Qu'est-ce qu'un e-mail de bienvenue pour les nouveaux employés ?

Une campagne d’e-mails de bienvenue se présente sous la forme d’une série d'e-mails envoyés à intervalles réguliers pour fournir des informations pertinentes et utiles aux nouveaux employés avant et après leur arrivée dans l’entreprise. Vous pouvez utiliser des modèles d'e-mails que vous ferez parvenir à vos nouveaux employés à intervalles réguliers afin d’optimiser son expérience d’intégration dans votre entreprise.

Une telle campagne peut supposer beaucoup de travail manuel pour chaque candidat, mais cela n’est pas obligatoirement un processus fastidieux. Nous vous proposons 12 modèles d'e-mails pour l'ensemble du processus d'intégration, qui devrait idéalement commencer quelques jours avant la date d'entrée en fonctions de l'employé. Vous pouvez utiliser un logiciel d’intégration doté d'outils simples d'automatisation des e-mails (comme Freshteam) pour ajouter ces modèles, les automatiser et le tour est joué.

 

                           

Trois conseils pour optimiser votre campagne d’e-mails de bienvenue des nouveaux employés :

 

  • Choisissez le bon moment
  • Ne soyez pas distant, mais personnel
  • Obtenez au maximum un retour d'information

 

L'intégration est souvent perçue comme l'entrée dans le labyrinthe de l'entreprise, alors qu'elle devrait idéalement être considérée comme un pas vers l'enthousiasme et la motivation qui mènent au succès. Il est plus facile pour vos nouveaux employés de digérer les informations si vous les décomposez en petits morceaux.

Importance d'une campagne d'e-mails de bienvenue pour les nouveaux employés

1. Permet d’établir une relation saine et d’éviter les surprises après le recrutement

Tout d'abord, vos nouveaux employés viennent d’être recrutés et seront certainement très excités de rejoindre l'entreprise. Mais, ce sentiment peut-il durer jusqu'à leur premier jour de travail ? Cela n’est pas toujours le cas.

« Les bons talents sont toujours en demande et seront certainement contactés par de multiples entreprises. Dans le pire des cas, cela pourrait les inciter à tenter leur chance auprès d'autres entreprises. »

La période précédant l'entrée en fonctions est la plus sensible, car c’est pendant ce délai que votre nouvel employé va perdre contact avec vous après avoir reçu votre offre. Il peut même arriver une absence totale de communication pendant cette période. Les bons talents sont toujours en demande et seront certainement contactés par de multiples entreprises. Dans le pire des cas, cela pourrait les inciter à tenter leur chance auprès d'autres entreprises. Les e-mails de bienvenue envoyés aux nouveaux employés sont l'un des meilleurs moyens de maintenir l'intérêt de vos candidats et de les tenir informés. Cela permet ainsi de ne pas les perdre de vue pendant cette période vulnérable et de cultiver une bonne relation avec eux.

2. Permet d’éviter les frustrations dues aux réponses tardives

Toutes les entreprises, en particulier les responsables RH, ont de nombreuses responsabilités et mettent parfois beaucoup de temps à répondre aux questions que leurs nouveaux employés peuvent se poser pendant la période d'accueil. Pour que ces derniers restent enthousiastes et motivés, vous pouvez continuer à diffuser des informations inspirantes et utiles sur l'entreprise. Pour cela, vous pouvez délivrer des informations pertinentes pour les nouveaux employés de manière optimale, en évitant donc de les surcharger avec de nombreuses informations. Ces communications constantes permettront de réduire toute frustration pouvant survenir du fait de réponses tardives.

Conseil de professionnel : le fait de disposer du bon outil à portée de main aide également vos responsables RH à répondre à tous les e-mails, sans en oublier aucun.

3. Permet de vous faire apprécier de vos nouveaux employés avant même qu’ils entrent en fonctions

Votre campagne d’e-mails de bienvenue à vos nouveaux employés doit contenir des informations importantes et utiles. La finalité d’une telle campagne est d’attiser l’envie de vos nouveaux employés et non de les ennuyer. Vous devez faire attention au contenu que vous envoyez. Il vous appartient donc d’effectuer un travail de recherche sur leurs intérêts. Lorsqu'ils auront le sentiment d'être à leur place dans votre entreprise, vous vous retrouverez avec un employé fidèle qui vous appréciera dès le premier jour.

