Was ist Abwesenheitsmanagement?

Als Unternehmen haben Sie Mitarbeiter und diese nehmen natürlich immer wieder aus verschiedenen Gründen frei. Das können Urlaube, Gesundheitsprobleme, Hochzeiten, Trauerfälle und so weiter sein. Diese Abwesenheiten oder Urlaube können, je nach Richtlinie Ihres Unternehmens, bezahlt oder unbezahlt sein.

Normalerweise räumen Unternehmen ihren Mitarbeitern ein Kontingent an Tagen als bezahlten Urlaub ein. Diese Tage können die Mitarbeiter nehmen, wenn dies erforderlich ist. Sind die Tage ausgeschöpft, müssen die Mitarbeiter unbezahlten Urlaub oder stundenweise Freizeit nehmen.

Der gesamte Prozess des Managens der Abwesenheit wird entsprechend „Abwesenheitsmanagement“ genannt. Genehmigen der Abwesenheiten, Nachverfolgen der Anzahl der genommenen Abwesenheiten, Anträge der Mitarbeiter auf Abwesenheit, die Genehmigungen oder Ablehnungen der Anträge, das Auflaufen, die Überträge, Gehälter und Abwesenheiten sind einige der großen Aufgaben, die mit dem Abwesenheitsmanagement zusammenhängen und von der Personalabteilung bearbeitet werden müssen.

An employee is applying for leave by selecting the date in the calendar.

Warum ist ein Abwesenheitsmanagementsystem wichtig?

 

Die mit dem Abwesenheitsmanagement zusammenhängenden Aufgaben können langwierig und ermüdend für Ihre Personalmitarbeiter sein, denn sie erfordern:

  • Kontrolle der Abwesenheitsmuster jedes Mitarbeiters
  • Aktualisieren und Pflegen von Dutzenden von Papieren zur tatsächlichen Situation
  • Sicherstellung, dass die Mitarbeiter während der Abwesenheit die Vorgaben und Richtlinien des Unternehmens befolgen

Die meisten der genannten Aufgaben erfordern von Ihrem Personalteam, jeden Mitarbeiter zu prüfen. Zugleich besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass Details übersehen werden. Aus diesem Grund benötigen Sie ein Abwesenheitsmanagementsystem für Ihr Unternehmen. Sobald Ihr Unternehmen über 50 Mitarbeiter hat (manchmal auch schon ab 30), ist es ideal, eine Abwesenheitsmanagementsoftware einzuführen. Das wird umso wichtiger, wenn Sie Zeiten, Anwesenheiten und Arbeitsstunden für die Bezahlung Ihrer Mitarbeiter nachverfolgen. So vermeiden Sie Fehler, Verwirrung und Konflikte mit den Mitarbeitern.

Sicherstellung, dass die Mitarbeiter während der Abwesenheit die Vorgaben und Richtlinien des Unternehmens befolgen Aktualisieren und Pflegen von Dutzenden von Papieren zur tatsächlichen Situation

Was sind die grundlegenden Funktionen, auf die Sie bei einer Online-Abwesenheitsmanagementsoftware achten sollten?

Nachverfolgen von Abwesenheiten

Als erster Punkt auf der Liste steht das Nachverfolgen von Abwesenheiten. Diese Funktion ist ein grundlegendes Element jedes Abwesenheitsmanagementsystem. Das System verfolgt nach, wie viel Abwesenheitszeit jeder der Mitarbeiter Ihres Unternehmens verbraucht hat. So wissen Sie, wie viele Tage Abwesenheit jedem Mitarbeiter noch zustehen, wie viele Mitarbeiter zur gleichen Zeit oder in den kommenden Tagen abwesend sind und so weiter.

Team-Ferienmanagement

Eine weitere wichtige Funktion einer Mitarbeiterabwesenheitssoftware ist es, dem ganzen Team den Kontext zu den Urlaubsmustern aller Teammitglieder zu geben. Das trägt dazu bei, nicht unbeabsichtigt Abhängigkeiten zu schaffen, den Tag oder die Woche zu planen (da Sie wissen, wer an- und wer abwesend ist) und fördert die Urlaubsplanung. Wenn die Mitarbeiter selbst für den glatten Ablauf der Teamarbeit zuständig sind, erhöht das die Eingebundenheit und das Engagement der einzelnen Teammitglieder.

Mehrere Richtlinien

Eine der Hauptfunktionen, auf die Sie bei einem Abwesenheitsmanagementsystem achten sollten, ist die Fähigkeit, mehrere Abwesenheitsrichtlinien festzulegen. Ein Unternehmen kann verschiedene Abteilungen, Länderzweigstellen, Mitarbeiter in verschiedenen regionalen Schichten und so weiter haben. Das alles bedeutet, dass eine Richtlinie für alle nicht ausreicht. Sie benötigen mehr als nur eine Richtlinie, um jedem gerecht zu werden. Genau dabei hilft es Ihnen, wenn Ihr System das Vorhalten von mehreren Richtlinien ermöglicht.

