De complete handleiding voor de WhatsApp Business API [2024]

Wat is de WhatsApp Business API?

De WhatsApp Business API is een oplossing die bedrijven kunnen gebruiken om met hun klanten te communiceren via het berichtenplatform van WhatsApp. Bedrijven kunnen met de API hun eigen chatbotervaringen opzetten en de interacties met klanten automatiseren, waaronder het versturen van meldingen, het reageren op vragen van klanten en het verwerken van bestellingen. Ze kunnen ook hun CRM of e-commerceplatform integreren met WhatsApp en zo rechtstreeks vanuit hun bedrijfssystemen WhatsApp-berichten ontvangen en versturen. De API biedt ook andere functies, zoals berichtsjablonen, end-to-end-versleuteling en afhandeling van grote aantallen berichten.

Hoe werkt de WhatsApp Business API?

Moderne bedrijven hebben onmiddellijke, veilige en directe communicatie met hun klanten nodig. Dit is hoe de WhatsApp Business API die visie tot leven brengt en naadloze en krachtige integratie mogelijk maakt met platformen zoals Freshworks Customer Service Suite.

WhatsApp Business API vs. WhatsApp Business-app

Het verschil tussen de twee ontcijferen kan een uitdaging zijn, maar hier is een korte gids om u te helpen.

WhatsApp Business-app: eenvoudig en ongecompliceerd

• Publiek: gericht op eenmanszaken en kleine bedrijven.

• Beschikbaarheid: te downloaden van de Google Play Store (Android) en de Apple App Store (iOS).

• Belangrijkste kenmerken: toon producten, reageer in realtime, stel automatische begroetingen en afwezigheidsberichten in en maak zelfs een productcatalogus.

• Ondersteuning: een-op-een communicatie; slechts één medewerker per WhatsApp-nummer en geen ruimte voor chatbots.

WhatsApp Business API: boordevol kracht voor de profs

• Publiek: ontworpen voor middelgrote tot grote bedrijven.

• Mogelijkheden: uitgebreide tools voor rijk klantcontact.

• Belangrijkste kenmerken: een stap omhoog met realtime chats, chatbotintegratie en ondersteuning door meerdere medewerkers. Bovendien is het perfect te combineren met platformen zoals Freshworks Customer Service Suite voor een nog rijkere ervaring.

• Uitbreiding: erop gericht om bedrijven te helpen floreren op WhatsApp, door kloven te overbruggen en elke chat te laten tellen.

Waarom de WhatsApp Business API gebruiken

1. Bereik: WhatsApp heeft meer dan twee miljard actieve gebruikers per maand en is daarmee een van de meestgebruikte berichtenplatformen ter wereld. Bedrijven kunnen de WhatsApp Business API gebruiken om een groot aantal klanten te bereiken via hun favoriete berichtenap: WhatsApp.

2. Gemak: WhatsApp is een platform dat klanten al kennen en waarschijnlijk al vaak gebruiken. Met de WhatsApp Business API kunnen bedrijven op een natuurlijke, handige manier contact houden met klanten.

3. Automatisering: bedrijven kunnen met de API klantinteracties automatiseren. Ze kunnen bijvoorbeeld meldingen versturen en op vragen reageren, waardoor ze tijd en middelen besparen.

4. Personalisering: bedrijven kunnen de WhatsApp Business API gebruiken om hun interacties met klanten te personaliseren door klantgegevens van hun CRM of e-commerceplatform te gebruiken.

5. Integratie: de API biedt bedrijven de mogelijkheid om WhatsApp-contact te integreren in hun bestaande systemen, zoals een CRM of e-commerceplatform. Hierdoor worden processen efficiënter en hoeft u minder gegevens handmatig in te voeren.

6. Beveiliging: Beveiliging is tegenwoordig een van de belangrijkste aspecten van bedrijfscommunicatie. De WhatsApp Business API houdt klantgegevens veilig dankzij end-to-end-versleuteling.

7 Snelheid: volgens Freshworks’ rapport uit 2023 over CX-prioritieten, zegt 54% van de consumenten dat snelle reacties cruciaal zijn in de keuze voor een merk. WhatsApp Business API biedt de snelheid die ze zoeken.