Ce que doit contenir une campagne d'e-mails de bienvenue pour les nouveaux employés

La mise en place d'une campagne d'e-mails de bienvenue aux nouveaux employés est un jeu d'enfant, à condition de savoir quelles informations clés vous souhaitez diffuser et comment vous allez le faire. Vous avez envoyé l'offre. Le candidat l'a acceptée et le jour J, c'est-à-dire la date d'entrée en fonctions, a également été communiqué. Votre travail est-il terminé pour autant ? Non. Vous envoyez une série d'e-mails avant et après le jour J pour garantir la meilleure expérience d'intégration à la personne. Mais qu'est-ce que ces e-mails, que doivent-ils contenir ? Plongeons-nous plus en détail sur le contenu des e-mails d’une telle campagne.

"Nous savons tous que le processus d’intégration ne commence pas au premier jour, mais bien avant. Par conséquent, le processus inclut l’ensemble des e-mails envoyés avant et après l’intégration."


Commençons 13 jours avant le jour J et allons jusqu'au 60e jour après l’entrée en fonctions de votre employé

 

E-mail #1 : Envoyé 13 jours avant l’entrée en fonctions : E-mail de remerciement pour l'acceptation de l'offre

L'objectif de cet e-mail est de remercier vos nouveaux employés d'avoir accepté votre offre d'emploi. Vous pouvez penser que cette étape est facultative est inutile, mais cela permet véritablement d’ajouter de la valeur à l'ensemble du processus d’intégration. C'est la première étape pour aider vos nouveaux employés à garder leur enthousiasme et à penser qu’ils ont fait le bon choix en vous rejoignant.

Vous pouvez également utiliser cet e-mail pour revenir vers eux et insister sur certains commentaires concernant le processus d'entretien. Vous pouvez enfin demander au candidat/nouveau employé de vous communiquer ses médias sociaux ou son profil professionnel, que vous pourrez utiliser dans votre prochain e-mail.

Modèle d'e-mail de « remerciement » pour l'acceptation d'une offre

Objet : Merci et bienvenue ! <Nom>

 

Bonjour <Nom>,

Nous sommes très heureux que vous ayez accepté notre offre pour le poste de <Poste> et nous sommes impatients de vous compter parmi nous.

Au nom de [Nom de l'entreprise], je suis ravi de vous accueillir dans notre entreprise.

L'un des éléments les plus importants ressortant de votre entretien est <Point positif>, <Point positif> et nous sommes impatients de vous voir mettre ces talents à profit pour évoluer au sein de l'entreprise. Nos experts ont également estimé que vous pouviez travailler sur <Point à travailler>, <Point à travailler>.

Notre prochain e-mail sera enfin l’occasion de vous présenter à votre responsable et nous aimerions donc que vous nous communiquiez des liens vers vos profils de médias sociaux. Nous vous remercions par avance.

Dans l’attente de vous lire,

[Votre nom]

[Adresse e-mail et coordonnées]

E-mail #2 : Envoyé à J-12 : Rencontrez votre équipe

Le responsable est chargé de transmettre le poste, l’expérience, les intérêts, loisirs, ainsi que d'autres informations concernant le nouvel employé à son équipe. Mais avant cela, il est important de faire parvenir un e-mail à l'attention du responsable et du candidat afin qu'ils puissent se rencontrer en amont. Cet e-mail servira également de rappel au responsable afin de penser à présenter le nouvel employé à son équipe.

Éléments à aborder dans cet e-mail (pour les responsables)
Modèle d'e-mail « Rencontrez votre équipe »

Objet : Bienvenue à [nom de l'employé] dans [nom de l'entreprise]/[Service]

 

Bonjour <Nom du responsable>.

Je suis très heureux de vous annoncer que [nom du nouvel employé] se joindra à nous en tant que [titre du poste] à compter du [date d’entrée en fonctions].

[Nom du nouvel employé] travaillera avec votre [département/équipe]. Il/elle a auparavant travaillé à/ou [Ajouter des informations sur son parcours professionnel]. Il/elle est récemment diplômé(e) de [Insérer des informations sur son parcours universitaire]. Veuillez trouver ci-après des liens menant vers ses profils que vous pouvez consulter pour en savoir plus sur lui/elle. <Insérer les liens>

Nous vous invitons à contacter directement les autres membres de l'équipe, désigner un mentor, etc., et faire en sorte que <Nom du nouvel employé> soit parfaitement intégré et se familiarise avec votre équipe.

