8 beste Wissensmanagementsoftware (KMS) in 2025

Es ist zu diesem Zeitpunkt ein Klischee zu sagen, dass Wissen Macht ist, aber in der Geschäftswelt bleibt diese Redensart wahr. Einfachen Zugang zu Wissen zu haben, ist entscheidend. Dies trifft sowohl intern auf Ihr Personal als auch extern auf Kunden zu, die zusätzliche Informationen zu Produkten und Dienstleistungen suchen.

Aber der Mangel, die Streuung oder mangelnde Organisation von Daten frustriert Teams und Kunden. Dies wirkt sich negativ auf die Mitarbeiter- und Kundenerfahrung aus und belastet unnötig Ihre Manager und Customer Support-Mitarbeiter. Deshalb sind Wissensmanagement-Tools wichtig. Sie bieten eine leistungsstarke Lösung, um kritische Geschäftsinformationen zu organisieren, zu zentralisieren und den Zugang zu rationalisieren.

Mit einem Wissensmanagementsystem können Sie eine umfassende Wissensdatenbank erstellen, die sich positiv auf Ihr Unternehmen in vielen Bereichen auswirken kann.

Mit einem Wissensmanagementsystem können Sie:

• Ermächtigen Sie Mitarbeiter mit wichtigen Informationen, die ihnen helfen, effektiver in ihren Rollen zu werden

• Bieten Sie Kunden die Informationen, die sie benötigen, um Probleme zu lösen und das Beste aus ihren Käufen herauszuholen

• Entlasten Sie Ihr Customer Support-Personal , wenn der Zugang zu Self-Service Support ihre Anrufvolumen senkt

In diesem Artikel werden wir die Natur von Wissensmanagementsystemen, deren Bedeutung und wie Sie die beste Option für Ihr Geschäft auswählen können, untersuchen.

Was ist ein Wissenmanagementsystem?

Ein Wissensmanagementsystem (KMS) ist ein Kundensupport-Software-Tool, das von Unternehmen speziell verwendet wird, um Dokumentation, häufig gestellte Fragen und andere Informationen in leicht zugängliche Formate für sowohl interne Mitarbeiter als auch externe Kunden zu organisieren.

Die Verwendung von Wissensmanagementsoftware kann dazu beitragen, die Dokumentation auf dem aktuellen Stand zu halten.

Es kann auch Kunden helfen, ihre Antworten zu finden, und Wissenszugriff und -berechtigungen über Benutzergruppen hinweg verwalten.

Es ist ein Tool, das sowohl für kleine Unternehmen am Anfang als auch für globale Unternehmen wertvoll ist, die Wissen für eine breite Palette von Zielgruppen verteilen müssen.

Sie sind an der richtigen Stelle, wenn Sie mehr Einblicke in Wissensmanagementsysteme benötigen.

Was ist Wissensmanagement?

Wissensmanagement ist der Prozess der Identifizierung, Erfassung, Speicherung, Bewertung und Weitergabe aller wertvollen Informationen, die Organisationen in ihren täglichen Operationen erstellen.

Es beinhaltet die Erfassung von Antworten auf häufig (und nicht so häufig) gestellte Fragen und deren Dokumentation in einem leicht verständlichen Format über mehrere Dateitypen. Dies könnte schrittweise geschriebene Artikel, Videos oder Bilder umfassen.

Ein KMS macht Wissensaustausch viel einfacher, indem eine Antwort bereit und leicht zugänglich ist. Aber wenn Sie dieses gesamte Wissen in einem chaotischen Word-Dokument speichern, kann es niemand finden oder aktualisieren.

Wissensmanagement funktioniert wie das Katalogisierungssystem in der Bibliothek. Es hilft Ihnen, genau das richtige Regal und das richtige Buch zu finden, um Ihre Fragen zu beantworten (und führt sogar ein Protokoll darüber, wann es zuletzt ausgecheckt wurde).

In einem Freshdesk bedeutet effektive Wissensverwaltung, dass genaue Antworten auf häufige Fragen leicht für Customer Support-Agenten und Kunden zugänglich sind.

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Welche Arten von Wissen sollten in das Wissensmanagement einbezogen werden?

Das Verständnis der verschiedenen Arten von Wissensmanagementsystemen beginnt mit der Erkenntnis, dass es drei verschiedene Arten von Wissen gibt, die in Ihrem Wissensmanagementsystem erfasst und einbezogen werden sollten.Der folgende Abschnitt befasst sich mit jedem Wissensbereich und geht auf die Bedeutung für den fortlaufenden Erfolg ein.

Explizites Wissen

Explizites Wissen ist leicht dokumentiertes Wissen, das normalerweise leicht in einen Artikel umgewandelt werden kann. Es ist eine Beschreibung oder eine Reihe von Schritten zum Erreichen von etwas.

Inhaltsbeispiele enthalten Tutorials, Listen, Anleitungen und Führungen. Bei der Planung dieser Assets sollten Sie explizites Wissen durch Informationsbeschaffung bei Ihren Fachexperten sammeln.

Implizites Wissen

Implizites Wissen sind Informationen, die Kunden aus explizitem Wissen ableiten müssen. Es erfordert Kunden, bestehende Teile des oben beschriebenen expliziten Wissens oder allgemeines Wissen auszulegen und zu erstellen, um gewünschte Ergebnisse zu erzielen.

Zum Beispiel, wie man Softwareintegrationen mit Ihrer Produktivitätsplattform kombiniert, um eine All-in-One-Produktivitätssuite zu erstellen. Sammeln Sie implizites Wissen, indem Sie Anwendungsfälle für Ihre Mitarbeiter und Kunden dokumentieren. Erklären Sie dann, wie Sie anderes Wissen kombinieren, um diese zu erreichen.

Stilles Wissen

Stilles Wissen kommt aus Erfahrung und erfordert typischerweise viel Kontext und Übung, um es zu erwerben.

Zum Beispiel, zu wissen, was in einem Notfall sofort zu tun ist, oder dass eine bestimmte Schuhmarke Ihnen nicht genug Bogenstütze bietet.

Stilles Wissen ist schwer zu sammeln, da es oft spezifisch ist und einzelne Tests erfordert. Beginnen Sie damit, Spezialisten oder ältere Teamleiter zusammenzubringen, um komplexe Ideen zu verbreiten und dies zu nutzen, um größere Trainingsinhalte zu erstellen.

Vereinigung aller dieser Elemente

• Explizites Wissen bedeutet zu wissen, was Äpfel, Zimt, Mehl und Zucker sind.

• Implizites Wissen bedeutet zu wissen, dass sie zu einem Kuchen kombiniert werden können.

