IT-Bestandsmanagement erklärt: Arten, Best Practices und Vorteile

Das IT-Bestandsmanagement ist ein integraler Bestandteil des IT-Service-Managements (ITSM) und bietet technischen Teams und Managern einen besseren Überblick über die Ressourcen, die für die Durchführung verschiedener IT-bezogener Initiativen zur Verfügung stehen. Mit ausreichenden Bestandsmanagementprozessen können Unternehmen Assets über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg verfolgen, sicherstellen, dass sie mit maximaler Effizienz arbeiten, und überprüfen, ob die Teammitglieder Zugang zu den für die Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlichen Tools haben.

In den heutigen hybriden IT-Umgebungen geht das umfassende Bestandsmanagement über die herkömmliche Hardwareverfolgung hinaus und umfasst auch Cloud-Ressourcen, virtuelle Maschinen, Container, Netzwerkinfrastruktur und SaaS-Anwendungen. Diese ganzheitliche Sichtweise ermöglicht es Unternehmen, die Kontrolle über ihre gesamte Technologielandschaft zu behalten, unabhängig davon, wo sich die Assets befinden.

Die Anschaffung spezieller Software zur Überwachung dieser Bemühungen kann von unschätzbarem Wert sein, da sie die Möglichkeit bietet, Routineaufgaben zu automatisieren, wertvolle Daten zu sammeln und zu analysieren und sicherzustellen, dass die Unternehmen stets die einschlägigen Normen und Vorschriften einhalten. Heute werfen wir einen Blick darauf, was das IT-Bestandsmanagement beinhaltet, welche Vorteile es bieten kann und wie der Einsatz eines Bestandsmanagementsystems zur Optimierung dieser Prozesse beiträgt.

Was ist IT-Bestandsmanagement?

IT-Bestandsmanagement bezieht sich auf den systematischen Prozess der Überwachung des gesamten Technologieportfolios eines Unternehmens in physischen, virtuellen und Cloud-Umgebungen. Dazu gehört eine genaue, aktuelle Aufzeichnung aller Hardware-, Software- und Cloud-Ressourcen, wobei jede Komponente systematisch in einem zentralisierten Bestandssystem erfasst wird. Zu den wichtigsten Details, die erfasst werden, gehören Asset-Typ, Konfiguration, Modell, Seriennummer, aktueller Status und Standort.

Das Hauptziel des Bestandsmanagements besteht darin, eine klare Sicht auf jede Komponente der IT-Infrastruktur zu ermöglichen. Mit dieser umfassenden Ansicht können Unternehmen genau sehen, wo sich jedes Asset befindet und welchen Status es hat (aktiv, in Wartung oder stillgelegt). Einfach ausgedrückt: Man kann nicht verwalten, von dem man nicht weiß, dass man es hat. Durch die Führung eines detaillierten Bestands über alle Technologiebereiche hinweg erhalten Unternehmen einen einheitlichen Überblick über ihr gesamtes IT-Ökosystem.

Es ist erwähnenswert, dass zwischen IT-Bestandsführung und einer Configuration Management Database (CMDB) unterschieden wird. Während das Bestandsmanagement einen umfassenden Katalog aller IT-Assets bereitstellt, konzentriert sich eine CMDB speziell auf Konfigurationselemente und deren Beziehungen, die für die Geschäfts-Services entscheidend sind. Denken Sie bei der Bestandsführung an die Frage „Was haben wir?“, während eine CMDB die Frage „Wie arbeiten unsere kritischen Assets zusammen?“ beantwortet In vielen Unternehmen dient das Bestandsmanagement als wichtige Datenquelle für die CMDB.

Modernes IT-Bestandsmanagement ist direkt mit ITSM- und ITOM-Prozessen verknüpft und liefert die grundlegenden Daten, die für eine effektive Servicebereitstellung, Vorfallbehebung, Change-Management und strategische Planung benötigt werden.

Vorteile des IT-Bestandsmanagements

Ein gut umgesetztes IT-Bestandsmanagement verbessert eine Vielzahl von Geschäftsprozessen und Tools, indem sie sicherstellt, dass die Assets optimal eingesetzt werden und die Produktivität der Mitarbeitenden, die sie nutzen, verbessert. Zwar sind Anfangsinvestitionen in Schulungen und Software erforderlich, doch macht sich der ROI (Return on Investment), der durch diese Praktiken erzielt wird, häufig sowohl kurz- als auch langfristig bezahlt.

Gesteigerte Produktivität und Effizienz

Die genaue Verfolgung verschiedener technischer Ressourcen ermöglicht es Unternehmen, einen aktuellen Bestand zu führen, der eine effektive Planung unterstützt. Diese Praktiken helfen dabei, unzureichend genutzte Assets zu identifizieren, Ressourcen nach Bedarf umzuverteilen und sicherzustellen, dass die gesamte IT-Ausrüstung mit höchster Effizienz arbeitet.

Mit einem organisierten Bestand können die Teams des technischen Supports den Mitarbeitenden außerdem schnell die erforderliche Ausrüstung oder Software zur Verfügung stellen. Wenn zum Beispiel ein Teammitglied ein Problem meldet, kann das IT-Personal dank eines gut gepflegten Bestands die Probleme ohne unnötige Verzögerungen lösen. Durch diese Effizienz wird die Zeit, die die Mitarbeitenden mit dem Warten auf den technischen Support verbringen, verkürzt, sodass sie sich schnell wieder ihren Aufgaben widmen können.

Verbessertes Risikomanagement und Gewährleistung der Compliance

Durch eine detaillierte Aufzeichnung der Hardware-, Software- und Netzwerkkomponenten können Unternehmen überprüfen, ob alle Geräte angemessen gewartet werden, und so das Risiko von Sicherheitsverletzungen verringern. Regelmäßige Updates und Patches können systematisch auf alle verwalteten Assets angewendet werden, um Sicherheitslücken zu schließen, die von Cyber-Bedrohungen ausgenutzt werden könnten.