Bien respectueusement,

[Votre nom]

[Signature]

E-mail #3 : Envoyé à J-10 : Documents récapitulatifs

Essayez maintenant de vous mettre dans la peau d’un nouvel employé. Vous ne voulez pas que quelqu'un ruine votre premier jour en vous submergeant d'informations. En qualité de RH, vous devez vous montrer proactif et faire en sorte que tous les documents soient remplis avant le jour J. Vous pouvez envisager d'automatiser la plupart de ces tâches en utilisant une solution RH complète pour l'intégration qui permet à vos candidats de signer électroniquement, de créer une liste de contrôle d'intégration, et plus encore.                                            

N’oubliez pas d’envoyer un rappel aux nouveaux employés s’ils n'ont pas soumis leurs documents à l'approche de la date limite. Faites en sorte que tous les documents soient signés et soumis avant le premier jour. Vous pouvez également accorder l’accès à un portail en libre-service pour les employés, où les nouveaux employés peuvent saisir eux-mêmes leurs informations importantes. Cela permet d'éviter les erreurs humaines et d’économiser beaucoup de temps.

Voici un modèle d'e-mail dans lequel vous pouvez présenter votre portail à l'employé, lui demander de se connecter et de terminer les procédures administratives nécessaires comme indiqué dans l'outil.

Modèle d'e-mail « Documents récapitulatifs »

Objet : Remplissons tous les documents obligatoires

 

Bonjour <Nom>,

Dans le cadre de votre intégration au sein de <Nom de l'entreprise>, certains documents doivent être soumis, signés et vérifiés afin d'initier le processus d’intégration dans l'entreprise. Pour faciliter cette procédure, nous disposons d'un outil intelligent qui vous permet de soumettre, signer et vérifier en libre-service les documents nécessaires mentionnés dans le portail.

Veuillez cliquer sur ce lien <lien> pour configurer votre compte d'employé sur le portail, et débuter les étapes qui vous sont assignées. Si vous avez le moindre doute ou des questions, n'hésitez pas à nous contacter. Bienvenue chez nous !

Bien respectueusement,

[Votre nom]

[Signature]

E-mail # 4 : Envoyé à J-5 : Conseils pour bien débuter

Vous avez fini de collecter tous les documents obligatoires ? Il est maintenant temps de partager quelques conseils. En qualité de RH, vous pouvez encourager et motiver les employés avec des exemples d’employés qui ont réussi dans votre entreprise. Lorsque les nouveaux employés pourront constater la réussite d’autres employés, ils se souviendront de votre e-mail. Ils seront alors heureux de suivre les traces de ces personnes. Vous pouvez créer une sorte de newsletter pour chaque service, par exemple les ventes, les RH, le marketing, les produits, la direction, etc. Cela ne nécessite qu’un travail ponctuel que vous pouvez actualiser lorsqu’un événement important survient.

Voici quelques conseils sur les éléments que vous pouvez ajouter à la newsletter pour motiver vos nouveaux employés :

Modèle d'e-mail « Conseils pour bien débuter ».
Objet : Êtes-vous prêt à nous rejoindre ? Venez découvrir les témoignages de nos employés

 

Bonjour <Nom>,

Nous espérons que vous allez bien. Nous avons remarqué que vous aviez complété la procédure de fourniture des documents et espérons que vous ne l’avez pas trouvée trop contraignante. Nous tenons à vous partager quelques témoignages de personnes qui vous ressemblent, par leur rôle et leur passion, dans notre entreprise. Il s'agit de témoignages de personnes motivées qui ont surmonté des obstacles pour se développer et développer l'entreprise. Nous sommes convaincus que vous avez de nombreuses questions et des doutes sur votre choix de nous rejoindre et sur votre nouveau rôle, nous pensons que ces témoignages vous aideront.                                                         

< Insérer une Newsletter ou des liens>

Bienvenue

[Votre nom]

[Signature]

E-mail #5 : Envoyé à J-1 : Histoire et valeurs de l’entreprise

Il est tout à fait naturel pour tout nouvel employé de s'intéresser à l'entreprise qu'il vient de rejoindre. Il peut s'agir d'informations relatives à votre culture d’entreprise, votre hiérarchie, le fonctionnement des équipes, les syndicats, etc. Cela constitue un excellent moyen de diffuser une bonne image de votre entreprise.

