Guide complet de la gestion des fournisseurs

En quoi consiste la gestion des fournisseurs ?

La gestion des fournisseurs concerne la manière dont une entreprise travaille avec ses fournisseurs. La gestion des fournisseurs est le processus complexe par lequel une entreprise collabore stratégiquement et supervise ses relations avec les fournisseurs. Les principaux aspects de la gestion des fournisseurs sont les suivants : 

• Sélectionner les fournisseurs

• Conclure les accords

• Gérer les coûts

• Réduire des risques

• Assurer la prestation de services

L’éventail des fournisseurs avec lesquels une organisation s’engage peut varier considérablement. Il peut englober toute une série de services, tels que les services de restauration, les sociétés informatiques, les fournisseurs de services gérés (MSP), les services de conciergerie et les sociétés de conseil en marketing. Ces fournisseurs peuvent être des entreprises individuelles ou des sociétés de grande envergure.

En quoi la gestion des fournisseurs est-elle si importante ?

La gestion des fournisseurs revêt une importance cruciale pour une multitude de raisons. La gestion des fournisseurs permet aux organisations de contrôler les coûts, d’assurer l’excellence des services et d’atténuer les risques afin d’obtenir une valeur accrue de la part de leurs fournisseurs tout au long du cycle de vie des contrats. Examinons maintenant les avantages supplémentaires qu’apporte la gestion des fournisseurs :

• Atteindre les objectifs commerciaux pour les services d’approvisionnement

• Identifier les possibilités de réduction des coûts

• Accélérer le processus d’intégration. 

• Minimiser le risque de perturbation de la chaîne d’approvisionnement

• Assurer la livraison des biens et des services dans les délais impartis

• Renforcer les relations avec les fournisseurs

• Repérer les factures oubliées

• Identifier les divergences entre les contrats

• Vérifier régulièrement les rapports trimestriels d’activité (QBR) et les indicateurs de performance clés (KPI)

• Maintenir la transparence

Avantages de la gestion des fournisseurs

Dans le monde de l’entreprise, la gestion des fournisseurs est essentielle pour permettre aux entreprises d’atteindre leurs objectifs stratégiques et de respecter leurs propres normes. Voici quelques avantages clés :

1. Amélioration de la sélection des fournisseurs

L’utilisation d’une approche systématique et impartiale pour évaluer et comparer les fournisseurs vous aide à sélectionner le fournisseur le mieux adapté aux besoins et au budget de votre entreprise.

2. Réduction des coûts

En négociant des contrats, en contrôlant les performances des fournisseurs et en tirant parti des économies d’échelle, vous pouvez réduire efficacement les coûts liés aux fournisseurs et augmenter ainsi vos marges bénéficiaires.

3. Atténuation des risques

L’exercice d’une diligence raisonnable, la définition d’attentes claires et la mise en œuvre de plans d’urgence permettent de minimiser les risques potentiels liés aux fournisseurs, tels que les problèmes de qualité, les violations de conformité ou les litiges contractuels. Cela vous aide ainsi à évaluer les risques.

4. Qualité du service

La définition de contrats de niveau de service (SLA), la mesure d’indicateurs clés de performance (KPI) et l’apport d’un retour d’information constructif garantissent que les fournisseurs fournissent des biens et des services de haute qualité qui répondent à vos normes et à vos attentes, voire qui les dépassent.

5. Valeur du fournisseur

Cultiver des relations à long terme et mutuellement bénéfiques avec les fournisseurs vous permet de débloquer la valeur ajoutée qu’ils peuvent vous apporter, notamment en termes d’’innovation, l’expertise ou de recommandations.

6. Effectifs stratégiques

Des décisions intelligentes vous permettent de disposer d’une main-d’œuvre plus stratégique et d’un écosystème de talents à long terme. Le fait de disposer d’une connaissance analytique du type de main-d’œuvre et de la manière la plus efficace de la recruter accroît l’agilité et permet de gagner du temps.

Quelles sont les différentes étapes de la gestion des fournisseurs ?

Reprenons l’exemple de la construction d’une maison. En quoi consisterait serait la première étape ?

Mise en place de la conception ou acquisition du terrain ?

De manière semblable, le processus de gestion des fournisseurs comprend un certain nombre d’étapes bien distinctes, comme les suivantes :

Étape 1. Évaluer le fournisseur

La première étape de la gestion des fournisseurs consiste à évaluer si un fournisseur correspond aux exigences de votre entreprise. Il s’agit de rechercher et d’identifier des fournisseurs potentiels, de solliciter et d’évaluer des propositions ou des devis, puis de vérifier les antécédents et les références. Il faut également prendre en compte la réputation, la capacité, l’expérience et les compétences en matière de communication du fournisseur.

