HRMS Bewerberverfolgungssystem (Applicant Tracking System – ATS)

Was ist ein Bewerberverfolgungssystem (Applicant Tracking System – ATS)

„ATS“ ist die englische Abkürzung für Applicant Tracking System und bezeichnet ein Bewerberverfolgungssystem. Dabei handelt es sich um eine Softwarelösung, die Ihren gesamten Einstellungsprozess zusammenführt. Sie können damit Bewerber anziehen, sie durch den Bewertungsprozess führen, Bewerbungsgespräche terminieren, E-Mails verwalten, Interview-Feedback sammeln, Angebote machen und einen Talentpool pflegen – und das alles aus einem einzigen Recruiting-System.

Warum benötigt Ihr Unternehmen ein Bewerberverfolgungssystem?

Fabelhafte Recruiter wissen, wie man fabelhafte Kandidaten findet. Sobald sie diese Kandidaten gefunden haben, müssen sie sie durch einen Einstellungsprozess führen, für den eine Anzahl von Tools erforderlich sind. Der Posteingang eines Recruiters enthält E-Mail-Verkehr mit den Bewerbern, auf Slack finden sich Chats mit dem Einstellungsteam, die Bewerbungsgespräche sind in Google Kalender, Feedback ist irgendwo auf einem Stück Papier und die wirkliche Liste mit Kandidaten ist in einer Excel-Tabelle auf dem Computer von irgendjemandem ­– und so weiter. Anstelle ihre Zeit auf das Recruiting und die Kontaktaufnahme mit Personen zu konzentrieren, müssen Recruiter viel Zeit darauf verwenden, mehrere Quellen zu durchsuchen, um Informationsstücke zusammenzufügen.

Hier kommt Ihr Bewerberverfolgungssystem

Ein Bewerberverfolgungssystem führt den Einstellungsprozess in einer Software zusammen, sodass Recruiter keine Zeit darauf verwenden müssen, zwischen Tabs umzuschalten. Die Recruiter können Karriereseite anlegen, Stellen kreieren, Stellen auf Stellenbörsen und in den sozialen Medien veröffentlichen, ein Mitarbeiter-Empfehlungsportal anlegen, Anbieter verwalten, Bewerber managen, Bewerbungsgespräche terminieren, Angebote machen und eine Bewerberdatenbank aufbauen – und das alles über eine einzige Benutzeroberfläche. Das ATS ist die zentrale Anlaufstelle für das ganze Unternehmen, denn auch Ihre Interviewer können es nutzen, um Bewerber anzusehen und nachzuverfolgen, während Mitarbeiter darin den Stand ihrer Empfehlungen ansehen können. Wenn alle Beteiligten eingebunden sind, ist eine Zusammenarbeit mit Kontext möglich und das Bieten von großartigen Anstellungserfahrungen wird vom Traum zur Realität.

Die wichtigen technischen Aspekte, auf die Sie bei einem ATS achten müssen

Software als Service

Bei einem Bewerberverfolgungssystem auf Abonnementbasis müssen Sie sich nicht um die Einrichtung und Wartung der Server kümmern. Vielmehr können Sie schon nach wenigen Minuten mit der Arbeit beginnen.

Für den Schreibtisch und für unterwegs

Bewerberverfolgungssysteme sind meist internetbasierte Applikationen. Sie werden hauptsächlich für Desktop-Computer und Laptops entwickelt, aber inzwischen sind sie auch für Mobilgeräte optimiert. Die meisten Bewerberverfolgungssysteme sind auch als Mobilgeräte-Apps für Android und iOS erhältlich.

Ein Tool, das Integrationen unterstützt

Sie können Ihr ATS mit einer Vielzahl von Applikationen integrieren, etwa Bewertungsanbietern wie HackerRank und Interview-Software (etwa Skype Interviews und Google Hangouts), um Ihren Einstellungsprozess zu vereinfachen.

Wer kann ein Bewerberverfolgungssystem verwenden?

RECRUITER

Recruiter können ein Bewerberverfolgungssystem vielseitig nutzen, sei es für das Hinzufügen von Bewerbern, das Bewerben von Stellen, das Führen von Bewerbern durch den Anstellungsprozess, für die Kommunikation mit dem Anstellungsteam sowie dem Speichern und Suchen von Informationen, die für die Anstellung relevant sind. Zudem gewinnen die Recruiter durch ein solches System am meisten, denn es spart ihnen Zeit, die sie ohne ATS für das Suchen nach Informationen und Operationen aufwenden müssten.