Mehrere Urlaubskalender und Arbeitswochen

Wenn Sie mehrere Richtlinien, verschiedene Schichten von Mitarbeitern oder Büros in verschiedenen Ländern haben, muss Ihre Abwesenheitsmanagementsoftware dies mit Funktionen unterstützen. Funktionen für Urlaubskalender und Arbeitswochen erfüllen genau diese Aufgabe. Sie können damit Urlaubskalender und Arbeitswochen für verschiedene Gruppen, Teams oder Länder personalisieren und erstellen.

Aufgelaufener Urlaub und Urlaubsüberträge

Eine weitere unumgängliche Funktion jedes Abwesenheitsmanagementsystems ist es, aufgelaufenen Urlaub nachzuhalten und automatisch Überträge vorzunehmen. Wenn diese Prozesse manuell ausgeführt werden, kann leicht etwas schiefgehen oder übersehen werden. Ein Abwesenheitsmanagementsystem muss sicherstellen, dass die aufgelaufenen Zeiten und wiederkehrenden Überträge der Richtlinie entsprechen und die Prozesse automatisch ausgeführt werden.

Genehmigungs-Workflows

Wenn es richtig angegangen wird, ist das Abwesenheitsmanagement im Grund einfach. Die Genehmigungsprozesse machen einen großen Teil des gesamten Systems aus. Die Möglichkeit, klare Genehmigungs-Workflows festzulegen, die alle Situationen und Schlupflöcher abdecken, ist eine unerlässliche Funktion für jedes Abwesenheitsmanagementsystem. Einige der typischen Dinge, die Sie beim Festlegen der Genehmigungs-Workflows für Ihre Abwesenheitsmanagementsoftware beachten sollten, sind:

- Wer genehmigt den Abwesenheitsantrag, wenn der direkte Manager nicht anwesend ist?

- Wer genehmigt die Anträge von Mitarbeitern, die keinen direkten Manager haben?

- Wie oft kann Abwesenheit von jedem einzelnen Mitarbeiter beantragt und wie oft können solche Anträge abgelehnt werden?

- Kann ich als Manager genehmigen, nach wie vielen Tagen nach Aufbrauchen des bezahlten Urlaubs eines Mitarbeiters der unbezahlte Urlaub beginnt?

- Wie viele Abwesenheitsanträge können maximal gleichzeitig genehmigt werden?

Integrationen

Ein ideales Abwesenheitsmanagementsystem sollte viel Platz für Integrationen bieten und diese Integrationen einfach und kostenfreundlich ermöglichen. Ihr Personalinformationssystem, Ihr Anwesenheitsmanagementsystem und Ihr Gehaltssystem benötigen alle Informationen aus Ihrem Abwesenheitsmanagementsystem. Wenn Ihre Abwesenheitsmanagementsoftware dies ermöglicht, sichert das ein problemloses Funktionieren Ihres Personalteams. Nicht hilfreich ist es dagegen, wenn Sie nicht alle Ihre Systeme kombinieren und den Prozess nicht vereinigen.

Mobilgeräte-App

Im Einklang mit dem weltweiten Trend ist es wichtig, dass Ihre Urlaubsmanagementsoftware auch eine Mobilgeräte-App bietet. Damit können Mitarbeiter Anträge von überall aus stellen und Manager können von jedem Ort aus genehmigen. Wenn das gesamte System auf einem Telefon läuft, können Dinge intelligent, einfach und ohne Unterbrechung durchgeführt werden.

Berichte/Trends

Mit einer Berichts- und Trendfunktion in Ihrem Abwesenheitsmanagementsystem können Sie Abwesenheitsmuster Ihres gesamten Teams oder der Organisation erkennen und so die Mitarbeiter besser verstehen. Zugleich hilft Ihnen eine solche Funktion dabei, zu erkennen, wenn niemand aus Ihrem Team freinimmt. Das kann ein Zeichen für ein „Ausbrennen“ Ihrer Mitarbeiter sein und Sie können etwas unternehmen, um ihnen Erholung zu verschaffen. Wenn andererseits viele Mitarbeiter fernbleiben, können Sie früh erkennen, dass etwas verbessert werden muss und das Notwendige einleiten, um Ihre Mitarbeiter zu motivieren.

 

Warum ist Freshteam das beste Abwesenheitsmanagementsystem?

Erstellen von mehreren Abwesenheitsrichtlinien

Freshteam verfügt nicht nur über die einfachste und intelligenteste Richtlinienerstellung für Abwesenheits-/Freizeitrichtlinien, sondern macht es auch möglich, verschiedene Abwesenheitsrichtlinien zu nutzen. Sie können Richtlinien für verschiedene Orte, Abteilungen und Teams haben und sie mit den jeweiligen Urlaubskalendern und Arbeitswochen verknüpfen.

Sie können individuelle Regeln, Genehmigungs-Workflows, Auflaufhäufigkeiten und Kontoübertragungen für jede Richtlinie festlegen und sie maximal anpassen.

Präzise Genehmigungs-Workflows

Für jede Richtlinie können Sie Genehmigungs-Workflows erstellen, die am besten zu Ihren Anforderungen passen. Direkter Manager, Personalpartner oder keine Genehmigung – Sie können einfach alles frei implementieren.

