HRMS ATS

Qu'est-ce qu'un système de suivi des candidatures (ATS) ?

ATS est l'abréviation de Applicant Tracking System (système de suivi des candidatures). Il s'agit d'une solution logicielle qui regroupe l'ensemble de votre processus de recrutement. Vous pouvez y recherche des candidats, les gérer tout au long du processus d'évaluation, planifier des entretiens, gérer les e-mails, recueillir les retours sur les entretiens, faire des offres et vous munir d’une grand bassin de talents, le tout à partir d’un seul système de recrutement.

Pourquoi votre entreprise a-t-elle besoin d'un ATS ?

Les meilleurs recruteurs savent parfaitement comment repérer les meilleurs candidats. Mais une fois qu'ils les ont trouvés, la gestion de ces candidats tout au long du processus de recrutement passe nécessairement par l’utilisation d’un certain nombre d'outils. Leur boîte de réception contient des e-mails avec le candidat, Slack est nécessaire pour échanger avec l'équipe de recrutement, les entretiens sont effectués sur Google Calendar, l’avis sur le candidat est marqué sur un morceau de papier jeté quelque part, et la liste finale des candidats se trouve dans un fichier Excel sur l'ordinateur de quelqu'un d’autre. Ainsi, au lieu de se concentrer sur le recrutement des personnes, les recruteurs doivent passer beaucoup de temps à rechercher des sources multiples pour rassembler les informations.

Voici l’ATS.

Un système de suivi des candidatures (ATS) regroupe le processus de recrutement dans un seul logiciel, afin de permettre aux recruteurs de gagner beaucoup de temps. Ils peuvent ainsi configurer des sites de carrière, créer des postes, publier des offres sur les sites d’emploi et les médias sociaux, mettre en place un portail de recommandations des employésgérer les vendeurs, les candidats, planifier des entretiens, faire des offres et développer une base de données de candidats, le tout réuni au sein d’une seule interface. Un ATS sert également de plateforme commune pour l'ensemble de l'entreprise, car vos recruteurs peuvent l'utiliser pour consulter et suivre les candidats, et les employés peuvent l'utiliser pour suivre leurs recommandations. Lorsque toutes les personnes concernées sont présentes dans le système, la collaboration devient contextuelle et proposer des expériences de recrutement exceptionnelles devient moins une utopie et plus une réalité.

Les caractéristiques techniques importantes à rechercher dans un système ATS

(SaaS) Software as a service

Un système de suivi des candidatures sous forme d'abonnement signifie que vous n'aurez pas à vous soucier de la mise en place et de la maintenance des serveurs pour faire fonctionner votre système de suivi des candidatures ; vous pouvez commencer en quelques minutes.

Adapté à votre bureau et aux déplacements

Les ATS sont principalement des applications Web. Ils sont essentiellement prévus pour les ordinateurs de bureau et les ordinateurs portables, mais sont aujourd’hui optimisés pour les mobiles. La plupart des systèmes de suivi des candidatures sont disponibles sous forme d’applications mobiles sur Android et iOS.

Un outil prenant en charge les intégrations

Vous pouvez intégrer votre système ATS dans diverses applications, comme des fournisseurs d'évaluation tels que HackerRank et des logiciels d'entretien tels que Skype Interviews et Google Hangouts, pour simplifier votre processus de recrutement.

Qui peut utiliser un système de suivi des candidatures ?

RECRUTEURS

L'ajout de candidats, la publication d'offres d'emploi, la gestion des candidats tout au long du processus de recrutement, la communication avec l'équipe de recrutement, le stockage et la recherche d'informations relatives au recrutement ne sont que quelques-unes des nombreuses fonctionnalités offertes aux recruteurs qui utilisent un système de suivi des candidatures. Les recruteurs ont tout à gagner à utiliser un ATS, car il réduit le temps nécessaire à la recherche et au suivi des informations et des opérations.

TA MANAGERS

Les systèmes ATS peuvent aider les talent acquisition managers à établir des rapports et à effectuer le suivi de leur processus de recrutement. Qu'il s'agisse de sourcer les candidats ou de les gérer, les talent acquisition managers peuvent générer des rapports et les approfondir pour en tirer des informations utiles.

