Una guía definitiva sobre el envío de email masivo

Todos hemos recibido comunicaciones por habernos suscripto a la lista de correo de una personalidad, empresa o marca. ¿Sabe cómo se llama este tipo de comunicación a través de correos electrónicos? Se trata del bulk email o email blasts, y aquí le explicaremos cómo funciona.

La guía de Freshmarketer sobre qué es un bulk email.

¿Qué es un correo electrónico masivo?

La definición de correo masivo indica que se trata de un correo electrónico que se ha enviado a un grupo de suscriptores. También se lo conoce como bulk email o email blast. Los correos electrónicos masivos son en su mayoría genéricos, con una mínima segmentación de la audiencia. Algunos ejemplos:

¿El bulk email es lo mismo que el spam?

El envío simultáneo de muchos correos podría parecer un acto de spam; sin embargo, hay una clara diferencia entre ambas prácticas. El hecho de que un correo electrónico masivo se envíe a muchos destinatarios no implica que sea un correo no solicitado. Antes de recibir bulk email, los destinatarios deberían haber aceptado recibirlo.

Por otro lado, el spam es un correo electrónico para el cual el receptor nunca se registró o que ha sido enviado por una fuente no confiable o de baja reputación. El proveedor de servicio de correo electrónico (email service provider, ESP) también puede etiquetar un correo como spam si considera que el mensaje tiene poco valor o relación con el destinatario.

Por desgracia, los correos electrónicos masivos también pueden llegar a etiquetarse como spam. De hecho, la primera campaña de email masivo enviada por el reconocido especialista en marketing Gary Thuerk fue considerada spam. Los ESP no dejan de mejorar sus filtros de spam para mantener limpias las bandejas de entrada de sus usuarios.

¿Qué son los filtros de spam?

Los filtros de spam detectan correos electrónicos no deseados, maliciosos o procedentes de un remitente no fiable, y garantizan que no lleguen a la bandeja de entrada.

Los filtros de spam están en constante evolución y tienen en cuenta múltiples factores a la hora de evaluar cada correo electrónico. En función de ellos, al correo electrónico se le asigna una puntuación, la cual determina si puede pasar por el filtro de spam. El hecho de no lograrlo pone en peligro las posibilidades de mejorar la entregabilidad del correo electrónico en el futuro, un indicador clave en el email marketing masivo.

Imaginamos que, después de todo el trabajo que le tomó escribir el correo y confeccionar una lista de destinatarios, usted quiere que su mensaje llegue a la bandeja de entrada y no a la carpeta de spam. Por lo tanto, es importante aprender a enviar correos electrónicos masivos correctamente.

¿Cómo enviar correo electrónico masivo sin hacer spam?

Antes de enviar email masivo debe elaborar un plan que tenga en cuenta los filtros de spam. He aquí algunas formas de evitarlos, enviando mensajes que sus suscriptores aprecian recibir.

Mantenga su contenido limpio y con un formato adecuado

Un diseño simple y claro asegura que sus correos electrónicos puedan ser leídos rápidamente. Mantenga la relación texto-imagen bajo control, ya que los correos electrónicos con muchas imágenes encienden las alarmas de los filtros de spam. Un formato inadecuado, como escribir todo en mayúsculas, también puede activar algunos filtros.

Añada una versión en texto plano para sus correos electrónicos HTML

El envío de un correo electrónico en HTML sin una versión en texto plano es una señal de spam. Algunos ESP no son compatibles con todos los componentes HTML y eso podría hacer que sus correos electrónicos no se visualicen correctamente. Al incluir una versión en texto plano, usted aporta legitimidad a los ojos de los ESP y, también, hace sus envíos más accesibles para el usuario.

Evite utilizar URL acortadas o archivos adjuntos

Quienes envían spam suelen utilizar URL acortadas para ocultar el enlace del sitio web original y engañar a los ESP. Por lo tanto, una URL acortada en su bulk email lo hace sospechoso y, en consecuencia, puede enviarlo directamente a la carpeta de spam.

Incluya un enlace para darse de baja

Siempre, ofrezca a sus suscriptores la opción de darse de baja de su lista de correo. Este link debe ser visible, estar colocado en un lugar adecuado y tener un enlace que funcione.

Preste atención a los campos “Para”, “Responder” y “De”

Al utilizar el nombre del destinatario en el campo “Para” en lugar de solo su dirección de correo electrónico, está indicando que lo conoce, y esto aumenta las posibilidades de que su correo electrónico no sea etiquetado como spam. Puede utilizar etiquetas “merge” para personalizarlo.

Del mismo modo, para el campo “De” seleccione un nombre que sus suscriptores reconozcan fácilmente. Utilizar el nombre de pila de una persona, junto con el nombre de la empresa, puede ayudarle a personalizar su correo, por ejemplo: Juan, de Freshmarketer. La dirección para responder el correo debe ser real y funcionar. El objetivo de todo esto es hacer que los correos sean más “humanos” y parezcan enviados por alguien en concreto.