• Stilles Wissen bedeutet, die genaue Kombination der Zutaten zu kennen, die den köstlichsten Kuchen ohne Nachschlagwerk machen.

Die Top 8 Wissensmanagementsoftware

1. Freshdesk

Freshdesk ist eine funktionsreiche, leistungsstarke Software für Wissensmanagement mit KI-gestützten Wissensmanagemement-Funktionen, die Unternehmens-Wissen für Mitarbeiter und Kunden verwalten, kuratieren und teilen können.

Sie können ein umfassendes Inhaltsrepositorium hosten, das in Kategorien, Ordner und Artikel organisiert ist, auf das Ihre Kunden leicht zugreifen können, um Antworten auf ihre wissensbezogenen Abfragen zu finden.

Durch die Erstellung von Knowledge-Base-Artikeln als privat können Sie auch ein Mitarbeitersystem verwalten, das intern Wissensverwaltung ermöglicht und neuen Agenten bei der Einarbeitung hilft und ihnen hilft, die richtigen Lösungen zu finden, um mit Kunden zu teilen.

Bei Freshdesk können Sie Ihre Wissensdatenbank oder Hilfecenter anpassen und mit Ihrem Unternehmenslogo, Designs und Farben markieren, um ein nahtloses Benutzererlebnis zu bieten. Es ist auch möglich, die Domain-URL Ihres KMS zu ändern, um sie mit Ihrer Website abzustimmen.

Da das Wissensmanagementsystem mit einem anpassbaren Helpdesk zusammengefasst wird, wird es äußerst einfach, den Kundensupport mit Ihrer Wissensdatenbank zu erweitern.

Customer Service-Vertreter können einfach einen Lösungsartikel aus dem KMS an Support-Tickets anhängen. Sie können auch Ticket-Antworten in Knowledge-Base-Dokumente konvertieren.

Sie können auch eine Vielzahl von Self-Service-Optionen wie Chatbots, Community-Foren, Häufig gestellte Fragen und Web-Widgets von einem zentralisierten Wissensmanagementsystem mit angepasstem, markiertem Erscheinungsbild hosten.

Die wichtigsten Merkmale des Freshdesk Wissensmanagementsystems sind:

• Flexible Hierarchie: Basierend auf der Kundenreise kann Ihr Team Wissen in Freshdesk unter sechs Ebenen kuratieren, mit einer Hauptkategorie und fünf Ebenen von Ordnern und Artikeln und Ordnern in jeder der fünf Ebenen hinzufügen.

• Multi-Produkt-Wissensdatenbank: Sie können mit einem einzigen Freshdesk-Konto einzelne Wissensmanagementsysteme für mehrere Produkte erstellen, von denen jeder über eigene Kategorien und Ordner verfügt.

• Zugriffskontrolle: Bestimmen Sie, wer in Ihrem Team Knowledge-Base-Artikel erstellen, bearbeiten, veröffentlichen, überprüfen und genehmigen kann, und legen Sie Berechtigungen auf Ordnerebene fest.

• Leistungsstarker Dokumenteditor: Der Freshdesk Knowledge Base Editor unterstützt erweiterte Rich-Text-Formatierungsoptionen und Inhaltsformate, einschließlich Hinzufügen von Tabellen, Code-Snippets, Bildern und Videos.

• Integrierte SEO-Optionen: Um das Ranking Ihres Inhalts bei Suchmaschinen durch Knowledge-Base-Optimierung zu verbessern, ermöglicht die Freshdesk Knowledge Base Ihnen das Hinzufügen von Meta-Informationen wie Meta-Titel und Meta-Beschreibung zu jedem Dokument.

• Mehrsprachige Unterstützung: Artikel in mehreren Sprachen in einem einzigen Content-Repository hosten. Erstellen Sie Ihre Dokumente in der Primärsprache und übersetzen Sie diese schnell in Ihre unterstützten Sprachen im Freshdesk Knowledge Base Editor.

• Artikellisten- und Quick-View: Sowohl die Listenansicht als auch die Quick-View helfen Ihnen, den verschiedenen Status der Artikel auf einen Blick zu sehen, einschließlich Entwürfe, überprüft, genehmigt, veröffentlicht und nicht übersetzte Inhalte. Sie können Filter auf diese Ansichten anwenden und an den Artikeln arbeiten, die Ihre sofortige Aufmerksamkeit benötigen.

• Massenaktionen in Artikeln: Aktualisieren Sie Autorendetails oder fügen Sie Tags für mehrere Artikel auf einmal hinzu, indem Sie die geeigneten Filter anwenden.

• Artikelvorlagen: Erstellen Sie Vorlagen für verschiedene Kategorien von Artikeln wie Benutzerhandbücher, Häufig gestellte Fragen oder Tutorials, die Ihr Team beim Dokumentieren neuer Kenntnisse wiederverwenden kann.

• Teamzusammenarbeit: Wissen Sie, wer einen Artikel in Echtzeit bearbeitet, und teilen Sie Ihre Entwürfe zur Genehmigung und Überprüfung direkt in der Freshdesk Knowledge Base Software auf.

• Dokumentversionierung: Verfolgen Sie die während des Artikellebenszyklus durchgeführten Änderungen mit klaren Zeitstempeln und wechseln Sie problemlos zurück zu vorherigen Versionen.

• Analysen & Berichterstattung: Sammeln Sie Benutzerfeedback darüber, wie hilfreich ein Artikel war, und verfolgen Sie kritische Kbase-Metriken wie Artikelaufrufe, Likes, Dislikes, erstellte Artikel, überprüft usw. auf intuitiven Dashboards und benutzerdefinierten Berichten.

Vorteile:

• Benutzerfreundliche Schnittstelle: Freshdesk's intuitives Design gewährleistet eine einfache Bedienung und ist für Teams aller technischen Niveaus zugänglich.

• Skalierbarkeit: Passt sich dem Wachstum und den sich ändernden Anforderungen von Unternehmen an und ist für kleine und größere Unternehmen geeignet.

• Umfassende Funktionsliste: Bietet eine breite Palette von Funktionalitäten, von grundlegendem Ticketing bis zu erweiterten Analysen und Integrationen.

• Starker Kundensupport: Bietet zuverlässigen Support und eine Fülle von Ressourcen für Benutzer, um das Beste aus der Plattform zu machen.

Freshdesk hat einen kostenlosen Tarif mit Wissensmanagementen-Funktionen für bis zu 2 Benutzer, und bezahlte Pläne beginnen bei 15 USD pro Benutzer/Monat.

