Was ist eine Willkommens-E-Mail für neue Mitarbeiter?

Eine Willkommens-E-Mail für neue Mitarbeiter ist nicht bloß eine einfache E-Mail, sondern eine Reihe von E-Mails, die in regelmäßigen Abständen verschickt werden, um neuen Mitarbeitern vor und nach dem Onboarding relevante und nützliche Informationen zukommen zu lassen. Sie können Vorlagen für E-Mails verwenden, die Sie in bestimmten Zeitabständen an Ihre neuen Mitarbeiter senden, um eine konstruktive Einarbeitung zu ermöglichen.

Das für jede einzelne Person, die Sie eingestellt haben, zu tun, klingt nach viel Arbeit. Das muss es aber nicht sein. Zur Vereinfachung finden Sie hier zwölf E-Mail-Vorlagen für den gesamten Onboarding-Prozess. Dieser sollte idealerweise einige Tage vor dem Eintrittsdatum des Mitarbeiters beginnen. Sie können eine Onboarding-Software verwenden, die über einfache E-Mail-Automatisierungstools verfügt (etwa Freshteam). Sie müssen nur die Vorlagen hinzufügen und sie automatisieren – fertig!

Drei Dinge, die Sie bei Willkommens-E-Mails für neue Mitarbeiter beachten sollten:

 

  • Den richtigen Zeitpunkt
  • Seien Sie nicht theoretisch, sondern persönlich
  • Holen Sie so viel Feedback wie möglich ein

 

Onboarding wird oft als der erste Schritt in einen Irrgarten angesehen, obwohl es idealerweise kleine Schritte zum Aufbau von Engagement und Motivation sein sollten, und somit zum Erfolg führen sollte. Das Onboarding erleichtert Ihren neuen Mitarbeitern die Aufnahme von Informationen, da sie in verständliche Häppchen unterteilt sind.

Die Bedeutung einer Willkommens-E-Mail-Kampagne für neue Mitarbeiter

1. Stellt eine gute Beziehung her und vermeidet Überraschungen nach der Einstellung

Zunächst einmal sind Ihre neuen Mitarbeiter neu in Ihrer Organisation und es versteht sich von selbst, dass sie sich auf ihren Eintritt in das Unternehmen freuen. Aber halt, hält die Freude auch bis zum ersten Tag an? Vielleicht. Vielleicht aber auch nicht.

„Talente sind immer gefragt und werden von vielen Unternehmen kontaktiert. Im schlimmsten Fall kann das die Talente veranlassen, ihr Glück bei anderen Unternehmen zu versuchen.“

Der Grund dafür ist, dass sie den Kontakt zu Ihnen verlieren, nachdem sie ein Angebot von Ihnen erhalten haben. Manchmal hören sie auch gar nichts mehr von Ihnen. Talente sind immer gefragt und werden von vielen Unternehmen kontaktiert. Im schlimmsten Fall kann das die Talente veranlassen, ihr Glück bei anderen Unternehmen zu versuchen. Willkommens-E-Mails für neue Mitarbeiter stellen eine der besten Methoden dar, Ihre Bewerber auf dem Laufenden zu halten, damit Sie in dieser schwierigen Phase nicht ins Vergessen geraten und eine gute Beziehung zu ihnen aufbauen.

2. Vermeidet Frustration aufgrund später Antworten

Alle Unternehmen, und dort insbesondere die Personal-Mitarbeiter, haben viel zu tun. Da kann es schon mal wie eine Ewigkeit erscheinen, bis sie auf alle Fragen antworten, die ihre neuen Mitarbeiter während der Begrüßungsphase haben. Um das Engagement und die Motivation zu fördern, können Sie immer wieder rechtzeitig inspirierende Geschichten über das Unternehmen und nützliche Informationen für die neuen Mitarbeiter versenden. Teilen Sie alle Informationen, die Sie den neuen Mitarbeitern geben müssen, in leicht verständliche Häppchen auf, damit sie richtig verstanden werden. Diese ständige Kommunikation trägt dazu bei, die Frustration, die durch verspätete Antworten entsteht, zu vermeiden.

Profi-Tipp: Wenn Sie das richtige Tool zur Hand haben, werden Ihre Personal-Mitarbeiter daran erinnert, auch auf lange vergessene E-Mails und so weiter zu antworten. 

3. Bringt Ihre neuen Mitarbeiter dazu, Ihr Unternehmen, noch bevor sie dort angefangen haben, zu lieben

Wie das funktioniert? Ganz einfach: Senden Sie Ihren neuen Mitarbeitern als Teil Ihrer Willkommens-E-Mail mit faszinierenden und interessanten Inhalten. Der Sinn von Willkommens-E-Mails für neue Mitarbeiter besteht darin, Ihre neuen Mitarbeiter zu begeistern und sie nicht mit Banalitäten zu langweilen. Achten Sie also darauf, was Sie verschicken. Recherchieren Sie, welche Interessen sie haben und wo diese liegen. Wenn sie das Gefühl haben, dass sie genau da sind, wo sie bei Ihrem Unternehmen sein sollten, haben Sie einen loyalen Mitarbeiter, der schon vor dem ersten Tag von Ihnen begeistert ist. 