Étape 2. Fixer des objectifs

La phase suivante consiste à fixer les buts et les objectifs de la relation avec le fournisseur. Il s’agit des besoins en biens ou en services :

• Définition du champ d’application 

• Spécifications 

• Produits à livrer

• Attentes concernant le calendrier 

• Budget

• Normes de qualité

Étape 3. Négocier un contrat

Une fois le fournisseur choisi, l’étape suivante consiste à entamer des négociations afin de formuler un contrat qui définit les termes et conditions de la relation avec le fournisseur. Ce contrat devrait comporter un certain nombre de détails :

• Conditions de paiement

• Conditions de livraison 

• Conditions de garantie

• Conditions de résiliation 

• Conditions de règlement des litiges

• Accords de niveau de service (SLA) 

• Indicateurs de performance 

• Attentes 

• Sanctions 

• Incitations

Le fait de régler à l’avance tous les détails mentionnés ci-dessus réduit les risques potentiels liés à la conformité ou à toute autre question.

Étape 4. Intégrer le fournisseur

Après l’exécution du contrat, le processus d’intégration est essentiel pour familiariser le fournisseur avec vos activités. Il s’agit de fournir au fournisseur des informations pertinentes, de la documentation et une formation sur l’utilisation de vos systèmes, processus et outils. 

Il est essentiel de communiquer clairement vos attentes, vos politiques et vos procédures, et il est tout aussi important de veiller à ce que le fournisseur s’y conforme. La présentation du fournisseur à votre équipe et l’établissement de canaux de communication sont des étapes supplémentaires de cette phase.

Étape 5. Contrôler les performances du fournisseur

Après l’intégration, il est impératif de superviser activement les performances de votre fournisseur afin de confirmer le respect des biens ou services faisant l’objet de l’accord. Cela englobe :

• Collecte et analyse des données de performance, concernant notamment : 

• la qualité du produit/service 

• la quantité de produits à livrer 

• le respect des délais 

• le coût des produits livrables 

Étape 6. Communiquer régulièrement

Une communication efficace joue un rôle essentiel dans le maintien d’une bonne relation avec les fournisseurs. Il est essentiel de communiquer régulièrement avec les fournisseurs, en leur offrant un retour d’information, une reconnaissance ou des critiques constructives. 

Il est tout aussi important d’être attentif au retour d’information, aux suggestions ou aux préoccupations du fournisseur et d’y répondre rapidement. Il est essentiel de tenir les fournisseurs informés de tout modification ou mise à jour pertinente, notamment des nouveaux objectifs, exigences ou attentes, afin de maintenir la transparence et les collaborations.

Étape 7. Récompenser les fournisseurs

La dernière partie de la gestion des fournisseurs consiste à leur témoigner de la reconnaissance pour leur travail acharné. Il peut s’agir de récompenser les fournisseurs en leur accordant des primes ou des marques de reconnaissance lorsqu’ils atteignent leurs objectifs ou obtiennent des résultats exceptionnels. Vous pouvez également aider les fournisseurs à se développer en leur offrant des possibilités de collaboration ou de développement, telles que des références ou des projets communs.

8. Effectuer des paiements

Le traitement des paiements est un aspect crucial de la gestion des fournisseurs, car il a un impact sur les flux de trésorerie et les bénéfices des deux parties. Il est essentiel de payer les fournisseurs conformément aux conditions convenues, en veillant à ce que les paiements soient effectués dans les délais et dans leur intégralité. Efforcez-vous de suivre et rapprocher régulièrement les factures et les paiements, en résolvant rapidement tout litige ou problème de paiement de manière équitable.

L’importance des logiciels de gestion des fournisseurs

Les logiciels de gestion des fournisseurs sont indispensables aux entreprises qui souhaitent rationaliser leurs processus et améliorer leurs collaborations avec leurs fournisseurs. Cette technologie offre une plateforme centralisée permettant de gérer efficacement la sélection des fournisseurs, la négociation des contrats et les tâches de suivi des performances. 

Elle est essentielle pour optimiser les coûts grâce à des négociations efficaces, réduire les risques en facilitant la diligence raisonnable et garantir le respect des obligations contractuelles. Les capacités d’analyse de données du logiciel permettent une prise de décision fondée sur les données, fournissant des informations précieuses sur les performances des fournisseurs. En outre, il favorise des communications transparentes, la responsabilisation et l’établissement de relations solides et durables avec les fournisseurs, contribuant ainsi à l’excellence et à la réussite opérationnelles globales.