2. Freshdesk Omni

Freshdesk Omni ist eine nahtlose Plattform, die Kundensupport und leistungsstarke Ticketbearbeitung in einer einheitlichen Erfahrung kombiniert. Es vereinfacht Ihr Wissensmanagementsystem und hilft Ihnen, Unternehmen aller Größen anzuboten, das eine skalierbare und intuitive Möglichkeit bietet, Kundeninteraktionen zu verwalten. Es zentralisiert E-Mails, Social-Media-Nachrichten, Live-Chats und Telefonanrufe in einer benutzerfreundlichen Plattform und eliminiert damit die Notwendigkeit für technische Expertise. Es nutzt Best Practices für Wissensmanagementen, während es die Kraft der KI und Automatisierung nutzt, um Arbeitsabläufe zu rationalisieren, so dass keine Abfrage unbeantwortet bleibt, und es Agenten ermöglicht, sich auf das zu konzentrieren, was am wichtigsten ist – Ihre Kunden erfreut.

Wichtigste Merkmale beinhalten:

Basierend auf Freddy AI, einer AI-Engine der nächsten Generation, bietet Freshdesk Omni eine Vielzahl von Funktionen:

• Empowerment des Self-Service: Freddy AI Agent kann mit Kunden in Echtzeit interagieren, häufig gestellte Fragen 24/7 beantworten und ist auf allen Kanälen verfügbar, um schneller zu lösen.

• KI-gesteuerte Effizienz: Verabschieden Sie sich von manueller Ticket-Weiterleitung. Freddy AI kategorisiert und priorisiert Anfragen, um sicherzustellen, dass sie den richtigen Agenten erreichen, für die schnellstmögliche Lösung.

• Befähigte Wissensdatenbank: Freshdesk Omni integriert sich nahtlos mit einem Wissensmanagementsystem, das es Ihnen ermöglicht, eine umfangreiche Sammlung von Artikeln, häufig gestellten Fragen und Ressourcen zu erstellen. Dies befähigt Kunden, Lösungen unabhängig zu finden und reduziert das Volumen von Support-Tickets.

Vorteile:

• Omnichannel-Support: Interagieren Sie mit Kunden auf ihren bevorzugten Plattformen, einschließlich E-Mail und WhatsApp.

• KI-verstärkt: Freddy AI hilft Agenten, komplexe Daten und Berichte zu navigieren, damit sie datengestützte Entscheidungen treffen können.

• Vereinfachte Operationen: Automatisieren Sie wiederholte Aufgaben, erstellen Sie eine umfangreiche Wissensdatenbank, ermöglichen Sie Self-Service und befreien Sie damit Agenten, um sich auf komplexe Probleme zu konzentrieren.

• Datengesteuerte Entscheidungen: Erweiterte Analysen und Berichte bieten Einblicke zur Optimierung Ihrer Wissensmanagementsystem-Servicestrategie.

Warum Kunden Freshdesk Omni lieben?

Kunden schätzen Freshdesk Omni für seinen umfassenden und gleichzeitig intuitiven Ansatz zum Kundensupport, der mehrere Kommunikationskanäle nahtlos in eine einzige Plattform integriert. Die Fähigkeit, Wissensmanagement zu automatisieren und zu optimieren, mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche und leicht zu verwendenden Funktionen der generativen KI, verbessert die Effizienz von Support-Teams erheblich und ermöglicht es, schnelle, personalisierte Service zu liefern.

3. Document360

Document360 ist ein beliebtes Dokumentenverwaltungssystem, das bei der Erstellung von Online-Wissensdatenbanken für die Öffentlichkeit und für den privaten Gebrauch hilft, um Unternehmenswissen zu verwalten und zu teilen.

Zu den Schlüsselfunktionen gehören:

• Artikelversionsverlauf

• Dokument-Tagging

• Content-Migration

Document360 bietet eine kostenlose Testphase von 14 Tagen an, und der niedrigste bezahlte Plan kostet 99 USD pro Projekt/Monat.

4. ClickUp

ClickUp ist in erster Linie ein Projektmanagement-Tool, das Teams dabei hilft, produktiver zu werden, indem es Aufgaben und Projekte optimiert.

Die Docs-Funktion dient als effektive Wissensmanagementsplattform, auf der mehrere Teams zusammenarbeiten, um umfassende Unternehmens-Wikis zu erstellen.

Zu den Schlüsselfunktionen gehören:

• Mehrere Text-Formatierungsoptionen

• Echtzeit-Team-Zusammenarbeit

• Integration zwischen Docs, Workflows und Aufgaben

ClickUp hat einen kostenlosen Plan für unbegrenzte Benutzer, aber mit begrenztem Speicher. Die bezahlten Pläne beginnen bei 5 USD pro Benutzer/Monat.

5. Guru

Guru ist ein Inhaltsmanagement-System, das Organisationen nutzen können, um die interne Kommunikation zu rationalisieren und Produktinformationen für Mitarbeiter zugänglich zu machen.

Zu den Schlüsselfunktionen gehören:

• Einfacher Editor

• Leistungsstarke Integrationen, einschließlich einer tiefgreifenden Slack-Integration

• Browser-Erweiterung

Guru bietet einen kostenlosen Plan für bis zu drei Benutzer an, und der bezahlte Plan kostet 5 USD pro Benutzer/Monat, wenn Sie mehr Benutzer hinzufügen möchten.

6. Helpjuice

Das Helpjuice-Wissensmanagementsystem verfügt über eine Reihe von Funktionen zum Hosten einer benutzerdefinierten Wissensdatenbank, um Inhalte mit Kunden und Mitarbeitern zu erstellen und zu teilen.

Zu den Schlüsselfunktionen gehören:

• Anpassung

• Team-Zusammenarbeit

• Fortgeschrittene KM-Analytik

Helpjuice bietet eine kostenlose Testphase von 14 Tagen an, und das Starterpaket beginnt bei 120 USD für bis zu 4 Benutzer pro Monat.

7. Zoho Desk

Zoho Desk verfügt über ein Wissensmanagementsystem, das Support-Teams und Kunden nutzen, um Self-Service zu ermöglichen.

Zu den Schlüsselfunktionen gehören:

• SEO-freundliche Wissensdatenbank

• Auto-Vorschlag von Artikeln für Tickets

• Sicherheitskontrollen

Zoho Desk bietet die Option, Hilfezentren mit eingeschränkten Funktionen als Teil seines kostenlosen Plans zu hosten, während seine bezahlten Pläne bei 10 USD pro Agent/Monat beginnen.

8. ProProfs

Die Proprofs-Wissensmanagementsoftware kann ein Unternehmens-Wiki oder ein Hilfezentrum für Kunden mit vorgefertigten Vorlagen erstellen, um Organisationen bei der Erstellung eines Wissensmanagementsystems zu unterstützen.