 

Was in eine Willkommens-E-Mail-Kampagne für neue Mitarbeiter gehört: Einteilung pro Tag

Die Einrichtung einer Willkommens-E-Mail-Kampagne für neue Mitarbeiter ist ein Kinderspiel, wenn Sie wissen, welche Schlüsselinformationen Sie weitergeben möchten und wie Sie diese zeitlich einteilen wollen. Der zeitliche Ablauf könnte etwa wie folgt aussehen: Sie haben das Angebot verschickt. Der Kandidat hat es angenommen und der Einstellungstermin wurde ebenfalls mitgeteilt. Ist damit alles getan? Nein. Vielmehr verschicken Sie eine Reihe von E-Mails vor und nach dem Einstellungstermin, um das beste Onboarding-Erlebnis zu gewährleisten. Aber was sind diese E-Mails und welchen Inhalt sollten sie haben? Um die Antwort zu erfahren, lesen Sie einfach weiter.

„Wir wissen alle, dass Onboarding nicht erst am ersten Tag beginnt, sondern schon viel früher. Dazu gehört auch eine Reihe von E-Mails, die Sie sowohl vor als auch nach dem Eintrittstermin versenden sollten.“


Die Vorlagen beginnen 13 Tage vor dem Einstellungstermin und gehen bis zum Tag 60 nach dem Onboarding des Mitarbeiters

 

E-Mail Nr. 1, versendet am Tag -13: Danke-E-Mail für die Annahme des Angebots

Zweck dieser E-Mail ist es, Ihren neuen Mitarbeitern für die Annahme Ihres Stellenangebots zu danken. Sie denken vielleicht: „Wer bedankt sich denn überhaupt bei Bewerbern, weil die ein Angebot annehmen?“ Aber sie ist ein wichtiger Bestandteil des gesamten Onboarding-Prozesses. Es ist der erste Schritt, Bewerbern ein gutes Gefühl zu vermitteln, dass sie sich für Ihr Unternehmen entschieden haben. 

Sie können dieselbe E-Mail auch nutzen, um wertvolles Feedback zum Vorstellungsgespräch einzuholen, sodass Sie darauf zurückkommen können. Sie können den Bewerbern/die neuen Mitarbeiter auch auffordern, die Handles ihrer sozialen Medien oder ihrer beruflichen Profile zu übermitteln. Wir werden diese in unserer nächsten E-Mail verwenden.

Vorlage für eine Danke-E-Mail für die Annahme des Angebots

Betreff: Danke und Willkommen! <Name>

 

Hallo <Name>,

wir freuen uns sehr, dass Sie unser Angebot für die Stelle <Rolle> angenommen haben und sind gespannt darauf, was Sie mitbringen werden. 

Im Namen von [Name des Unternehmens] freue ich mich, Sie in unserem Unternehmen willkommen zu heißen.

Das Beste aus Ihrem Vorstellungsgespräch war, dass Sie wirklich gut in <Feedback>, <Feedback> sind, und wir können es kaum erwarten zu sehen, wie Sie diese Talente einsetzen, wenn Sie hier mit uns zusammenarbeiten werden. Da wir gerade beim Thema Feedback sind, hier sind einige Punkte, an denen Sie nach Meinung unserer Experten vor Ihrem ersten Tag noch ein wenig arbeiten können, <Feedback>, <Feedback>. 

Außerdem werden wir Sie in unserer nächsten E-Mail Ihrem Vorgesetzten vorstellen und dafür würden wir gerne Links zu Ihren Profilen erhalten, um die Vorstellung zu erleichtern. Bitte teilen Sie uns diese so früh wie möglich mit. 

Wir freuen uns darauf, Sie bei uns begrüßen zu dürfen. 

[Ihr Name]

[E-Mail-Signatur und Kontaktinformationen]

E-Mail Nr. 2, versendet am Tag -12: Das ist Ihr Team

Die Führungskraft ist für die Eröffnung der Funktion, der bisherigen Erfahrung, der Interessen und Hobbys sowie anderer interessanter Fakten über den neuen Mitarbeiter verantwortlich, damit sie ihn effektiv in ihr Team einführen kann. Zuvor sollten Sie jedoch eine E-Mail verfassen, in der sowohl die Führungskraft als auch der neue Mitarbeiter genannt werden, damit sie sich gegenseitig kennenlernen können. Diese E-Mail soll auch als Anstoß dienen, die Führungskraft daran zu erinnern, den neuen Mitarbeiter dem Team vorzustellen. 

