Suivi des congés

La première fonctionnalité essentielle est le suivi des congés, qui est l’une des fonctions de base de tout système de gestion des congés. Cette fonctionnalité permet d’effectuer le suivi des congés pris par chaque employé de votre entreprise, le nombre de jours pris ou à prendre, le nombre d'employés en congés au même moment ou dans les jours à venir, etc. 

Gestion des vacances de l'équipe

Une autre fonctionnalité importante d'un logiciel de suivi des congés des employés est qu'il permet de donner à l'ensemble de l'équipe un calendrier des congés de chaque membre de l'équipe. Cela permet d'éviter les absences simultanées, de planifier une journée ou une semaine en sachant qui est présent ou absent, et de coordonner la planification des vacances. Le fait de responsabiliser les employés quant au bon fonctionnement de l'équipe augmente la participation et l'engagement des employés. 

Règles multiples

L'une des principales fonctionnalités que vous devez rechercher dans un système de gestion des congés est la possibilité de créer de multiples règles de congés. Une entreprise peut avoir différents départements, des succursales dans différents pays, des personnes travaillant dans différentes équipes régionales, etc. Vous avez donc besoin de règles de congés différentes afin de satisfaire l’ensemble de vos employés.  

Calendriers de vacances et de travail multiples

Si vous avez des règles ou des congés différents pour vos employés, ou des bureaux situés dans toute l'Inde, vous aurez sûrement besoin que votre logiciel de gestion des congés ait une fonctionnalité spécifique vous permettant de gérer une telle situation. Les calendriers de vacances et de travail répondent parfaitement à ce besoin. Ils vous aident à personnaliser et à créer des calendriers de vacances et de travail pour différents groupes, équipes ou pays.

Cumuls et reports

Une des autres fonctionnalités essentielles de tout système de gestion des congés en ligne est sa capacité à permettre les cumuls et à automatiser les reports. Il s'agit là de processus qui, s'ils sont effectués manuellement, peuvent facilement faire l'objet d'erreurs ou de fautes d’inattention. Un système de gestion des congés doit vous permettre d’aligner les cumuls et les reports périodiques sur les règles énoncées et d’automatiser l'ensemble du processus.

Flux approbation

La gestion des congés est une tâche facile lorsqu’elle est bien effectuée. Le processus d'approbation constitue une partie importante de ce système. La capacité à définir des flux d'approbation clairs qui correspondent ou couvrent toute situation ou lacune est une caractéristique essentielle requise dans tout système de gestion des congés. Voici quelques questions courantes que votre logiciel de gestion des congés devrait vous poser lorsque vous définissez le flux d'approbation :

- Qui approuve la demande de congé en l'absence d’un responsable ?

- Qui approuve les demandes d'un employé qui n'a pas de responsable hiérarchique direct ? 

- Combien de fois peut-on demander et refuser un congé pour un seul employé ?

- En tant que responsable, combien de jours puis-je accorder à l’employée après l'épuisement des congés payés de celui-ci ?

- Quel est le nombre maximum de congés qui peuvent être approuvés simultanément ? 

Intégrations 

Le système de gestion des congés idéal doit pouvoir accueillir un grand nombre d'intégrations, facilement et à moindre coût. En effet, votre logiciel HRIS, votre système de gestion des présences et votre système de paie ont tous besoin de données provenant du système de gestion des congés de vos employés. Cette intégration garantit un fonctionnement optimal de votre équipe RH. Il est donc important de pouvoir combiner tous vos systèmes et d'unifier le processus.

Application mobile 

Avec les évolutions actuelles, il devient très important que votre logiciel de gestion des congés soit accompagné d'une application mobile. Cela permet aux employés de faire leurs demandes depuis n'importe où et aux responsables de les approuver depuis n'importe où. L'ensemble du système disponible sur téléphone permet de rendre le processus plus fluide et plus facile.

Rapports/Tendances

La fonction Rapports ou Tendances d'un système de gestion des congés donne un aperçu des congés de l'ensemble de l'équipe ou de l’entreprise, ce qui permet de mieux comprendre les employés. Elle vous aidera également à prendre des décisions plus éclairées. Par exemple, si vous remarquez que personne ne prend de congés, c'est un signal que vos employés sont épuisés et certains signes peuvent vous aider à leur accorder une pause. Au contraire, si l'absentéisme prévaut parmi les employés, vous pouvez le repérer à l'avance et voir ce qui peut être fait pour motiver vos employés.