Zu den Schlüsselfunktionen gehören:

• Branding und KMS-Anpassung

• Sicherheitskontrollen

• Mehrsprachige Unterstützung

• Integrationen mit Ticketing-Tools und G-Suite

Proprofs bietet eine kostenlose Testphase von 15 Tagen an, und der Basisplan ist für 30 USD für drei Autoren/Monat verfügbar.

Wie wählen Sie die richtige Wissensmanagementsoftware aus?

Jetzt, da Sie einige der besten Wissensmanagementsplattformen erkundet haben, wird klar, dass nicht alle Lösungen das gleiche Maß an Wert bieten. Es gibt viele Wissensmanagement-Tools heute, aber die Wahl des richtigen hängt von Ihren spezifischen Anforderungen und Zielen ab. Um Ihnen zu helfen, Ihre Optionen bei der Erkundung von Tools für Wissensmanagement zu verstehen, berücksichtigen Sie sowohl Ihre aktuellen Systemanforderungen als auch das, was Sie möglicherweise in Zukunft benötigen.

Die Kosten für einen späteren Wechsel können im Hinblick auf Zeit und Geld erheblich sein, daher sollten Sie eine Lösung wählen, die mit Ihrem Team und Ihrer Kundenbasis wächst.

Hier sind einige Dinge zu beachten:

Benutzerfreundlichkeit

Wie schnell können Sie mit Ihrer neuen Lösung in Betrieb gehen? Ist sie vorkonfiguriert und einsatzbereit, oder müssen Sie Software auf Ihrem eigenen Server herunterladen und installieren, um zu beginnen?

Moderne Wissensmanagementsysteme sollten einfach zu verwenden sein — wählen Sie einfach ein Design, kopieren und fügen Sie Ihre vorhandenen Artikel ein und klicken Sie auf Veröffentlichen. Wenn Sie viel mehr als das einrichten müssen, fragen Sie sich selbst, ob die zusätzliche Mühe es wirklich wert ist.

Kosten

Der Preis ist immer ein wichtiger Faktor bei der Wahl eines neuen Tools.

Die Nutzung der Wissensmanagementsoftware, die in Ihren sicheren Helpdesk integriert ist, kann helfen, diese wertvollen Dollar in Ihrem Budget zu sparen.

Wenn Sie eine völlig neue Wissensmanagementsoftware kalkulieren, stellen Sie sicher, dass Sie den Preis jedes Plans und die darin angebotenen Funktionen bewerten. Während Sie möglicherweise zunächst den Anfängerplan nutzen können, können die Kosten exponentiell anwachsen, wenn die Funktionen, die Sie benötigen, hinter einer Paywall in einem erweiterten Plan verborgen sind.

Skalierbarkeit

Der Wechsel von einem KMS zu einem neuen ist nie angenehm, daher stellen Sie sicher, dass Sie eines auswählen, das mit Ihrem Team mitwächst und neue Support-Optionen hinzufügt.

Berücksichtigen Sie auch, ob Ihr Team in Zukunft in andere Sprachen expandiert. Möglicherweise benötigen Sie die Möglichkeit, Übersetzungen zu verfolgen und mehrsprachige Artikel Ihren neuen Kunden anzuzeigen.

Art des Supports

Die Art des Supports, den Sie bieten, wird einen großen Unterschied in den Funktionen ausmachen, die Sie in Wissensmanagementsoftware benötigen.

Wenn Sie mehrere Produkte anbieten, benötigen Sie möglicherweise ein Hilfezentrum mit mehreren Marken, das alles für Kunden auf der Vorderseite separat hält, aber auf der Rückseite für Agenten integriert ist.

Für ein einfaches Einzelhandelsprodukt, das nur Fragen zum Versand und zur Lieferung erhält, könnte ein vollständiges KMS zu viel des Guten sein.

Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die Bereitstellung hilfreicher FAQ-Seiten. Wenn Ihr Produkt hochgradig technisch ist und Code-Beispiele in Ihrer Wissensdatenbank erfordert, sollten Sie sicherstellen, dass das Tool, das Sie wählen, Code schön einbettet.

Geschäftsgröße

Wie groß ist Ihr Unternehmen? Welche geografischen Gebiete bedienen Sie? Möchten Sie in Zukunft größer werden und expandieren? Diese Fragen zum Geschäftsumfang sind hochgradig relevant für die Suche nach einem hochwertigen KMS.

Schauen Sie sich die Größe Ihres Unternehmens an. Das umfasst Ihr Personal, Ihre Zielgruppe und Ihre Reichweite in der Branche. Diese Informationen helfen Ihnen bei der Bestimmung, welche Art von KMS-System Sie benötigen.

Wenn Sie eine riesige E-Commerce-Plattform haben, die weltweit versendet, benötigen Sie möglicherweise ein komplexes und leistungsstarkes KMS. Aber vielleicht haben Sie nur einen kleinen Marktanteil in einer sehr spezifischen Region ohne Absicht zu expandieren. In diesem Fall könnten Sie mit einem kleineren, stärker eingeschränkten KMS auskommen.

Alternativ benötigen Sie möglicherweise überhaupt keine, wenn Sie mit einer einfachen FAQ-Seite auskommen könnten.

Aber es ist keine Frage, ob ein mittelgroßes bis großes Unternehmen ein KMS benötigt. Erwägen Sie stattdessen wie groß ein KMS Sie erstellen müssen, um eine effektive und vorteilhafte Wissensmanagementsösung zu schaffen.

Teamanforderungen

Welche Art von Support benötigt Ihr Team? Wann haben Sie sie das letzte Mal gefragt?

Eine der Hauptgruppen, die von einem KMS profitiert, sind Ihre Mitarbeiter. Bevor Sie den Sprung machen und ein KMS-Tool kaufen, ist es eine gute Idee, sie zu fragen, was sie von Ihnen brauchen, um ihre Arbeit effektiv zu tun.

Wo liegen die Fallstricke, die sie erfahren? Kommen diese Schwierigkeiten aus einem Mangel an Wissen?

Wenn ja, dann haben Sie einen tiefgreifenden Einblick in die Art des KMS, das Sie benötigen. Es sollte eine Plattform sein, die die spezifischen Anforderungen des internen Teams erfüllt und als Ressource dient, die ihnen hilft, Ihre Kunden zu bedienen.

Schauen Sie sich Ihre dokumentierten HR-Coaching-Aufzeichnungen an. Welche Leistungsprobleme tauchen immer wieder auf? Dies kann ein riesiger Hinweis darauf sein, wo die Lücken im Mitarbeiterwissen sind. Dies sind die Lücken, die ein KMS füllen muss.

Anforderungen des Publikums

Welche sind die häufigsten Fragen, die Ihr Publikum plagen? Wie oft häufen sich diese gleichen Fragen? Haben die Fragen einfache Antworten?