Was Sie in dieser E-Mail ansprechen können (für die Führungskräfte)
Vorlage für „Lernen Sie Ihr Team kennen“-E-Mail

Betreff: Begrüßung von [Name des Mitarbeiters] in [Name des Unternehmens] / [Abteilung]

 

Hallo <Name der Führungskraft>, herzlichen Glückwunsch zum neuen Mitarbeiter. 

Ich freue mich sehr, Ihnen mitteilen zu können, dass [Name des neuen Mitarbeiters] am [Startdatum] als [Berufsbezeichnung] zu uns kommen wird.

[Name des/der neuen Mitarbeiters/in] wird in Ihrer [Abteilung/ Ihrem Team] arbeiten. Er/Sie hat zuvor bei [Informationen zum beruflichen Hintergrund hinzufügen] gearbeitet. Er/Sie hat kürzlich sein/ihr Studium an der [Informationen zum akademischen Hintergrund einfügen] abgeschlossen. Hier sind Links zu seinen/ihren Profilen, die Sie sich ansehen können, um mehr über ihn/sie zu erfahren. <Links einfügen>

Bitte eröffnen Sie ihre eigene Kommunikation, um die Teammitglieder vorzustellen, einen Buddy zuzuweisen  und <Name des neuen Mitarbeiters> mit Ihrem Team vertraut zu machen und so weiter.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]

[Signatur]

E-Mail Nr. 3, versendet am Tag -10: Dokumentation 

Stellen Sie sich vor, was würden Sie als neuer Mitarbeiter tun wollen? Sie möchten nicht, dass jemand Ihren ersten Tag ruiniert, indem er Sie mit einer Unmenge an Papierkram überhäuft. Also müssen Sie als Personal-Mitarbeiter proaktiv vorgehen und die Erfassung der Dokumente vor dem ersten Tag erledigen. Sie können diesen Teil weitgehend automatisieren, indem Sie einen umfassenden Personal-Stack für das Onboarding einsetzen, der es Ihren Kandidaten ermöglicht, elektronisch zu unterschreiben, eine Checkliste für das Onboarding zu erstellen und vieles mehr. 

Falls die neuen Mitarbeiter ihre Dokumente noch nicht eingereicht haben, wenn die Frist näher rückt, erinnern Sie sie freundlich daran. Sorgen Sie dafür, dass alle Dokumente vor dem ersten Tag unterschrieben und eingereicht worden sind. Sie können auch Zugang zu einem Mitarbeiter-Self-Service-Portal gewähren, in dem die neuen Mitarbeiter ihre wichtigen Daten selbst eingeben können. Das stellt sicher, dass keine Fehler passieren und spart eine Menge Zeit.

Hier finden Sie eine E-Mail-Vorlage, in der Sie den Mitarbeiter in Ihr Portal einführen, ihn bitten, sich anzumelden und die notwendigen Formalitäten gemäß den Anweisungen des Tools zu erledigen. 

Vorlage für eine E-Mail für Dokumentation

Betreff: Lassen Sie uns den formalen Teil erledigen – wichtig 

 

Hallo <Name>,

als Teil Ihres Weges mit <Name des Unternehmens> müssen Sie bestimmte Dokumente einreichen, unterschreiben und verifizieren, um Ihr Onboarding im Unternehmen einzuleiten. Um unseren Mitarbeitern diese Arbeit zu erleichtern, haben wir ein intelligentes Tool entwickelt, mit dem Sie die erforderlichen Dokumente, wie im Portal erwähnt, selbst einreichen, unterschreiben und verifizieren können. 

Bitte klicken Sie auf diesen <Link>, um Ihr Mitarbeiterkonto im Portal einzurichten. Sie können dann sofort mit den Ihnen zugewiesenen Schritten anfangen. Falls Sie Fragen haben oder Unklarheiten bestehen, können Sie sich gerne an mich wenden. Frohes Onboarding! 

Freundliche Grüße

[Ihr Name]

[Signatur]

E-Mail Nr. 4, versendet am Tag -5: Tipps zum Erfolg für neue Mitarbeiter von Ihrer Personalabteilung

Sind Sie mit der Sammlung aller erforderlichen Dokumente fertig? Jetzt ist es Zeit, Geschichten zu erzählen. Als Personal-Mitarbeiter können Sie Ihre Mitarbeiter mit kurzen Anekdoten über einige der erfolgreichen Mitarbeiter Ihres Unternehmens anspornen, ansprechen und motivieren. Wenn neue Mitarbeiter dies mit eigenen Augen sehen, ist die Wirkung am besten. In der Tat wären sie mehr als glücklich, etwas darüber zu erfahren, was solche Menschen gemacht haben. Erstellen Sie eine Art Newsletter für jede Abteilung, zum Beispiel Vertrieb, Personalwesen, Marketing, Produkt, Führung und so weiter, in dem jeweils Geschichten von Personen aus dem betreffenden Bereich enthalten sind. Keine Sorge, das ist keine Herkulesaufgabe. Vielmehr erstellen Sie die Texte nur einmal. Sie können sie dann aktualisieren, wenn etwas Langes gekürzt oder etwas hinzugefügt werden muss. Den Aufwand ist es in jedem Fall wert. 