Ein weiterer wichtiger Aspekt des IT-Bestandsmanagements ist die Gewährleistung der Einhaltung von Vorschriften. Unternehmen müssen sich oft an verschiedene Branchenvorschriften halten, wie z. B. die DSGVO, HIPAA oder PCI-DSS, die strenge Kontrollen der Datensicherheit vorschreiben. Eine genaue Bestandsführung der technischen Assets ermöglicht es den Unternehmen zu überprüfen, ob alle Geräte und Software diesen Normen entsprechen.

Datenbasierte Entscheidungsfindung

Das zentrale Repository, das von der Bestandsmanagementsoftware bereitgestellt wird, enthält Hardwarespezifikationen, Softwareversionen, Wartungsprotokolle und mehr. Der Zugriff auf diesen umfassenden Datensatz ermöglicht es IT-Managern, Trends zu analysieren und strategische Entscheidungen zu treffen. Wenn man zum Beispiel weiß, welche Hardwarekomponenten häufig ausfallen oder welche Softwareanwendungen nicht ausreichend genutzt werden, kann man fundiertere Entscheidungen über künftige Anschaffungen oder Upgrades treffen.

Darüber hinaus sind IT-Bestandsmanagementsysteme häufig mit Analysefunktionen ausgestattet, die es Unternehmen ermöglichen, tiefere Einblicke in ihre technische Umgebung zu gewinnen. Diese Systeme können Berichte erstellen, die wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) wie Asset-Auslastung, Gesamtkosten und Lebenszyklusstatus aufzeigen. Durch die regelmäßige Überprüfung dieser Kennzahlen können die Entscheidungsträger verbesserungswürdige Bereiche erkennen und proaktiv Anpassungen vornehmen.

Optimieren Sie die Nachverfolgung/Rückgewinnung von Assets

Durch den Einsatz von Technologien wie Barcodes, RFID-Etiketten und Asset-Management-Software (AMS) sind Unternehmen in der Lage, einen Echtzeit-Bestand aller IT-Ressourcen an mehreren Standorten zu führen. Diese Transparenz trägt dazu bei, dass die Assets jederzeit nachweisbar sind und das Risiko von Verlust oder Diebstahl verringert wird. Falls ein Gegenstand verloren geht, können diese Systeme den letzten bekannten Standort schnell lokalisieren und bei der Wiederbeschaffung helfen.

Die Funktionen zur Verfolgung von Assets erstrecken sich auch auf die Überwachung des Lebenszyklus von technischen Ressourcen von der Beschaffung bis zur Entsorgung. Durch die Zuweisung eindeutiger Kennungen und die Aufzeichnung detaillierter Informationen, wie Kaufdatum, Garantiestatus und Wartungshistorie, können Unternehmen die Lebensdauer ihrer IT-Investitionen besser verwalten. Diese präventive Haltung hilft bei der Planung von Wartungsarbeiten in angemessenen Intervallen, maximiert die Lebensdauer von Assets und minimiert Ausfallzeiten.

Vereinfachte Prozesse

Eine wichtige Methode zur Rationalisierung von Prozessen beim IT-Bestandsmanagement ist die Automatisierung. Durch den Einsatz automatischer Bestandsverfolgungssysteme können Unternehmen manuelle Prozesse wie Excel-Tabellen und physische Prüfungen vermeiden. Dadurch werden menschliche Fehler reduziert, die Datenerfassung beschleunigt und sichergestellt, dass die Bestandsaufzeichnungen immer auf dem neuesten Stand sind.

Darüber hinaus beschleunigen IT-Bestandsmanagementplattformen die Prozesse für die Wartung und den Support von Assets. Durch die Erfassung detaillierter Informationen über die Wartungshistorie und Garantien der einzelnen Betriebsmittel können Unternehmen vorbeugende Wartungsmaßnahmen effektiver planen. Automatische Warnmeldungen erinnern das technische Personal auch an anstehende Wartungsarbeiten oder auslaufende Garantien und stellen sicher, dass die Assets in optimalem Zustand bleiben.

Verbesserter Service

Diese gestrafften Prozesse können auch zu einer verbesserten betrieblichen Effizienz beitragen. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben wie Assetverfolgung, Beschaffung und Wartungsplanung wird der Verwaltungsaufwand reduziert und das technische Personal kann sich auf strategischere Initiativen konzentrieren. Standardisierte Workflows sorgen dafür, dass Serviceanforderungen schnell und transparent bearbeitet werden, und fördern eine Kultur der Verantwortlichkeit innerhalb der IT-Abteilung.

Darüber hinaus können IT-Teams mit akkuraten und aktuellen Bestandsaufzeichnungen schnell den Standort und die Spezifikationen der benötigten Assets ermitteln und so den Prozess der Erfüllung von Serviceanforderungen optimieren. Diese Effizienz ist entscheidend für die Einhaltung von Service Level Agreements (SLAs) und die Aufrechterhaltung eines hohen Maßes an Kundenzufriedenheit.

ROI: höher.

Das IT-Bestandsmanagement kann den ROI erheblich steigern, indem sie die Nutzung und das Lebenszyklusmanagement der technischen Assets optimiert. Die genaue Verfolgung und Überwachung der Nutzung von IT-Ressourcen ermöglicht es Unternehmen, unzureichend genutzte Assets zu identifizieren und sie Bereichen zuzuweisen, in denen sie mehr Wert schaffen können.

Diese Praktiken können auch die betriebliche Effizienz verbessern, was sich direkt auf den ROI auswirkt. Durch die Beschleunigung von Prozessen wie Beschaffung, Bereitstellung und Assetverfolgung können Unternehmen ihren Verwaltungsaufwand reduzieren und Ausfallzeiten minimieren.

Verbesserte ITSM- und ITOM-Funktionen

Eine umfassende IT-Bestandsführung bildet die Grundlage für effektivere IT-Service-Management(ITSM)- und IT-Operations-Management(ITOM)-Prozesse:

• Schnellere Vorfallbehebung: Der sofortige Zugriff auf aktuelle Asset-Informationen ermöglicht es den Support-Teams, Probleme schnell zu diagnostizieren und zu beheben. Wenn ein Vorfall auftritt, können Techniker:innen sofort die Konfiguration des betroffenen Assets, die Historie und die Beziehungen zu anderen Komponenten einsehen, was die mittlere Zeit bis zur Lösung (MTTR) erheblich verkürzt.