TA MANAGER

Bewerberverfolgungssysteme können Talent-Acquisition-Managern beim Ziehen von Berichten und dem Überwachen ihrer Anstellungspipeline unterstützen. Zudem können TA-Manager damit Berichte erstellen, etwa zu den Pipelinebewegungen oder Bewerbereingängen nach Quelle, und tief einsteigen, um handlungsorientierte Einblicke zu gewinnen.

EINSTELLUNGSMANAGER

Dem Einstellungsteam hilft ein Bewerberverfolgungssystem während des Einstellungsprozesses bei der Abstimmung. Die Teammitglieder können die Bewerberpipeline prüfen und ihre Meinungen teilen, ohne dass der Recruiter dafür sorgen muss, dass alle auf demselben Stand bleiben.

MITARBEITER

Die meisten Bewerberverfolgungssysteme bieten ein Empfehlungsportal. Darauf können Mitarbeiter Stellenangebote ansehen und interessierte Freunde und Familienmitglieder empfehlen. Dazu müssen sie sich nicht persönlich an einen Recruiter wenden und riskieren, dass ein Lebenslauf einer interessierten Person im Posteingang untergeht. Mit dem Portal können die Mitarbeiter auch den Stand ihrer Empfehlungen nachverfolgen, ohne dazu persönlich beim Recruiter nachfragen zu müssen.

Wann sollten Sie in ein ATS investieren?

 
Nicht jeder benötigt ein Bewerberverfolgungssystem. Hier einige Anzeichen, dass Sie ein ATS brauchen.

Die Vorteile der Nutzung eines Bewerberverfolgungssystems

Optimiertes Recruiting

Alles in Ihrem Rekrutierungsprozess findet sich in einem einzigen System, sodass Sie Ihre Prozesse schneller und besser nachverfolgen, kontrollieren und optimieren können.

Möglichkeit zum Veröffentlichen von Stellenangeboten

Integrationen mit verschiedenen Stellenbörsen machen das Veröffentlichen von Stellenangeboten mit einem ATS zu einer Kleinigkeit. Sie können die Posts und die eingehenden Bewerber ganz bequem von Ihrem ATS aus managen.

Arbeit wird automatisch erledigt

Automatisieren Sie manuelle Aufgaben, damit Sie Ihre Zeit auf das Recruiting konzentrieren können und sich nicht mit Dingen wie das Versenden von Aktualisierungen und dem Terminieren von Bewerbungsgesprächen aufhalten müssen.

Vollständiger Kandidatenverlauf

Das ATS-System zeichnet den ganzen Verlauf eines Kandidaten auf, von der Bewerbung bis hin zur Einstellung. Das bedeutet, dass Sie nie woanders als in Ihrem Bewerberverfolgungssystem nach Informationen suchen müssen.

Zusammenarbeit mit Kontext

Wenn alle Beteiligten des Einstellungsprozesses eingebunden sind, hat jeder Zugriff auf alle Informationen, die für schnelle, informierte Entscheidungen notwendig sind.

Ein blühender Talentpool

Wenn Sie Bewerber beschaffen, treffen Sie auch auf solche, die aktuell noch nicht benötigt werden, in Zukunft aber interessant sein könnten. Mit einem ATS können Sie solche Kandidaten sammeln und für eine spätere Rolle Nurturing betreiben.

Wie funktionieren Bewerberverfolgungssysteme?

 

Ein Bewerberverfolgungssystem erledigt alles, von der Anforderung bis hin zur Einstellung von herausragenden Mitarbeitern.

Sammelt Anforderungen am Anfang steht die Anforderung des Einstellungsmanagers an das ATS, damit der TA weiß, welche Rollen zu besetzen sind oder demnächst besetzt werden müssen.

Beschaffen der besten Talente – das Talent-Sourcing-Team bespricht sich dann mit dem Einstellungsmanager, erstellt eine Stellenbeschreibung für die zu besetzende Rolle und veröffentlicht diese über das ATS. Einige Bewerberverfolgungssysteme haben integrierte Stellenbeschreibungen, um den Prozess zu vereinfachen. Ein ATS ermöglicht es Ihrem Sourcing-Team, die Stellen auf Karrierewebsites, Kanälen in den sozialen Medien und verschiedenen integrierten Stellenbörsen Ihrer Wahl zu veröffentlichen. Nur ein Klick und schon erreicht Ihr Stellenangebot die Top-Talente auf dem Markt.