Hier sind einige Tipps, was Sie in den Newsletter aufnehmen können, um Ihre neuen Mitarbeiter zu motivieren: 

Vorlage für eine E-Mail mit Tipps zum Erfolg für neue Mitarbeiter

Betreff: Sind Sie bereit, bei uns einzusteigen? Lesen Sie Erfolgsgeschichten von Mitarbeitern, wie Ihnen, um Ihre Vorfreude zu steigern

 

Hallo <Name>,

wie geht es Ihnen? Sind alle Formalitäten erledigt? Fanden Sie das schwierig oder einfach? Während Sie über Antwort nachdenken, finden Sie hier ein paar Erfolgsgeschichten von anderen Mitarbeitern, die eine ähnliche Rolle wie Ihre in unserem Unternehmen bekleiden. Es sind Geschichten von Menschen, die sich gegen alle Widerstände durchgesetzt haben, um sich und das Unternehmen weiterzuentwickeln. Vielleicht haben Sie noch Fragen oder sogar Zweifel, was Ihre Entscheidung für uns und Ihre neue Rolle angeht. Dies alles verfliegt, wenn Sie sehen, welchen Erfolg auch Sie bei uns haben können!

<Newsletter oder Links oder Geschichten einfügen>

Frohes Onboarding

[Ihr Name]

[Signatur]

E-Mail Nr. 5, versendet am Tag -1: Geschichten über die Unternehmenskultur

Es ist ganz natürlich, dass neue Mitarbeiter neugierig auf das Unternehmen sind, in dem sie arbeiten werden. Dabei kann es sich um Informationen über Ihre Kultur, die Hierarchie, die Arbeitsweise der Teams, die soziale Präsenz und so weiter handeln. So verbreitet sich die Mundpropaganda über Sie als Unternehmen!

Dinge, über die Sie in Ihrem Segment zur Unternehmenskultur sprechen sollten

Vorlage für Kulturgeschichten-E-Mail

Betreff: Sind Sie bereit, bei uns einzusteigen? Lesen Sie Geschichten von Mitarbeitern wie Ihnen, um Ihre Vorfreude zu steigern!

 

Hallo <Name>,

ich hoffe, es geht Ihnen gut. Wie haben Ihnen unsere Geschichten über Menschen aus Ihrem Bereich gefallen? Wir hoffen, sie waren hilfreich. Unser Unternehmen ist in vielerlei Hinsicht ein Markenzeichen, einer der Hauptgründe ist unsere Kultur. Während wir uns vergrößern, bewahren wir die Kultur, die wir von Anfang an hatten, indem wir sie ständig verstärken und mit unseren Mitarbeitern darüber sprechen. Wir hoffen, dass Sie als unser neues Mitglied diese Kultur bereits vor Ihrem Eintritt kennenlernen wollen, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern und das Gefühl zu vermitteln, dass Sie zu uns gehören, sobald Sie da sind. Bitte lesen Sie die Geschichten unter diesem <Link>, um mehr über unsere Unternehmenskultur zu erfahren. 

Frohes Onboarding

[Ihr Name]

[Signatur]

E-Mail Nr. 6, versendet am Tag 0: Was Sie an Ihrem ersten Tag erwartet

Ihre neuen Mitarbeiter haben vielleicht Zweifel, was an ihrem ersten Tag passieren wird. Klären Sie alle Unklarheiten rund um das Onboarding auf und nehmen Sie ihnen die Nervosität am ersten Tag. Sind Sie verwirrt, was Sie in die Mail aufnehmen können? Nachfolgend finden Sie einige Hinweise.

Dinge, über die Sie in dieser E-Mail sprechen können

  • Kleiderordnung
  • Örtlichkeiten
  • Parkmöglichkeiten
  • Dinge, die man sich merken sollte
  • Tolle Tipps zu den Einrichtungen im Büro
  • Wann sollte der neue Mitarbeiter ankommen?
  • Wohin muss der Mitarbeiter gehen, wenn er ankommt?
  • Braucht der neue Mitarbeiter eine Karte oder einen Schlüssel, um das Gebäude zu betreten?
  • Wird jemand auf ihn warten?
  • Wen muss der Mitarbeiter anrufen, wenn er sich verspätet?
  • Gibt es Parkplätze vor Ort?
  • Welche Kleidung sollte der Mitarbeiter tragen?
  • Was muss der Mitarbeiter mitnehmen?
  • Was passiert am ersten Tag des Mitarbeiters?
  • Soll der Mitarbeiter ein Mittagessen mitbringen oder wird auswärts gegessen?
Vorlage für die E-Mail „Was Sie an Ihrem ersten Tag erwartet“

Betreff: Es ist soweit! Ihr erster Tag. 