Les éléments que vous souhaitez aborder dans l’histoire et les valeurs de votre entreprise

Modèle d’e-mail pour l’histoire et les valeurs de l’entreprise
Objet : Vous allez bientôt nous rejoindre ? Découvrez nos valeurs

 

Bonjour <Nom>,

Nous espérons que tout se passe bien de votre côté et que vous avez apprécié en apprendre un peu plus sur notre entreprise à travers nos précédents e-mails. Notre entreprise est très marquée pour de nombreuses valeurs qui façonnent notre culture. Au fur et à mesure de notre évolution, nous continuons à préserver cette culture originelle et essayons constamment de l’améliorer. En tant que nouvel employé, nous espérons que vous participerez à nous faire évoluer davantage avant le jour J, afin que votre intégration se déroule naturellement et que vous fassiez partie de notre famille dès votre arrivée. N’hésitez pas à vous imprégnez de notre histoire en suivant ce lien <lien>.

Bienvenue

[Votre nom]

[Signature]

E-mail #6 : Envoyé au jour J : Conseils pour votre premier jour

Vos nouveaux employés peuvent se poser de nombreuses questions concernant le déroulement de leur premier jour. C’est le moment idéal pour dissiper leurs craintes et doutes concernant leur arrivée dans l’entreprise. Nous vous présentons les éléments à inclure dans votre e-mail.

Les éléments que vous pouvez aborder dans cet e-mail

  • Code vestimentaire
  • Adresse
  • Parking
  • Éléments pratiques
  • Plan du bureau
  • Heure d’arrivée
  • Où dois-je me présenter ?
  • Ai-je besoin d’un badge ou d’une clé pour accéder au bâtiment ?
  • Serais-je accueilli ?
  • Qui dois-je appeler si je suis en retard ?
  • Il y a-t-il un parking ?
  • Quels vêtements dois-je porter ?
  • Que dois-je emporter avec moi ?
  • Que vais-je faire pour mon premier jour ?
  • Dois-je apporter mon déjeuner ou les employés mangent-ils dehors ?
Modèle d’e-mail « Conseils pour votre premier jour »
Objet : C’est enfin le Jour J.

Bonjour <Nom>

Nous espérons que tout se passe bien de votre côté et que vous êtes impatient de nous rejoindre. Voici quelques conseils qui vous permettront de réussir parfaitement votre premier jour.

Nous sommes très heureux que vous rejoigniez <Nom de l'entreprise>. Nous vous attendons avec impatience le <jour et date>. Nous vous conseillons d’arriver avant <heure> si vous voulez prendre un petit-déjeuner ou au plus tard avant <heure>. Vous débuterez à <heure> et à <heure> les 3 premiers jours. Le programme d’intégration a été conçu pour vous délivrer les informations les plus importantes sur notre culture, les objectifs de l'entreprise, et vous donner une idée de notre mode de fonctionnement. Il vous aidera à vous acclimater à ce nouveau chapitre de votre vie. Vous allez également rencontrer votre mentor, qui vous accompagnera et vous aidera à prendre vos repères pour votre premier jour.

Tout d’abord, voici comment vous rendre au bureau. Vous recevrez un mot de passe à usage unique par SMS sur votre portable lors de votre premier jour, que vous pourrez montrer à la porte principale. Une fois entré, veuillez continuer par <direction>.

Une fois entré dans le bureau, le service d'accueil vous guidera jusqu'à <location>, où vous pourrez garder vos affaires. Vous débuterez votre journée à <heure> au <location>. Veuillez utiliser la carte ci-dessous pour vous orienter à partir de <lieu et itinéraire>.

<Insérer le plan de votre bureau>

Voici une liste de choses dont vous aurez besoin le premier jour. Vous n'aurez besoin que de copies de vos documents, sauf les photos, pour lesquelles nous avons également besoin des originales. Nous vous suggérons de stocker tous les documents dont vous avez besoin sur votre Google Drive personnel. Vous recevrez votre ordinateur portable de travail le jour de votre arrivée et vous pourrez y accéder immédiatement.

Document d'identité avec photo et adresse (passeport/permis de conduire). Dossier académique. Photographies de taille passeport prises récemment (5 exemplaires) Vous aurez également besoin d'une carte PAN.