Comment fonctionne un système de gestion des fournisseurs ?

Un système de gestion des fournisseurs rationalise et améliore l’ensemble du processus de gestion des fournisseurs, de la sélection au paiement. Le système fonctionne selon les étapes suivantes :

• Découvrez et engagez des fournisseurs potentiels pour répondre aux besoins de votre entreprise, notamment en demandant et en recevant des propositions ou des devis.

• Négociez et finalisez les contrats avec le fournisseur choisi, en établissant des accords de niveau de service (SLA) et des attentes.

• Intégrez efficacement le fournisseur dans le système, en lui fournissant les informations, la documentation et la formation nécessaires à une intégration transparente dans vos systèmes.

• Contrôlez et mesurez les performances des fournisseurs, en leur offrant un retour d’information, des évaluations ou des commentaires par le biais du système.

• Favorisez les communications et les collaborations avec les fournisseurs, en veillant à ce qu’ils soient informés du moindre changement ou la moindre mise à jour susceptible de les affecter.

• Sachez reconnaître et récompenser les fournisseurs pour leur contribution, en leur offrant des possibilités de croissance, de développement ou de collaboration.

• Veillez à ce que les paiements des fournisseurs soient effectués en temps voulu et avec précision par le biais du système, en assurant le suivi ainsi que le rapprochement des factures et des paiements.

Caractéristiques d’un outil de gestion des fournisseurs

Un outil de gestion des fournisseurs est une application logicielle conçue pour améliorer l’efficacité de la gestion des fournisseurs. Il doit comprendre les fonctionnalités suivantes :

1. Base de données des fournisseurs

Cette fonction permet de stocker et d’organiser des informations complètes sur les fournisseurs, notamment les coordonnées, les contrats, les factures, les paiements et les données de performance, au sein d’une base de données centralisée et facilement consultable.

2. Portail des fournisseurs

Cette fonction offre aux fournisseurs un portail en libre-service leur permettant d’accéder à leurs informations et de les mettre à jour. Ce portail permet aux fournisseurs de soumettre des propositions ou des devis, de télécharger des documents, de procéder au suivi des produits livrables et de communiquer avec vous.

Avec Freshservice, vous pouvez éliminer les silos dans la gestion de projet, et suivez tous les projets sur lesquels vos fournisseurs travaillent pour vous, le tout sur une seule et même plateforme.

3. Gestion des contacts

Cette fonctionnalité permet de créer, de réviser, d’approuver et de gérer les contrats avec les fournisseurs. Il permet également de suivre et d’appliquer les conditions générales des contrats, en utilisant des signatures numériques, des modèles et des flux de travail. Freshservice vous permet de gérer efficacement votre contrat.

4. Gestion des performances

Cette fonction vous permet de contrôler et de mesurer les performances des fournisseurs, en leur fournissant un retour d’information, des évaluations ou des commentaires par le biais de tableaux de bord, de rapports et d’alertes.

Freshservice vous permet de suivre tout temps d’arrêt en automatisant les groupes d’alertes, la gestion des alertes et bien plus encore.

5. Gestion des risques

Cette fonction permet d’identifier et d’atténuer les risques potentiels liés aux fournisseurs, notamment les problèmes de conformité, les failles de sécurité ou les litiges contractuels. Cela est fait grâce à des audits, des évaluations et des plans de remédiation.

6. Rapports et analyses

Cette fonction permet de générer et de visualiser des rapports et des tableaux de bord, fournissant des informations sur le processus de gestion des fournisseurs. Elle comprend une visualisation des données, des filtres et des analyses approfondies couvrant des aspects tels que les dépenses, les performances, la satisfaction et la valeur des fournisseurs.

7. Gestion des paiements

Cette fonction garantit des paiements précis et en temps voulu aux fournisseurs. Elle permet également de suivre et de rapprocher les factures et les paiements des fournisseurs par le biais de méthodes de paiement en ligne, de factures et de reçus.

Comment un outil de gestion des fournisseurs peut-il aider les entreprises ?

Un outil de gestion des fournisseurs offre plusieurs avantages aux entreprises, en rendant les processus plus efficaces. Voyons comment une plateforme de gestion des fournisseurs peut aider votre entreprise.

1. Gérer systématiquement les demandes de renseignements 

• Au lieu de traiter les demandes de renseignements des fournisseurs de manière chaotique, un outil de gestion des fournisseurs vous permet de collecter et d’organiser les informations des fournisseurs potentiels de manière systématique.