• Proaktives Change-Management: Mit detaillierten Bestandsführungsinformationen und der Abbildung von Abhängigkeiten können IT-Teams die Auswirkungen von vorgeschlagenen Änderungen vor der Implementierung besser einschätzen. Diese Transparenz hilft bei der Erkennung potenzieller Risiken und Konflikte und verringert die Wahrscheinlichkeit von änderungsbedingten Ausfällen oder Unterbrechungen.

• Optimierte Beschaffung: Die aus den Bestandsdaten abgeleiteten nutzungsbasierten Erkenntnisse helfen Unternehmen, fundiertere Einkaufsentscheidungen zu treffen. Wenn Unternehmen die tatsächlichen Nutzungsmuster kennen, können sie ihre Technologieinvestitionen richtig dimensionieren und sowohl eine Unterversorgung, die die Produktivität einschränkt, als auch eine Überversorgung, die Ressourcen verschwendet, vermeiden.

• Verbesserte Kapazitätsplanung: Umfassende Bestandsdaten unterstützen eine genauere Kapazitätsprognose und stellen sicher, dass die IT-Ressourcen angemessen skaliert werden, um die Geschäftsanforderungen ohne unnötige Ausgaben zu erfüllen.

Kernelemente des IT-Bestandsmanagements

Ein effektives IT-Bestandsmanagement geht über eine einfache Liste von Geräten hinaus. Es geht darum, jeden Teil Ihrer IT-Umgebung mit Klarheit und Präzision zu kontrollieren. Hier sind die wichtigsten Komponenten, die Sie verwalten müssen:

Hardware-Verfolgung

Sie müssen genau wissen, welche physischen Assets Sie besitzen, wo sie sich befinden und von wem sie genutzt werden. Von Laptops und Servern bis hin zu Netzwerkgeräten hilft Ihnen die Hardwareverfolgung, Verluste zu reduzieren, Upgrades zu planen und die Sicherheit aufrechtzuerhalten, indem sie nicht autorisierte Geräte von Ihrem Netzwerk fernhält.

Softwarelizenzmanagement

Halten Sie Ihre Software-Nutzung konform und kosteneffizient. Bestandssysteme überwachen Installationen, Nutzungsmuster und das Ablaufen von Lizenzen, sodass Sie Überlizenzierung, unzureichende Nutzung und Nichteinhaltung von Vorschriften vermeiden können. Es ist unerlässlich für die Verwaltung von Lieferantenaudits und die Optimierung Ihrer Softwareausgaben.

Garantie und Lebenszyklusverfolgung

Verfolgen Sie Garantien, Supportverträge und End-of-Life-Termine für alle Assets. So können Sie Ersatzbeschaffungen im Voraus planen, Ausfallzeiten reduzieren und unerwartete Kosten vermeiden. Die Nachverfolgung des Lebenszyklus unterstützt auch Nachhaltigkeitsinitiativen, indem sie den Wert von Assets verlängert und sichere Entsorgungen plant.

Bestandsführung von Cloud- und virtuellen Assets

Heutige IT-Umgebungen sind hybride Umgebungen, die lokale, cloudbasierte und virtuelle Infrastrukturen umfassen. Ein gutes Bestandssystem verschafft Ihnen Einblick in virtuelle Maschinen, Cloud-Services, Container und SaaS-Nutzung. So behalten Sie die Kontrolle über dynamische Assets, die oft übersehen werden, aber für die Einhaltung von Vorschriften und die Leistung entscheidend sind.

Wie das IT-Bestandsmanagement funktioniert

Wenn Sie verstehen, wie das IT-Bestandsmanagement funktioniert, können Sie den richtigen Ansatz und die richtigen Tools für Ihre Umgebung wählen. Hier ist, was Sie wissen müssen:

Manuelle vs. automatische Verfolgungssysteme

Die manuelle Nachverfolgung, z. B. mit Hilfe von Excel-Tabellen, mag zunächst überschaubar erscheinen, wird aber schnell fehleranfällig und veraltet, wenn Ihre IT-Umgebung wächst. Automatisierte Systeme hingegen scannen Ihr Netzwerk kontinuierlich, um neue Geräte, Softwareänderungen und Konfigurations-Updates in Echtzeit zu erkennen. Durch die Automatisierung werden menschliche Fehler drastisch reduziert, Zeit gespart und die Genauigkeit verbessert, insbesondere bei Audits oder der schnellen Reaktion auf Vorfälle.

Integration in ITSM und andere Tools

Ein wirksames Bestandsmanagement arbeitet nicht isoliert. Durch die Integration mit IT-Service-Management-Plattformen (ITSM), CMDBs, Sicherheitstools und Beschaffungssystemen wird Ihr Bestand Teil eines größeren Ökosystems. Das bedeutet, dass Änderungen des Asset-Status, Vorfälle und Serviceanforderungen automatisch verfolgt und systemübergreifend berücksichtigt werden – das reduziert Silos, verbessert die Effizienz und ermöglicht intelligentere Entscheidungen.

Bestandsdaten spielen auch eine wichtige Rolle bei der Fehlerbehebung bei größeren Vorfällen, da sie die betroffenen Assets, ihre Abhängigkeiten und die jüngsten Änderungen schnell identifizieren. Beim Change-Management sorgt eine genaue Bestandsaufnahme außerdem dafür, dass die Folgenabschätzungen auf Echtzeit-Asset-Daten beruhen. So können Sie Störungen vermeiden, die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten und Änderungen zuverlässig umsetzen.

Überwachung und Berichterstattung in Echtzeit

Moderne Bestandsführungstools bieten Dashboards und automatische Warnmeldungen, die Ihnen einen minutengenauen Überblick über Ihre IT-Assets geben. Sie können den Zustand der Assets, Nutzungstrends, den Compliance-Status und die Lebenszyklusstadien überwachen, und zwar in Echtzeit. Über die reine Sichtbarkeit hinaus ermöglicht das Bestandsmanagement eine schnellere Ursachenanalyse, indem sie Ihnen hilft, Probleme bis zu ihrer Quelle zurückzuverfolgen, in folgenden Fällen:

• Defektes Gerät

• Falsch konfigurierte Anwendung

• Nicht unterstützte Software-Version

Durch die Abbildung von Abhängigkeiten zwischen Assets, z. B. welche Anwendungen von welchen Servern abhängen oder welche Benutzer:innen an welche Geräte gebunden sind, schaffen Bestandsführungstools einen vernetzten Überblick über Ihre IT-Umgebung. Diese vernetzten Daten sind entscheidend für die Diagnose komplexer Probleme, das Verständnis der Auswirkungen und die Minimierung von Ausfallzeiten. Mit proaktivem Einblick und Abhängigkeitsbewusstsein können Sie Probleme verhindern, bevor sie eskalieren, und Ihre Umgebung rund um die Uhr auditfähig halten.

