Nachverfolgen von Abwesenheiten

Als erster Punkt auf der Liste steht das Nachverfolgen von Abwesenheiten. Diese Funktion ist ein grundlegendes Element jedes Abwesenheitsmanagementsystem. Das System verfolgt nach, wie viel Abwesenheitszeit jeder der Mitarbeiter Ihres Unternehmens verbraucht hat. So wissen Sie, wie viele Tage Abwesenheit jedem Mitarbeiter noch zustehen, wie viele Mitarbeiter zur gleichen Zeit oder in den kommenden Tagen abwesend sind und so weiter.

Team-Ferienmanagement

Eine weitere wichtige Funktion einer Mitarbeiterabwesenheitssoftware ist es, dem ganzen Team den Kontext zu den Urlaubsmustern aller Teammitglieder zu geben. Das trägt dazu bei, nicht unbeabsichtigt Abhängigkeiten zu schaffen, den Tag oder die Woche zu planen (da Sie wissen, wer an- und wer abwesend ist) und fördert die Urlaubsplanung. Wenn die Mitarbeiter selbst für den glatten Ablauf der Teamarbeit zuständig sind, erhöht das die Eingebundenheit und das Engagement der einzelnen Teammitglieder.

Mehrere Richtlinien

Eine der Hauptfunktionen, auf die Sie bei einem Abwesenheitsmanagementsystem achten sollten, ist die Fähigkeit, mehrere Abwesenheitsrichtlinien festzulegen. Ein Unternehmen kann verschiedene Abteilungen, Länderzweigstellen, Mitarbeiter in verschiedenen regionalen Schichten und so weiter haben. Das alles bedeutet, dass eine Richtlinie für alle nicht ausreicht. Sie benötigen mehr als nur eine Richtlinie, um jedem gerecht zu werden. Genau dabei hilft es Ihnen, wenn Ihr System das Vorhalten von mehreren Richtlinien ermöglicht.

Mehrere Urlaubskalender und Arbeitswochen

Wenn Sie mehrere Richtlinien, verschiedene Schichten von Mitarbeitern oder Büros in verschiedenen Ländern haben, muss Ihre Abwesenheitsmanagementsoftware dies mit Funktionen unterstützen. Funktionen für Urlaubskalender und Arbeitswochen erfüllen genau diese Aufgabe. Sie können damit Urlaubskalender und Arbeitswochen für verschiedene Gruppen, Teams oder Länder personalisieren und erstellen.

Aufgelaufener Urlaub und Urlaubsüberträge

Eine weitere unumgängliche Funktion jedes Abwesenheitsmanagementsystems ist es, aufgelaufenen Urlaub nachzuhalten und automatisch Überträge vorzunehmen. Wenn diese Prozesse manuell ausgeführt werden, kann leicht etwas schiefgehen oder übersehen werden. Ein Abwesenheitsmanagementsystem muss sicherstellen, dass die aufgelaufenen Zeiten und wiederkehrenden Überträge der Richtlinie entsprechen und die Prozesse automatisch ausgeführt werden.

Genehmigungs-Workflows

Wenn es richtig angegangen wird, ist das Abwesenheitsmanagement im Grund einfach. Die Genehmigungsprozesse machen einen großen Teil des gesamten Systems aus. Die Möglichkeit, klare Genehmigungs-Workflows festzulegen, die alle Situationen und Schlupflöcher abdecken, ist eine unerlässliche Funktion für jedes Abwesenheitsmanagementsystem. Einige der typischen Dinge, die Sie beim Festlegen der Genehmigungs-Workflows für Ihre Abwesenheitsmanagementsoftware beachten sollten, sind:

- Wer genehmigt den Abwesenheitsantrag, wenn der direkte Manager nicht anwesend ist?

- Wer genehmigt die Anträge von Mitarbeitern, die keinen direkten Manager haben?

- Wie oft kann Abwesenheit von jedem einzelnen Mitarbeiter beantragt und wie oft können solche Anträge abgelehnt werden?

- Kann ich als Manager genehmigen, nach wie vielen Tagen nach Aufbrauchen des bezahlten Urlaubs eines Mitarbeiters der unbezahlte Urlaub beginnt?

- Wie viele Abwesenheitsanträge können maximal gleichzeitig genehmigt werden?

Integrationen

Ein ideales Abwesenheitsmanagementsystem sollte viel Platz für Integrationen bieten und diese Integrationen einfach und kostenfreundlich ermöglichen. Ihr Personalinformationssystem, Ihr Anwesenheitsmanagementsystem und Ihr Gehaltssystem benötigen alle Informationen aus Ihrem Abwesenheitsmanagementsystem. Wenn Ihre Abwesenheitsmanagementsoftware dies ermöglicht, sichert das ein problemloses Funktionieren Ihres Personalteams. Nicht hilfreich ist es dagegen, wenn Sie nicht alle Ihre Systeme kombinieren und den Prozess nicht vereinigen.

Mobilgeräte-App

Im Einklang mit dem weltweiten Trend ist es wichtig, dass Ihre Urlaubsmanagementsoftware auch eine Mobilgeräte-App bietet. Damit können Mitarbeiter Anträge von überall aus stellen und Manager können von jedem Ort aus genehmigen. Wenn das gesamte System auf einem Telefon läuft, können Dinge intelligent, einfach und ohne Unterbrechung durchgeführt werden.

Berichte/Trends

Mit einer Berichts- und Trendfunktion in Ihrem Abwesenheitsmanagementsystem können Sie Abwesenheitsmuster Ihres gesamten Teams oder der Organisation erkennen und so die Mitarbeiter besser verstehen. Zugleich hilft Ihnen eine solche Funktion dabei, zu erkennen, wenn niemand aus Ihrem Team freinimmt. Das kann ein Zeichen für ein „Ausbrennen“ Ihrer Mitarbeiter sein und Sie können etwas unternehmen, um ihnen Erholung zu verschaffen. Wenn andererseits viele Mitarbeiter fernbleiben, können Sie früh erkennen, dass etwas verbessert werden muss und das Notwendige einleiten, um Ihre Mitarbeiter zu motivieren.