Autres points à retenir :

  • Chez <Nom de l'entreprise>, nous n'imposons pas de code vestimentaire. Vous pouvez venir habillé comme vous le souhaitez. Nous portons habituellement des tenues décontractées et élégantes, mais nous vous conseillons d’apporter une veste/un sweat-shirt, car la température au bureau peut être très fraiche. Pensez également à apporter un sac pour transporter votre nouvel ordinateur portable professionnel.
  • Si vous venez avec votre propre véhicule le 1er jour, vous devrez le garer sur le parking visiteur. Veuillez noter que le parking visiteur est un service payant et que les places sont limitées.
  • Si vous êtes bloqué à l'intérieur de <bureau ou emplacement> ou si vous avez besoin d'aide pour vous y rendre, n'hésitez pas à appeler notre accueil au <numéro>. Si vous avez des questions, vous pouvez également m'en faire part.

Dans l'attente de vous voir lors de votre premier jour à <Nom de l'entreprise>.

Nous vous souhaitons une excellente première journée avec nous.

[Votre nom]

[Signature]

Excellente intégration = meilleure rétention des employés = Freshteam. Qu’attendez-vous ?

Inscrivez-vous gratuitement.

 

E-mail #7 : Envoyé au jour J : E-mail du PDG

Surprenez vos nouveaux employés en les accueillant personnellement et chaleureusement. Vous pouvez même pré-enregistrer une vidéo de votre PDG leur souhaitant la bienvenue. Cette vidéo peut être adaptée à la personne qui la regardera, mais n’a besoin d’être enregistrée qu’une fois tous les six mois pour insister sur les valeurs actuelles de l’entreprise. Elle peut également être utilisée pour montrer à chacun de vos employés à quel point vous appréciez qu’ils se joignent à vous. Faites en sorte que cet e-mail soit envoyé à partir d’une adresse e-mail rappelant votre PDG (même si l’e-mail est envoyé automatiquement par le logiciel) pour apporter un sentiment de considération. Cela permet aux nouveaux employés de se sentir spéciaux et importants. Faites-leur comprendre que l’angoisse du premier jour est toujours passagère et naturelle et que tout se passera bien. Vous trouverez ci-joint un modèle que nous avons reçu de notre PDG, que vous pouvez adapter au ton et à la valeur du vôtre.

Modèle d’e-mail du PDG
Sujet : : Bienvenue chez <Nom de l'entreprise> !
 

Bonjour <Nom>

Bienvenue chez <Nom de l'entreprise>.

Excité ou stressé ? Les deux ? Ce n'est pas tous les jours que vous rejoignez une nouvelle entreprise, et je suis sûr que vous faites de votre mieux pour vous adapter à cette situation. Je tenais à m'assurer que tout va bien et que vous vous sentiez à l’aise au sein de <Nom de l'entreprise>. Vous avez eu un aperçu de notre lieu de travail et j'espère sincèrement que tout ce qui vous entoure – les employés, l'atmosphère, les installations - vous inspire et vous permettra de vous épanouir.

Notre culture est un élément important que notre équipe tente de nourrir et de maintenir à mesure que nous atteignons de nouveaux sommets. Je considère qu’elle est aujourd’hui notre plus grande force et un atout précieux. Cette culture définit la manière dont chacun d'entre nous collabore ensemble pour la réussite de notre organisation. Nos employés sont des personnes passionnées qui apprécient leur travail et donnent leur maximum pour l'accomplir.

Ce sont des personnes que vous pouvez appeler des amis, et elles vous pousseront à vous dépasser et à rechercher l'équilibre. J'espère que vous apporterez le même genre d'énergie et de passion au travail chaque jour. Une fois encore, je vous souhaite la bienvenue chez <Nom de l'entreprise>.

Votre bien dévoué,

<Nom du PDG>

E-mail #8 : Envoyé le 2e jour : Comment s'est passé votre 1er jour ?

Demandez l’avis de vos nouveaux employés sur le processus d’intégration et leur première journée au sein de votre entreprise, ainsi que ce qu’ils aimeraient améliorer. Vous passerez ainsi pour une entreprise voulant sincèrement savoir ce qu'ils ressentent et qui leur donne la possibilité d'exprimer leurs pensées sans jugement. Il existe de nombreux outils vous permettant de collecter et stocker ces données au fil du temps afin d'analyser et de mettre en œuvre des changements dans votre processus d'intégration.

Modèle d'e-mail « Comment s'est passé votre premier jour ? »
Objet : Comment s'est passé votre 1er jour chez <Nom de l'entreprise> ?