Managen der eingehenden Bewerber – sobald die Stelle veröffentlicht ist, beginnen die Bewerber mit den Bewerbungen. Das ATS nimmt die Bewerbungen auf und zeigt sie als Bewerber im System an.

Selektieren der Bewerber – das ATS gliedert die Lebensläufe der Bewerber und füllt die Bewerberprofile aus. So können Sie Bewerber leichter filtern. Sie möchten die Bewerber sehen, die bereits seit mehr als 10 Jahren arbeiten? Mit einem ATS ist das ganz einfach.

Voreinschätzung der Bewerber – mit einem ATS können Sie eine weitere Runde eingehender Voreinschätzungstests für Rollen, die diese erfordern, vornehmen. So können Sie zum Beispiel Bewerber für technische Rollen bitten, an einem Programmiertest von Hackerrank oder HackerEarth teilzunehmen. Je nach den Testergebnissen können Sie dann entscheiden, ob ein Bewerber weiter vorrücken soll oder eine Absage erhält.

Ermöglicht eine intelligente Terminierung von Bewerbungsgesprächen – nachdem Sie die Bewerber gefiltert und Listen haben, mit welchen Bewerbern Sie ein Gespräch führen wollen, prüfen Sie die Verfügbarkeit der Ausschussmitglieder (durch Kalenderintegrationen) und terminieren die Gespräche. Sie können im ATS auch Scorecards verwenden, um Bewerber objektiv zu bewerten. Zugleich haben Recruiter die Möglichkeit, Feedback des Ausschusses an einer einzigen Stelle zu sammeln, was die Einstellungsentscheidungen vereinfacht.

Optimiert das Angebotsmanagement – wenn ein Bewerber Ihr Gremium beeindruckt, können Sie sofort aus dem Bewerberverfolgungssystem heraus ein Angebot machen. Vorlagen für Angebotsschreiben ermöglichen ein schnelles Handeln.

Ruft Berichts und Analysen ab – das ATS zeigt Ihnen detailliert an, was in Ihrer Pipeline und Ihren Prozessen geschieht. Sie können Berichte für alles ziehen, was Sie benötigen, seien es Sourcing-Berichte, Pipelineberichte, Berichte zur Terminierung von Bewerbungsgesprächen, Berichte zur Angebotsannahme usw.

Automatisiert sich wiederholende Aufgaben – Die „Autopilot-“ oder Recruiting-Automatisierungsfunktion in Ihrem ATS ermöglichen es Ihnen, sich wiederholende Prozesse zu automatisieren. Dazu gehören das Versenden von E-Mails, das Voranrücken von Bewerbern je nach Empfehler oder Quelle, Benachrichtigen des Gremiums, wenn ein Bewerber in die Gesprächsphase vorrückt usw.

Abdecken des Vor-Onboarding – sobald ein Bewerber Ihr Angebot unterzeichnet, wandelt das ATS ihn im System in einen Mitarbeiter um. Das System deckt dann alle dem Onboarding vorausgehenden Aktivitäten ab, etwa das Ausfüllen von Formularen, Unterschreiben von Dokumenten und mehr. Zusätzlich machen elektronische Signaturen das Ganze zu einem papierlosen und effizienten Prozess, da sie Tausende von Downloads und Uploads überflüssig machen.

Unerlässliche Funktionen eines ATS

Jedes Unternehmen hat seine eigenen Anforderungen und was für Sie funktioniert muss nicht unbedingt auch das Richtige für ein anderes Start-up sein. Die folgenden Funktionen sind aber die, die für jedes Bewerberverfolgungssystem unerlässlich sind.

Bewerberbeschaffung über mehrere Kanäle

Mit einem Bewerberverfolgungssystem können Sie Bewerber für Ihre Stellen gewinnen und die Bewerber auch verwalten. Für das Gewinnen müssen Sie Stellen auf Stellenbörsen posten können. Weiter müssen Sie Sourcing-Partner hinzufügen, Stellen in den sozialen Medien teilen und ein Mitarbeiter-Empfehlungsportal einrichten können. Weiter benötigen Sie eine anpassbare Karriereseite mit Bewerbungsformular, um Informationen von den Bewerbern zu sammeln. Die Möglichkeit, Ihre E-Mails in Ihrem Online-ATS zu managen ist das Sahnehäubchen obendrauf.