Hallo <Name>,

ich hoffe, es geht Ihnen gut. Freuen Sie sich, endlich ins Büro zu kommen und mit den netten Kollegen zu arbeiten? Ich wette, die Antwort ist: Ja. Hier eine Einführung und Tipps für Sie, damit Sie den ersten Tag ganz leicht meistern. 

Wir können es kaum erwarten, Sie bei <Name des Unternehmens> begrüßen zu dürfen. Wir erwarten Sie am <Tag und Datum>. Bitte versuchen Sie, vor <Uhrzeit> hier zu sein, wenn Sie noch frühstücken wollen, ansonsten spätestens um <Uhrzeit>. Ihre erste Sitzung ist um <Uhrzeit>. Die ersten drei Arbeitstage beginnen um <Uhrzeit>, also planen Sie Ihren Arbeitsweg entsprechend ein. Das Onboarding-Programm soll Ihnen die notwendigen Informationen über unsere Kultur und die Ziele des Unternehmens vermitteln und Ihnen einen Eindruck davon geben, wie wir arbeiten. Das wird Ihnen helfen, sich in dieser neuen Umgebung zurechtzufinden. Zudem werden Sie Ihren Buddy treffen, der Ihnen helfen wird, sich an Ihrem ersten Tag einzuleben. 

Das Wichtigste zuerst. So kommen Sie ins Büro. Sie erhalten am Tag Ihres Beitritts ein OTP (Einmalpasswort) per SMS auf Ihr Mobiltelefon, das Sie am Haupteingang vorzeigen können. Sobald Sie drin sind, kommen Sie bitte über die <Anleitung einfügen> herein.

An der Rezeption werden Sie zu dem <Ort> geführt, wo Sie Ihre Tasche und Ihre Jacke aufbewahren können. Ihre erste Sitzung an diesem Tag findet um <Uhrzeit> im <Ort> statt. Bitte benutzen Sie die Karte unten, um sich zu orientieren <Ort und Route>.

<Karte Ihres Büros einfügen>

Hier ist eine Liste der Dinge, die Sie an Ihrem ersten Tag brauchen – Sie benötigen nur elektronische Kopien. Ausgenommen sind Fotos, von denen Sie auch physische Abzüge brauchen. Wir schlagen vor, dass Sie alle benötigten Dokumente auf Ihrem persönlichen Google Drive speichern; Sie erhalten Ihren Arbeitslaptop am Tag Ihres Eintritts und können von dort aus darauf zugreifen.

Lichtbildausweis mit Adresse (Reisepass/Führerschein/Personalausweis), akademische Qualifikationsnachweise, Fotos in Passgröße, die vor kurzem aufgenommen wurden (5 Abzüge). Sie benötigen außerdem Ihre Steuernummer/-karte.

Andere Punkte, die zu beachten sind:

  • Bei <Name des Unternehmens> gibt es keine Kleiderordnung. Wir lassen Sie entscheiden, was Sie anziehen. Wir tragen meist elegante Freizeitkleidung, aber nehmen Sie eine Jacke/ein Sweatshirt mit, da es im Büro kalt werden kann. Nehmen Sie außerdem eine Tasche mit, um Ihren neuen Laptop unterzubringen.
  • Wenn Sie mit Ihrem eigenen Fahrzeug anreisen, müssen Sie es am ersten Tag auf dem Besucherparkplatz abstellen. Bitte beachten Sie, dass der Besucherparkplatz gebührenpflichtig ist und in der Reihenfolge des Eintreffens genutzt wird.
  • Wenn Sie in <Büro oder Standort> nicht weiterkommen oder Hilfe bei der Anfahrt benötigen, rufen Sie bitte unsere Rezeption unter <Nummer> an. Wenn Sie Fragen haben, können Sie sich auch an mich wenden.

Ich freue mich auf einen tollen ersten Tag bei <Name des Unternehmens>.

Alles Gute

[Ihr Name]

[Signatur]

Gutes Onboarding = Bessere Mitarbeiterbindung = Freshteam. Worauf warten Sie noch? 