WhatsApp-oplossingen voor bedrijven

Navigeren door de wereld van klantenservice kan een doolhof lijken. Maar met de juiste hulpmiddelen kunt u van dat doolhof een recht pad maken. Laten we kijken naar wat WhatsApp bedrijven biedt en hoe ze uw klantervaring kunnen verbeteren.

Plug in en gebruik Integreer naadloos met toonaangevende tools via de Marketplace. Denk aan Freshdesk voor ondersteuning, Stripe voor betalingen, Calendly voor planning en meer. Creëer een samenhangend ecosysteem voor een soepele werking.

Automatische routering Tijd is de essentie van goede klantenservice. Routeer inkomende berichten onmiddellijk naar de juiste teams en zie hoe uw klanttevredenheidsscores stijgen.

Analyseer en optimaliseer Kennis is macht. Gebruik inzichten uit elke interactie, begrijp het gedrag van klanten en pas uw strategieën hierop aan. Elk contactpunt is een goudmijn aan gegevens.

Breng service naar klanten Beperk uzelf niet. Met Freshworks Customer Service Suite kunt u ook andere krachtige kanalen gebruiken, zoals Messenger, LINE, Telegram, Messages en meer. Wees aanwezig waar uw klanten zich bevinden.

Doorbreek de taalbarrière Taal zou nooit een belemmering moeten zijn. Personaliseer ervaringen in meer dan 20 talen en laat automatische vertalingen communicatiekloven overbruggen.

Beveilig uw gegevens Wees sterk en zelfverzekerd in het tijdperk van datalekken. Vertrouw op software die prioriteit geeft aan gegevensbeveiliging en AVG-conform is.

WhatsApp Business-app 

U kunt deze app gratis op uw telefoon downloaden vanuit de Google Play Store of de Apple App Store.

De WhatsApp Business-app beschikt alleen over basisfuncties, waaronder de optie om gebruikers automatisch te begroeten, afwezigheidsberichten en de mogelijkheid om een productcatalogus te maken. In de app kan er maar één medewerker per WhatsApp-nummer worden ingezet. Verder biedt de app geen ondersteuning voor chatbots.

WhatsApp Business API

De WhatsApp Business API maakt communicatie (via WhatsApp) mogelijk tussen uw klanten en uw ondersteuningsteam. 

Als u de WhatsApp Business API gebruikt, hebben uw medewerkers toegang tot berichtensoftware om in realtime contact te maken met klanten, inclusief context en een uniforme weergave. De API biedt u alles wat u nodig hebt om uw bedrijf te laten groeien op WhatsApp, inclusief WhatsApp-chatbots en ondersteuning voor meerdere medewerkers.

Wat zijn de voordelen van de WhatsApp Business API?

Automatisering

Gebruik chatbots om klanten te ondersteunen bij hun aankopen, betalingen en veelgestelde vragen. Help uw medewerkers productiever te zijn door repetitieve taken te automatiseren met integratie van Customer Service Suite en WhatsApp Business AI. Volgens de nieuwste klantenservice-e-book van Freshworks, geeft 41% van de klanten de voorkeur aan chats voor klantenservice.

Handig zakendoen

WhatsApp biedt u de mogelijkheid om een webwinkelervaring te bieden en producten uit te lichten met rich media. Hiermee kunt u meer verkopen en klanten tegelijkertijd de beste ondersteuning en service bieden.

Proactieve meldingen

Deel proactief updates over bestellingen, serviceaanvragen, afspraken of betalingen. Zo beperkt u het aantal vervolgvragen en voorkomt u dat klanten herhaaldelijk dezelfde vragen moeten stellen.

Vertrouwd contact

Als u een geverifieerd bedrijfsprofiel hebt, werkt dat vertrouwen bij de eindgebruiker. Zowel u als uw klanten werken zo in een beschermde omgeving.

Moeiteloze gesprekken

WhatsApp is een medium dat bedrijven en klanten kunnen gebruiken om moeiteloos in real time contact te hebben, waar en wanneer ze maar willen.

Bekend platform

Benut de kracht van het bekende WhatsApp-platform om berichten, foto's en video's te versturen naar klanten en om net zo met ze te praten als ze met vrienden zouden doen.