Considere utilizar una dirección IP dedicada

Si envía bulk email, es recomendable que consiga una dirección IP dedicada. A diferencia de una IP compartida, esta dirección IP es única y ningún otro remitente podrá utilizarla, lo que le dará más control sobre su capacidad de entrega.

Utilice un registro SPF y firmas DKIM

Un registro de marco de políticas de remitentes (SPF) garantiza a los proveedores de correo que nadie más puede enviar correos electrónicos desde su dominio. Por su parte, una firma de correo identificado de DomainKeys (DomainKeys Identified Mail, DKIM) vincula la identidad del remitente con el mensaje para hacerlo más confiable. Ambos son indicadores de prácticas de correo electrónico limpio, por lo que disminuyen las posibilidades de que los ESP lo identifiquen como spammer.

Respete la ley CAN-SPAM

En 2003, el presidente de EE. UU., George W. Bush, promulgó la Ley de Control del Asalto de la Pornografía y el Marketing No Solicitados (Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography And Marketing, CAN-SPAM). En ella, se establecen las directrices específicas que deben seguir los correos electrónicos comerciales y se especifican las sanciones y multas en caso de infracción. Asegurarse de que cumple con las leyes anti-spam mientras envía correos electrónicos masivos le ayudará a mantener una buena tasa de entrega.

La diferencia entre el bulk email y los correos electrónicos transaccionales

Mucha gente que entiende la diferencia entre el correo masivo y el spam, a menudo se pregunta si los correos electrónicos transaccionales son también correos masivos. Pues no lo son.

Bulk email

Como se mencionó anteriormente, cuando se habla de correos electrónicos masivos se hace referencia a un mismo correo que se envía una lista de suscriptores (o parte de ella) y no por una acción específica del usuario. El remitente decide cuándo hacer cada uno de estos envíos. Pueden ser correos electrónicos sobre cambios en los términos y condiciones, comunicaciones de descuentos, actualizaciones de productos, etc. El objetivo principal es la entrega y la comunicación efectiva. Es decir, los correos electrónicos masivos son de naturaleza proactiva.

Correos transaccionales

Por otro lado, los correos electrónicos transaccionales son comunicaciones empresariales críticas que se activan por acciones específicas del usuario; en otras palabras, dependen del comportamiento del usuario. Son correos de restablecimiento de contraseñas, alertas de pago, notificaciones activadas, respuestas del equipo de soporte técnico, etc. El objetivo principal, en este caso, es la entrega inmediata y lograr que llegue a la bandeja de entrada prioritaria. Son correos individuales y de naturaleza reactiva.

Aumente su engagement con correos electrónicos masivos personalizados

En la actualidad, mientras el email marketing masivo sigue evolucionando, todo el mundo quiere recibir comunicaciones personalizadas. El 50 % de las empresas considera que la personalización aumenta el engagement y usted también puede incorporarla a sus correos masivos.

Elabore y depure listas de suscriptores utilizando los datos que tenga a su alcance. Ordene sus nombres, apellidos, empresas donde trabajan, patrones de comportamiento, etc. Puede añadir etiquetas “merge” en los asuntos de sus correos electrónicos y dentro de los mismos para hablarle directamente al destinatario.}

Con toda esta información a mano, también puede tomar decisiones sobre a quién enviar los correos electrónicos. Por ejemplo, usted actualizó un producto o descuento. Podría querer comunicárselo a toda su comunidad, pero lo ideal sería filtrar su lista y no enviar el correo electrónico a los suscriptores que no han interactuado con sus correos en 3 o 4 meses. Con el tiempo, esto también mejorará la tasa de entrega y el engagement de su correo electrónico.

Una vez que personalice sus envíos, puede centrarse en las métricas que le ayudarán a medir el rendimiento de su bulk email.

Medir el éxito de sus campañas de bulk email

Hacer email marketing de forma correcta es una ciencia, con un montón de aspectos a tener en cuenta. Estas son algunas de las métricas que debería seguir de cerca en cada campaña de correo electrónico que haga.

Tasa de apertura

La tasa de apertura es el porcentaje de destinatarios que abren su correo electrónico en relación con todas las personas a las que se lo envía. Comparar las tasas de apertura de dos correos electrónicos puede ayudarle a comprender qué tipo de asuntos y temas funcionan mejor con sus suscriptores.

Nota al pie: La mayoría de las herramientas de email marketing se basan en la carga de imágenes para determinar si el correo fue abierto. Dado que muchos proveedores de correo electrónico bloquean las imágenes, en esas herramientas, la tasa de apertura no es una métrica precisa. Por lo tanto, también debe considerarse el porcentaje de clics. Normalmente, si un correo electrónico recibe un clic, se cuenta como abierto aunque las imágenes no se hayan cargado.

