Vollständiger Leitfaden für Lizenzmanagement und SLM-Tools

Was ist Lizenzmanagement?

Durch eine Softwarelizenz wird bestimmt, wie die Software genutzt und der Softwareanbieter bezahlt wird. In einem typischen Endbenutzer-Lizenzvertrag (EULA) ist die Anzahl der erworbenen Lizenzen festgelegt. Er enthält außerdem Angaben dazu, wie infolge des Lizenzerwerbs rechtmäßig Installationen durchgeführt werden können und was passiert, wenn die Anzahl der genutzten Lizenzen die der erworbenen überschreitet. Lizenzmanagementt bezieht sich auf die Prozesse, Tools und Strategien, mit denen ein Unternehmen die von den Mitarbeitenden genutzte Software kontrolliert und dokumentiert, einschließlich der Orte und der Art der Softwarenutzung. SLM umfasst den Erwerb, die Bereitstellung, das Tracking und die Optimierung von Softwarelizenzen mit dem Ziel, die Compliance zu verbessern sowie Verschwendung und übermäßige Ausgaben zu reduzieren. Lizenzmanagement ist eine wesentliche Komponente des Software-Asset-Managements (SAM), das wiederum zum IT-Asset-Management (ITAM) gehört. In der Vergangenheit drehten sich Gespräche zum Thema ITAM hauptsächlich um physische Ressourcen wie Server und Endgeräte. Dies sind jedoch lediglich Mechanismen zur Bereitstellung der Assets, die von den Endnutzer:innen tatsächlich eingesetzt werden und in den meisten Unternehmen den Betrieb aufrechterhalten: Softwareanwendungen.

Welche Rolle spielen Softwarelizenzmanager?

Mit einem umfassenden Überblick über Softwarelizenzvereinbarungen können Unternehmen fundierte Entscheidungen im Hinblick auf Käufe, Upgrades und Lizenzverlängerungen treffen. SLM-Manager tragen zur Vermeidung von rechtlichen und Compliance-spezifischen Risiken bei, die sich aus unautorisierter Softwarenutzung ergeben.

Welche Funktionen sind in Lizenzmanagement-Lösungen enthalten?

SLM bietet Funktionen und Aufgaben wie:

• Erkennung: Identifizieren Sie jedes kritische Hardware- und Software-Asset in der IT-Umgebung.

• Bestandsmanagement: Pflegen Sie eine Liste der erkannten Assets und halten Sie sie auf dem korrekten und neuesten Stand.

• Konfigurationsmanagement: Dokumentieren und verwalten Sie die Konfiguration jedes kritischen IT-Assets.

• Störfallmanagement: Verwalten Sie den kompletten Verlauf jeder Störung, die sich auf die Verfügbarkeit oder Leistungsfähigkeit von Assets in der IT-Umgebung auswirkt.

• Problemmanagement: Verwalten Sie die komplette Erkennung und Behebung der zugrunde liegenden Ursache bei jedem Vorfall, der den Zustand der IT beeinträchtigt.

• Änderungsmanagement: Verwalten Sie den Verlauf jeder geplanten und angeforderten Änderung an einem beliebigen Teil der IT-Umgebung.

• Asset-Korrelation: Nehmen Sie eine logische Gruppierung von IT-Assets im Zusammenhang mit bestimmten Funktionen, Abteilungen oder Benutzern vor.

• Relationsmapping: Identifizieren und verwalten Sie Detailinformationen zu den Verknüpfungen zwischen Assets untereinander und mit bestimmten Anwendungen, Diensten oder Funktionen.

• Sicherheit: Verwalten Sie sämtliche cyberbezogenen und physischen Schutzmaßnahmen in der gesamten IT-Umgebung sowie die Erkennung und Bekämpfung sämtlicher Bedrohungen und Schwachstellen.

• Reporting: Fassen Sie Ereignisse in der IT-Umgebung in klar verständlichen und aussagekräftigen Berichten zusammen, die genau auf die anfordernden Stellen zugeschnitten sind – ganz gleich, ob in regelmäßigen Abständen oder nach Bedarf.

Arten von Softwarelizenzen

Softwarelizenzen haben sich dahingehend entwickelt, dass inzwischen viele Möglichkeiten zum Kauf oder Mieten von Software bestehen. Womöglich muss ein und dasselbe Unternehmen verschiedene Lizenzen verwalten: für Software, die auf einzelnen On-Premise-Servern läuft, für Software, die in einer oder mehreren Public Clouds ausgeführt wird, für hybrid eingesetzte Software oder für kommerzielle Elemente, die in kundenspezifische Anwendungen integriert sind. Zudem werden verschiedene Arten von Software oftmals auf Basis verschiedener Lizenztypen bereitgestellt. Das sind die gängigsten Arten von kommerziellen Softwarelizenzen:

• Freeware: urheberrechtlich geschützte Software, die von den entsprechenden Entwicklungsteams zur kostenlosen Nutzung zur Verfügung gestellt wird.