Arten des IT-Bestandsmanagements

Beim IT-Bestandsmanagement werden vier verschiedene Arten von Assets erfasst: Hardware, Software, virtuelle und Cloud-Ressourcen. Diese Komponenten umfassen den gesamten Umfang des IT-Bestands eines Unternehmens, und eine angemessene Überwachung dieser Elemente stellt sicher, dass alle Ressourcen mit maximaler Effizienz arbeiten und zu den übergeordneten Unternehmenszielen beitragen.

Hardware-Asset-Management

Das Hardware-Asset-Management überwacht Geräte wie Computer, Server, Router, Switches, Firewalls und sonstige für den Geschäftsbetrieb wichtige physische Ausrüstung. Sein Hauptziel ist es, sicherzustellen, dass diese Ressourcen während ihres gesamten Lebenszyklus effektiv genutzt, gewartet und verbucht werden. Die Implementierung des Hardware-Asset-Managements ermöglicht es Unternehmen, die Leistung ihrer physischen Assets zu verbessern und gleichzeitig die Kosten zu minimieren und das Risiko der Überalterung zu verringern.

Zu dieser Kategorie gehören auch Komponenten der Netzwerkinfrastruktur, die das Rückgrat des IT-Betriebs bilden. Ein ordnungsgemäßes Bestandsmanagement dieser Assets gewährleistet eine optimale Netzleistung, zuverlässige Konnektivität und eine angemessene Kapazitätsplanung.

Software-Asset-Management

Das Software-Asset-Management (SAM) deckt alles ab, von der Beschaffung und Installation von Software bis hin zu ihrer Wartung, Nutzung und Überwachung. SAM soll sicherstellen, dass Softwarelizenzen effizient und in Übereinstimmung mit den Lizenzvereinbarungen genutzt werden, um das Risiko rechtlicher Probleme und finanzieller Strafen zu verringern. Durch die effektive Verwaltung von Software-Ressourcen können Unternehmen ihre Software-Investitionen optimieren und die Gesamtproduktivität steigern.

Modernes SAM geht über herkömmliche, lokale Anwendungen hinaus und schließt auch SaaS-Anwendungen ein, sodass Unternehmen unabhängig vom Bereitstellungsmodell Einblick in alle Software-Investitionen erhalten. Dieser umfassende Ansatz hilft, SaaS-Wildwuchs zu verhindern und die Abonnementkosten zu optimieren.

Virtual-Asset-Management

Das Virtual-Asset-Management konzentriert sich auf die Bestandsführung und Überwachung nicht-physischer Computerressourcen, einschließlich virtueller Maschinen, Container und der zugehörigen Infrastruktur. Da Unternehmen ihre Umgebungen zunehmend virtualisieren, ist eine genaue Aufzeichnung dieser Assets für die Kapazitätsplanung, Leistungsoptimierung und das Kostenmanagement von entscheidender Bedeutung.

Zu den wichtigsten Komponenten gehören die Bestandsführung virtueller Maschinen, die Verwaltung der Containerregistrierung, die Verfolgung von Hypervisoren und die Konfiguration virtueller Netzwerke. Ein effektives Virtual-Asset-Management gewährleistet eine effiziente Ressourcenzuweisung, verhindert die Ausbreitung virtueller Maschinen (VMs) und gewährleistet die Sicherheit in virtualisierten Umgebungen.

Verwaltung von Cloud-Ressourcen

Die Verwaltung von Cloud-Ressourcen umfasst die Verfolgung und Optimierung von Ressourcen, die in öffentlichen, privaten und hybriden Cloud-Umgebungen eingesetzt werden. Dazu gehören IaaS-Komponenten (Infrastructure as a Service) wie virtuelle Maschinen sowie Speicher, PaaS-Ressourcen (Platform as a Service) und SaaS-Anwendungen (Software as a Service).

Durch die Pflege eines umfassenden Bestandsverzeichnisses von Cloud-Ressourcen können Unternehmen die Kostentransparenz verbessern, die Sicherheit erhöhen, die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen und die Ressourcennutzung optimieren. Die Verwaltung von Cloud-Ressourcen ist besonders wichtig, um „Schatten-IT“ zu verhindern und die Kontrolle in zunehmend komplexen Multi-Cloud-Umgebungen aufrechtzuerhalten.

Netzwerk-Asset-Management

Das Netzwerk-Asset-Management wird zwar oft als Teilbereich des Hardware-Asset-Managements betrachtet, verdient aber aufgrund seiner entscheidenden Rolle bei der Verbindung aller anderen IT-Assets besondere Aufmerksamkeit. Dazu gehört die Überwachung von Switches, Routern, Firewalls, Access Points und anderen Netzwerkgeräten sowie die IP-Adressverwaltung (IPAM).

Eine umfassende Bestandsführung von Netzwerk-Assets hilft bei der Vermeidung von IP-Konflikten, gewährleistet angemessene Sicherheitsmaßnahmen und unterstützt die Kapazitätsplanung für Bandbreiten- und Konnektivitätsanforderungen. Außerdem erleichtert sie die Fehlersuche und minimiert netzbedingte Ausfälle.

7 wichtige Vorteile eines effektiven IT-Bestandsmanagements 

Wenn das Bestandsmanagement zu einer strategischen Funktion wird, hat dies Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen. Es geht nicht mehr nur darum, Dinge zu verfolgen. Es geht darum, die Leistung zu steigern, die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern und intelligentere Entscheidungen zu ermöglichen.

