Guía para principiantes de la gestión del ciclo de ventas

En pocas palabras, la gestión del ciclo de ventas se refiere al acto de optimizar su ciclo de ventas. En esta guía, le daremos un recorrido por las diversas etapas de un ciclo de ventas, y compartiremos con usted varios trucos y buenas prácticas que puede usar para mejorar su procedimiento de ventas.

Sales Cycle

¿Qué es un ciclo de ventas?

Un ciclo de ventas es un proceso que su empresa sigue cuando vende un producto o servicio a un cliente. Puede considerarse también una serie de pasos que llevan al cierre de una venta.

La importancia de los ciclos de ventas

Si aún no lo ha hecho, es importante identificar las etapas de su ciclo de ventas y determinar los parámetros que pueda usar para medir el rendimiento de su equipo en cada etapa.

¿Y esto por qué? En primer lugar, el contar con un ciclo de ventas bien definido le facilitará el formar a nuevos representantes de ventas. Podrá ofrecerles a estos representantes una hoja de ruta bien estructurada, que les permitirá familiarizarse con su proceso.

Además de eso, contar con una mejor comprensión de su ciclo de ventas también le capacita para estructurar más eficazmente a su equipo. Digamos que usted ya ha analizado su ciclo de ventas y se ha dado cuenta de que hay un cuello de botella a la hora de hacer seguimiento a los leads. Naturalmente, querrá reasignar los roles a su equipo para asegurarse de que se esté haciendo lo suficiente en este paso.

Y, por último, pero no por ello menos importante, mantenerse al día con su ciclo de ventas le ayuda a evaluar mejor el desempeño de su equipo. Si la longitud media de su ciclo de ventas está disminuyendo mes a mes, esto significa que su equipo efectivamente está cerrando negocios con los leads en menos tiempo, ¡y esto es una excelente noticia! También vale la pena tomar como referencia la longitud del ciclo de ventas de sus competidores, de modo de poder compararse con ellos.

Fases del ciclo de ventas

Tal como se imaginará, los ciclos de ventas varían de una empresa a otra. El ramo de la empresa, la cuota de mercado, el tipo de producto a vender y muchos otros factores afectan a las etapas de su ciclo de ventas. Dicho esto, la mayoría de los ciclos de ventas incluyen alguno de estos siete pasos (o todos):

1. Prospección de ventas

El procedimiento de ventas comienza cuando sus representantes de desarrollo de ventas se sientan y comienzan a hacer prospección para identificar nuevos leads. En este paso, evalúan a sus perfiles de cliente ideales, identifican a los clientes potenciales con los que querrían comunicarse y deciden cómo abordar a estas personas.

La siguiente es una pregunta que nos hacen mucho: ¿cuál es la diferencia entre prospección de ventas y generación de leads? Algunos especialistas en marketing usan estos términos de manera intercambiable, pero existe una diferencia entre las dos actividades. Con la generación de leads, usted simplemente estará recolectando información de contacto de sus leads; con la prospección de ventas, usted está entablando contacto con estos leads y determinando que estén interesados en su producto.

2. Hacer contacto

Una vez que sus leads comiencen a llegar, es momento de contactarles. Antes de decidir cómo desea contactarles, tendrá que evaluar a sus leads y determinar en qué etapa de la trayectoria del comprador se encuentran.

Digamos que su lead le ha dado su información de contacto a cambio de descargar un e-book. En este punto, simplemente están recaudando más información acerca de la solución a su problema, y probablemente no estén listos para hacer una compra. Como tal, es posible que le convenga contactar a sus leads mediante correo electrónico y cultivarlos antes de concertar una reunión telefónica o en persona.

¿Su lead ha rellenado un formulario en su página web y le ha contactado para solicitar una cotización o una demostración del producto? Esto sería un claro indicador de que están listos (o casi listos) para hacer una compra. Con esto en mente, tiene sentido llamarlos de inmediato.

Si está llamando a sus leads, asegúrese de hacerlo de manera oportuna. Considere esto: el 75% de los leads terminan por comprarle a la primera empresa que conocen. Y, para que conste, responderle a su lead antes de 24 horas simplemente no es suficiente. Para tener las mejores probabilidades de convertir a este lead en un cliente pago, debe llamarlos 60 segundos después de que le hayan dado su información.