Tasa de clics (Click-through rate, CTR)

La tasa de clics representa el porcentaje de destinatarios que han hecho clic en al menos uno de los enlaces presentes en su correo electrónico. Es un indicador clave sobre la relevancia de su mensaje entre los suscriptores. Si su CTR es alta, significa que el contenido de su correo electrónico es atractivo y lleva a los suscriptores a realizar la acción.

Tasa de rebote

La tasa de rebote es el porcentaje de correos electrónicos que no fueron entregados. Un rebote puede ser duro o suave. Los rebotes duros son consecuencia de direcciones de correo electrónico no válidas o inexistentes. Estos correos electrónicos nunca serán entregados con éxito y son devueltos al remitente. Por otra parte, un rebote suave es una falta de entrega temporal del correo electrónico debido a una bandeja de entrada llena o a un problema con el proveedor de correo del destinatario. Los correos electrónicos pueden ser retenidos y enviados más tarde.

La tasa de rebote puede no ser un indicador directo del rendimiento de su correo electrónico, pero es una métrica esencial que hay que seguir. Debe eliminar regularmente de su lista a aquellos suscriptores que rebotan. El envío repetido de correos electrónicos a direcciones no válidas reduce la reputación del remitente y afecta a la capacidad de entrega.

Tasa de desuscripción

La tasa de desuscripción es el porcentaje de destinatarios que se dan de baja después de recibir un correo electrónico con relación al total de destinatarios. Sin embargo, esta métrica podría no reflejar el panorama completo. A muchos de sus suscriptores les puede dar pereza darse de baja y simplemente ignoran sus correos. Sin embargo, es importante mantener un control al respecto, ya que una tasa de desuscripción creciente significa que hay un problema que solucionar.

De todas formas, el éxito de sus campañas de correo electrónico masivo también depende en gran medida del servicio de envío de email que elija. No debe lanzarse a elegir uno sin una evaluación adecuada de las opciones disponibles.

Cómo elegir un servicio de envío de email masivo

Un buen servicio de bulk email debe ayudarle a escalar sus envíos de correo electrónico, entregar los correos en las bandejas de entrada de forma predecible y facilitar la realización de campañas a aquellos profesionales del marketing que no tengan conocimientos técnicos. La siguiente lista de requisitos le ayudará a evaluar mejor los servicios de correo electrónico masivo que tenga a su disposición.

Entregabilidad

Ya se terminó la época en la que hacer clic en el botón de enviar significaba que su campaña de correo electrónico llegaría a la bandeja de entrada del suscriptor. Hoy en día, los ESP dedican muchos recursos a mantener limpia la bandeja de entrada de sus usuarios filtrando el spam. Su servicio de email marketing debe estar a la altura de estos avances y ofrecer una alta capacidad de entrega. Usted debería dedicar algo de tiempo a analizar a los distintos proveedores, sus reseñas, su infraestructura técnica y sus métodos de autenticación.

Plantillas personalizables

Las plantillas personalizables ayudan a los profesionales del marketing a depender menos de los diseñadores y los desarrolladores. Un servicio de envío de correo electrónico debería ofrecer una biblioteca de plantillas entre las que se pueda elegir; cuantas más sean, mejor. De esta manera, alcanzaría con elegir una plantilla y personalizarla, y el correo estaría para enviarse.

Editores fáciles de usar

La creación de correos electrónicos es más rápida y cómoda si su servicio de envío de correos electrónicos ofrece un editor fácil de usar. Este debe permitir arrastrar y soltar los elementos, insertar fragmentos de HTML y utilizar etiquetas “merge” para la personalización de los mensajes. Por último, debe ayudarle a crear un correo electrónico que se vea bien en todos los dispositivos y tamaños de pantalla.

Informes

El siguiente paso obvio después de haber lanzado su campaña de bulk email es el seguimiento y el análisis de su rendimiento. Al evaluar un servicio de envío de correo electrónico, preste mucha atención a qué tan detallados son los informes que ofrece. Además de métricas básicas, como la tasa de apertura y la tasa de clics, también debería permitirle ir al nivel de los contactos y analizar si un contacto en particular abrió el correo, hizo clic, etc. Es importante porque estas cifras le ayudarán a afinar su próxima campaña y sus segmentos de audiencia.

Conclusión

Si se hace correctamente, el envío de email masivo puede reportarle muchos beneficios. Si usted comprende la fina línea que separa al envío de bulk email del envío de spam, entonces podrá crear correos electrónicos increíbles. Con el auge de la personalización, hay muchas maneras de hacer que su comunicación masiva sea más específica y eficaz, lo que le ayuda a mejorar el retorno de la inversión (Return On Investment, ROI) y a mantener a sus clientes contentos.