Guia completo para gerenciamento do ciclo de vendas

 

Diferentes empresas têm definições variadas de seus ciclos de vendas devido a muitos fatores, como tipo de indústria, nicho de mercado e perfil de cliente. Por isso, seguem diferentes etapas e atividades até fechar um negócio.

Neste guia, vamos passar pelas várias etapas de um ciclo de vendas e compartilhar dicas e boas práticas que você pode usar para melhorar seu processo de vendas.

ciclo de venda

O que é ciclo de vendas e por que ele é importante?

Um ciclo de vendas é todo o processo que sua empresa realiza ao vender um produto ou serviço a um cliente. Trata-se de uma série de etapas que levam a uma venda.

O ciclo de vendas é importante por diferentes motivos:

Processo de treinamento facilitado

Ter um ciclo de vendas bem definido facilita o treinamento de novos representantes de vendas. Você poderá fornecer a esses colaboradores um roteiro estruturado, que os permitirá se ambientar mais rapidamente ao processo.

Alinhamento da equipe

Além disso, ter um melhor entendimento do seu ciclo de vendas também permite que você estruture sua equipe de forma mais eficaz.

Digamos que você analisou seu ciclo de vendas e percebeu que há um gargalo quando se trata de acompanhar os leads. Naturalmente, você vai querer reajustar as funções da sua equipe para garantir os resultados esperados nesta etapa.

Acompanhamento do desempenho da equipe

Acompanhar o ciclo de vendas também ajuda a avaliar melhor o desempenho de sua equipe. Se a duração do seu ciclo de vendas está diminuindo mês a mês, significa que seu time está efetivamente convertendo seus leads em um período mais curto, o que é uma ótima notícia.

Também vale a pena comparar a duração do seu ciclo de vendas com a de seus concorrentes para que você possa ver como está se saindo.

Estágios do ciclo de vendas

Toda empresa tem seu próprio ciclo de vendas, e cada um deles é único. Mas existem algumas etapas que são seguidas pela maioria deles. Os leads gerados a partir de sua ferramenta de automação de marketing são transferidos para sua equipe de vendas, por exemplo, e isso coloca o ciclo de vendas em movimento.

Por outro lado, algumas empresas seguem estratégias de vendas outbound em conjunto com o inbound, e isso envolve ligações e e-mails para leads frios, visitas porta a porta e muito mais.

Em primeiro lugar, é importante identificar os estágios do seu ciclo de vendas e apresentar as principais métricas que você pode usar para medir o desempenho de sua equipe em cada etapa.

No entanto, os estágios do ciclo de vendas podem diferir com base nos seguintes fatores:

Bryce Sanders, presidente da Perceptive Business Solutions, resume o processo inicial para você encontrar seu ciclo de vendas de forma eficaz:

“É fácil descobrir seu próprio processo. Vamos supor que sejam vendas cara a cara. A primeira etapa é conversar com alguém. A próxima etapa é marcar uma reunião. No setor de serviços financeiros, você coleta informações e, em seguida, apresenta uma proposta. A coleta de dados pode ocorrer na segunda etapa. A terceira etapa é retornar com uma proposta e apresentá-la. A quarta etapa é solicitar o pedido quando o lead se transforma em cliente. Isso é bem simples, mas é um procedimento básico de criar seu próprio processo”.

Utilizamos as etapas a seguir na Freshworks e vimos que usar esse ciclo de vendas nos ajudou a construir um pipeline sólido. Aqui está nosso ciclo de vendas B2B de sete etapas.

etapas do ciclo de venda b2b
1. Prospectar a venda

O ciclo de vendas começa quando seus vendedores iniciam o processo de prospecção. Durante esse processo, seus vendedores podem aproveitar as informações dos seguintes canais:

 

O primeiro passo é ter um perfil de cliente ideal (Ideal Customer Profile, ou ICP) e segui-lo. Se você ainda não tem um, vá em frente e crie o seu. Basicamente, ele contém informações sobre os clientes em potencial que você gostaria de contatar e como abordá-los.

Inclua informações como histórico pessoal e seus principais problemas. Isso ajudará a procurar atributos além dos dados demográficos, interesses ou associações.

Em seguida, tenha um termo-padrão para descrever seus leads. Algumas empresas gostam de chamar os leads interessados ​​de “clientes em potencial”, ou prospects, e outras apenas os chamam de “leads”.