• Open-Source-Software (quelloffene Software): Der zugrunde liegende Quellcode wird allen Interessierten zur Verfügung gestellt, die ihn daraufhin dokumentieren oder gar verändern können.

• Public-Domain-Software (gemeinfreie Software): Diese Software unterliegt keinerlei urheberrechtlichen Beschränkungen und darf kosten- und straffrei genutzt, kopiert und verbreitet werden.

• Shareware: urheberrechtlich geschützte Software, die analog zu öffentlichen Medien vertrieben wird. Die Software ist zunächst noch kostenlos verfügbar. Es wird jedoch erwartet, dass die Benutzer für die Software bezahlen oder sie nach einem Testzeitraum nicht mehr nutzen.

Darüber hinaus können Unternehmen auch Lizenzen für mobile Anwendungen, abonnementbasierte Software-as-a-Service(SaaS)-Produkte, Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) oder Bestandteile von Beratungsprojekten verwalten.

Best Practices im Lizenzmanagement

Im Folgenden erhalten Sie Tipps, wie Sie Ihr IT-Operations-Management verbessern – und Ihre Software optimal nutzen.

Bestandsaufnahme Ihrer Software durchführen

Das größte Hindernis auf dem Weg zu einem effektiven SLM besteht oftmals darin, alle innerhalb eines Unternehmens eingesetzten Softwarelösungen zu identifizieren und zu dokumentieren, einschließlich der zugehörigen Lizenzinformationen. Sie können Softwarelizenzen nur dann verwalten, wenn Ihnen korrekte, umfassende und aktuelle Informationen zur gesamten Software in Ihrem Unternehmen vorliegen.

Daten bereinigen

Ehe Sie sich für einen bestimmten Lösungsweg entscheiden, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre aktuellen Managementdaten so genau, umfassend, einheitlich und aktuell wie möglich sind. So kann es nötig sein, Bestandsdaten neu zu formatieren, damit sie im Rahmen der SLM-Lösungen Ihrer Wahl unterstützt werden. Auch der Einsatz von Tools und Prozessen zur Verwaltung der bestehenden Lizenzen kann erforderlich sein.

Einen Plan erarbeiten

Stellen Sie einen SLM-Plan auf, der den IT-Zielen und dem Digitalisierungsfahrplan Ihres Unternehmens entspricht. Sorgen Sie dafür, dass Beiträge und Perspektiven wichtiger Führungskräfte und sonstiger Stakeholder des Unternehmens in dem Plan berücksichtigt werden.

Lizenz-Tracking und -Reporting automatisieren

Automatisierungen können die Erkennung, Zuordnung, Bestandsaufnahme und Berichterstattung – alles wichtige Voraussetzungen für ein effektives SLM – wesentlich erleichtern. Darüber hinaus können automatisierte Lösungen dem IT-Team auch dabei helfen, die Installation von verbotener oder schadhafter Software zu verhindern.

Im weiteren IT-Bereich integrieren

Setzen Sie SLM auch in anderen IT-Management-Funktionen um, darunter auch ITSM und ITAM. Sie sollten nicht mehrere Tools kaufen oder bereitstellen, wenn sich die betreffenden Aufgaben mit den bereits verfügbaren Funktionen oder Lösungen erledigen lassen.

Strategische Partnerschaften eingehen

Suchen Sie Lösungs- und Serviceanbieter, die sich für den Erfolg Ihres Unternehmens einsetzen – mit SLM, aber auch darüber hinaus. Achten Sie darauf, dass diese Anbieter so kompetent und erfahren sind, dass sie ihre Zusagen gegenüber Ihrem Unternehmen heute und in der Zukunft einhalten können.

Vorteile des Softwarelizenzmanagements

SLM schützt Ihr Unternehmen – und Ihren Geschäftserfolg – vor steigenden Softwarekosten. Effektives SLM bietet zahlreiche Vorteile für die IT und das gesamte Unternehmen, so zum Beispiel:

Kosteneinsparungen und Beschaffungsmanagement

Erkennung und Beseitigung von überschüssigen oder nicht vollständig genutzten Lizenzen SLM hilft Ihnen, die Anzahl der zahlungspflichtigen Lizenzen an den tatsächlichen Bedarf Ihres Unternehmens anzupassen.