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E-Mail Nr. 7, versendet am Tag 1: E-Mail vom Geschäftsführer

Überraschen Sie die Neueinsteiger. Das ist gar nicht so schwer. Begrüßen Sie Ihre neuen Mitarbeiter mit einem guten Morgen und den besten Nachrichten. Das stimmt den Tag ein. Vor allem, wenn es sich um ein aufgezeichnetes Video von Ihrem Geschäftsführer handelt. Dieses Video kann so gestaltet werden, dass es persönlich wirkt, wenn die Person die Nachricht ansieht, aber es braucht nur etwa alle sechs Monate aufgezeichnet zu werden, um die Botschaft zu verstärken, was derzeit für das Unternehmen wichtig ist. Dies kann auch dazu verwendet werden, um zu unterstreichen, dass Sie jeden Mitarbeiter, der sich engagiert, wertschätzen und ihm das Gefühl geben, etwas Besonderes zu sein. Lassen Sie diese E-Mail von einem E-Mail-Alias des Geschäftsführers kommen (solange sie noch von der E-Mail-Automatisierungssoftware ausgelöst wird), um das Engagement zu erhöhen. Das kann viel ausmachen und prägen. Machen Sie klar, dass die Nervosität am ersten Tag nur vorübergehend und ganz natürlich ist und dass am Ende alles gut wird. Wir fügen hier eine Vorlage bei, die wir von unserem Geschäftsführer erhalten haben. Sie können sie an den Ton und die Werte Ihres Unternehmens anpassen.

Vorlage für Geschäftsführer-Mail

Betreff: Willkommen bei <Name des Unternehmens>!

 

Hallo <Name>,

willkommen bei <Name des Unternehmens>.

Aufgeregt? Verwirrt? Oder beides? Es kommt nicht jeden Tag vor, dass man in ein neues Unternehmen eintritt, und ich bin sicher, dass Sie Ihr Bestes tun werden, sich einzugewöhnen. Ich möchte dafür sorgen, dass Sie sich hier bei <Name des Unternehmens> willkommen und zu Hause fühlen. Ich glaube, Sie haben einen kleinen Eindruck von ihrem Arbeitsplatz bekommen. Ich hoffe aufrichtig, dass alles um Sie herum ­– die Menschen, die Atmosphäre, die Einrichtungen – Sie dazu inspiriert, glücklich und produktiv zu sein.

Die Kultur ist ein wichtiger Bestandteil zur Unterstützung und Erhaltung der Teamarbeit, während wir zu neuen Höhen aufsteigen. Ich betrachte das als unsere größte Stärke und als ein wertvolles Gut. Diese Kultur definiert, wie unsere Zusammenarbeit aussieht. Wir bauen auf leidenschaftliche Menschen, die ihre Arbeit lieben, die Verantwortung übernehmen und ihre Arbeit mit Engagement erledigen.

Das sind Menschen, die Sie als Kameraden bezeichnen können. Sie werden Sie anspornen, sich selbst herauszufordern und nach Ausgewogenheit zu streben. Ich hoffe, dass Sie jeden Tag die gleiche Energie und Leidenschaft in Ihre Arbeit einbringen. Noch einmal, heiße ich Sie bei <Name des Unternehmens> willkommen.

Alles Gute

<Name des Geschäftsführers>

E-Mail Nr. 8, versendet am Tag 2: Wie war Ihr erster Tag?

Befragen Sie die Neuzugänge – stellen Sie ihnen eine Reihe durchdachter Fragen und finden Sie heraus, was ihnen an der Einarbeitung gefallen oder nicht gefallen hat und was sie bei Gelegenheit ändern würden. Auf diese Weise wirken Sie wie jemand, der sich wirklich darum kümmert, wie sie sich fühlen, und geben ihnen so die Möglichkeit, ihre Bedenken ohne großen Aufwand zu äußern. Es gibt so viele Umfragetools, mit denen Sie diese Daten sammeln und speichern können, um sie zu analysieren und Änderungen in Ihrem Onboarding-Prozess umzusetzen.

Vorlage für „Wie war Ihr erster Tag?“-E-Mail

Betreff: Wie war Ihr erster Tag bei <Name des Unternehmens>?

Hallo <Name>,

wie war Ihr erster Tag bei <Name des Unternehmens>? Hat er Ihnen gefallen, hat er Ihnen Spaß gemacht? Gibt es etwas, das wir Ihrer Meinung nach besser für Sie hätten machen können? Haben Sie Klarheit und Antworten bekommen?

Das sind zu viele Fragen, zu schnell und in willkürlicher Reihenfolge, nicht wahr? Machen wir es Ihnen einfach. Gehen Sie auf diesen <Umfrage-Link> und beantworten Sie unsere einfachen Fragen, um Ihre Erfahrungen mit Ihrem ersten Tag mit uns zu teilen. Das hilft uns zu verstehen, was funktioniert und was nicht. Würden Sie das für uns tun?