Applicant tracking system - Multi-channel candidate sourcing

Managen Sie Bewerber während des gesamten Einstellungsprozesses

Das ideale ATS bietet Ihnen eine visuelle Übersicht über Ihre Kandidaten in den verschiedenen Phasen des Einstellungsprozesses. Ein Blick auf den Bildschirm und Sie haben einen Überblick über Ihre Einstellungspipeline. Sie können sich Ihre Bewerber auch als Liste ansehen. Darüber hinaus können Sie Massenaktionen durchführen, wie etwa das Aktualisieren einer Phase, Bewerber ablehnen oder sie im Talentpool archivieren, um zukünftig Zeit zu sparen.

Applicant tracking system - Talent pool

Terminieren und Managen von Bewerbungsgesprächen

Ihr Bewerberverfolgungssystem sollte es Ihnen ermöglichen, Bewerbungsgespräche zu terminieren, damit das ganze Einstellungsteam immer auf dem Laufenden bleibt. Sie können einen Google Kalender oder eine Office-365-Integration einrichten, um sicherzustellen, dass es beim Terminieren von Bewerbungsgesprächen keine Terminkonflikte gibt. Sie können auch Onlinebewerbungsgespräche über Skype Interviews, HackerRank CodePair oder Google Hangouts vereinbaren, um eine nahtlose Gesprächserfahrung zu bieten.

Applicant tracking system -  Interview scheduling

Zusammenarbeit in Echtzeit

Recruiter müssen viel Zeit aufwenden, um verschiedenen Mitgliedern des Einstellungsgremiums Aktualisierungen zuzusenden oder diese zu empfangen. Dann gibt es auch noch die physische Nachbesprechung, die manchmal die einzige Möglichkeit ist, das Feedback aller Interviewer zu erhalten, jedem zuzuhören und zu einer Einigung zu kommen. Ein Bewerberverfolgungssystem macht diese Aufgaben viel einfacher. So sendet das System automatische E-Mail-Benachrichtigungen, wenn es Events gibt, etwa neue Feedback-Antworten oder neu terminierte Bewerbungsgespräche. Zudem zeichnet das System die Teamkommunikation auf, sodass sie für alle Beteiligten sichtbar ist. Sie können auch Feedback-Formulare für Bewerbungsgespräche verwenden, um strukturiertes Feedback zu sammeln und mit dem Team zu teilen.

Applicant tracking system - Collaboration

Gewinnen Sie Einblicke mit Berichten

Verbessern Sie Ihre Einstellungsstrategie, indem Sie Ihre Leistung messen und dann daraus Berichte erstellen, um die Ergebnisse zu analysieren. In Ihrem Bewerberverfolgungssystem können Sie verschiedene Arten von Berichten erstellen – Pipelinebewegungen, Erfolge der Bewerbungsgespräche, Bewerber nach Quellen und so weiter. Es ist wichtig, dass Sie ein kostenloses ATS auswählen, das Ihnen die richtigen Metriken bietet, da Sie sich ansonsten unnötig mit Excel-Tabellen und vielen Fragen auseinandersetzen müssen.

Applicant tracking system - HR reports

Überlassen Sie sich wiederholende Aufgaben dem System

Die Aufgaben eines Recruiters umfassen viele Routinetätigkeiten. Das sind oft operative Aufgaben, die wenig mit ihren Recruiting-Fähigkeiten zu tun haben, etwa das Archivieren überqualifizierter Bewerber im Talentpool oder das Ablehnen eines Bewerbers wegen einer Stellenvoraussetzung in einem benutzerdefinierten Bewerbungsformular. In Freshteam können Sie Automatisierungen einrichten, die Maßnahmen je nach bestimmten Events und Bedingungen ausführen.