Em seguida, classifique aqueles que você acha que podem estar interessados ​​em seu negócio como “prováveis” ou “muito prováveis”. Essa nomenclatura vai depender da sua empresa e você pode usar o que fizer mais sentido ou o que for mais confortável.

Agora, você pode pensar que este estágio é semelhante à geração de leads .

Na verdade, é muito mais do que isso. Com a geração de leads, você apenas coleta as informações de contato de seus leads, enquanto a prospecção de vendas ajuda a alcançar esses leads e estabelecer se eles estão interessados ​​em sua empresa ou não.

2. Fazer contato

Depois de começar a ter um fluxo constante de leads, você deve começar a contatá-los. Porém, antes de decidir como fazer isso, avalie e determine em que estágio da jornada de compra eles estão.

Digamos que seu lead forneceu suas informações de contato em troca do download de um e-book. Nesse ponto, ele está reunindo mais informações sobre como resolver seus problemas sozinho, e pode não estar pensando ainda em comprar.

Nesse caso, entrar em contato por e-mail e incentivá-lo é importante antes mesmo de ligar ou tentar agendar uma reunião pessoal.

E se o seu lead preencher um formulário em seu site solicitando um orçamento ou uma demonstração do produto? Essa é uma indicação clara de que ele está pronto (ou quase pronto) para fazer uma compra, então, faz sentido ligar para o seu cliente em potencial.

Mas você precisa ligar para seus leads em tempo hábil. De acordo com as estatísticas, 30-50% das vendas acontecem com os vendedores que entram em contato imediatamente com os prospects. Pense bem nisso!

Mas isso não significa que você deve contatar seus leads em 24 horas, porque isso simplesmente não vai resolver o problema. Para ter as melhores chances de converter o lead em um cliente, você deve ligar para ele o mais rápido possível.

Se seus leads não atenderem suas chamadas, não se preocupe. Geralmente, são necessárias cerca de 8 a 12 tentativas para contatar um lead pelo telefone — então, continue tentando.

Embora os melhores horários para entrar em contato com os leads sejam às quartas e quintas-feiras, entre 16h e 18h, tente mudar seus horários também.

Se seus leads dedicam as tardes de quarta-feira a reuniões estratégicas, por exemplo, você não vai conseguir entrar em contato, independentemente de quantas vezes tentar.

3. Qualificar o lead

Depois de fazer contato com seu lead, a próxima etapa é qualificá-lo. Ele é adequado para o seu negócio? E, vice-versa, sua empresa está preparada para atender às necessidades dele?

Você pode já ter feito alguma pré-qualificação na etapa anterior do ciclo de vendas. Por exemplo, seu formulário no site pode ter campos como o tamanho da empresa ou receita anual. Se os leads não fornecerem essas informações, uma rápida pesquisa no LinkedIn de sua empresa pode fornecer esses dados.

Depois disso, se você tiver certeza de que seu lead se ajusta ao seu ICP e é capaz de fazer uma compra, ligue para entender melhor suas necessidades e problemas.

Caso contrário, faça algumas perguntas que podem ajudar a avaliar como os leads se encaixam em seu perfil de cliente ideal. Muitas empresas usam a metodologia de orçamento, autoridade, necessidade e tempo (BANT, como é mais comumente referido).

Estas são algumas perguntas que você pode fazer aos seus leads:

Ter uma ideia do orçamento de seu lead é particularmente importante para empresas cujos produtos ou serviços são premium. Você não gostaria de passar três meses incentivando seu lead, apenas para descobrir que ele não tem orçamento para fazer uma compra com sua empresa, certo?

4. Nutrir o lead

Se o seu lead não estiver pronto para comprar imediatamente, comece a nutri-lo para movê-lo no  funil de vendas

Um erro comum que as empresas cometem é tentar “forçar” uma venda. Qualquer pessoa pode vender e, na maioria das situações, seus clientes em potencial não querem comprar ainda na fase de consideração. Seus prospects também desejam ser tratados de maneira personalizada, e não apenas como mais uma pessoa para quem você está vendendo.

No final das contas, eles costumam ser tomadores de decisão. Portanto, vá em frente e não force, mas envie recursos úteis, como e-books, artigos ou estudos de caso que podem ajudá-los a tomar uma decisão.

Você pode fazer isso configurando campanhas de e-mail que podem garantir que esses conteúdos cheguem às suas caixas de entrada em tempo hábil. Você também pode segmentá-los por meio de anúncios do Google, Facebook e LinkedIn.