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]

[Signatur]

E-Mail Nr. 9, versendet am Tag 3: Mitarbeiterhandbuch als Unterstützung

Nach zwei Tagen der Einführung werden sie mit ihrer Arbeit im neuen Team beginnen. Zuvor haben sie aber vielleicht noch einige allgemeine Fragen zu den folgenden Themen, insbesondere zu Zufriedenheit, Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen, Urlaubsregelungen, IT-Sicherheit und anderen Einrichtungen. Wir sind sicher, dass die meisten Unternehmen all diese Punkte in ihrer Onboarding-Sitzung abdecken, aber nicht jeder macht sich Notizen oder merkt sich alles, was er hört. In Anbetracht der vielen Informationen, die auf die neuen Mitarbeiter einprasseln, wünschen sich Ihre neuen Mitarbeiter ein Dokument, auf das sie zurückgreifen können, um Antworten auf ihre Fragen zu finden, wie zum Beispiel auf die folgenden. Erstellen Sie also ein Mitarbeiterhandbuch, das Sie den neuen Mitarbeitern nach der Einführungsveranstaltung leicht zugänglich machen können. Auch das erfordert nicht viel Arbeit, bringt aber enorme Vorteile. Sie brauchen es kaum zu aktualisieren, da die meisten dieser Prozesse über Jahre hinweg gleich bleiben.

  • Wie sind die Menschen am Arbeitsplatz?
  • Habe ich meinen Arbeitsplatz richtig eingerichtet?
  • Was sollte ich tun, wenn ich mit irgendeinem Aspekt meiner Arbeit unzufrieden bin? An wen kann ich mich wenden?
  • Wann und wie werde ich bezahlt?
  • Gibt es Sachbezüge im Unternehmen? Welche stehen mir zu?
  • Gibt es eine betriebliche Altersversorgung und wo kann ich meine Kontodaten einsehen?
  • An wen kann ich mich wenden, wenn ich Fragen zur betrieblichen Altersversorgung habe?
  • Wie funktioniert die Urlaubsplanung?
  • Was mache ich, wenn ich krank bin?
  • Kann ich den Taxiservice für die Fahrt zum und vom Büro in Anspruch nehmen?
  • An wen wende ich mich, wenn es ein Problem mit meinem Computer gibt?
Vorlage für „Mitarbeiterhandbuch“-E-Mail

Betreff: Hier ist Ihr nützliches Mitarbeiterhandbuch

Hallo <Name>,

nun, da alle Sitzungen vorbei sind, erinnern Sie sich an alle wichtigen Punkte und Anweisungen, die Ihnen mitgeteilt wurden? Falls Sie einige Punkte verpasst haben oder sich jetzt nicht mehr daran erinnern, keine Sorge, wir haben dieser E-Mail ein Mitarbeiterhandbuch beigefügt, das Antworten auf alle beliebten und berüchtigten Fragen enthält, die uns neue Mitarbeiter früher gestellt haben. Ich bin sicher, Sie werden dort Ihre Antworten finden.

<Handbuch anhängen>

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]

[Signatur]

E-Mail Nr. 10, versendet am Tag 4: Ihr erster Monat bei <Unternehmen>

Jeder möchte wissen, was er am Ende der 30 Tage, die er in einem neuen Unternehmen arbeitet, erreichen kann. Erinnern Sie die Führungskraft daran, Ziele für den neuen Mitarbeiter zu setzen. Die Führungskraft kann die Sache von dort aus weiterführen. Sie können sich zusammensetzen und arbeitsplatzspezifische Ziele ausarbeiten.

 

Vorlage für eine „30-Tage-Plan“-E-Mail

Betreff: Ihre Ziele und Ihr Plan für den ersten Monat

Hallo <Name>,

wie gefällt es Ihnen im neuen Team? Wir hoffen, dass alles gut läuft.

Wir würden gerne Ihre Energie in die Festlegung einiger SMARTer und konsequenter Ziele lenken. Es wird ein schnelles 30-Tage-Ziel sein, damit Sie vom ersten Tag an richtig durchstarten können. Keine Sorge, <Name der Führungskraft> wird Ihnen dabei helfen, und diese E-Mail ist nur eine kurze Erinnerung für Sie und <Name der Führungskraft>. 

Sie beide können das ohne uns erledigen.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]

[Signatur]

E-Mail Nr. 11, versendet am Tag 30: Wie geht es Ihnen?

Ihre Rolle als Personal-Mitarbeiter ist nicht vorbei, wenn Sie das Ende der ersten Woche des Onboardings erreichen, sondern hier fängt alles an. Im weiteren Verlauf können Sie Ihren Einfallsreichtum unter Beweis stellen, indem Sie sich regelmäßig erkundigen, wie es den Mitarbeitern bei der Arbeit geht. Stellen Sie ihnen in Ihrer E-Mail die richtigen Fragen oder fügen Sie eine Umfrage an, wie auch immer Sie es wünschen, aber melden Sie sich auf jeden Fall nach den ersten 30 Tagen.