Die Anforderungen der Zielgruppe sind ein wichtiger Faktor bei Ihrer KMS-Kaufentscheidung. Es kann das Fundament einer soliden Kundenerlebnis-Strategie bilden. Diese Menschen sind das Herz und die Seele der Rentabilität, daher stellen Sie sicher, dass die Lösung, die Sie wählen, das Volumen der Anfragen verarbeiten kann, die mit Sicherheit eingehen, und genaue und leicht verständliche Antworten anzeigen kann.

Wenn Sie wissen, dass Ihre Zielgruppe es vorzieht, Anfragen an einen Chatbot zu richten, anstatt nach Antworten auf Ihrer Website zu suchen, wählen Sie ein KMS, das mit Automation KI-Chatbots integriert.

Um Ihre Zielgruppe und ihre Anforderungen natürlich im Hinterkopf zu behalten, müssen Sie verstehen, wer sie sind, was sie wollen, und welche Customer Pain Points sie am meisten stören. Dies stammt aus demografischer Forschung und Verhaltensdaten. Diese Daten können sich im Laufe der Zeit von einer KI-Lösung sammeln, die ihre Erkenntnisse in detaillierte Berichte einbezieht.

Überprüfen Sie Ihre Kundensupport-Ticket-Protokolle, um die häufigsten Probleme und Fragen zu finden, die Ihre Support-Leitungen verstopfen.

Sobald Sie ein solides Verständnis für die Art von Inhalten haben, die sie benötigen, liegt es an Ihnen, eine KMS-Plattform zu finden, die dieses Wissen auf eine Weise liefern kann, die ihnen zusagt.

Vorteile eines Wissensmanagementsystems

Das Verständnis der Vorteile eines Wissensmanagementsystems unterstreicht, wie es Mitarbeiter, Kunden und Unternehmen insgesamt unterstützt, mit einer besonders starken Auswirkung auf das Kundenerlebnis.

Ob Sie ein SaaS-Unternehmen sind, das Geschäftskunden unterstützt, ein Consumer-Produktunternehmen, das Einzelhandelswaren versendet, oder ein Helpdesk-Manager, der sich mit internen Kunden befasst, kann eine Wissensmanagementsollösung für den Kundensupport Informationen effektiv an diejenigen liefern, die sie benötigen.

Die Bereitstellung eines gründlichen Wissensmanagementsystems istder Schlüssel, um Kunden zu helfen, sich selbst zu helfen und das Gesamtverständnis zu verbessern Kundenerlebnis. Unten haben wir die Vorteile des Wissensmanagementsystems aufgelistet und wie es Ihren Kunden zum Erfolg verhelfen kann.

1. Organisiert und macht Informationen von einer einzelnen Informationsquelle zugänglich

Eine Gartner-Studie zu den wichtigsten Prioritäten für Customer-Service-Leiter im Jahr 2022 zeigte, dass 74 % der Führungskräfte die Verbesserung der Inhalts- und Wissensvermittlung an Kunden und Mitarbeiter als wichtig in ihrer Support-Strategie nannten.

Die Organisation und Präsentation von kollektivem Wissen in leicht zugänglichen Formaten aus einem zentralisierten Content-Repository baut Informationssäulen in Organisationen ab. Mit klarer Organisation und effektiven Suchfunktionen können Besucher genau das finden, was sie brauchen, wenn sie es brauchen.

2. Hält Informationen auf dem aktuellen Stand

Ein Wissensmanagementsystem hilft, veraltete Artikel zu identifizieren. Dann ist es eine einfache Sache, sie mit neuen Informationen zu aktualisieren.

Dieser Service bietet einen großen Vorteil gegenüber einem Ordner voller Dokumente. Diese Dateiordner können leicht unhandlich und ungeordnet werden. Ein KMS hingegen wird wertvolle Informationen organisiert halten.

Veraltete Informationen können Kunden irreführen und ihr Geschäft verlieren. Deshalb ist es so wichtig, sich schnell um veraltete Daten zu kümmern.

3. Macht Self-Service-Funktionalitäten effektiver und lenkt Support-Tickets ab

78 % der US-Führungskräfte investieren mehr in Self-Service, indem sie Kunden Self-Help-Portale und KI-gesteuerte Chatbots bieten, die sie beim Selbstbedienen befähigen.

Self-Service oder Kunden helfen sich selbst durch Dokumentation, ist die kostengünstigste Methode zur Unterstützung Ihrer Kunden. Zum Beispiel könnten Sie Self-Service durch eine umfangreiche Wissensdatenbank, KI-Chatbots oder Community-Foren erweitern.

Jede dieser Self-Help-Optionen funktioniert, indem sie relevante Lösungsartikel und häufig gestellte Fragen aus einem zentralisierten, aktualisierten Wissensmanagementsystem abruft, was Tickets von Ihrem Kundensupport-Team abhält.

4. Ermöglicht es Agenten, Wissen zu teilen und Erkenntnisse wiederzuverwenden

Verbringen Ihre Kundensupport-Agenten viel Zeit damit, ausführliche und detaillierte Support-E-Mails an Kunden zu schreiben? Wenn Sie ein modernes KMS verwenden, können Sie dieses Wissen erfassen, indem Sie ihre Support-E-Mails in Wissensdatenbankartikel konvertieren.

Mit anderen Worten, Ein Wissensmanagementsystem demokratisiert wertvolle Informationen und dient als zentralisierte Wissensvermittlungsplattform, die es jedem im Unternehmen leicht macht, auf gemeinsame Erkenntnisse zuzugreifen und zu diesen beizutragen.Dies bedeutet auch, dass Kunden leichter auf (und schneller Zugriff haben auf) hilfreiche Informationen zur Hand haben.

5. Ermöglicht es Kunden, sich selbst zu helfen und verbessert die Kundenzufriedenheit

Ungefähr 39 % der Kunden bevorzugen Self-Service-Optionen gegenüber dem Sprechen mit echten menschlichen Agenten.

Zum Glück bietet Wissensmanagementsoftware Kunden 24/7 Support. Das bedeutet, dass sie schnell finden können, was sie brauchen, und nicht in einer Telefonwarteschlange warten müssen, um ihre Antworten zu bekommen. Da viele Kunden mühellos ihre eigenen Antworten finden können, werden Sie sehen, dass Ihre Kundenzufriedenheit (CSAT) Werte steigen.

Eine kontinuierliche Verbesserung der Art, wie Sie Informationen an Kunden über ein Online-Hilfezentrum liefern, kann Abwanderung reduzieren und Kundenloyalität und Kundenbindung verbessern.

*Pro-Tipp: Wenn Sie Ihre häufig gestellten Fragen auf einer Marken-, leicht zu lesenden Seite gruppieren, kann dies auch dazu beitragen, Geschäfte zu gewinnen und zu verhindern, dass Support-Probleme später auftreten.