Es ist jedoch wichtig, den Unterschied zwischen dem Bestandsmanagement und einer Configuration Management Database (CMDB) zu verstehen. Beide spielen zwar eine wichtige Rolle in ITAM und ITSM, dienen aber unterschiedlichen Zwecken. 

Die Bestandsführung ist ein grundlegender Nachweis über die vorhandenen Assets. Dies umfasst Hardware, Software und andere Komponenten. Das Bestandsmanagement konzentriert sich daher in der Regel auf die Verfolgung physischer und digitaler Assets. 

Eine CMDB hingegen bildet die Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen diesen Assets und den von ihnen unterstützten Services ab und bietet so eine umfassendere, dynamischere Sicht auf Ihre IT-Umgebung. Die Bestandsdaten fließen in die CMDB ein und unterstützen die strategische Entscheidungsfindung in den Bereichen IT-Betrieb, Sicherheit, Compliance usw. 

Hier sind die Vorteile einer guten Verwaltung Ihres IT-Bestands:

Das Beste herausholen

• Nutzen Sie die Asset-Management-Funktionen von Freshservice, um Ihre Ressourcen effizient zu verfolgen und zu verwalten.

• Zentralisieren Sie Ihr Lizenz-Repository mit Verlängerungsdaten, Nutzungsprotokollen und Lieferantenbedingungen, um Audits einen Schritt voraus zu sein.

• Schnellere Vorfallbehebung, kürzere Reparaturzeiten, Rationalisierung von Serviceanforderungen und Automatisierung von Workflows. Mit Freshservice haben Sie stets genaue Asset-Daten zur Hand, um die Servicebereitstellung zu beschleunigen.

• Verschaffen Sie sich einen umfassenden Überblick über Ihre Assets mit integrierten Tools zur Asset-Erkennung, die Sie bei der Verwaltung von Patches, der Entdeckung nicht autorisierter Geräte und der Überwachung von Altgeräten unterstützen.

• Automatisieren Sie Compliance-Workflows durch die Verfolgung von Lizenzen, Verträgen und Prüfprotokollen, um eine nahtlose Berichterstattung zu ermöglichen.

Freshservice hilft bei der automatischen Zuweisung von Geräten zu Ihren Benutzerinnen und Benutzern.

Ihre Benutzer:innen werden das Bestandssystem vielleicht nie sehen, aber sie werden es spüren. Weniger Verzögerungen, schnellere Lösungen und Geräte, die einfach funktionieren. Diese „unsichtbare“ Effizienz ist es, die die IT glaubwürdig macht. Das Bestandsmanagement verwandelt reaktive Servicedesks in proaktive Service-Enabler.

Best Practices für das IT-Bestandsmanagement

Bei der Einführung Ihres IT-Bestandsmanagementkonzepts ist es von entscheidender Bedeutung, eine Reihe von Best Practices einzuführen, die die Handlungen der an diesen Prozessen beteiligten Teammitglieder leiten. Über die Umsetzung hinaus müssen Strategien fast immer kontinuierlich verfeinert werden, da die Technologie voranschreitet, sich die Prioritäten weiterentwickeln und sich der Markt verändert. Stellen Sie sicher, dass Sie regelmäßig mit Ihrem Bestandsmanagementteam kommunizieren, um sicherzustellen, dass es über die neuesten Entwicklungen und alle Änderungen der Geschäftsverfahren und/oder -ziele informiert ist.

Einen proaktiven Ansatz wählen

Die Einführung automatisierter Tools für Erkennung, Überwachung und Berichterstellung von Assets trägt dazu bei, den Prozess der Identifizierung technischer Assets im gesamten Unternehmen zu optimieren. Automatisierte Warnmeldungen können IT-Admins über bevorstehende Lizenzabläufe, Hardware-Upgrades oder Sicherheitslücken informieren und so proaktive Entscheidungen und rechtzeitige Maßnahmen zur Aufrechterhaltung der Betriebskontinuität ermöglichen.

Regelmäßige Prüfungen und Abgleiche sollten auch durchgeführt werden, um die Richtigkeit der Bestandsaufzeichnungen zu überprüfen und etwaige Unstimmigkeiten festzustellen. Diese können dazu beitragen, mögliche Probleme oder Unstimmigkeiten zu erkennen, bevor sie sich negativ auf den Geschäftsbetrieb auswirken.

Einen klar definierten Plan und ein Ziel festlegen

Hier ist es von entscheidender Bedeutung, zunächst eine umfassende Bewertung der derzeitigen Bestandsführungspraktiken und der spezifischen verbesserungswürdigen Bereiche vorzunehmen. Im Rahmen dieser Bewertung sollten die wichtigsten Stakeholder:innen aus IT-, Beschaffungs- und Finanzabteilungen befragt werden, um ihre individuellen Anforderungen besser zu verstehen.

Sobald die Bewertung abgeschlossen ist, sollten Sie klare und messbare Ziele für Ihr Bestandsmanagementteam festlegen. Diese Ziele sollten SMART (specific, measurable, achievable, relevant, time-bound – spezifisch, messbar, erreichbar, relevant, zeitgebunden) sein, um ein eindeutiges Rahmenkonzept für die Erfolgsbewertung zu schaffen. Beispiele für SMART-Ziele sind die Senkung der Hardware-Beschaffungskosten um einen bestimmten Prozentsatz, die Erhöhung der Konformitätsrate für Softwarelizenzen oder die Verbesserung der Bestandsgenauigkeit.

Bauen Sie Ihr Team auf

Bei der Zusammenstellung Ihres Bestandsmanagementteams ist es von entscheidender Bedeutung, dass ein breites Spektrum an Fähigkeiten vorhanden ist und gleichzeitig klare Verantwortlichkeiten für jedes Teammitglied festgelegt werden. Dazu gehört die Festlegung von Funktionen wie Bestandsverwalter:innen, Asset-Verfolgungs-Fachleute und IT-Support-Personal, die eng zusammenarbeiten, um die verschiedenen Aspekte des Bestandsmanagements zu überwachen.

