Qu'est-ce que la gestion des congés ?

En tant qu'entreprise, vous avez des employés qui doivent nécessairement prendre des congés divers, notamment en cas de vacances, de problèmes de santé, pour un mariage, un enterrement, etc. Ces congés sont rémunérés ou non, selon la politique en vigueur au sein de votre entreprise.

En général, une entreprise accorde à ses employés un certain nombre de jours de congés payés qu'ils peuvent utiliser au besoin. Une fois ces jours pris, les employés peuvent prendre des congés sans solde ou s’absenter quelques heures du travail. 

L'ensemble de ce processus de congés et de sa gestion s'appelle la gestion des congés. Accorder les congés, suivre le décompte des congés pris, les employés qui demandent ces congés, les personnes concernées qui approuvent ou refusent ces demandes, les cumuls, les reports, la paie basée sur la prise ou non des congés ne sont que quelques-unes des principales tâches impliquées dans la gestion des congés pour le personnel des RH.

An employee is applying for leave by selecting the date in the calendar.

Pourquoi un système de gestion des congés est-il primordial ?

Les tâches liées à la gestion des congés peuvent s’avérer fastidieuses pour les RH et notamment le fait de :

  • Tenir à jour manuellement le calendrier des congés de chaque employé
  • Mettre à jour et maintenir des dizaines de documents administratifs correspondant à la situation réelle
  • S'assurer que les employés respectent les directives et les politiques de l'entreprise lorsqu'ils prennent des congés

La plupart de ces tâches exigent que votre équipe RH surveille de près chaque employé et, même avec des contrôles constants, les risques d’erreurs restent très élevés. C'est la raison pour laquelle vous avez besoin d'un système de gestion des congés pour votre entreprise. Dès que votre entreprise dépasse 50, voire 30 employés, il est idéal de se doter d'un logiciel de système de gestion des congés. Il devient d'autant plus essentiel d’effectuer un contrôle des temps et des activités, ainsi que de la présence et des heures travaillées pour rémunérer correctement vos employés. L’utilisation d’un système de gestion des congés permet d’éviter les erreurs, les malentendus et, par conséquent, les conflits entre employés et employeurs. 

Quelles sont les fonctionnalités de base à rechercher dans un logiciel de gestion des congés en ligne ?

Suivi des congés

La première fonctionnalité essentielle est le suivi des congés, qui est l’une des fonctions de base de tout système de gestion des congés. Cette fonctionnalité permet d’effectuer le suivi des congés pris par chaque employé de votre entreprise, le nombre de jours pris ou à prendre, le nombre d'employés en congés au même moment ou dans les jours à venir, etc. 

Gestion des vacances de l'équipe

Une autre fonctionnalité importante d'un logiciel de suivi des congés des employés est qu'il permet de donner à l'ensemble de l'équipe un calendrier des congés de chaque membre de l'équipe. Cela permet d'éviter les absences simultanées, de planifier une journée ou une semaine en sachant qui est présent ou absent, et de coordonner la planification des vacances. Le fait de responsabiliser les employés quant au bon fonctionnement de l'équipe augmente la participation et l'engagement des employés. 

Règles multiples

L'une des principales fonctionnalités que vous devez rechercher dans un système de gestion des congés est la possibilité de créer de multiples règles de congés. Une entreprise peut avoir différents départements, des succursales dans différents pays, des personnes travaillant dans différentes équipes régionales, etc. Vous avez donc besoin de règles de congés différentes afin de satisfaire l’ensemble de vos employés.  

Calendriers de vacances et de travail multiples

Si vous avez des règles ou des congés différents pour vos employés, ou des bureaux situés dans toute l'Inde, vous aurez sûrement besoin que votre logiciel de gestion des congés ait une fonctionnalité spécifique vous permettant de gérer une telle situation. Les calendriers de vacances et de travail répondent parfaitement à ce besoin. Ils vous aident à personnaliser et à créer des calendriers de vacances et de travail pour différents groupes, équipes ou pays.

Cumuls et reports

Une des autres fonctionnalités essentielles de tout système de gestion des congés en ligne est sa capacité à permettre les cumuls et à automatiser les reports. Il s'agit là de processus qui, s'ils sont effectués manuellement, peuvent facilement faire l'objet d'erreurs ou de fautes d’inattention. Un système de gestion des congés doit vous permettre d’aligner les cumuls et les reports périodiques sur les règles énoncées et d’automatiser l'ensemble du processus.

Flux approbation

La gestion des congés est une tâche facile lorsqu’elle est bien effectuée. Le processus d'approbation constitue une partie importante de ce système. La capacité à définir des flux d'approbation clairs qui correspondent ou couvrent toute situation ou lacune est une caractéristique essentielle requise dans tout système de gestion des congés. Voici quelques questions courantes que votre logiciel de gestion des congés devrait vous poser lorsque vous définissez le flux d'approbation :

- Qui approuve la demande de congé en l'absence d’un responsable ?

- Qui approuve les demandes d'un employé qui n'a pas de responsable hiérarchique direct ? 

- Combien de fois peut-on demander et refuser un congé pour un seul employé ?

- En tant que responsable, combien de jours puis-je accorder à l’employée après l'épuisement des congés payés de celui-ci ?

- Quel est le nombre maximum de congés qui peuvent être approuvés simultanément ? 

Intégrations 

Le système de gestion des congés idéal doit pouvoir accueillir un grand nombre d'intégrations, facilement et à moindre coût. En effet, votre logiciel HRIS, votre système de gestion des présences et votre système de paie ont tous besoin de données provenant du système de gestion des congés de vos employés. Cette intégration garantit un fonctionnement optimal de votre équipe RH. Il est donc important de pouvoir combiner tous vos systèmes et d'unifier le processus.