6. Bietet detailliertere Hilfe für Kunden

Es gibt nur so viel, das Sie per E-Mail oder Telefon kommunizieren können. Wissensmanagementsysteme ermöglichen es Ihnen, mehrere Arten von Medien zusammenzubringen, um äußerst gründliche Hilfe zu bieten.

Alle Kunden haben ihre bevorzugten Lernmethoden — ob durch Text, Videos oder Bilder. Wenn Sie alle diese Optionen in Ihrem Hilfezentrum bereitstellen, stellen Sie sicher, dass kein Kunde ohne Hilfe bleibt, unabhängig davon, wie er Online-Material lieber nutzt.

Wer nutzt ein Wissenmanagementsystem?

Unabhängig davon, ob Sie ein Ein-Personen-Support-Team oder ein Team von 10 Wissensspezialisten sind, kann ein Wissensmanagementsystem Ihnen helfen, das beste Bild zu zeigen, wenn Sie Informationen online teilen.

Schauen wir uns genauer an, wer ein KMS nutzt.

Wissensmanagementsysteme für kleine Unternehmen

Wenn Sie ein kleines Unternehmen sind, könnten Sie denken, dass Sie nicht genug Wissen haben, um ein System zu benötigen. Aber kleine Unternehmen profitieren genauso von der Nutzung eines KMS wie mittelgroße Unternehmen und Unternehmungen.

Eine Möglichkeit für Kunden zu schaffen, sich selbst zu helfen, ist noch wichtiger, weil Ihr Team nicht immer zusätzliche Zeit hat — und die Skalierbarkeit mit dem Wachstum ist wichtig.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie ein KMS kleine Unternehmen nutzt:

• Es ist voller Einsatz, daher ist ein benutzerfreundliches Tool, das Teamkollegen ermutigt, ihre Arbeit zu dokumentieren, wichtig.

• Möglichkeiten zu finden, um relevante Informationen zu vermitteln, sind entscheidend, um einem kleinen Kundensupport-Team bei der Verwaltung von Kundenkontakten zu helfen.

• Da sich die Prozesse regelmäßig ändern, kann die Aktualisierung der internen Dokumentation kleine Unternehmen dabei unterstützen, in der Wachstumschaos die Ordnung zu bewahren.

• Obwohl Analysen möglicherweise für Überarbeitungen und Verbesserungen wesentlich sind, werden sie wahrscheinlich nicht die Priorität kleiner Teams sein, die daran konzentriert sind, Dinge zu erledigen.

Enterprise-Wissensmanagementsysteme

Für Unternehmensunternehmen hat effektives Wissensmanagement exponentielle Renditen, da die Anzahl der Kunden, die Hilfe erhalten, wächst — aber ihre Wissensdatenbanken erfordern viel mehr Aufwand für die Verwaltung und Skalierung.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie ein KMS großen Unternehmensunternehmen nutzt:

• Workflow-Management und Berechtigungen werden wichtiger, wenn mehr Personen an der Aktualisierung vorhandener Artikel beteiligt sind.

• Mit wachsendem Wissen wird die Pflege der Organisation wichtiger. Enterprise-Teams verlassen sich stark auf die Informationsarchitektur, um Inhalte zu organisieren.

• Globale Unternehmen benötigen robuste mehrsprachige Unterstützung, um die Vollendung von Übersetzungen zu verfolgen und Kunden in ihren Muttersprachen zu unterstützen.

• Interne Dokumentationstools sind für wachsende Unternehmens-Teams wesentlich, die komplexe und umfangreiche Mengen an Wissen intern zu teilen haben.

• Berichterstattung und Analytik sind entscheidend für Unternehmens-Teams. Sie können ihr KMS mit Google Analytics integrieren, um robuste Erkenntnisse zu erhalten.

Interne Wissensmanagementsysteme

Ein internes KMS ist nur für Mitarbeiter (oder eine bestimmte Gruppe von Mitarbeitern) zugänglich und enthält private, interne Informationen, auf die Kunden keinen Zugriff haben sollten, wie Richtlinien, spezifische Troubleshooting-Anforderungen oder HR-Material.

Die Entwicklung einer internen Wissensdatenbank kann Ihrem Kundensupport-Team helfen, effizienter zu skalieren, und hilft bei der Einarbeitung neuer Agenten, wenn Sie wachsen.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie ein KMS Mitarbeitern nutzt:

• Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens gibt es mehr Informationen und Prozesse, die für die reibungslose Betriebsführung der Organisation erforderlich sind. Wenn diese Informationen nicht dokumentiert sind, ist es schwierig, alle auf der gleichen Seite zu halten.

• Wenn Sie skalieren, kann ein robustes internes Wissensmanagementsystem anstelle von weiterhin Support-Agenten einzustellen, Ihr bestehendes Team befähigen, schnelle Antworten zu geben und effizient zu arbeiten.

• Das interne Wissensmanagementsystem erfasst Organisationswissen, das lange Mitarbeiter bekannt ist, macht es dem breiteren Team zugänglich und hilft, die Organisationskontinuität zu wahren.

• Ein internes KMS fördert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams und bricht abteilungsbezogene Silos, die in verschiedenen Abteilungen in Ihrem Unternehmen bestehen.

• Das Erstellen von Onboarding-Anleitungen in Ihrem internen Wissensmanagementsystem kann helfen, Wissen an neue Mitarbeiter effektiver zu übertragen. Neue Mitarbeiter haben einen ausweichbaren Ort zum Suchen von Hilfe, bevor sie ein anderes Teamkollege fragen.

SaaS-Wissensmanagementsysteme

Unternehmen, die Software verkaufen, müssen viel Bildungswissen an Kunden bereitstellen. Dies ist einer der Gründe, warum qualitativ hochwertiger Kundensupport in der SaaS-Branche so wichtig ist.

Durch das Erstellen von Self-Service-Optionen, die Kunden verwenden können, um sich selbst auf die Verwendung eines bestimmten Softwareprodukts auszubilden und zu schulen, können SaaS-Unternehmen das Leben von Kunden und Mitarbeitern bereichern.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie ein KMS SaaS-Unternehmen nutzt:

• Durch die Verfügbarmachung häufig gestellter Fragen sofort über ein KMS können SaaS-Unternehmen Kunden mit wertvollen Kenntnissen stärken.

• Die Einbeziehung von Multimedien-Inhalten in diesen KMS-Plattformen, wie Videos oder Diagramme, kann dies noch wirksamer machen. Menschen sind visuelle Lebewesen, die gut auf Anweisungsdaten reagieren, die sie beobachten können. Ein KMS kann ein solider Weg sein, um diese effektiven Kundentools auszurollen.