Denken Sie auch daran, den Wissensaustausch und die übergreifende Schulung unter den Teammitgliedern zu fördern, um kollektives Fachwissen aufzubauen. Dieser Ansatz fördert nicht nur die Teamarbeit, sondern sorgt auch dafür, dass sich die Mitarbeitenden an die sich entwickelnden Technologien und organisatorischen Anforderungen anpassen können.

Abhängigkeits-Mapping implementieren

Für ein effektives Bestandsmanagement ist es entscheidend zu verstehen, wie die verschiedenen IT-Assets miteinander in Beziehung stehen und voneinander abhängen. Implementieren Sie Tools und Prozesse, die diese Beziehungen abbilden und zeigen, wie Anwendungen, Hardware, virtuelle Assets und Cloud-Ressourcen miteinander verbunden sind.

Diese Abbildung von Abhängigkeiten liefert einen wertvollen Kontext für das Change-Management, die Vorfallbehebung und die Risikobewertung. Wenn eine Änderung vorgeschlagen wird oder ein Vorfall eintritt, können die Teams schnell mögliche Auswirkungen auf die gesamte Umgebung erkennen. Diese Transparenz verringert das Risiko von Serviceunterbrechungen erheblich und verbessert die Lösungszeiten.

Integration der Bestandsaufnahme in ITSM-Prozesse

Für maximale Effektivität sollten Sie sicherstellen, dass Ihr IT-Bestandsmanagement eng mit Ihren ITSM-Prozessen integriert ist. Diese Verbindung ermöglicht einen bidirektionalen Datenfluss, der beide Bereiche aufwertet:

• Konfigurationselemente in Ihrer CMDB mit Bestandsdatensätzen verknüpfen

• Vorfälle und Probleme direkt mit den betroffenen Assets verbinden

• Einbindung von Asset-Informationen in Change-Management-Workflows

• Verwendung von Bestandsdaten für die Erstellung von Servicekatalogen

Durch diese Integration entsteht ein einheitlicher Ansatz für das IT-Management, bei dem Bestandsdaten als Grundlage für Serviceentscheidungen dienen und Serviceaktivitäten die Bestandsdaten aktualisieren.

Kontinuierlich Feedback einholen

Der Entwurf strukturierter Umfragen, die auf verschiedene Stakeholder:innen zugeschnitten sind (z. B. IT-Mitarbeitende, Endbenutzer:innen, Management), ist oft ein wesentlicher Bestandteil der Erfassung wertvoller Rückmeldungen. Stellen Sie sicher, dass die Fragen klar und relevant sind, und verwenden Sie Bewertungsskalen und offene Fragen, um sowohl quantitative Kennzahlen als auch qualitative Erkenntnisse zu sammeln.

Datengestütztes Feedback, das sich auf Leistungskennzahlen aus Bestandsmanagementsystemen bezieht, kann ebenfalls nützlich sein. Unternehmen überwachen häufig KPIs wie Bestandsgenauigkeit, Asset-Nutzung und Vorfälle mit Ausfallzeiten, um wiederkehrende Probleme oder verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln. Die Verwendung dieser quantitativen Daten zur Ergänzung des qualitativen Feedbacks bietet einen umfassenden Überblick über die Wirksamkeit des Systems und die Bereiche, die Aufmerksamkeit erfordern.

Rationalisierung von Workflows durch Automatisierung

Beginnen Sie damit, Aufgaben in Workflows zu identifizieren, die sich wiederholen und anfällig für menschliche Fehler sind. Dazu können Dateneingaben, Dateiübertragungen oder routinemäßige Wartungsprüfungen gehören. Durch die Automatisierung von Routinetätigkeiten sparen Unternehmen nicht nur Zeit, sondern verbessern auch die Genauigkeit und Konsistenz ihrer Prozesse.

Es ist auch gängige Praxis, Bestandsmanagementsoftware mit relevanten externen Systemen zu integrieren, um die Workflows in der gesamten IT-Infrastruktur zu optimieren. Sie können Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) und Middleware nutzen, um unterschiedliche Systeme zu verbinden, z. B. Überwachungs-Tools oder Ticketing-Systeme. Diese Integration ermöglicht eine automatische Datensynchronisation, Echtzeit-Updates und ereignisgesteuerte Aktionen in Ihrer technischen Infrastruktur.

Wie Sie die richtige IT-Bestandsmanagementsoftware für Ihr Unternehmen auswählen

Letztendlich gibt es keine Einheitslösung für das IT-Bestandsmanagement, die für Unternehmen jeder Größe mit unterschiedlichen Prioritäten und Zielen am besten geeignet ist. Daher müssen Sie gründliche interne Nachforschungen anstellen, um herauszufinden, wie diese Software Ihren Betrieb am besten unterstützen kann, und sich dann für einen Anbieter entscheiden, der die Funktionen anbietet, die am besten zu Ihren spezifischen Anforderungen passen.

Leistungsfähige Erkennungsfunktionen

Moderne IT-Umgebungen erfordern Bestandsführungslösungen mit umfassenden Erkennungsfunktionen, die Assets in verschiedenen Umgebungen identifizieren und katalogisieren können. Suchen Sie nach Lösungen, die automatisch erkennen können:

• Lokale Hardware und Netzwerkausrüstung

• Virtuelle Maschinen und Container

• Cloud-Ressourcen über mehrere Cloud-Anbieter hinweg

• Software und SaaS-Anwendungen

• Netzinfrastruktur und Nutzung von IP-Adressen

Die besten Lösungen setzen mehrere Erkennungsmethoden ein, darunter Netzwerk-Scans, agentenbasierte Erfassung, API-Integrationen mit Cloud-Anbietern und anmeldungsbasierte Tiefenprüfung.

Kompatibilität und Integration in die bestehende IT-Infrastruktur

Bei der Bewertung potenzieller Bestandsmanagementplattformen bezieht sich die Kompatibilität darauf, ob die Software nahtlos in Ihrer aktuellen IT-Umgebung arbeiten kann. Dazu gehört die Kompatibilität mit Betriebssystemen, Datenbanken, Hardwaregeräten und anderen Komponenten. Es muss sichergestellt sein, dass die Systeme in die bestehende Infrastruktur integriert werden können, ohne dass es zu Unterbrechungen kommt oder umfangreiche Änderungen erforderlich sind.