Applicant tracking system - automation

Begrüßen Sie Ihre Neueinstellungen

Ihr Einstellungsprozess endet nicht, wenn Sie ein Angebot machen. Statistiken der Personalbranche zeigen, dass 20 % der Neueinstellungen innerhalb der ersten 45 Tage wieder gehen. Eine glatte Onboarding-Erfahrung kann sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter nicht schon zu Beginn wieder abspringen. Mit Freshteam können Sie für die neu Hinzugekommenen ein Vor-Onboarding durchführen, also etwa Onboarding-Formulare ausfüllen oder Dokumente unterzeichnen lassen. Sie können auch Richtlinien an die Neueinstellungen versenden, noch bevor diese zu Ihnen kommen. So sparen Sie den ersten Tag und die erste Woche der Neueinstellungen für bedeutendere und besondere Dinge auf.

Applicant tracking system - employee onboarding

Managen von Mitarbeiterinformationen

In Freshteam können Sie Mitarbeiterprofile erstellen. Wählen Sie, welche Informationen Sie sammeln möchten, indem Sie Felder durch Ziehen und Ablegen im Profil anordnen. Alle von den Mitarbeitern unterzeichneten, gesendeten oder eingereichten Dokumente werden ausschließlich in sicheren Dokumententresoren zu ihrem Profil gespeichert. Geben Sie Ihren Neueinstellungen die Möglichkeit, Informationen zu ihrer Person auszufüllen, während Sie den Zugriff auf sensible Daten, wie Gehalt oder Zusatzleistungen usw., kontrollieren

Das richtige ATS ist …

Einfach

Einfach einzurichten und einfach zu lernen. Auch der Anfang ist einfach. Das ist einer der Kerngrundsätze, an dem Sie alle Bewerberverfolgungssysteme messen sollten.

Zuverlässig

Finden Sie ein ATS, auf das Sie sich verlassen können. Bitten Sie um Referenzen und finden Sie heraus, was andere Kunden von dem jeweiligen ATS halten, etwa auf Websites wie G2Crowd oder Capterra.

Bezahlbar

Was Sie sehen, ist das was Sie bekommen – keine versteckten Kosten oder überraschende Rechnungen. Das Preismodell ist klar, einfach und leistbar.

Wir alle lieben Erfolgsgeschichten

Erfahren Sie, was das Bewerberverfolgungssystem von Freshteam für Ultius tun konnte

Vor Freshteam verwendete Ultius farblich markierte Tabellen, um Bewerber zu verfolgen. So gingen Bewerber verloren und nicht jeder verstand, was die Farben bedeuteten. Das verringerte die Effizienz des Prozesses.

Nach Angaben von Melissa hat das Bewerberverfolgungssystem von Freshteam das Recruting von Ultius folgendermaßen verbessert:

  • Ultius kann jetzt 40 % mehr Lebensläufe überprüfen und hochwertige Bewerber gewinnen.
  • Der Einstellungs-Workflow stellt sicher, dass der Bewerberverfolgungsprozess geordnet und effizient abläuft.
  • Alle Bewerberinformationen finden sich an einer Stelle (Candidate 360), sodass jeder, der schnell Kontext zu einem Bewerber benötigt, schnell darauf zugreifen kann.
  • Das Team kann Bewerber so einfach wie Kanban-Tafel managen.
Applicant tracking system - Case study
Udhyams Einstellungserfolge mit dem ATS von Freshteam

Wenn dein Geschäftsmodell radikal anders ist, muss man in vielen Bereichen einfach mehr tun. Für Udhyam war das Einstellen einer dieser Bereiche. Man hatte dort einen besonderen Einstellungsprozess, bei dem Bewerber drei bis fünf Tage im Büro verbrachten, während derer sie anhand verschiedener Aufgaben und Fähigkeiten bewertet wurden … und dieser ganze Prozess muss in einem einfachen System darstell- und verwaltbar sein.

Nach Angaben von Mekin hat das Bewerberverfolgungssystem von Freshteam folgende Vorteile:

  • es ist einfach und bietet alle notwendigen Workflows, um den ganzen Prozess leicht in einem einzigen System darzustellen
  • es ermöglicht es, effizient große Mengen an eingehenden Bewerbungen zu verarbeiten, um die besten Bewerber zu finden und den Bewerbern zugleich eine makellose Erfahrung zu bieten
  • darüber hinaus ermöglicht das System eine Kontrolle der Kommunikation, da das System so eingestellt werden kann, dass es automatisch Kommunikationen an Stakeholder sendet, wenn etwas im Prozess geschieht; das kann die Terminierung eines Bewerbungsgespräches, die Einstellung eines Bewerbers und so weiter sein
Applicant tracking system (ATS) - Case study

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