Bonjour <Nom>,

Comment s'est passé votre premier jour chez <Nom de l'entreprise> ? L’avez-vous aimé et apprécié ? Y a-t-il quelque chose que nous pourrions améliorer pour vous sentir plus à l’aise ? Avez-vous obtenu toutes les réponses à vos questions ?

Cela vous fait beaucoup de questions à répondre en même temps ? N’hésitez pas à vous rendre sur <Lien du sondage> afin de répondre à nos questions et nous faire part de votre expérience. Cela nous aidera à comprendre ce qui fonctionne ou non dans notre processus et de l’améliorer en conséquence.

Bien cordialement,

[Votre nom]

[Signature]

E-mail #9 : Envoyé le 3e jour : Informations utiles

Après deux jours de présentation, les nouveaux employés vont commencer à travailler avec la nouvelle équipe. Mais avant cela, ils peuvent avoir des préoccupations d'ordre général sur les points suivants, notamment en ce qui concerne la satisfaction au travail, le salaire et les avantages sociaux, les politiques de congé, la sécurité informatique. Nous sommes convaincus que la plupart des entreprises abordent tous ces sujets lors de l’intégration de leurs nouveaux employés, mais il est parfois difficile de tout retenir. Étant donné la quantité d'informations qu'ils reçoivent, vos nouveaux employés voudront avoir un document auquel ils pourront se référer à tout moment pour obtenir des réponses à leurs questions. Nous vous conseillons donc de créer un manuel employé que vous partagerez facilement avec les nouveaux membres de votre entreprise lorsqu’ils prennent leurs fonctions. La conception d’un tel document ne nécessite pas beaucoup de travail, mais présente d'énormes avantages. De plus, vous n’aurez pas besoin de les mettre à jour, car la plupart de ces procédures demeurent inchangées pendant des années.

  • Comment se comportent les employés sur le lieu de travail ?
  • Que contient mon poste de travail ?
  • Que dois-je faire si je suis mécontent d'un aspect quelconque de mon travail ? À qui puis-je m'adresser ?
  • Quand et comment suis-je payé ?
  • Quels sont mes avantages sociaux ?
  • Qu’est-ce que l’EPF et où puis-je consulter les détails de mon compte ?
  • À qui puis-je m’adresser en cas de questions sur l’EPF ?
  • Comment prendre des congés ?
  • Que faire en cas de maladie ?
  • Puis-je bénéficier d’un service de taxi pour venir au travail et retourner chez moi ?
  • Qui dois-je contacter en cas de problème informatique ?
Modèle d'e-mail « Manuel employé »
Objet : Voici votre Manuel destiné aux employés

Bonjour <Nom>,

Maintenant que vous avez rejoint notre entreprise, vous souvenez-vous de tous les éléments importants et des instructions qui vous ont été données ? Si vous avez manqué quelques informations ou que vous ne vous en souvenez pas, ne vous inquiétez pas, car nous vous avons joint un manuel employé contenant toutes les réponses à vos questions.

<Insérer Pièce jointe>

Bien cordialement,

[Votre nom]

[Signature]

E-mail #10 : Envoyé le 4e jour : Votre premier mois chez <Entreprise>

Tout le monde aime connaitre son rôle et ses responsabilités après ses premiers 30 jours au sein d’une nouvelle entreprise. Pensez à rappeler au responsable de fixer des objectifs pour le nouvel employé et d’en discuter avec lui afin de les atteindre.

 

Modèle d'e-mail « Votre premier mois » 
Objet : Vos objectifs pour votre premier mois

Bonjour <Nom>,

Comment trouvez-vous votre nouvelle équipe ? Nous espérons que tout se passe bien pour vous.

Nous aimerions utiliser tout votre potentiel afin de fixer des objectifs réalistes et cohérents. Il s'agira d'objectifs sur 30 jours afin que vous puissiez être opérationnel dès votre première journée de travail. Ne vous inquiétez pas, <Nom du responsable> vous accompagnera en permanence et le présent e-mail n’est qu’un rappel pour vous et <Nom du responsable> que ce dernier se trouve à votre entière disposition pour toute question.

Nous laissons la suite entre vos mains.

Bien cordialement,

[Votre nom]

[Signature]

E-mail #11 : Envoyé le 30e jour : Bilan

Votre rôle en tant que RH ne s'achève pas à la fin de la première semaine d'intégration. Bien au contraire, c’est à partir de cette période que vous devez agir et aller de l'avant. Vous pouvez donc demander régulièrement à vos nouveaux employés comment s’est passée leur journée ou leur semaine. Peu importe la forme que prendra votre e-mail, nous vous conseillons de prendre de leurs nouvelles après leur premier mois de travail.