Berichtsjablonen voor WhatsApp Business

De kracht van uw communicatie ligt niet alleen in de inhoud, maar ook in de vorm. Met sjabloonberichten voor WhatsApp Business hebt u drie belangrijke categorieën om aan te boren: verificatie, utility en marketing. Hier is een voorproefje van elk:

Verificatie: deze komen van pas wanneer gebruikers eenmalige wachtwoorden nodig hebben. Ideaal voor scenario's waarin gebruikers hun wachtwoord kwijtraken of extra beveiligingslagen nodig hebben.

Voorbeeld: "Hallo Jan! Hier is je eenmalige wachtwoord om je account opnieuw in te stellen: 4892. Blijf veilig!"

Utility: zie deze als uw regelmatige updates. Van accountupdates en leveringsmeldingen tot vriendelijke herinneringen; u vindt alles wat u nodig hebt.

Voorbeeld: "Hoi Emily, je pakket met trackingnummer 4568GHY is klaar voor bezorging en zal vandaag om 17.00 uur bij je zijn!".

Marketing: wie houdt er niet van een goede deal? Stuur zinderende promotieaanbiedingen, kondig glanzende nieuwe producten aan of verleid met kortingsregelingen.

Voorbeeld: "Kom kijken Sam! Onze zomercollectie is net binnen. Ga kijken en profiteer van 20% korting voor vroege vogels. Kom het ontdekken!"

Onthoud de gulden regel: als uw gesprek langer dan 24 uur stil ligt, hebt u een sjabloonbericht nodig om opnieuw contact te maken. Dit zorgt ervoor dat uw berichten altijd welkom zijn.

WhatsApp Business-sessieberichten of -servicegesprekken

Terwijl sjabloonberichten de onbezongen helden van gestructureerd klantcontact zijn, schitteren WhatsApp Business-sessieberichten of -servicegesprekken door organisch te reageren op chats die door gebruikers worden geïnitieerd.

Stelt u zich dit eens voor: een gesprek loopt gedurende 24 uur vanaf het laatste gebruikt van de gebruiker. Wanneer dit tijdvenster eindigt, hebt u twee opties. Wachten tot de gebruiker de chat opnieuw begint of een overtuigend sjabloonbericht sturen dat de gebruiker tot actie aanzet.

Belangrijkste kenmerken van de WhatsApp Business API voor uw klanten

Chatbots

Help klanten 24 uur per dag, 7 dagen per week met veelgestelde vragen, productaanbevelingen en automatische updates over bestellingen en bied hen een soepele webwinkelervaring via WhatsApp.

Meer informatie...

Meerdere medewerkers

Reageer direct en bied klanten op grote schaal ondersteuning dankzij functionaliteit voor meerdere medewerkers. Met de WhatsApp Business API hebt u toegang tot berichtensoftware voor klantcontact waarmee u de productiviteit van uw team verhoogt. Deze software biedt de volgende voordelen:

• Een uniforme inbox voor naadloze samenwerking tussen medewerkers

• Eenvoudig toewijzingsregels instellen

• Chats automatisch toewijzen aan de juiste teams, op basis van het type vragen

• Klanten en taken opnieuw toewijzen aan andere medewerkers of teams, met opmerkingen erbij

Berichtsjablonen

Deel meldingen voor proactief contact met klanten. Alle berichtsjablonen worden vooraf goedgekeurd door WhatsApp om zo een hoogwaardige gebruikerservaring te waarborgen en spam tegen te gaan. Bedrijven kunnen het volgende doen:

• Updates versturen over bestellingen en betalingen

• Producten aanbevelen op basis van recente aankopen

• Meldingen versturen over producten die weer op voorraad zijn

• Klanten informeren over relevante producten en aanbiedingen

Interactieve knoppen

Gebruik berichtsjablonen om klanten via een interactieve knop door te sturen naar uw website, hun bestelling te laten betalen of te laten bellen naar uw ondersteuningsteam. 

WhatsApp biedt twee soorten sjablonen voor berichten met een interactieve knop:

Call-to-action-knoppen: moedig klanten aan om uw website te bezoeken of uw ondersteuningsteam te bellen. Berichten die u met deze sjabloon maakt, kunnen maximaal twee knoppen bevatten.