5. Fazer uma oferta

A essa altura, seu cliente em potencial já deve ter começado a visitar sua página de preços ou, se você tiver sorte, ele já pode ter se inscrito para uma avaliação do produto. Ao fazer isso, ele está mostrando sua intenção de compra.

Analise o seguinte:

6. Lidar com objeções de vendas

Depois de fazer a oferta, agora é com você. Há chances de que os leads recuem e levantem uma ou várias objeções de vendas, como:

Seu trabalho é lidar com essas objeções de vendas e convencer o lead de que escolher sua empresa é a melhor solução para ele.

Se o seu lead disser que o preço do seu produto está alto, faça as contas e diga a ele quanto de retorno sobre o investimento (ROI) o seu produto vai trazer, ou quanto ele vai conseguir economizar.

Se seus clientes em potencial estão preocupados em fazer com que sua equipe adote uma nova tecnologia, diga a eles sobre o que sua empresa pode fazer em termos de configuração e treinamento, e fale sobre a facilidade de usar seus canais de suporte.

7. Fechar a venda

Assim que terminar de lidar com as objeções do seu lead, é hora de fechar a venda. Depois de se certificar de que preparou a papelada e os formulários, faça uma pergunta final ao seu lead e descubra o momento certo para implementação. Isso é conhecido como uma abordagem direta.

Por outro lado, se ele não responde devido a mudanças de última hora em seus planos ou outras circunstâncias, opte por uma abordagem mais indireta. Reafirme como o produto pode ajudar a resolver seus problemas ou envie um estudo de caso novamente para comprovar na prática o que seu produto pode fazer por ele.

Sua abordagem também depende do temperamento do seu lead. Você já deve ter feito uma boa leitura sobre essa pessoa, então, isso ajuda a antecipar se vai ter mais sucesso com uma abordagem direta ou indireta. Mas o que acontece depois de fechar a venda com sucesso?

Seus representantes podem ficar tão aliviados com a venda, que encerram a reunião e partem o mais rápido possível, pensando que isso evita a possibilidade de o lead mudar de ideia. Dito isso, você não deve encerrar a reunião abruptamente — certifique-se de dar ao seu lead a chance de tirar quaisquer dúvidas que ele possa ter e de orientá-lo nas próximas etapas.

Se for uma reunião presencial, lembre-se de dar ao seu lead um cartão de visita para ajudá-lo a entrar em contato com você se houver algum problema. Você também pode solicitar que ele indique pessoas com desafios semelhantes para você.

A duração do ciclo de vendas e sua importância

Como dissemos anteriormente, o ciclo de vendas pode variar de empresa para empresa, e não há duas empresas que tenham exatamente o mesmo processo. Contudo, a duração do ciclo de vendas é importante.

Por quê? Você pode pensar que um ciclo de vendas de oito etapas é a escolha certa para você, enquanto, na realidade, tudo o que precisa é ter um ciclo de vendas de cinco etapas.

definição das etapas do ciclo de vendas

 

Um estudo da CSO Insights aponta que quase 30% das empresas optam por um ciclo de vendas de 4 a 6 meses. Isso mostra que esta é a duração ideal para a maioria das empresas, embora haja uma diminuição considerável no número das que optam por ciclos de vendas mais longos ou mais curtos.

Antes de descrevermos as diferentes durações dos ciclos de vendas e o que isso significa, aqui estão alguns fatores que os influenciam:

Duração do ciclo de vendas

A duração do ciclo de vendas difere entre setores e é importante ficar atento à média de sua empresa em comparação com a média do seu segmento.

Se for mais longo, você saberá que precisa fazer um pequeno ajuste para reduzir a duração. Por outro lado, você saberá como funcionam os ciclos de vendas típicos em seu setor.

Algumas durações comuns de ciclos de vendas

Como melhorar seu processo de ciclo de vendas

Independentemente de sua equipe já estar atingindo suas metas de receita ou se ainda tiver um longo caminho a percorrer, é importante ajustar continuamente suas técnicas de vendas para melhorar o ciclo de vendas.

Daina Dunlop, designer instrucional sênior da Dacre, Inc. diz:

“Você terá que analisar cada etapa, bem como seus dados de vendas para descobrir o que está acontecendo ou não. Em termos de otimizá-lo, novamente, isso é específico para sua empresa e você precisa ir passo a passo para determinar o que precisa ser feito de maneira diferente. Pela minha experiência, nem sempre é o processo de vendas (ou ciclo de vendas) é necessariamente o problema, mas sim os representantes de vendas que não o executam com eficácia. Recomendo que você faça esse tipo de análise para ver o que está acontecendo com o seu.”

