Guia definitivo para o envio de e-mail em massa

Todos nós já recebemos algum tipo de comunicação de alguma empresa, o que significa que todas as outras pessoas que se inscreveram com essa empresa/marca também receberam. Você sabe como se chama esse tipo de comunicação? Neste artigo, vamos apresentar o e-mail em massa, para que você entenda o que ele realmente é.

enviar email em massa

O que é e-mail em massa?

O e-mail em massa é o envio de mensagens para um grande grupo de inscritos em uma empresa de uma só vez. Os e-mails em massa são geralmente genéricos, com pouca segmentação do público-alvo. Alguns exemplos de envio de e-mail em massa são:

O e-mail em massa é o mesmo que spam?

Muitas vezes, os e-mails em massa são confundidos com spam porque enviar uma grande quantidade de e-mails é um comportamento bastante comum do spam. Contudo, há uma diferença clara entre ambos.

Embora o envio de e-mail em massa consista em disparar mensagens para um grande número de destinatários, isso não significa que esse e-mail não foi solicitado. Neste caso, os destinatários optaram por receber os e-mails em algum momento.

Um e-mail de spam, por outro lado, é um e-mail para o qual o destinatário nunca se inscreveu ou que foi enviado por uma fonte não confiável ou de baixa reputação. Um e-mail também pode ser classificado como spam pelo provedor se ele considerar que a mensagem gera pouco valor ou engajamento para o destinatário.

Infelizmente, e-mails em massa podem ser considerados spam. Na verdade, a primeira campanha de e-mail marketing, enviada por Gary Thuerk foi considerada spam. Os provedores de serviço de e-mail (ESP) estão sempre melhorando seus filtros de spam para manter as caixas de entrada de seus usuários “limpas”.

O que são filtros de spam?

Filtros de spam detectam e-mails indesejados e maliciosos ou que venham de remetentes não confiáveis. Eles garantem que e-mails como esses não cheguem à caixa de entrada dos usuários.

Filtros de spam estão sempre evoluindo e levam em conta muitos pontos para avaliar cada e-mail recebido. Com base nisso, é atribuído um score de spam ao e-mail O score determina se o e-mail deve ser aprovado pelo filtro de spam. Não ser aprovado pelos filtros de spam é um dos aspectos que compromete as chances de ter uma melhor entregabilidade de e-mails no futuro.

Como mencionamos antes, se os e-mails em massa não são desenvolvidos apropriadamente, eles podem ser considerados spam. Depois de ter todo o trabalho de escrever o conteúdo do e-mail e criar a lista de destinatários, você quer que a mensagem chegue à caixa de entrada deles, certo? Por isso, é importante aprender a enviar e-mails em massa da forma correta.

Como enviar e-mails em massa sem fazer spam?

É preciso planejar o envio dos e-mails em massa tendo em mente os filtros de spam. Por isso, confira a seguir algumas formas de evitar ser barrado por esses filtros, enviando e-mails que seus inscritos queiram ler.

Mantenha o conteúdo “limpo” e bem formatado

Um design simples e limpo garante que os e-mails sejam lidos rapidamente. Mantenha a proporção correta de texto e imagem. Mensagens que possuem imagens pesadas e em excesso são consideradas “bandeiras vermelhas” pelos filtros de spam. Além disso, uma formatação imprópria — como deixar todas as letras maiúsculas — também pode fazer com que os filtros de spam barrem seu e-mail.

Adicione uma versão de texto simples ao HTML dos seus e-mails

Enviar um e-mail HTML sem uma versão de texto simples pode gerar um alerta de spam nos filtros. Alguns ESPs não aceitam todos os componentes HTML e podem entregar seus e-mails de forma distorcida. Ao colocar uma versão de texto simples, você indica a legitimidade do seu conteúdo aos ESPs e também o torna mais acessível ao usuário.

Evite usar URLs encurtadas ou anexos

Os spammers frequentemente usam URLs encurtadas para esconder dos inscritos o link original do site e enganar os ESPs. Assim, uma URL encurtada no seu e-mail pode fazer com que ele pareça malicioso, o que fará com que vá parar na pasta de spam.

Inclua um link de descadastro

Sempre ofereça a seus inscritos a opção de se descadastrarem da lista de e-mail. Essa opção deve estar visível, posicionada adequadamente e ter um link que funcione.

Confira os campos ‘para’, ‘responder para’ e ‘de’

Usar o nome do destinatário no campo ‘para’ em vez do endereço de e-mail indica que ele já conhece você. Isso aumenta a chance de seu e-mail não ser classificado como spam. Use merge tags para personalizar o campo.

Da mesma forma, selecione um nome para o campo ‘de’ que seus inscritos reconheçam facilmente. Usar o primeiro nome de uma pessoa, juntamente com o nome da empresa, ajuda a personalizar a mensagem.

Por exemplo, ‘João da Freshmarketer’. Já o endereço do campo ‘responder para’ que você definir deve ser um e-mail real e ativo. Ou seja: faça com que o envio pareça mais “humano”.