¿Qué ocurre si llama a su lead y este no le responde? Según las estadísticas, toma entre 8 y 12 intentos contactar telefónicamente a un lead, así que siga intentando sin rendirse. Si bien ya sabemos que los mejores momentos para contactar a los leads son los miércoles y jueves entre las 4 y las 6 p. m., intente también en otros horarios. Si su lead dedica los miércoles en la tarde a sus reuniones estratégicas semanales, no importa cuántas veces intente comunicarse, no lo logrará.

3. Calificar al lead

Después de haber hecho contacto con su lead, el siguiente paso es calificarlo. Ahora, es posible que ya haya hecho algún tipo de calificación previa en anteriores etapas del ciclo de ventas. Tal vez había un campo en su formulario donde se le preguntaba a su lead cuán grande era su empresa, o cuánto ingresaban anualmente. Si usted tiene la certeza de que su lead está calificado y es capaz de hacer una compra, entonces no hay problema en saltarse este paso y proceder directamente a cultivarlo.

Si no, le conviene hacerle a su lead una serie de preguntas que le ayudarán a evaluar cuán bien encajan en el perfil de su comprador típico. Muchas empresas usan la metodología BANT, que es el acrónimo del inglés Budget (presupuesto), Authority (autoridad), Need (necesidad) y Time (tiempo). Algunas preguntas apropiadas que hacer son:

Tener una idea del presupuesto de su lead es particularmente importante para las empresas cuyos productos o servicios tienen precios elevados. Usted no querrá pasar tres meses cultivando a su lead para después darse cuenta de que simplemente no tiene el presupuesto necesario para hacer negocios con su empresa.

4. Cultivar al lead

Asumiendo que su lead no esté listo para comprar de inmediato, es aquí donde usted comenzará a cultivarlo y a desplazarlo por su embudo de ventas. Ahora, la mayoría de los especialistas en marketing y propietarios de negocios asocian automáticamente el cultivo de leads con campañas "drip" creadas mediante una herramienta de CRM.

Además de asignar a su lead a campañas de correo electrónico, por ejemplo, también puede abordarles con anuncios de Google o Facebook. Si su lead es activo en las redes sociales, también es posible cultivarlo usando Chatbots.

5. Hacer una oferta

Una vez que su lead comience a mirar su página de precios o a registrarse para pruebas y demostraciones, estará listo para hacer una compra. En este punto, no dude en hacer una oferta relevante y específicamente dirigida a su lead.

6. Manejo de objeciones

Una vez que haya hecho su oferta, el balón estará en posesión de su lead. Existe una gran probabilidad de que le responda con una o más objeciones. Su deber es manejar estas objeciones y convencerle de que su compañía ofrece la mejor solución para ellos.

Si su lead le dice que su producto le parece costoso, haga las cuentas y coméntele cuánto ROI le traerá su producto (o cuanto se ahorrará usándolo). Si está preocupado por hacer que su equipo adopte una tecnología nueva, coméntele lo que su empresa puede ofrecerle en términos de instalación y formación, y cuéntele de sus canales de soporte técnico de fácil uso. Ya ve a qué nos referimos.

7. Cerrar la venta

Después de manejar las objeciones de su lead, es hora de cerrar la venta. Asegúrese de tener lista toda la documentación y el papeleo, y proceda a hacerle la pregunta de cierre a su lead. Cuán agresivo debe ser su enfoque depende del temperamento de su lead. Para este momento, ya debe tener una imagen bien formada de esta persona; esto le ayudará a determinar por anticipado si tendrá más éxito con un enfoque más agresivo, o lo contrario.

¿Qué ocurre después de haber cerrado al lead correctamente? Los representantes de desarrollo de ventas podrían sentirse tan aliviados de haber cerrado la venta que decidan irse lo antes posible, para evitar que el cliente vaya a cambiar de opinión. Dicho esto, no es buena idea cerrar la reunión abruptamente: asegúrese de haberle dado a su lead la oportunidad de hacer cualquier pregunta de seguimiento que le parezca pertinente, y de darle todas las indicaciones necesarias para los siguientes pasos.

Justo antes de irse, dele a su lead su tarjeta de visita, y pídale directamente que les recomiende a sus amigos si es posible.