Aqui estão algumas dicas para ter em mente.

como melhorar ciclo de vendas
1. Reduza o trabalho manual

 

O representante de vendas médio gasta apenas 37% do tempo vendendo, com o resto do tempo sendo consumido por trabalhos pouco estratégicos, como tarefas administrativas.

Se você deseja melhorar seu ciclo de vendas, uma maneira fácil é terceirizar essas tarefas mais operacionais de seus representantes, como adicionar informações novas em planilhas, agendar calls e até algumas atividades de geração de leads.

Terceirizar essas atividades pode ajudar seus vendedores a:

Você também pode usar um CRM para isso. Aliás, ele é projetado para essa finalidade, unificando os dados do cliente de vários pontos de contato — como telefone, e-mail, chat e formulários da web — e mantendo os registros sem intervenção manual.

2. Alinhe as vendas com sua equipe de marketing

É simples. O alinhamento das equipes de vendas e marketing em sua empresa traz muitos benefícios. Na verdade, de acordo com MarketingProfs, fazer isso pode levar a um aumento de 36% na retenção de clientes e de 38% no sucesso das vendas.

Ao alinhar efetivamente suas vendas com sua equipe de marketing, você:

Você também pode usar um software de CRM que vem com funcionalidades de automação de marketing integradas ou que pode ser integrado a um software de automação de marketing. Isso ajuda a melhorar substancialmente o seu ciclo de vendas.

Ao usar um CRM para isso, você pode ter uma abordagem mais unificada ao gerenciar os dados, além de dar acesso à sequência de atividades do seu lead, registrando se ele abriu e-mails, as páginas que visitou e muito mais, oferecendo melhor visão do contexto para as suas equipes de vendas e marketing.

3. Acompanhe os leads continuamente

O contato inicial com seu lead é apenas a primeira parte do quebra-cabeça. Embora seja uma espécie de vitória, você ainda terá que trabalhar para acompanhar seu lead e, infelizmente, isso pode parecer um processo demorado.

Curiosamente, enquanto 80% dos representantes de vendas exigem 5 follow-ups antes que um negócio seja fechado, 44% deles desistem após a primeira tentativa. Isso significa que seus representantes de vendas terão que aprender a lidar com as objeções de vendas e perseverar nas etapas.

Para isso, é válido adotar uma boa estratégia de follow-up que possa funcionar para o seu tempo. Uma coisa que você pode fazer é contatar o lead o máximo de vezes que puder até obter uma resposta. Isso só não significa que você tenha que forçar uma venda.

Por exemplo: seu cliente em potencial pode pedir que você entre em contato com ele em, digamos, 15 ou 20 dias. Não se sinta decepcionado, vá em frente, marque em seu calendário e entre em contato na data de preferência do seu lead.

Se você estiver entrando em contato com ele pela primeira vez, reduza o número de follow-ups. Afinal, não há nada pior do que enviar e-mails repetitivos para alguém com quem você nunca teve contato, não acha?

Outra coisa que você pode fazer é compartilhar conteúdo ou informações valiosas com seus leads. O motivo é simples: isso tira completamente o fator repetitivo de suas tentativas de contato.

Compartilhe conteúdos diversificados que o ajudem genuinamente a lidar com seus desafios, de modo que não pareça que tudo o que você quer é fechar uma venda. Como alternativa, você também pode usar um software de CRM para controlar seus follow-ups e até mesmo automatizar e-mails de vez em quando para reduzir o tempo investido nessa tarefa.

4. Solicite pequenos favores e compromissos

Você já ouviu falar da técnica do “pé na porta”? Isso também é comumente conhecido como a abordagem em que você solicita ao cliente potencial um pequeno favor antes do final de cada ligação. O número de solicitações que você pode fazer depende do quanto seus leads estão dispostos a se comprometer.

Na verdade, quanto mais solicitações seu lead aceita, maior é o relacionamento cultivado entre vocês, e quando você termina de falar, não parece mais um pedido tão grande.

A chave para esses pequenos compromissos é começar aos poucos, de modo que fique mais fácil para o seu lead dizer sim:

5. Evite agendamentos muito burocráticos

Nenhum lead vai dizer que adora trocar muitos emails para agendar uma reunião. Afinal, isso é frustrante e nada eficiente!