Considere usar um endereço de IP dedicado

Se você envia e-mails em massa, recomenda-se que obtenha um endereço de IP dedicado. Ao contrário do IP compartilhado, você terá mais controle em relação à sua entregabilidade, já que o endereço de IP é único, e nenhum outro remetente irá usá-lo.

Use um registro SPF e assinaturas DKIM

Um registro SPF garante aos seus servidores de e-mail que ninguém mais pode enviar mensagens a partir do seu domínio. A assinatura DKIM relaciona a identidade do remetente à mensagem, tornando-a mais confiável. Ambos são indicadores de práticas de e-mail “limpas”. Eles reduzem as chances de os ESPs identificarem você como spammer.

Esteja de acordo com leis anti-SPAM e de proteção de dados

Em 2003, o presidente dos EUA G.W. Bush aprovou o ato de ‘Controle do Ataque de Pornografia e Marketing Não Solicitados’ (CAN-SPAM). Ele determina diretrizes específicas que precisam ser seguidas por e-mails comerciais e especifica penalidades e multas que devem ser aplicadas quando essas diretrizes são violadas.

Já no Brasil, a partir de agosto de 2020 entrou em vigor a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), que regula as atividades de tratamento de dados pessoais no País. A LGPD estabeleceu uma série de conceitos jurídicos, como "dados pessoais" e "dados pessoais sensíveis", e determina as condições nas quais os dados pessoais podem ser tratados, define um conjunto de direitos para os titulares dos dados, gera obrigações específicas para os controladores dos dados e define uma série de procedimentos e normas para que haja maior cuidado com o tratamento de dados pessoais e compartilhamento com terceiros.

Com isso, o Brasil passou a fazer parte do grupo de países que têm legislação específica para proteger os dados e a privacidade dos seus cidadãos. Outras leis similares à LGPD no Brasil são o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR) na União Europeia e o California Consumer Privacy Act of 2018 (CCPA), nos Estados Unidos.

Garantir que você está em conformidade com leis anti-spam e leis de proteção de dados ao enviar e-mails em massa é uma forma de ajudar a manter uma boa entregabilidade. Muitas pessoas que entendem a diferença entre e-mails de massa e spam perguntam se e-mails transacionais também são e-mails em massa. Não, não são.

A diferença entre e-mails em massa e e-mails transacionais

E-mails em massa

Como mencionamos antes, e-mails em massa são e-mails únicos que você envia para toda uma lista de contatos, e que não são acionados por um evento realizado pelo usuário. O remetente controla completamente os e-mails em massa. Eles podem ser e-mails sobre mudanças em termos e condições, mensagens de desconto, atualizações de produto etc. O principal foco é na entrega e em uma comunicação eficaz. Os e-mails em massa são de natureza proativa.

E-mails transacionais

Os e-mails transacionais, por outro lado, fazem parte de uma comunicação essencial do negócio e são ativados por ações específicas do usuário. Eles dependem do comportamento do usuário. Os e-mails transacionais são, por exemplo, mensagens para redefinição de senha, alertas de pagamento, notificações acionadas, respostas de suporte, entre outros. O principal foco, neste caso, é a entrega imediata e chegar na caixa de entrada prioritária. São e-mails enviados individualmente e de natureza reativa.

Melhore seu engajamento com e-mails em massa personalizados

No mundo atual, em que o email marketing continua a evoluir, todo mundo quer receber uma comunicação personalizada. Cerca de 50% das empresas acreditam que a personalização aumenta o engajamento, e você também pode incorporá-la aos seus e-mails em massa.

Para começar, limpe e crie listas de e-mail focadas usando os dados que tem em mãos. Ordene nomes, sobrenomes, nome da empresa, padrões de comportamento etc. Você pode adicionar merge tags nos títulos e dentro dos seus e-mails para se comunicar diretamente com o destinatário.

Com todas essas informações em mãos, você também pode tomar decisões relacionadas aos destinatários dos e-mails. Por exemplo, se você tem uma nova atualização de produto ou desconto, deve mandar e-mail para todo o seu público-alvo, mas também deve limpar sua lista e não enviar e-mail para inscritos que não interagem com suas mensagens há 3 ou 4 meses. Isso acaba melhorando a entregabilidade dos seus e-mails e a taxa de engajamento.

À medida que for personalizando seus e-mails em massa, você também pode focar nas métricas que deve acompanhar e em como mensurar o desempenho de suas campanhas.

Mensurando o sucesso de suas campanhas de e-mail em massa

Trabalhar com e-mail marketing (conteúdo em inglês) da maneira correta é uma ciência que deve se basear em dados. A seguir, listamos algumas métricas que você deve acompanhar de perto a cada campanha de e-mail.

Taxa de abertura

A taxa de abertura é o número que aponta o percentual de destinatários que abrem o seu e-mail, dentre todas as pessoas para as quais você disparou a mensagem. A taxa de abertura dos seus e-mails é uma boa métrica comparativa. Comparar taxas de abertura de duas campanhas de e-mail pode ajudar a entender que tipo de títulos e assuntos abordar com seus inscritos.