RESPONSABLES DU RECRUTEMENT

Une équipe de recrutement collaborant ensemble permet d’optimiser la productivité. Un système de suivi des candidatures permet d’aider l'équipe de recrutement à rester synchronisée tout au long du processus de recrutement. Ils peuvent ainsi consulter le bassin de candidats et donner leurs avis, sans que le recruteur ait à se soucier de garder tout le monde sur la même longueur d'onde.

EMPLOYÉS

La plupart des systèmes de suivi des candidatures sont dotés d'un portail de recommandation. Cela signifie que les employés peuvent consulter les offres d'emploi et y recommander tout ami ou membre de leur famille intéressé, sans avoir à entrer personnellement en contact avec un recruteur ou risquer que le CV ne se perde quelque part. Un portail de recommandation permet également aux employés de rester informés de l'état d'avancement de leur recommandation, sans avoir à contacter directement le recruteur.

Quand investir dans un ATS ?


Tout le monde n'a pas besoin d'un ATS. Les éléments ci-dessous indiquent que vous avez besoin d'un ATS.

Avantages de l'utilisation d'un système de suivi des candidatures

Rationalisation du recrutement

Tous les éléments de votre processus de recrutement sont regroupés dans un seul système, ce qui vous permet de suivre, contrôler et optimiser vos processus plus rapidement et efficacement.

Possibilité de diffuser des offres d'emploi

Les intégrations avec divers sites de recrutement permettent de publier facilement vos offres d’emploi avec un ATS. Vous pouvez ainsi gérer les postes et les candidats entrants grâce aux superbes fonctionnalités d’un ATS.

Automatisez certaines tâches

Automatiser vos tâches manuelles vous permet de vous concentrer sur le recrutement et non sur des opérations telles que l'envoi de mises à jour et la planification d'entretiens.

Historique complet des candidats

L’ATS permet de conserver l’historique complet de vos candidats et vous permet donc d’avoir accès, à tout moment, à toutes les informations les concernant.

Collaboration contextuelle

Lorsque toutes les personnes impliquées dans le processus de recrutement agissent ensemble, chacune a accès à toutes les informations nécessaires pour prendre des décisions rapides et éclairées.

Un basin de candidats florissant

Lorsque vous recherchez des candidats, certains se révèlent exceptionnels, mais ne correspondent pas à vos besoins immédiats. Un système de suivi des candidatures vous permet ainsi de les enregistrer et de vous en rappeler si un poste futur s’ouvre.

 Comment fonctionnent les systèmes de suivi des candidatures ?

Les systèmes de suivi des candidatures permettent de gérer l’ensemble du processus de recrutement, allant de l’ouverture d’un poste à l'embauche d'une superstar.

Collecte des demandes - Tout d'abord, les responsables recrutement lancent une demande sur le système de suivi des candidatures pour informer le Talent Acquisition Manager des postes ouverts ou à venir.

Recherche des meilleurs talents - L'équipe de sourçage discute ensuite avec le responsable du recrutement, crée une description du poste à pourvoir et la diffuse par le biais de l'ATS. Certains systèmes de suivi des candidatures intègrent des descriptions de postes pour faciliter le processus. Un ATS permet à votre équipe de sourçage de publier le poste sur un site de recrutement, les canaux de médias sociaux et les divers sites d'emploi intégrés de votre choix. En un clic, votre offre d'emploi parvient aux meilleurs talents du marché.

Gestion des flux de candidats - Une fois l'offre publiée, les candidats commencent à postuler. Lorsque les candidats postulent, ils sont automatiquement enregistrés dans l'ATS où ils sont représentés en tant que candidats dans le système.

Filtrage des candidats – L’ATS analyse les CV des candidats et remplit leurs profils. Il est ainsi facile de filtrer les candidats. Par exemple, vous pouvez lister uniquement les candidats possédant plus de 10 années d’expérience en quelques clics.

Pré-évaluation des candidats - Vous pouvez effectuer toute une série de vérifications approfondies à l'aide de tests de pré-évaluation pour les postes qui en nécessitent. Par exemple, vous pouvez demander aux candidats qui postulent à des postes d'ingénieurs de passer un test de codage Hackerrank ou HackerEarth. En fonction des résultats du test, vous pouvez décider de continuer le processus de recrutement ou de leur indiquer un refus.