Cómo mejorar su ciclo de ventas

Sin importar si su equipo ya está alcanzando sus objetivos de ingresos o si todavía les queda mucho por recorrer, deben depurar sus técnicas de ventas continuamente y mejorar sus ciclos de venta. Aquí le ofrecemos algunos consejos:

1. Reduzca el trabajo de bajo valor añadido

El representante de ventas medio pasa apenas un 36% de su tiempo vendiendo, y el resto de este tiempo se consume en trabajo de bajo valor añadido, tal como tareas administrativas y de servicio.

Si desea mejorar su ciclo de ventas, una manera sencilla de hacerlo es permitirles a sus representantes de ventas el tercerizar sus tareas administrativas, de modo que puedan enfocarse en vender. Un sistema de CRM está diseñado para hacer esto. Este consolida los datos de sus clientes provenientes de múltiples puntos de contacto: teléfono, correo electrónico, chat, página web, etc. y lleva registros sin necesidad de intervención manual.

2. Haga seguimiento diligentemente

Anteriormente hemos abordado la dificultad relativa de hacer ese primer contacto con un lead, pero esa es tan solo una pequeña parte del puzle. Si bien entablar un contacto exitosamente es una victoria, aún tendrá que dedicar tiempo a hacer seguimiento a su lead, cosa que puede resultar un proceso bastante largo.

Es interesante hacer notar que, si bien el 80% de las ventas requieren de seguimiento, un 44% de los representantes de ventas se rinden después de tan solo un seguimiento. ¿La moraleja? Sus representantes de ventas tendrán que engrosar la piel y perseverar en sus seguimientos. Emplee un software de CRM para recordatorios de seguimiento o incluso para automatizar los correos electrónicos de seguimiento.

3. Pídales pequeños compromisos

¿Ha escuchado hablar de la técnica del "pie en la puerta"? Con esta técnica, usted les está pidiendo un pequeño favor. Y después otro, y otro más. Mientras mayor sea la cantidad de solicitudes a las que accede su lead, mayor será la compenetración entre ustedes, y cuando usted vaya a por el cierre, no parecerá una decisión tan grande.

La clave con estos pequeños compromisos (algunos los conocen como "cierre incremental") es comenzar en pequeño y facilitarle a su lead decir que "sí". Por ejemplo, al contactar a su lead por primera vez, podría pedirle su número telefónico para contactarle más fácilmente. Después de haberle hecho una demostración del producto, podría pedirle que le presente a su director de presupuesto o a su equipo de procura.

4. Elimine el engorro de programar reuniones

"Me encanta tener que enviar un montón de correos electrónicos para poder concertar una reunión", es algo que ningún lead ha dicho jamás. Intentar (y no lograr) concertar una reunión es a la vez ineficaz y frustrante tanto para los representantes de ventas como para los leads. Para optimizar su flujo de trabajo y reducir la fricción asociada con el ciclo de ventas, use una herramienta que le facilite el programar sus reuniones.

¿No sabe por dónde comenzar? El sistema de CRM puede integrarse con aplicaciones para reuniones y agregar automáticamente eventos programados a los registros del cliente.

5. Use la prueba social

Es posible que ya tenga varios casos prácticos a mano, pero no es cuestión de simplemente colgarlos en su web y desentenderse. Los casos prácticos son muy buenos para crear prueba social, así que haga que sus representantes los compartan activamente con sus leads, para darles un "empujoncito" y animarlos a comprar.

Usar los casos prácticos también es una excelente manera de manejar las objeciones que su lead pudiese tener. Si a uno de sus leads le preocupa que la curva de aprendizaje para su producto vaya a ser muy pronunciada, por ejemplo, muéstreles un caso práctico de otro cliente que logró implementar y poner en marcha su herramienta rápidamente.

6. Dele formación a su equipo

Hemos cubierto varias de las mejores prácticas que los SDR pueden usar para aumentar la eficacia de sus ventas. Ahora, este último consejo versa sobre cómo los gerentes y directores de ventas pueden ayudar a sus equipos a mejorar garantizando que sus representantes de ventas obtengan suficiente formación.

Si aún no lo ha hecho, asegúrese de tener materiales publicitarios impresos y otros documentos para orientar a su equipo en el procedimiento de ventas. Además de eso, preste atención a las métricas de cada miembro del equipo. El software de CRM le ofrece informes que puede usar para analizar el desempeño de su equipo de ventas: tiempo de respuesta al lead, actividades, negocios cerrados, etc. Es posible que descubra que ciertos representantes estén teniendo dificultades en algunas partes del ciclo de ventas. Si este es el caso, no dude en ofrecerles recursos y apoyo adicionales, y haga que acompañen y aprendan de los representantes de ventas de mejor desempeño, si es posible.