Wir empfehlen, während der Evaluierung gründliche Kompatibilitäts- und Integrationstests durchzuführen. Dabei wird die Software in einer Staging-Umgebung getestet, die die Produktionsbedingungen in Ihrem Unternehmen widerspiegelt. Die Beurteilung, wie gut die Software mit den vorhandenen IT-Komponenten interagiert, wie die Daten zwischen den Systemen fließen und ob es Leistungsengpässe gibt, hilft bei der Entscheidungsfindung.

Funktionen des Abhängigkeits-Mappings

Bewerten Sie, wie effektiv die Software Beziehungen zwischen Assets abbilden und Abhängigkeiten visualisieren kann. Robuste Funktionen zur Abbildung von Abhängigkeiten sollten:

• Beziehungen zwischen Assets automatisch erkennen

• Visuelle Abbildungen oder Diagramme zu diesen Verbindungen liefern

• Auswirkungen von Änderungen oder Vorfällen auf verwandte Assets aufzeigen

• Beziehungsdaten aktualisieren, wenn sich die Umgebung ändert

Diese Fähigkeiten sind wichtig, um zu verstehen, wie Ihr IT-Ökosystem als zusammenhängendes Ganzes und nicht als isolierte Komponenten funktioniert.

Skalierbarkeit/Flexibilität

Um die Flexibilität von IT-Bestandsmanagementsystemen zu beurteilen, müssen die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens ermittelt und bewertet werden, wie gut die Software auf diese Anforderungen zugeschnitten werden kann. Achten Sie auf Funktionen wie anpassbare Felder, Workflows und Benutzerberechtigungen, die sich an Ihre betrieblichen Abläufe anpassen lassen.

Skalierbarkeit ist ein weiterer wichtiger Aspekt, insbesondere für wachsende Unternehmen oder solche mit schwankendem Bedarf an IT-Assets. Achten Sie darauf, wie gut die Software mit einem Anstieg des Datenvolumens, zusätzlichen Benutzerinnen und Benutzern oder einer Erweiterung der Infrastruktur zurechtkommt. Skalierbare Software sollte in der Lage sein, größere Bestände ohne Leistungseinbußen zu verwalten.

Bewertung der Fähigkeiten zur Verfolgung von Assets

Prüfen Sie erstens, ob die Software in der Lage ist, verschiedene Arten von Assets wie Hardware und Softwarelizenzen genau zu verfolgen. Geeignete Plattformen sollten umfassende Funktionen für das Bestandsmanagement bieten, z. B. automatische Asset-Erkennung, Barcode- oder RFID-Etikettierung und Unterstützung für die manuelle Eingabe von Asset-Details.

Beurteilen Sie dann die Verfolgungsgranularität und die Berichterstattungsmöglichkeiten der potenziellen Anbieter. Suchen Sie nach Funktionen, die es Ihnen ermöglichen, den Asset-Status, Standortänderungen und die Wartungshistorie im Zeitablauf zu überwachen. Detaillierte Aufzeichnungen sollten Informationen wie Seriennummern, Garantiedetails und aktuelle Benutzerzuweisungen enthalten.

Berichtswesen/Analysefunktionen

Umfassende Berichtsfunktionen ermöglichen es Benutzerinnen und Benutzern, verschiedene Arten von Berichten auf der Grundlage bestimmter Kriterien wie Asset-Typ, -Standort und -Nutzung zu erstellen. Diese Berichte können Bestandsübersichten und Asset-Lebenszyklushistorien enthalten, in denen die Nutzung von Softwarelizenzen und deren Ablaufdaten aufgeführt sind. Die Berichte sollten auch ausreichend anpassbar sein, damit die Mitarbeitenden sie auf die spezifischen Bedürfnisse ihres Unternehmens abstimmen können.

Diese Tools müssen auch in der Lage sein, rohe Bestandsdaten in aussagekräftige Erkenntnisse umzuwandeln. IT-Bestandsmanagementsysteme bieten in der Regel fortschrittliche Analysefunktionen wie Trendanalysen, Prognosemodelle und vergleichendes Benchmarking. Die Trendanalyse hilft, Muster in der Nutzung und Leistung von Assets im Laufe der Zeit zu erkennen, während die Prognosemodellierung historische Daten nutzt, um den künftigen Bedarf vorherzusagen und den Bestand zu optimieren.

ITSM-Integrationsfunktionen

Bewerten Sie, wie gut sich die Bestandsmanagementlösung in Ihre ITSM-Plattform integrieren lässt. Eine wirksame Integration sollte Folgendes beherrschen:

• Automatische Aktualisierung der CMDB bei Bestandsänderungen

• Bereitstellung von Asset-Kontext innerhalb von Vorfall- und Problemmanagement-Workflows

• Unterstützung der Analyse der Auswirkungen von Änderungen anhand von Bestandsdaten

• Ermöglichung der Erfüllung von Serviceanforderungen auf der Grundlage genauer Bestandsinformationen

Durch diese Integration wird sichergestellt, dass sich die Funktionen des Servicemanagements und des Bestandsmanagements gegenseitig unterstützen und nicht überschneiden.

Personalisierungsmöglichkeiten

Um Ihre IT-Bestandsmanagementplattform an die Wünsche der Benutzer:innen anzupassen, ist es wichtig, dass potenzielle Systeme anpassbare Felder und Workflows enthalten, die eine Anpassung an individuelle betriebliche Prozesse ermöglichen. Die Möglichkeit, benutzerdefinierte Datenfelder zu definieren, trägt dazu bei, dass nur Informationen erfasst werden, die für Ihre etablierten Prozesse relevant sind, während maßgeschneiderte Workflows es Ihnen ermöglichen, zu konfigurieren, wie Assets verfolgt, verwaltet und gemeldet werden.

Darüber hinaus ermöglichen rollenbasierte Zugriffskontrollen (Role-based access controls, RBACs) den Admins die Festlegung von Berechtigungen und Zugriffsebenen auf der Grundlage der Rollen der Benutzer:innen. Diese Funktion stellt sicher, dass sensible Informationen nur für autorisiertes Personal zugänglich sind, und ermöglicht es verschiedenen Teams, entsprechend ihren spezifischen Anforderungen mit der Software zu arbeiten.