Modèle d'e-mail « Bilan des 30 jours »
Objet : Quel est votre ressenti jusqu’à présent ?

Bonjour <Nom>,

Nous espérons que vous allez bien et que votre nouveau poste vous sied parfaitement.

Dans le cadre de votre bilan de 30 jours, nous aimerions que vous répondiez à quelques questions pour nous aider à mieux comprendre comment s'est déroulé votre expérience chez <Nom de l'entreprise>.

  • Disposez-vous de toutes les ressources dont vous avez besoin pour remplir vos fonctions ?
  • Les objectifs à atteindre sont-ils clairs ?
  • Y a-t-il des domaines pour lesquels vous avez besoin d’aide ?
  • Avez-vous une idée claire de votre plan de carrière et de vos perspectives d’évolution ?
  • Vous sentez-vous bien accueilli par l'équipe ?
  • Avez-vous l'impression de vous intégrer dans la culture d'entreprise de [nom de l'entreprise] ?
  • Dans l'ensemble, êtes-vous satisfait du processus d'intégration ?

Veuillez nous envoyer vos réponses de manière détaillée et nous nous occuperons de la suite. Passez une excellente journée :)

Bien à vous,

[Votre nom]

[Signature]

E-mail #12 : Envoyé le 60e jour : 2e bilan

Il s'agit de l'un des bilans les plus importants que vous devez effectuer, car vos nouveaux employés ont eu le temps de se familiariser avec leurs nouvelles fonctions. Ils savent désormais s'ils apprécient ou non travailler au sein de l’entreprise, dans quelle mesure ils s'intègrent à la culture, comment ils s'adaptent à leur nouveau rôle et dans quelle mesure ils se sentent appréciés. Vous devez donc obtenir un maximum d’informations sur leur ressenti. Si possible, fixez un rendez-vous avec eux pour comprendre les difficultés qu’ils rencontrent et leurs points faibles. Des études montrent qu'au cours des 2 premiers mois, un nouvel employé réfléchit à d'autres opportunités s’il ne voit pas de perspective d’évolution claire dans son entreprise actuelle. Il est donc très important de faire ce bilan pour améliorer le taux de rétention de vos employés.

 

Modèle pour l’e-mail « Bilan des 2 mois »
Objet : Êtes-vous heureux au sein de notre entreprise ?

Bonjour <Nom>,

Nous espérons que vous allez bien. Cela fait déjà deux mois que vous nous avez rejoints. Maintenant que vous vous êtes familiarisé à votre poste ainsi qu’à l'équipe et que vous avez une idée claire de ce que l’équipe attend de vous, c'est le moment pour vous de nous faire part de vos préoccupations concernant votre poste ou votre équipe. Nous pouvons rapidement vous rencontrer cette semaine pour faire le bilan de votre parcours, veuillez cliquer sur ce lien suivant <lien> pour réserver un créneau avec votre partenaire RH.

Voici quelques-unes des questions que nous nous posons :

  • Avez-vous l'impression de contribuer à votre équipe ?
  • Votre responsable vous aide-t-il/vous soutient-il dans votre travail ?
  • Avez-vous une idée claire de vos objectifs/responsabilités pour les 6 prochains mois ?

Merci de prendre le temps de répondre à nos questions et de nous indiquer si vous souhaitez que nous prenions le temps pour prendre rendez-vous et en discuter. Nous vous souhaitons une excellente journée :)

Bien cordialement,

[Votre nom]

[Signature]

C'est tout ! Vos modèles d'e-mails de bienvenue aux nouveaux employés sont prêts à l’envoi ! Le véritable pouvoir d'un bon e-mail de bienvenue réside dans la compréhension du type de contenu que vos nouveaux employés désirent recevoir, puis dans le choix du moment opportun pour l’envoyer. En outre, vous pouvez mettre en place une campagne d'e-mails de bienvenue en personnalisant simplement le contenu pour chaque nouvel employé afin de l’encourager et de le motiver à l’idée d’exercer son nouvel emploi.

Si vous y parvenez, soyez sûr qu'aucun employé ne quittera votre entreprise de sitôt. Bonne intégration :)

Ils nous font confiance, pourquoi pas vous ?