Nota: A maioria das ferramentas de e-mail marketing se baseia no carregamento de imagens para determinar se o e-mail foi aberto. E como os servidores de muitos clientes bloqueiam imagens, a taxa de abertura não é uma métrica 100% precisa. Assim, ela deve ser analisada juntamente com a taxa de cliques. Em geral, se um e-mail recebe um clique, ele conta como aberto mesmo que as imagens não tenham carregado.

Click-through rate ou Taxa de cliques (CTR)

A taxa de cliques é a porcentagem de destinatários que clicaram em pelo menos um dos links no seu e-mail. A taxa de cliques é um indicador-chave da relevância da sua mensagem para os inscritos. Se sua CTR é boa, significa que o conteúdo do e-mail engaja e leva os inscritos a agirem.

Taxa de rejeição

A taxa de rejeição é o percentual de e-mails que não foram entregues. A rejeição pode ser considerada hard ou soft bounce. Hard bounces ocorrem quando os endereços de e-mail são inválidos ou não existem. Esses e-mails nunca serão entregues e são reencaminhados ao remetente. Uma soft bounce ocorre quando um e-mail não é entregue a tempo, seja porque a caixa de entrada está cheia ou por um problema no servidor do destinatário. Os e-mails podem ficar detidos pelo servidor do destinatário e ser entregues posteriormente.

A taxa de rejeição pode não ser um indicador direto do desempenho do seu e-mail, mas é uma métrica essencial a ser acompanhada. Você deve retirar constantemente os endereços que geraram rejeição da sua lista de e-mail. Enviar e-mails repetidamente para endereços inválidos baixa a reputação do remetente e impacta a entregabilidade.

Taxa de descadastramento

A taxa de descadastramento é a porcentagem de destinatários que se descadastraram depois de receber o seu e-mail. Mas ela pode não revelar o cenário como um todo. Muitos inscritos que não gostam de seus e-mails acham que o esforço de se descadastrar é ainda mais trabalhoso, e passam a apenas ignorar suas mensagens. Contudo, é importante continuar a acompanhá-la. Uma taxa de descadastramento crescente exige ações corretivas.

Entretanto, o sucesso de suas campanhas de e-mail em massa também está atrelado ao serviço de entrega de e-mail (conteúdo em inglês) que você escolher. Você não deve começar a executar suas campanhas sem avaliar apropriadamente os serviços de entrega de e-mail disponíveis.

Escolhendo um serviço de entrega de e-mail em massa

Um bom serviço de entrega de e-mail em massa deve ajudar você a escalar o envio de mensagens, entregar os e-mails de maneira previsível às caixas de entrada e facilitar o desenvolvimento de campanhas por profissionais de marketing que não tenham conhecimento técnico profundo. A lista a seguir ajudará você a avaliar melhor os serviços de e-mail em massa.

Entregabilidade

Já passamos da época em que apertar o botão de enviar na sua campanha de e-mail significava necessariamente entregá-los à caixa de entrada. Os ESPs atualmente focam em manter a caixa de entrada do usuário “limpa”, filtrando spams e e-mails indesejados. Seu serviço de entrega de e-mail deve estar alinhado a isso e oferecer uma alta entregabilidade. É importante que você gaste um tempo checando quais são os atuais clientes deles, avaliações, infraestrutura técnica e métodos de autenticação.

Templates customizáveis

Templates customizáveis ajudam os profissionais de marketing a se tornarem menos dependentes de designers e desenvolvedores. Um serviço de entrega de e-mail deve oferecer uma biblioteca de templates - quanto maior, melhor. Os profissionais de marketing devem poder simplesmente escolher um template, duplicá-lo e customizá-lo, deixando-o pronto para o envio.

Editores fáceis de usar

Criar e-mails fica mais fácil e conveniente quando o seu serviço de entrega de e-mail oferece um editor acessível. Ele deve ter recursos de drag-and-drop (arrastar e soltar) e outros elementos comumente usados, inserir snippets de HTML e merge tags para a personalização do e-mail. Também deve ajudar você a construir um e-mail que se adapte a diferentes dispositivos e tamanhos de tela.

Relatórios

A próxima etapa depois de lançar sua campanha de e-mail em massa é rastreá-la e analisar o desempenho dela. Enquanto estiver avaliando o serviço de entrega de e-mail, preste bastante atenção ao nível de detalhamento que poderá obter com os relatórios. Além das métricas básicas com dados gerais, como taxa de abertura e taxa de cliques, ele também deve permitir que você tenha acesso ao nível de contato individual e possa analisar se um contato em particular abriu o e-mail, clicou etc. Isso é importante porque esses números ajudam você a refinar sua próxima campanha e os segmentos do seu público-alvo.

Conclusão

Se feito corretamente, o envio de e-mails em massa é uma ótima prática para se comunicar com sua audiência. Se você compreender a linha que separa o envio de e-mail em massa do spam, pode criar mensagens incríveis. Com o aumento da personalização, há muitas formas de tornar sua comunicação em massa mais específica e eficaz. Isso ajudará a melhorar seu ROI e a manter os clientes satisfeitos.