• Le portail des fournisseurs vous permet de recueillir sans difficulté des informations essentielles telles que les coordonnées, les profils d’entreprise, les portefeuilles et les références.

•  La fonction d’évaluation des fournisseurs facilite la sélection et la présélection des fournisseurs sur la base de critères et d’exigences spécifiques.

2. Automatiser les processus

• Cet outil rationalise diverses tâches de gestion des fournisseurs, en automatisant des processus tels que la création, l’approbation et l’exécution des contrats, le suivi des performances, l’identification et l’atténuation des risques, ainsi que le traitement des paiements.

•  Des fonctionnalités telles que la gestion des contrats, des performances, des risques et des paiements permettent de réaliser d’importantes économies de temps et de ressources.

3. Doter les équipes d’outils intelligents

• L’outil de gestion des fournisseurs permet à vos équipes de disposer d’outils intelligents pour stimuler la productivité et l’efficacité.

• La fonction de reporting et d’analyse permet d’obtenir des informations en temps réel et exploitables concernant votre processus de gestion des fournisseurs.

• Une communication et une collaboration efficaces sont facilitées par des fonctions qui permettent aux équipes d’interagir avec les fournisseurs et entre elles par le biais du chat, du courrier électronique ou de la vidéoconférence.

4. Suivre les performances des fournisseurs

• Il est essentiel de s’assurer que les fournisseurs tiennent leurs promesses pour la réussite de l’entreprise.

• La fonction de gestion des performances vous permet de suivre de près et de mesurer des aspects tels que la qualité, la quantité, le respect des délais et la rentabilité des produits livrés par les fournisseurs.

• En offrant un retour d’information, des éloges ou des critiques constructives par le biais de la fonction de retour d’information et d’évaluation, les fournisseurs sont conscients de leurs performances et des points à améliorer.

Quels sont les défis liés à la gestion des fournisseurs ?

La gestion des fournisseurs implique de relever différents défis, chacun d’entre eux étant caractérisé par un ensemble unique de complexités. Voici quelques-uns des principaux défis à relever en matière de gestion des fournisseurs :

1. Sélection des fournisseurs

Trouver le fournisseur idéal pour votre entreprise est un processus long et approfondi. La prise en compte de facteurs tels que le prix, la qualité, la fiabilité et la réputation complique la prise de décision. La tâche consiste à comparer méticuleusement plusieurs fournisseurs pour s’assurer qu’ils correspondent à vos critères et aux exigences de votre entreprise.

2. Alignement des fournisseurs

Aligner vos objectifs et vos attentes sur les capacités et les prestations d’un fournisseur n’est pas une mince affaire. Pour parvenir à une compréhension et à un accord mutuels, il faut une communication soignée et un examen détaillé des exigences de chaque partie.

3. Conformité des fournisseurs

Faire en sorte que les fournisseurs respectent vos politiques, vos procédures et les lois en vigueur représente un défi permanent. Le contrôle et la vérification de leur respect des réglementations nécessitent une attention permanente. Il est essentiel de résoudre rapidement tout problème de conformité pour entretenir une relation harmonieuse et licite avec les fournisseurs.

4. Gestion des fournisseurs

Le fait de gérer divers fournisseurs dans des lieux, des secteurs et des fonctions différents est une entreprise complexe et redoutable. Pour compliquer le tout, il faut également coordonner et superviser leurs activités et leurs performances. Pour une gestion efficace des problèmes ou des conflits potentiels, il convient d’adopter une approche proactive et stratégique. Ce défi aux multiples facettes exige une stratégie approfondie pour garantir des relations fluides avec les fournisseurs.

Préparez votre organisation pour la gestion des fournisseurs

Dans ce guide complet, nous nous sommes penchés sur les subtilités de la gestion des fournisseurs, en explorant sa définition, ses processus clés et ses outils principaux. Au moment d’optimiser vos relations avec les fournisseurs, n’oubliez pas qu’une gestion efficace des fournisseurs n’est pas seulement un processus : c’est une approche stratégique qui favorise l’efficacité et les collaborations.

Désormais, grâce à vos connaissances et à votre compréhension, vous êtes prêt à vous frayer un passage dans le paysage dynamique des relations avec les fournisseurs, à améliorer l’efficacité opérationnelle et à propulser votre entreprise vers un succès durable. Mettez en œuvre ces stratégies et utilisez les bons outils, comme Freshservice, pour transformer la gestion des fournisseurs en un levier proactif qui ajoute de la valeur à votre organisation.