Knoppen voor snel reageren: krijg direct een reactie van klanten en beantwoord hun berichten in realtime. Berichten die u met deze sjabloon maakt, kunnen maximaal drie knoppen bevatten.

Prijzen voor de WhatsApp Business API

Laten we het uiteenzetten zonder het doolhof. Als u de WhatsApp Business API gebruikt, boort u een wereld van schaalbare marketing aan. Maar hoe werkt de facturatie?

• Op sessies gebaseerde facturatie: beschouw elke "chatsessie" als alle berichten die binnen een periode van 24 uur worden uitgewisseld. U wordt gefactureerd voor elke sessie, ongeacht het aantal berichten binnen die periode.

• Berichtcategorieën: de kosten variëren enigszins op basis van het type bericht, of het nu verificatie, utility of marketing betreft. Onthoud dat geografie ook een rol speelt, aangezien de tarieven per regio verschillen.

• Beginnen met een BSP: geïnteresseerd in WhatsApp-marketingcampagnes? Begin met een WhatsApp Business Solution Provider (BSP). Een professionele tip: de eerste 1.000 sessies per maand kosten geen cent. Maar let altijd op eventuele extra BSP-kosten.

Use cases voor WhatsApp Business API in verschillende sectoren

E-commerce

- Bouw een volwaardige webwinkel via WhatsApp.

- Gebruik chatbots om een complete aankoopervaring te bieden. 

- Deel informatie met klanten, zoals de status van bestellingen, betaalbevestigingen,  bezorgtijden of een bevestiging van levering.

- Gebruik chatbots om klanten te helpen met ondersteuningsaanvragen, bijvoorbeeld als ze hun bezorgadres willen wijzigen, een bestelling willen annuleren of de status van hun terugbetaling willen opvragen.

- Verklein het aantal verlaten winkelwagentjes met herinneringen over producten die weer op voorraad zijn, aanbevelingen op basis van recente aankopen, relevante aanbiedingen en promoties.

- Breng klanten op de hoogte van nieuwe producten die relevant voor ze zijn.

Meer informatie...

Bankwezen en financiën

Er zijn twee soorten financiële transacties. Een waarbij de klant het liefst contact heeft met een persoon en een waarbij de klant volledige autonomie wil. Voor dat laatste kan de WhatsApp API om de volgende redenen nuttig zijn:

- Help klanten om zelf basistaken uit te voeren, zoals:

• Een rekening openen

• Een bankafschrift opvragen

• Een pas blokkeren

• Een pinautomaat in de buurt vinden

- Deel herinneringen over betaaltermijnen of informatie over premium services

- Deel relevante aanbiedingen, zoals creditcardkortingen en/of samenwerkingen

- Geef productaanbevelingen op basis van recente acties, bijvoorbeeld als klanten zich hebben aangemeld voor een nieuwe creditcard, een lening hebben afgesloten of betaling in termijnen hebben aangevraagd.

Meer informatie...

Bezorgdiensten

- Help klanten rechtstreeks via WhatsApp een bestelling te plaatsen

- Gebruik chatbots om klanten te helpen met:

• De status van een bestelling opvragen

• Een betalingsbevestiging opvragen

• Bezorg- of bestelinformatie wijzigen

• Een bestelling annuleren

• Terugbetalingsverzoeken

- Bevestiging van levering (met een eenmalig wachtwoord)

- Verzamel feedback over de bezorging

Meer informatie...

Reissector en horeca

70% van de reizigers ontvangt het liefst een sms of appje en 54% van de millennials krijgt liever een berichtje dan een telefoontje over verloren bagage of andere ondersteuning. Met de WhatsApp Business API:

- Deel hotelboekingen en boardingpassen en communiceer over vertragingen of wijzigingen in het reisschema.

- Beantwoord vragen over de reis en het verblijf.

- Deel gepersonaliseerde aanbiedingen op basis van de reisvoorkeuren van gebruikers.

- Breng klanten op de hoogte van prijzen voor vluchten die ze volgen.

- Stuur herinneringen over verlaten winkelwagentjes als gebruikers hun vlucht nog niet hebben geboekt.

Onderdelen van de WhatsApp Business API

Wilt u in de wereld van WhatsApp for Business duiken? Begrijpen van de belangrijkste onderdelen is cruciaal. Hier is een overzicht:

Bedrijfsprofiel

• De handdruk van uw bedrijf met de gebruiker.