Product screenshot displays the pending leave request that is waiting for approval.

Teamkalender

Wenn der Manager und die Teammitglieder sich schnell einen Überblick zur Verfügbarkeit des Teams verschaffen können, hilft ihnen das beim vorherigen Planen ihres Arbeitstages oder ihrer Arbeitswoche. Zugleich trägt es dazu bei, das Schaffen von Abhängigkeiten unter den Mitarbeitern zu vermeiden.

A screenshot shows the team calendar with all the employee’s availability status.

Urlaubskalender und Arbeitswochen

Freshteam bietet Ihnen einen integrierten Urlaubskalender von 18 Ländern und gibt Ihnen auch die Möglichkeit, je nach Ihrer Region neue Urlaubskalender zu erstellen. Sie können die Arbeitswoche an jede Richtlinie anpassen, um sie an den Praktiken Ihres Unternehmens auszurichten, sodass die Mitarbeiter Abwesenheitszeiten einfach beantragen können.

A screenshot displays all the public and optional holidays that employees can take.

Mehrzweck-Dashboard

Das Abwesenheits-Dashboard von Freshteam zeigt Ihnen auf einen Blick den vollständigen Kontext zu allen Abwesenheiten. Sie können die Abwesenheitstrends Ihres Teams (oder Ihre eigenen) ablesen und anstehende sowie vergangene Abwesenheitsanfragen, Abwesenheitskontostände und anstehende Feiertage ansehen.

Wenn Sie ein Manager oder Personalpartner sind, können Sie zudem direkt von dem Dashboard aus Abwesenheitsanträge genehmigen oder ablehnen.

A leave tracking system’s dashboard that shows upcoming holidays, time off consumes and remaining leave count.

Mobilgeräte-App

Alle obigen Funktionen in einer App für Mobilgeräte für Android und iOS. Ihre Mitarbeiter können ihre Abwesenheiten jetzt auch von unterwegs managen.

Three smartphones have Freshteam’s leave managing application installed.

Vorteile eines Mitarbeitermanagementsystems

Ein Abwesenheitsverfolgungssystem kann Ihnen bei der Umsetzung der Abwesenheitsrichtlinien Ihres Unternehmens helfen. Zugleich können Sie damit die meisten Prozesse automatisieren und so sicherstellen, dass es nicht zu Fehlern kommt.

Steigern der Mitarbeiterzufriedenheit

Mit einem Mitarbeiterabwesenheits-Managementsystem können die Mitarbeiter ihre Abwesenheitszeiten selbst beantragen, ihren Abwesenheitskontostand selbst verwalten, Urlaube im Voraus planen und die Verfügbarkeit der Kollegen anhand eines einfachen Systems erfahren. Wenn Sie einen für Ihre Mitarbeiter entscheidenden Prozess wie das Abwesenheitsmanagement einfach gestalten, erhöht das die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit der Organisation.

Reduzieren der Kosten

Prüfen Sie, ob Mitarbeiter ihre Abwesenheitszeiten nicht nutzen oder zu viel davon nehmen. In beiden Fällen können Sie die Kosten für das Unternehmen durch ein kontinuierliches System ermitteln, um so Probleme zu vermeiden und die finanziellen Verluste zu minimieren.

Bieten Sie Zugänglichkeit von überall aus

Ein Online-Abwesenheitsmanagementsystem ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, Managern und Personalmitarbeitern, von überall aus auf das System zuzugreifen. Mitarbeiter können von jedem Ort aus Abwesenheitszeiten beantragen und Manager können diese Anträge von überall aus genehmigen oder ablehnen. Die Personalmitarbeiter wiederum können von jedem Ort aus benötigte Informationen sofort abrufen und entscheiden.

Verbessern der Teamarbeit

Ob es um Urlaube oder Notfälle geht – mit einem Online-Abwesenheitsmanagementsystem haben Sie die Informationen zur Verfügbarkeit des ganzen Teams zur Hand. So ist alles transparent und ermöglicht es den Mitarbeitern und Managern, Abwesenheitszeiten sinnvoll zu entscheiden, ohne Abhängigkeiten zu schaffen. Damit werden Fehlkommunikationen vollständig vermieden und Urlaube sowie Abwesenheiten können im Voraus geplant werden.

Rufen Sie präzise Metriken und Analysen ab

Manuelle Fehler sind bei einer eingeführten Abwesenheitsmanagementsoftware vollkommen ausgeschlossen. Automatisch erstellte Berichte bieten fehlerfreie Analysen der Abwesenheitsmuster Ihrer gesamten Organisation, sodass Sie zeitgerechte Audits und genaue Überprüfungen durchführen können. Sie können auch proaktiv auf Mitarbeiterabwesenheiten reagieren.

Einhaltung der Gesetze

Die meisten cloudbasierten Softwarelösungen für das Abwesenheitsmanagement sind so gestaltet, dass sie den jeweiligen Gesetzen des Landes oder des Bereiches entsprechen. So wird Ihr Unternehmen dabei unterstützt, die geltenden Regeln für die Abwesenheit der Mitarbeiter einzuhalten.

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