• Kundensupport-Mitarbeiter können ihre Zeit besser nutzen. Sie werden nicht mehr die gleiche Reihe von Fragen immer wieder beantwortet. Stattdessen geht ihre Zeit zu einzigartigen, denkwürdigen Support-Anfragen, die das KMS nicht selbst beantworten kann.

• Das KMS kann auch ein Verweis-Tool werden. Benutzer können Support-Artikel über Kanäle sozialer Medien oder per E-Mail freigeben. Wenn die Informationen, die Sie erstellen, wertvoll sind, werden mehr Zielgruppenmitglieder danach suchen.

• Jeder Wissensdatenbank-Artikel wird zu einem zusätzlichen Einstiegspunkt für neue Benutzer, die Informationen suchen. Durch die Optimierung dieser Seiten können Softwareunternehmen für relevante Schlüsselwörter rangieren und erstmals potenzielle Kunden anziehen.

E-Commerce-Wissensmanagementsysteme

Unternehmen, die Einzelprodukte online verkaufen, können Umsätze sparen und mehr informierte und sichere Käufer durch die Implementierung eines Wissensmanagementsystems schaffen.

Diese Systeme können Käufer darauf aufklären, wie Ihre E-Commerce-Plattform funktioniert. Es kann auch zeigen, wie sie eine Rückkehr beginnen können, und andere besondere Store-Funktionen. Gebildete Kunden werden Ihrem Unternehmen mehr vertrauen und werden nichts dem Zufall überlassen.

Indem Sie Wissen über Wissenszentrierter Service leichter verfügbar machen, werden Sie eine Armee von dedizierten, vertrauenswürdigen und effizienten Käufern schaffen, die Ihre Plattform unterstützen möchten.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie ein KMS E-Commerce-Unternehmen nutzt:

• Wissenssysteme, die Fragen zu Ihrer Plattform und zum Checkout-Prozess erörtern, können sichere Käufer schaffen, die immer wieder zurückkommt. Sie verstehen Ihre Plattformen und müssen sich nicht um eine technische Lernkurve sorgen.

• Wissensdatenban-Artikel zu Ihren Sicherheitsmaßnahmen können die Gedanken von Kunden beruhigen und zeigen, dass sie Ihnen ihre Kartinformationen anvertrauen können.

• Ressourcen zu Einzelprodukten können Kunden über ihre Verwendung aufklären und verhindern, dass Rückgaben aufgrund fehlenden Verständnisses eingehen.

• Die Kundenservice-Abteilung wird in der Lage sein, das verringerte Anrufvolumen leicht zu handhaben. Das ist alles dank der Self-Service-Optionen, die Kunden für die häufigeren Fragen nutzen.

Beispiele für Wissensmanagementsysteme

Ein gutes Wissensmanagementsystem ist gut strukturiert, mit Tags gekennzeichnet und in Ordnern mit einer angemessenen Hierarchie organisiert, die Benutzer leicht durchsuchen können.

Zum Beispiel ist ein ausgezeichnetes Beispiel unter den Top-Wissensmanagementsystemen Asana, ein Projektmanagement-Tool.

Das externe Wissensmanagementsystem von Asana enthält eine umfangreiche Sammlung von Ressourcen, die ordentlich in Onboarding-Leitfäden, Entwickler-Leitfäden, Schritt-für-Schritt-Anweisungen für Asana-Funktionen und Anwendungsfälle sowie Antworten aus ihrem Community-Forum unterteilt sind.

Innerhalb der Leitfäden werden Produktinformationen in breite Kategorien unterteilt, weiter in einzelne Themen unterteilt. Die Themen haben ein klares Inhaltsverzeichnis oben, was es Benutzern leicht macht, auf die spezifischen Informationen zuzugreifen, die sie benötigen.

Ein weiteres Beispiel eines kundenzentrierten Wissensmanagementsystems ist Shopify. Es sortiert Ressourcen je nach Kundenreise von "Erste Schritte"-Leitfäden zum Verkauf, Verwalten und Marketing von Shopify-Stores.

Andere beliebte Unternehmen, wie Apple und Canva, dienen auch als ausgezeichnete Beispiele für die Nutzung von Wissensmanagementsoftware, mit Informationen in mehreren Dateiformaten kompiliert, einschließlich Textdateien, Bilder, Videos und sogar GIFs.

Wie man ein Wissensmanagementsystem implementiert

Jetzt, da Sie alles über KMS wissen, ist es Zeit, an Ihrer Wissensmanagementsoftstrategie zu arbeiten. Dies ist der Schlüssel, um die richtige Wissenszuteilung zu entscheiden, für wen die Informationen bestimmt sind, das beste Format, um sie zu vermitteln, und die optimale Methode zur Informationsorganisation.

Lassen Sie uns das ein wenig näher untersuchen.

Beginnen Sie damit, die Informationen zu erfassen, die Sie dokumentieren möchten

Entscheiden Sie, welche Informationen Sie in Ihrem Wissensmanagementsystem aufzeichnen möchten.

Es könnte Produktinformationen, Onboarding-Leitfäden, How-to-Tutorials, häufig gestellte Fragen oder Troubleshooting-Anweisungen für häufige Probleme sein. Finden Sie heraus, welche häufigen Kundeneinquiries bei Ihrem Support-Helpdesk eingegeben werden, und bauen Sie Ihr Wissens-Repository auf Grundlage von Kundenbedürfnissen auf.

Ordnen Sie die Informationen mit Ihrem Publikum im Sinn

Sie müssen damit beginnen, darüber nachzudenken, wer nach den Informationen sucht und wann.

Sie können dies tun, indem Sie die Kundenreise analysieren und herausfinden, welche Informationen in jeder Phase erforderlich sind. Identifizieren Sie dann die beste Methode zur effizienten Vermittlung.

Zum Beispiel werden Sie bei Bewegungen auf der Kundenreise einige Inhalte, wie Informationen zu Verweis- oder Treueprogrammen, auf angemeldete Kunden beschränken wollen. Oder für ein internes KMS können Sie Ihre Support-Agenten mit tieferen Produktdetails und Preisspezifika einrichten.

Verfolgen und analysieren Sie Feedback

Um KMS-Erfolg zu messen, müssen Sie Benutzer-Feedback nutzen. Fügen Sie Feedback-Umfragen am Ende jedes Artikels und Leitfadens hinzu, um zu verstehen, ob die Informationen nützlich waren oder nicht.

Zum Beispiel bieten Freshdesk-Artikel eine Option für Leser an, Ja oder Nein zu "War dies hilfreich?" am Ende eines jeden Artikels zu wählen. Wenn viele Kunden berichten, dass ein Artikel nicht hilfreich ist, ist es Zeit für eine Aktualisierung.