Embora o processo de encontrar horário para marcar a reunião não pareça demorado, ele é! Por exemplo, você e seu cliente potencial levaram um quarto do dia para chegar a um acordo sobre um horário de reunião adequado, e seu ciclo de vendas exige oito reuniões, isso significa que você perderá dois dias inteiros apenas para agendar uma conversa.

Para agilizar seu fluxo de trabalho e reduzir os atritos associados ao ciclo de vendas, utilize uma ferramenta que torna mais fácil agendar suas reuniões, como Calendly ou Meetings. Essas ferramentas são sincronizadas com seu calendário para que seus leads possam ver quando você está livre e selecionar um horário que funcione para eles.

Um CRM também se integra a esses aplicativos de reunião e adiciona eventos agendados aos registros do cliente.

6. Use o gatilho da prova social

Você pode ter vários estudos de caso à sua disposição, mas não é para apenas publicá-los em seu site e esquecê-los. Nada vai adiantar se seus leads não conseguirem encontrar esses materiais facilmente. E nem todos conseguem.

Os estudos de caso são ótimos para construir uma prova social da sua empresa, portanto, garanta que seus representantes de vendas sempre os compartilhem com seus clientes em potencial. Isso os deixará muito mais próximos de fazer uma compra.

O envio de estudos de caso também é uma ótima maneira de lidar com quaisquer objeções que seu cliente potencial possa ter. Por exemplo, se o seu lead está apreensivo com a dificuldade de aprender a usar seu produto, mostre a ele estudos de caso de outros clientes que estavam na mesma situação e conseguiram encurtar o período de setup de sua ferramenta.

7. Treine sua equipe

Abordamos várias práticas recomendadas que os representantes de desenvolvimento de vendas (Sales Development Representatives, ou SDRs) podem usar para aumentar a eficácia das vendas. Agora, esta última dica trata de como os gerentes e diretores de vendas podem ajudar sua equipe a obter sucesso, garantindo que seus representantes recebam o treinamento adequado.

Crie apresentações de vendas, kits e outros documentos para orientar sua equipe durante o processo de vendas. Claro, você não pode criar todos eles, mas dá para contar com a sua equipe de marketing para produzi-los. Também é bom ficar de olho nas métricas de cada membro do time conforme eles se acostumam com seu ciclo de vendas.

Além do mais, você também pode contar com o seu software de CRM para isso. Usando um CRM, é possível criar relatórios para analisar o desempenho do seu time de vendas, identificando suas atividades, o tempo de resposta do lead, os negócios fechados e muito mais.

Ao fazer isso, você pode descobrir que certos representantes estão enfrentando dificuldades em estágios específicos do ciclo de vendas. Se for esse o caso, certifique-se de oferecer a eles recursos e suporte adicionais e permitir que acompanhem e aprendam com os colegas que tiveram melhor desempenho.

Os KPIs do processo de vendas

Para otimizar ainda mais seu processo de vendas, você precisa acompanhar alguns indicadores-chave de desempenho (Key Performance Indicators, ou KPIs). Isso lhe ajudará a entender se o seu ciclo de vendas está funcionando ou não.

Aqui estão os três principais KPIs que você precisa rastrear para obter o desempenho ideal do seu ciclo de vendas:

ciclo de vendas de um produto

Número de vendas mensais

O número de vendas mensais que você realiza pode ajudar a entender quantos novos clientes sua equipe de vendas conseguiu conquistar. Compare com os números do mês anterior para ter uma visão mais abrangente. Se os números forem menores neste mês, é preciso otimizar seu processo de vendas.

Analise por que isso pode estar acontecendo com as seguintes perguntas:

Número de novos leads por mês

Essa é uma métrica que depende do seu tipo de negócio. Novos leads podem ser pessoas que se inscreveram para uma avaliação gratuita ou que visitaram seu site e passaram algum tempo nele, por exemplo. Para começar, faça o seguinte:

Duração do ciclo de vendas

Como mencionado antes, quanto menor a duração do ciclo de vendas, melhor. Rastrear e otimizar esse KPI pode ser um grande impulso para o seu processo de vendas. Para melhorar esse atributo, você pode designar representantes de vendas para fazer o follow-up de negociações com leads frios e, dessa forma, impulsionar suas conversões. Em vez de apenas forçar uma venda imediata, você pode compartilhar conteúdo, oferecer descontos ou até mesmo estender o período de avaliação.

Analise também, de forma individual, a duração do ciclo de vendas de cada representante em sua equipe. Se o ciclo de vendas deles é inferior ao da empresa, eles estão fazendo um ótimo trabalho. Se não, trabalhe com eles para melhorar isso.