Zeit- und Ressourceneinsparungen bei.

3. Teams mit intelligenten Tools ausstatten

• Das Lieferantenmanagement-Tool gibt Ihren Teams intelligente Tools an die Hand, um Produktivität und Effizienz zu steigern.

• Echtzeit- und umsetzbare Einblicke in Ihren Lieferantenmanagementprozess werden durch die Berichts- und Analysefunktion bereitgestellt.

• Effektive Kommunikation und Zusammenarbeit werden durch Funktionen erleichtert, die es den Teams ermöglichen, mit Lieferanten und untereinander über Chat, E-Mail oder Videokonferenzen zu kommunizieren.

4. Lieferantenleistung verfolgen

• Für den Unternehmenserfolg ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Lieferanten ihre Versprechen einhalten.

• Mit der Leistungsmanagementfunktion können Sie Aspekte wie Qualität, Quantität, Pünktlichkeit und Kosteneffizienz der Lieferantenleistungen genau überwachen und messen.

• Durch das Anbieten von Feedback, Lob oder konstruktiver Kritik über die Feedback- und Bewertungsfunktion wird sichergestellt, dass sich die Lieferanten ihrer Leistung und verbesserungswürdiger Bereiche bewusst sind.

Welches sind die Herausforderungen im Zusammenhang mit dem Lieferantenmanagement?

Beim Lieferantenmanagement gilt es, verschiedene Herausforderungen zu meistern, wobei jeder Aspekt seine eigene Komplexität aufweist. Hier sind einige der wichtigsten Herausforderungen, die sich dem Lieferantenmanagement stellen:

1. Auswahl des Lieferanten

Die Suche nach dem idealen Lieferanten für Ihr Unternehmen ist ein gründlicher und zeitintensiver Prozess. Die Abwägung von Faktoren wie Preis, Qualität, Zuverlässigkeit und Ansehen erschwert die Entscheidungsfindung. Dazu müssen Sie mehrere Lieferanten sorgfältig vergleichen, um sicherzustellen, dass sie Ihren Kriterien und Geschäftsanforderungen entsprechen.

2. Ausrichtung des Lieferanten

Ihre Ziele und Erwartungen mit den Fähigkeiten und Leistungen eines Lieferanten in Einklang zu bringen, ist keine leichte Aufgabe. Um ein gegenseitiges Verständnis und eine Einigung zu erzielen, bedarf es einer sorgfältigen Kommunikation und einer detaillierten Prüfung der Anforderungen beider Parteien.

3. Einhaltung von Vorschriften durch den Lieferanten

Es ist eine ständige Herausforderung, die Einhaltung Ihrer Richtlinien, Verfahren und geltenden Gesetze durch die Lieferanten zu gewährleisten. Die Überwachung und Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften erfordert eine ständige Aufmerksamkeit. Die rasche Lösung von Problemen mit der Einhaltung von Vorschriften ist für die Aufrechterhaltung einer reibungslosen und rechtmäßigen Lieferantenbeziehung von entscheidender Bedeutung.

4. Lieferantenmanagement

Der Umgang mit diversen Lieferanten an verschiedenen Standorten, in unterschiedlichen Branchen und Funktionen ist ein komplexes und anspruchsvolles Unterfangen. Die Koordinierung und Beaufsichtigung ihrer Aktivitäten und Leistungen ist eine weitere komplexe Aufgabe. Die wirksame Bewältigung potenzieller Probleme oder Konflikte, die auftreten können, erfordert einen proaktiven und strategischen Ansatz. Diese vielschichtige Herausforderung erfordert eine umfassende Strategie, um reibungslose Lieferantenbeziehungen zu gewährleisten.

Bereiten Sie Ihr Unternehmen auf das Lieferantenmanagement vor

In diesem umfassenden Leitfaden haben wir uns mit den Feinheiten des Lieferantenmanagements befasst und seine Definition, die wichtigsten Prozesse und die wichtigsten Tools untersucht. Denken Sie bei der Optimierung Ihrer Lieferantenbeziehungen daran, dass ein effektives Lieferantenmanagement nicht nur ein Prozess ist, sondern ein strategischer Ansatz zur Förderung von Effizienz und Zusammenarbeit.

Mit diesem Wissen sind Sie nun in der Lage, sich in der dynamischen Landschaft der Lieferantenbeziehungen zurechtzufinden, die betriebliche Effizienz zu steigern und Ihr Unternehmen zu nachhaltigem Erfolg zu führen. Setzen Sie diese Strategien um und nutzen Sie die richtigen Tools wie Freshservice, um das Lieferantenmanagement in eine proaktive Kraft zu verwandeln, die einen Mehrwert für Ihr Unternehmen schafft.