Geschätzter ROI

Bei der Bewertung des potenziellen ROI von Bestandsmanagementsystemen müssen zunächst die anfänglichen Kosten berücksichtigt werden, einschließlich der Softwarelizenzgebühren, der Implementierungskosten und aller erforderlichen technischen Upgrades. Vergleichen Sie diese Kosten mit denen verschiedener Softwareanbieter, um die kostengünstigste Option zu ermitteln, die Ihren Budgetvorgaben und den erwarteten Vorteilen entspricht.

Sie können dann den erwarteten ROI berechnen, indem Sie den gesamten erwarteten Nutzen über einen bestimmten Zeitraum mit den Gesamtbetriebskosten (TCO) vergleichen. Dabei werden sowohl die quantitativen Vorteile (z. B. Kosteneinsparungen, Umsatzsteigerung) als auch die qualitativen Vorteile (z. B. verbesserte Produktivität, bessere Entscheidungsfindung) geschätzt. Stellen Sie sicher, dass Sie klare Benchmarks zur Messung des ROI nach der Implementierung festlegen, um sicherzustellen, dass die gewählte Software auch im Laufe der Zeit einen Mehrwert bietet.

Allgemeine Herausforderungen und Lösungen für das IT-Bestandsmanagements 

Das IT-Bestandsmanagement ist keine Plug-and-Play-Lösung. Es ist eine ständige Übung, und wie jede Disziplin bringt sie ihre eigenen Herausforderungen mit sich. Aber für jedes Hindernis gibt es eine clevere Lösung, wenn man weiß, wo man suchen muss.

IT-Bestandsmanagement und Einhaltung der Vorschriften

Auditor:innen erwarten klare Aufzeichnungen darüber, welche Assets Sie besitzen, wo sie sich befinden, von wem sie genutzt werden und wie sie konfiguriert sind. Ein gute Bestandsführung verschafft Ihnen diesen Überblick sofort. Außerdem hilft es Ihnen, Softwarelizenzen und -nutzung zu verfolgen, um kostspielige Bußgelder zu vermeiden und sicherzustellen, dass keine Über- oder Unterlizenzierung auftritt.

Und so geht‘s:

• Die Pflege eines zentralisierten, aktuellen Bestandsverzeichnisses all Ihrer IT-Assets hilft, eine einzige Quelle der Wahrheit zu schaffen. Dank dieser Transparenz können Sie schnell auf Audit-Anforderungen mit genauen Berichten über die Eigentumsverhältnisse, Konfigurationen und die Nutzung von Assets reagieren. Außerdem können Sie damit nachweisen, dass angemessene Kontrollen zur Sicherung sensibler Systeme und Daten vorhanden sind.

• Mit Bestandsführungstools können Sie Softwareinstallationen, Nutzungsmuster und das Auslaufen von Lizenzen in Ihrer gesamten Umgebung automatisch verfolgen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Sie nur für das bezahlen, was Sie auch nutzen, und Sie vermeiden Strafen wegen übermäßiger Nutzung oder nicht lizenzierter Software.

• Mit einem soliden Bestandsmanagement können Sie Assets den Datenströmen zuordnen, Schwachstellen erkennen und Sicherheitskontrollen durchsetzen. Diese Anpassung ist unerlässlich, um Standards wie ISO 27001, die DSGVO-Datenschutzvorgaben oder die HIPAA-Schutzanforderungen zu erfüllen.

Freshworks: Ihr Partner für IT-gestütztes Bestandsmanagement

Bei der Anwendung auf Ihren IT-Bestand kann ein abgerundetes Bestandsmanagementskonzept die Überwachung der technischen Assets verbessern und sicherstellen, dass keine Ressourcen unter- oder überbeansprucht werden, während gleichzeitig die kontinuierliche optimale Leistung überprüft wird. Ordnungsgemäß ausgeführte Verfahren in diesem Bereich können die Cybersicherheit der gesamten technischen Infrastruktur sowie die Bereitstellung und Überwachung von IT- und Unternehmens-Services verbessern.

Der Einsatz einer IT-Servicedesk-Software wie Freshservice rationalisiert Ihre Bestandsmanagementprozesse und versetzt Ihr Team in die Lage, Workflows für die Asset-Überwachung effizient einzurichten, auszuführen und zu pflegen. Unsere umfassende ITSM-Lösung ermöglicht es technischen Teams nicht nur, ihre Bemühungen an etablierten Industriestandards auszurichten, sondern auch automatisierte Tools zur Behebung von Inventurdiskrepanzen, zur Erstellung von Berichten über die Bestandsleistung und vieles mehr zu nutzen.

Freshservice bietet einen einheitlichen Ansatz für das IT-Bestandsmanagement in Ihrer gesamten Technologielandschaft:

• Umfassende Erkennung: Automatische Identifizierung von Assets in lokalen, virtuellen und Cloud-Umgebungen durch agentenlose Erkennungstechnologie

• Beziehungs-Mapping: Visualisierung von Abhängigkeiten zwischen Assets, um Auswirkungen zu verstehen und das Change-Management zu verbessern

• Integrierte CMDB: Verwalten Sie eine einzige Quelle der Wahrheit für alle Konfigurationselemente, die sowohl das Bestands- als auch das Servicemanagement unterstützt

• Überwachung nahezu in Echtzeit: Verfolgen Sie Asset-Status und -Leistung, um Probleme schnell zu erkennen und zu beheben

• Umsetzbare Erkenntnisse: Umwandlung von Bestandsdaten in strategische Entscheidungen durch erweiterte Analysen und Berichte

Entdecken Sie, wie Freshservice die Erbringung Ihrer technischen Services verbessern kann und es den Mitarbeitenden ermöglicht, sich auf höherwertige Initiativen zu konzentrieren, die zu den übergeordneten Unternehmenszielen beitragen. Mit herausragenden Funktionen wie Asset-Normalisierung, Asset-Lebenszyklusmanagement, automatischer Erkennung, integrierter CMDB und vielem mehr stellt Freshservice sicher, dass Ihr IT-Bestands immer so kosteneffizient wie möglich ist und gleichzeitig Ihre wichtigsten Geschäftsprioritäten erfüllt.