Vorlage für eine „Wie geht es Ihnen nach 30-Tagen“-E-Mail

Betreff: Wie ist es bisher verlaufen?

Hallo <Name>,

wie geht es Ihnen? Wie gefällt Ihnen Ihre neue Rolle? Wir hoffen, dass alles gut läuft.

Im Rahmen der Nachfrage nach 30 Tagen möchten wir Ihnen einige Fragen stellen, damit wir besser verstehen, wie Ihre bisherige Zeit bei <Name des Unternehmens> verlaufen ist. Also, los geht's. 

  • Haben Sie alle Ressourcen, die Sie brauchen, um sich in Ihre Rolle einzufinden?
  • Sind Sie sich über Ihre Ziele im Klaren?
  • Wo brauchen Sie Hilfe?
  • Haben Sie eine klare Vorstellung von Ihrem Karriereweg und Ihrem Aufstiegsplan?
  • Fühlen Sie sich im Team willkommen?
  • Haben Sie das Gefühl, dass Sie in die Unternehmenskultur von [Name des Unternehmens] passen?
  • Sind Sie insgesamt mit dem Onboarding-Prozess zufrieden?

Bitte senden Sie uns Ihre Antworten auf diese Fragen in ausführlicher Form und wir können Ihnen weiterhelfen. Ich wünsche Ihnen einen schönen Tag :)

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]

[Signatur]

E-Mail Nr. 12, versendet am Tag 60: Wie geht es Ihnen? Nr. 2 

Dies ist einer der wichtigsten Nachfragen, die Sie durchführen, da Ihre neuen Mitarbeiter inzwischen einiges herausgefunden haben sollten. Sie wissen, ob sie das Unternehmen mögen oder nicht, wie sehr sie in die Kultur passen, wie sie sich in der neuen Rolle zurechtfinden und wie sehr sie sich geschätzt fühlen. Fragen Sie sie. Wenn möglich, vereinbaren Sie ein persönliches Gespräch und machen Sie sich ein Bild von den Sorgen und Nöten. Studien haben ergeben, dass neue Mitarbeiter in den ersten 60 Tagen andere Möglichkeiten in Betracht ziehen, wenn sie in ihrem jetzigen Unternehmen keinen klaren Karriereweg sehen.

 

Daher ist diese Nachfrage sehr wichtig, um die Mitarbeiterbindung zu verbessern.

Betreff: Sind Sie glücklich und zufrieden?

Hallo <Name>,

wie geht es Ihnen? Es ist jetzt zwei Monate her, dass Sie bei uns angefangen haben. Herzlichen Glückwunsch zum zweimonatigen Jubiläum. Ich bin sicher, dass Sie sich inzwischen an Ihre Rolle und das Team gewöhnt haben und sich darüber im Klaren sind, was das Team von Ihnen erwartet. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um mit uns über alle Bedenken zu sprechen, die Sie mit Ihrer Rolle oder Ihrem Team haben. Bitte klicken Sie auf diesen <Link>, um einen Termin mit Ihrem Personalpartner zu vereinbaren, damit wir uns ein Bild von Ihrer Entwicklung machen können.

Einige der Fragen, die wir gerne von Ihnen beantwortet haben möchten, sind: 

  • Haben Sie das Gefühl, dass Sie einen Beitrag zu Ihrem Team leisten?
  • Hilft Ihnen Ihre Führungskraft erfolgreich zu sein und unterstützt sie Sie?
  • Sind Sie sich über Ihre Ziele/Verantwortlichkeiten für die nächsten 6 Monate im Klaren?

Überlegen Sie sich bitte Ihre Antworten auf diese Fragen, damit wir uns bald treffen können, um sie zu besprechen. Ich wünsche Ihnen noch einen schönen Tag :)

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]

[Signatur]

Das war's schon! Ihre E-Mail-Vorlagen für die Begrüßung neuer Mitarbeiter sind fertig! Die wahre Stärke einer gut getimten Willkommens-E-Mail liegt darin, zu verstehen, welche Art von Inhalt Ihre Kandidaten gerne lesen würden, und diese dann richtig zu timen. Und Sie können eine Willkommens-E-Mail-Kampagne einrichten, indem Sie einfach Inhalte für Ihre neuen Mitarbeiter personalisieren, um sie zu beschäftigen, zu motivieren und für ihren neuen Job zu begeistern.

Wenn Sie das richtig machen, werden Sie sicher sein, dass kein Mitarbeiter Ihr Unternehmen so schnell wieder verlassen wird. Viel Spaß beim Onboarding :)

Alle sind von uns begeistert, Sie werden es auch sein