Usar software para gestión de ciclo de ventas para mejorar su proceso

Si aún depende de los viejos métodos manuales para hacer seguimiento y gestionar su ciclo de ventas, entonces no está haciendo lo correcto. Aquí le indicamos cómo el cambiarse a un software de gestión de ciclo de ventas o de CRM puede ayudarle a mejorar su procedimiento.

1. Automatización de la calificación de clientes potenciales y enriquecimiento de perfiles

La mayoría de los software de gestión del ciclo de ventas incluye funciones para calificación automatizada de leads y enriquecimiento de perfiles. Cada lead que entra en su sistema se califica en base a la probabilidad que tengan de convertir. Además de eso, la información de sus perfiles se actualiza automáticamente en el sistema. Para optimizar mejor su procedimiento de ventas, también puede obtener software de gestión de ciclo de ventas para asignar a los leads más prometedores a sus representantes de ventas automáticamente.

¿Cuál es la conclusión? Con un sistema de CRM, sus representantes de ventas pasarán menos tiempo haciendo investigación e introduciendo datos, y más tiempo vendiendo. ¡Esto se traduce en más reuniones, más ventas y más dinero en el banco!

Lead Scoreing

2. Nunca se pierda un seguimiento

¿Puede imaginarse tener que monitorizar el estado de sus leads (y ver cuándo hay que hacerles seguimiento) en una hoja de cálculo? Nosotros diríamos que esto es un desastre en potencia.

Afortunadamente, el software de gestión del ciclo de ventas le permite tener una visión cenital de su proceso de ventas. Usted puede clasificar y filtrar los negocios rápidamente para ubicar a negocios específicos en ciertas etapas de su proceso, y también podrá identificar cuántos negocios están actualmente en revisión de una sola ojeada.

Si necesita hacer seguimiento a un lead, solo tiene que añadir una nota a su software de gestión de ciclo de ventas, y este le hará un recordatorio cuando sea momento de ponerse en contacto. Además, no necesita acceder a una aplicación o herramienta diferentes para hacer llamadas o enviar correos electrónicos a sus leads; puede hacer todo esto directamente desde su panel de instrumentos.

Sales Pipeline View

3. Analice el rendimiento de su equipo

Usar un software de gestión del ciclo de ventas también le facilitará muchísimo el análisis del rendimiento de su equipo. Obtendrá acceso a todas las cifras e informes que necesite, incluyendo los informes del ciclo de ventas que le indicarán cuánto está tardando su equipo en convertir sus leads en clientes de pago.

¿Quiere analizar en profundidad el rendimiento de su equipo? Sus informes de actividad telefónica le ayudarán a hacer seguimiento a cuántas llamadas salientes hacen cada representante de ventas en el tiempo, y los informes de actividad le permiten relacionar sus cifras de ventas con actividades específicas (correos electrónicos enviados, llamadas realizadas, citas programadas y más).

Sales Cycle and Velocity Report

4. Brinde soporte técnico y formación

Y por último (pero no pero no por ello menos importante) el software de gestión del ciclo de ventas también ayuda a los líderes de los equipos a ofrecer el soporte técnico y formación adecuados a sus equipos. Estos software y sistemas de CRM registran automáticamente todas las llamadas entrantes y salientes, que se pueden usar como material de formación para su equipo.

Support and Training

¿Busca un software para gestión del ciclo de ventas?

El CRM Freshsales es un software de gestión de ventas que está diseñado para ayudar a los equipos de ventas a incrementar radicalmente su eficacia. Este sistema de CRM incluye todas las funciones que usted necesita, incluyendo integración entre correo electrónico y teléfono, informes y automatizaciones, calificación de clientes potenciales, enriquecimiento de perfiles, asignación automática de leads, y muchas más.

Con el CRM Freshsales, usted obtiene soporte técnico gratis, 24 x 5 por teléfono, chat y correo electrónico, sin importar si usted es un usuario gratis o pago. ¿Quiere explorar la magia del software de gestión del ciclo de ventas? Haga clic en el botón de abajo para reservar su prueba gratis de 21 días.