Moderne Wissensmanagementsoftware hat eingebaute Analysen, die Artikel-Feedback und Artikel-Aufrufe auf intuitiven Dashboards verfolgen und projizieren. Die Integration Ihres Online-Wissensmanagementsystems mit Google Analytics bietet tiefere Einblicke in die Navigation der Benutzer in Ihrem KMS und wie relevant Ihr Inhalt ist.

Aktualisieren Sie Ihr KMS regelmäßig

Selten bleibt ein Wissen statisch. Mit anderen Worten …

Sie müssen einen Prozess einbeziehen, der Ihre Wissensdatenbank ständig überarbeitet, wenn sich das Produkt erweitert, da Kunden Verwirrung oder Unzufriedenheit ausdrücken, oder wenn sich Ihre Angebote ändern.

Laden Sie mehrere Stakeholder in Ihrer Organisation ein, wie das Kundensupport-Team oder die Verkaufsabteilung, um zusammenzuarbeiten, beizutragen und das gemeinsame Wissen regelmäßig zu aktualisieren.

Verfolgen und analysieren Sie regelmäßig Benutzer-Feedback für KMS-Artikel.

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Grundlegende Merkmale von Wissensmanagementsoftware

Jetzt, da Sie sich mit einigen der besten Wissensmanagementsystemen vertraut gemacht haben, lassen Sie uns die wesentlichen Funktionen erkunden, nach denen Sie bei der Auswahl der richtigen Software suchen sollten.

Hierarchische Inhaltskuratierung

Um ein gut strukturiertes KMS zu besitzen, das für Kunden leicht zu navigieren und die gewünschte Hilfe zu finden ist, sollte Ihr KMS-Tool ein gutes Hierarchie- oder Taxonomie-System zur Inhaltsorganisation haben.

Zum Beispiel, wenn ein Besucher eine Frage zum Abrufen des Kontenpassworts hat, kann er die Antwort leicht unter Konteneinstellungen -> Konto verwalten -> Passwort ändern finden.

Zusammenarbeit & Inhaltsverwaltung

Da verschiedene Teamkollegen zu Ihrer Wissensdatenbank beitragen, benötigen Sie ein System auf Platz, um zusammenzuarbeiten, die erstellten Artikel in Ihrem KMS zu bearbeiten, zu überprüfen und zu genehmigen.

Das Speichern von Artikeln als Entwürfe, das Laden von Teamkollegen zur Überprüfung der Dokumentation, das Konvertieren von Support-Ticket-Antworten als Artikel und das Anzeigen des redaktionellen Verlaufs sind alles hilfreiche Funktionen, die ein gutes Wissensmanagementsystem unterstützen sollte.

Berechtigungen & Zugriffskontrolle

Obwohl jeder in Ihrem Team zu Ihrer Wissensdatenbank beitragen kann, sollten Veröffentlichungs- oder Aktualisierungskontrollen während des Redaktionsprozesses nur einigen Teamkollegen erhalten. Dies kann helfen, schlecht formulierte Artikel oder Fehlinformationen aus der Öffentlichkeit fernzuhalten.

Suchen Sie nach einem Wissensmanagementsystem, das feingestimmte Berechtigungskontrollen bietet, um Mitgliedern zu ermöglichen, Artikel zu entwerfen, aber die Veröffentlichungsberechtigung auf bestimmte Gruppenmitglieder zu beschränken.

Rich-Text-Bearbeitung und Multimedia-Unterstützung

Wissensmanagementsoftware sollte benutzerfreundliche und hilfreiche Textbearbeitung mit großem Format anbieten, einschließlich der Möglichkeit, Screenshots, Videos und Textformatierungen wie Fett und Kursivdruck zur Hervorhebung hinzuzufügen.

Sie sollten Bilder importieren, sie in der Größe ändern, Videos einbetten oder Code-Schnipsel zu Ihren Artikeln innerhalb des KMS-Tools hinzufügen können.

Suchmaschinen-Optimierungs-(SEO)-Funktionen

Die Optimierung der Inhalte, die Sie veröffentlichen, für Suchmaschinen macht das Wissen, das Sie teilen, für Benutzer erkennbarer und daher wertvoller.

Integrierte SEO-Funktionen wie Metadaten-Bearbeitung, Schlüsselwort-Tagging und ordnungsgemäß formatierte Überschriften machen Ihr Wissensmanagementsystem-Portal leicht für Suchmaschinen zu durchsuchen und ermöglichen es potenziellen Kunden, Ihre Produkte und Fähigkeiten zu entdecken.

Mehrsprachige Unterstützung

Wenn Sie weltweit oder in mehreren Regionen tätig sind, müssen Sie Wissensmanagementsplattformen finden, die verschiedene Sprachen in Ihrem Hilfezentrum anbieten.

Ein Wissensmanagementsystem sollte mehrsprachige Artikel unterstützen und bei der Verwaltung des Übersetzungs-Workflows helfen. Die Bereitstellung zum Einrichten von Standardsprachen entsprechend der Geolokalisierung der Kunden stellt sicher, dass sich jeder Besucher fühlt, dass Sie ihre Sprache sprechen.

Berichtserstattung & Analytik

Suchen Sie nach einer Wissensmanagementsoftware, die robuste Berichterstattung zu Dokumentation, KI-gesteuerte Suchfunktionen und Analysen anbietet, einschließlich der Anzahl der Aufrufe und des Benutzer-Feedbacks pro Artikel.

Die Möglichkeit, über wöchentlich oder monatlich zu berichten, wie viele Menschen Ihre Wissensdatenbank besuchen, und ob sie finden, was sie brauchen, hilft Ihnen, die Verbesserungsprioritäten zu identifizieren.

Anpassung von KMS

Das Behalten des gleichen Brandings über alle Online-Assets (wie Ihre Website, Ihr Produkt und Ihr Hilfezentrum) trägt dazu bei, Vertrauen bei Ihren Benutzern aufzubauen.

Eine gute Wissensmanagementsoftware ermöglicht es Ihnen, Ihr Branding, Ihr Logo und Ihr Farbschema einzubauen, um genau zu anpassen, was Ihre Kunden sehen, wenn sie zu Ihrem Support-Portal navigieren.

Integrationen

Wenn Ihr Unternehmen mehrere Content-Repositories zum Speichern von Organisationswissen hat, suchen Sie nach Wissensmanagemensoftwareprogrammen mit robustem Integrations zur Etablierung eines zentralisierten Systems.

Sie können dann Content nahtlos von Dropbox, Confluence, oder Google Drive synchronisieren, um eine umfassende Wissensmanagementsoftware-Datenbank zu erstellen.