• Werk uw profiel bij met een passende foto, een leuke bedrijfsbeschrijving en essentiële contactgegevens.

• Zorg dat u uw adres en website vermeldt voor extra context.

Telefoonnummer

• De essentie van uw communicatiebrug.

• Gebruik uw bestaande nummer of investeer in een nieuw nummer.

• Let op: zorg dat het gekozen nummer niet aan een ander WhatsApp-account is gekoppeld.

WABA (WhatsApp Business-accounts) en telefoonnummers

• Beheerd via Facebook Business Manager.

• Elke Business Manager kan meerdere WABA's beheren.

• Eén WABA kan aan maximaal 20 telefoonnummers worden gekoppeld.

• De verificatiestatus bepaalt het aantal telefoonnummers. Niet geverifieerd? U kunt er maximaal 2 hebben

Berichtenlimiet en de dynamiek ervan

• Niet-geverifieerde bedrijven kunnen elke 24 uur 250 unieke contacten bereiken.

• Verificatie verbetert dit, met niveaus van 1.000, 10.000, 100.000 of zelfs onbeperkt.

• Regelmatig, hoogwaardig contact kan u snel naar het volgende berichtenniveau brengen.

• Onthoud: consistente, hoogwaardige communicatie die niet wordt gevlagd levert u vloeiende upgrades op.

Een WhatsApp API-account maken

Klaar om aan de slag te gaan? Hier is een gids:

Vereisten:

• Een bedrijfsprofiel; zie het als uw virtuele etalage.

• Een speciaal telefoonnummer, bestaand of nieuw.

• Toegang tot Facebook Business Manager; dit wordt het commandocentrum.

• Verificatiestatus (idealiter geverifieerd) om het berichtenpotentieel te maximaliseren.

Aanvragen:

• Ga naar de officiële WhatsApp Business-website.

• Volg de stapsgewijze aanvraagprocedure.

• Wacht op goedkeuring. Wanneer u deze heeft, bent u klaar om te beginnen.

Tips voor een succesvolle implementatie en maximaal gebruik

Wilt u ervoor zorgen dat uw ervaring met de WhatsApp Business API soepel verloopt? Hier is een korte gids:

• Perfect profiel: houd uw bedrijfsprofiel helder, duidelijk en informatief.

• Kwaliteit boven kwantiteit: zorg voor betekenisvol contact. Het gaat niet om het aantal berichten, maar om de inhoud.

• Blijf actueel: werk regelmatig uw status, aanbiedingen en informatie bij om gebruikers op de hoogte te houden.

• Responssnelheid: streef naar snelle antwoorden. Tijd is van essentieel belang in klantcommunicatie.

• Integratie is de sleutel: integreer naadloos met tools zoals Freshworks Customer Service Suite voor maximaal gebruik.

• Feedbacklus: verzamel regelmatig feedback om uw aanpak te verfijnen en klanten beter van dienst te zijn.

• Training: zorg dat uw team goed bekend is met het platform en de nuances ervan.

• Gegevensbescherming: geef prioriteit aan beveiliging om het vertrouwen van de klant en de bescherming van gegevens te waarborgen.

• Blijf alert: houd updates en nieuwe functies van WhatsApp Business API in de gaten om altijd een stap voor te blijven.

Integratie van Freshworks en WhatsApp: een complete bedrijfsoplossing

Plug in en gebruik Gebruik de Marketplace om verbinding te maken met tools als Freshdesk, Stripe, Calendly enz.

Routeer automatisch Stuur binnenkomende berichten direct door naar de juiste teams en vergroot de klanttevredenheid.

Analyseer en optimaliseer Haal inzichten uit klantcontacten en neem essentiële zakelijke beslissingen.

Breng service naar klanten Gebruik Customer Service Suite met andere digitale kanalen zoals Messenger, LINE, Telegram, Messages enz.

Doorbreek de taalbarrière Personaliseer het contact tussen medewerkers en klanten in meer dan twintig talen. Vertaal binnenkomende berichten automatisch.

Beveilig uw gegevens Gebruik robuuste en veilige software die aan de AVG voldoet.