Application mobile 

Avec les évolutions actuelles, il devient très important que votre logiciel de gestion des congés soit accompagné d'une application mobile. Cela permet aux employés de faire leurs demandes depuis n'importe où et aux responsables de les approuver depuis n'importe où. L'ensemble du système disponible sur téléphone permet de rendre le processus plus fluide et plus facile.

Rapports/Tendances

La fonction Rapports ou Tendances d'un système de gestion des congés donne un aperçu des congés de l'ensemble de l'équipe ou de l’entreprise, ce qui permet de mieux comprendre les employés. Elle vous aidera également à prendre des décisions plus éclairées. Par exemple, si vous remarquez que personne ne prend de congés, c'est un signal que vos employés sont épuisés et certains signes peuvent vous aider à leur accorder une pause. Au contraire, si l'absentéisme prévaut parmi les employés, vous pouvez le repérer à l'avance et voir ce qui peut être fait pour motiver vos employés.

 

Pourquoi Freshteam est le meilleur système de gestion des congés actuellement disponible ?

Créez des règles de congés différentes

Freshteam permet la création rapide et intelligente de règles différentes de congés. C’est donc une solution adaptée à tous vos besoins. Vous pouvez créer des règles pour différents sites, départements et équipes, et y associer des calendriers de congés et de travail respectifs. 

Vous pouvez définir des règles individuelles, des flux d'approbation, une fréquence de régularisation et des reports de solde pour chaque règle et les personnaliser au maximum.

Flux d'approbation précis

Avec chaque règle, vous pouvez créer des flux d'approbation qui répondent le mieux à vos besoins. Approbation obligatoire du responsable, du partenaire RH ou aucune approbation, c'est vous qui décidez en toute facilité.

Product screenshot displays the pending leave request that is waiting for approval.

Calendrier d’équipe 

Freshteam permet de donner rapidement une vue d'ensemble sur la disponibilité de l'équipe au responsable et aux membres de l'équipe qui aident à planifier leur journée/semaine de travail bien à l'avance. Il permet également d'éviter la création de congés exceptionnels parmi les employés.

A screenshot shows the team calendar with all the employee’s availability status.

Calendrier de vacances et de travail

Freshteam est livré avec un calendrier de vacances intégré pour 18 pays et vous permet également d'en créer de nouveaux en fonction de votre pays. Vous pouvez personnaliser la semaine de travail pour chaque règle afin de la synchroniser avec les pratiques de votre entreprise, ce qui facilite la tâche des employés lorsqu'ils demandent des congés.

A screenshot displays all the public and optional holidays that employees can take.

Tableau de bord polyvalent

Le tableau de bord des congés de Freshteam vous offre rapidement un aperçu complet sur tout ce qui concerne les congés. La tendance des congés de votre équipe ou des vôtres, les demandes de congés passées et à venir, le solde des congés et les vacances à venir. 

Si vous êtes responsable ou responsable RH, vous pouvez également approuver/décliner les demandes de congés directement depuis le tableau de bord.

A leave tracking system’s dashboard that shows upcoming holidays, time off consumes and remaining leave count.

Application mobile

Toutes les fonctionnalités ci-dessus sont réunies dans une application mobile, disponible sur Android et iOS. Vos employés peuvent ainsi gérer leurs congés, même lorsqu’ils sont en déplacement.

Three smartphones have Freshteam’s leave managing application installed.

Avantages du système de gestion des congés des employés

Un système de suivi des congés peut vous aider à établir les règles de congés de votre entreprise concernant ses employés et également à automatiser la plupart du processus en s'assurant qu’aucun problème ne survienne.

Augmentation de la satisfaction des employés

Un système de gestion des congés des employés permet à ces derniers de demander leurs propres congés, de gérer leur solde de congés, de planifier leurs vacances à l'avance et de connaître la disponibilité de leurs collègues grâce à un système simple. Rendre un processus crucial comme la gestion des congés simple pour vos employés augmente donc leur satisfaction envers votre entreprise. 

Réduction des coûts

Un système de gestion des congés permet de savoir si vos employés ne prennent pas leurs congés ou s'ils en prennent trop. Dans tous les cas, cela vous permet de mesurer les coûts qui pèsent sur l'entreprise grâce à un système durable, capable de vous donner une longueur d'avance pour agir sur les principaux problèmes et réduire les pertes financières. 

Incroyable accessibilité

Le système de gestion des congés en ligne permet à vos employés, vos responsables et votre personnel RH d'accéder au système de n'importe où. Les employés peuvent demander des congés de n'importe où, les responsables peuvent les approuver ou les refuser de n'importe où et le personnel RH peut obtenir les informations dont il a besoin de n'importe où, instantanément.

Développement du travail d'équipe

Qu'il s'agisse de vacances ou de congés exceptionnels, un système de gestion des congés en ligne vous permet d’obtenir des informations sur la disponibilité de toute l'équipe. Un tel système apporte de la transparence et aide les employés et les responsables à décider des congés de manière raisonnable sans manquer de personnel. Les erreurs de communication sont ainsi complètement éliminées et les vacances ou les congés sont planifiés à l'avance.

Obtenez des mesures et des analyses précises

La mise en place d’un logiciel de gestion des congés permet d’éviter toute erreur manuelle. Les rapports créés automatiquement fournissent un aperçu précis du calendrier des congés de l'ensemble de votre entreprise, rendant ainsi les audits et les examens plus précis. Vous pouvez enfin agir sur l'absentéisme des employés de manière proactive. 

Restez en conformité

La plupart des logiciels de gestion des congés basés sur le cloud sont conformes à la législation de chaque pays ou province, ce qui permet à votre entreprise de rester en conformité avec les lois sur les congés des employés en vigueur dans chaque pays. 

Ils nous font confiance, pourquoi pas vous ?