Compliance und Schutz mit Blick auf Audits

Abweichungen zwischen Vertragsbedingungen und der tatsächlichen Softwarenutzung haben für das geprüfte Unternehmen fast immer Budgetüberschreitungen und/oder Geldstrafen zur Folge. SLM ist nicht nur die erste Schutzinstanz, sondern auch die beste Strategie zur Vermeidung von Software-Audits und sonstigen kostspieligen Hürden bei der Einhaltung von Lizenzvereinbarungen.

Cybersicherheit

Schadsoftware und ältere Softwareversionen mit veralteten Sicherheitsfunktionen öffnen Ransomware und sonstiger Malware Tür und Tor. Effektives SLM kann die Cybersicherheit verstärken, indem unerlaubte oder unzureichend geschützte Software in Ihrer IT-Umgebung erkannt, reduziert oder direkt beseitigt wird.

Agilität

SLM hilft Ihrem Unternehmen, ältere Softwareversionen zu identifizieren und aus dem Verkehr zu ziehen sowie IT-Ressourcen auf die aktuellen Versionen zu aktualisieren.

Risiken eines mangelhaften Lizenzmanagements

Bei ineffektivem SLM sind Unternehmen zahlreichen betrieblichen und finanziellen Risiken ausgesetzt:

• Compliance-Risiken: Diese ergeben sich daraus, dass die Softwarenutzung gegen Geschäftsbedingungen verstößt oder nicht durch die notwendigen Lizenzen abgedeckt ist.

• Reputationsrisiken: Die Nichteinhaltung von Vorschriften kann das Unternehmen in der Öffentlichkeit in ein schlechtes Licht rücken und die Beziehungen zu Kunden, Mitarbeitenden und Lieferanten beeinträchtigen.

• Finanzielle Risiken: Mangelhaftes Lizenzmanagement kann unerwartete Kosten verursachen. Diese entstehen durch Lizenzprüfungen, finanzielle oder rechtliche Strafen aufgrund von Compliance-Verstößen und übermäßige Ausgaben für nicht benötigte oder nicht genutzte Lizenzen.

• Sicherheitsrisiken: Veraltete oder nicht mehr unterstützte Softwareinstanzen begünstigen oftmals Sicherheitsverstöße oder -schwachstellen.

• Betriebliche Risiken: Unzureichendes Lizenz-Tracking kann die betriebliche und persönliche Produktivität beeinträchtigen, da alte Software nicht mehr richtig funktioniert oder Softwareinstanzen ausfallen.

Warum ist die Einhaltung von Softwarelizenzbestimmungen so wichtig?

Durch verantwortungsvolles Compliance-Management in Bezug auf Softwarelizenzen können Unternehmen Risiken mindern, Geschäftsabläufe verbessern, die Effizienz steigern, Softwarepreise nachverfolgen und sich vor Sicherheitsschwachstellen schützen. Die Einhaltung von Softwarelizenzbestimmungen hilft Unternehmen außerdem, ihre rechtlichen Verpflichtungen gegenüber Softwareanbietern zu erfüllen und dabei die Lizenznutzung zu optimieren.

Effektives Lizenzmanagement ist ein wesentliches Element jedes gut funktionierenden, regelkonformen IT-Betriebs. Zudem zeigt der zunehmende Einsatz von Software und Anwendungen in Unternehmen, dass SLM auch in Zukunft eine wichtige Rolle spielen wird.

Zusammenfassung

Lizenzmanagement-Tools spielen inzwischen eine entscheidende Rolle in Unternehmen. Effektive SLM-Lösungen maximieren den Wert der IT für Unternehmen, tragen zu Kosteneinsparungen bei, mindern Risiken, steigern die Agilität und verbessern die Cybersicherheit. Zudem sind Unternehmen durch den Einsatz von Lizenzmanagement-Lösungen in der Lage, neue Technologien und Möglichkeiten schnell – und sicher – zu nutzen. Freshworks ist davon überzeugt, dass Unternehmen wie Sie eine bessere Software verdienen: Software, die sofort einsatzbereit ist, sich leicht einrichten und nutzen lässt und nur geringfügige Anpassungen erfordert. Alle unsere Produkte erfüllen dieses Versprechen. Hinzu kommt unser erstklassiger Support. Und das Beste: Sie müssen sich nicht in Unkosten stürzen, um sie zum Laufen zu bringen.

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