Permet une planification intelligente des entretiens - Après avoir filtré les candidats et dressé une liste de ceux devant passer un entretien, vous pouvez vérifier la disponibilité des autres intervenants (grâce à des intégrations de calendrier) et planifier parfaitement les entretiens. Vous pouvez utiliser les tableaux de bord dans l'ATS pour évaluer ou noter les candidats de manière objective. Cela permet aux recruteurs de recueillir les commentaires des différents intervenants en un seul endroit et facilite les prises de décisions.

Optimisation de la gestion des offres - Lorsqu'un candidat semble idéal, vous pouvez lui faire une offre directement depuis votre système de suivi des candidatures. Cela est rendu possible grâce aux modèles de lettres d'offre intégrés au système.

Génération de rapports et d’analyses - Cela vous permet de voir en détail tout ce qu’il se passe durant votre processus de recrutement. Vous pouvez obtenir un rapport pour chaque besoin - rapports sur le sourçage, sur le bassin de candidats, sur la planification des entretiens, sur l'acceptation des offres, etc.

Automatisation des tâches répétitives - Le pilote automatique ou la fonction d'automatisation du recrutement de l'ATS vous permet d'automatiser les processus répétitifs tels que l'envoi d'e-mails, le suivi, l'envoi d'e-mails de refus, l'avancement des candidats en fonction du référent ou du sourçage, la notification des intervenants lorsqu'un candidat passe à l'étape de l'entretien, etc.

Prise en charge du pré-recrutement - Dès qu'un candidat signe votre offre, un ATS le considère comme employé dans votre système. Il couvre toutes les activités de pré-recrutement, comme le remplissage de formulaires, la signature de documents, etc. En outre, les signatures électroniques permettent de dématérialiser le processus et évitent également des milliers de téléchargements.   

Fonctionnalités essentielles d'un ATS 

Chaque entreprise a ses propres besoins, ce qui fonctionne pour vous peut ne pas fonctionner pour les autres. Toutefois, il existe certaines fonctionnalités que nous considérons comme des éléments essentiels d'un système de suivi des candidatures.

Sourçage multicanal de candidats

Un système de suivi des candidatures vous permet d'attirer des candidats pour vos postes et de gérer les candidats qui se présentent à vous. Dans le premier cas, vous devez être en mesure de publier des offres d'emploi sur des sites d'annonces, d'ajouter des partenaires de sourçage, de partager des offres sur les médias sociaux, de mettre en place un portail de recommandation des employés. Dans le second cas, un site de carrière personnalisable avec un formulaire de candidature pour recueillir les informations des candidats. Vous aurez enfin la possibilité de gérer vos e-mails dans votre système ATS en ligne.

Applicant tracking system - Multi-channel candidate sourcing

Gérez les candidats tout au long du processus de recrutement

Un système ATS est idéal pour vous donner une représentation visuelle de vos candidats à différentes étapes de votre processus de recrutement. Cet écran vous permet rapidement de prendre connaissance de votre bassin de candidats. Vous pouvez également voir vos candidats sous forme de liste. Les actions groupées telles que la mise à jour du statut, le refus ou l'archivage dans le bassin de candidats vous feront enfin économiser beaucoup de temps.

Applicant tracking system - Talent pool

Planifiez et gérez les entretiens

Un système de suivi des candidatures qui vous permet de planifier des entretiens est l’outil idéal pour que toute votre équipe de recrutement soit sur la même longueur d'onde. Vous pouvez mettre en place une intégration de Google Calendar ou d'Office 365 pour vous assurer qu'il n'y a pas de mésentente lors de la programmation d'un entretien. Vous pouvez également organiser des entretiens en ligne en utilisant Skype Interviews, HackerRank CodePair ou Google Hangouts pour une expérience d'entretien encore plus fluide.

Applicant tracking system -  Interview scheduling

Collaboration en temps réel

Les recruteurs perdent beaucoup de temps à envoyer et recevoir des mises à jour de la part des différents intervenants dans le processus de recrutement. Le débriefing physique est parfois le seul moyen de faire en sorte que tous les recruteurs donnent leur avis, s’entendent les uns les autres et parviennent à un consensus. Un système de suivi des candidatures facilite grandement cette tâche en proposant de nombreuses fonctionnalités, dont des notifications automatiques par e-mail lors d'événements, tels qu'une nouvelle réponse à un commentaire, la programmation d’un nouvel entretien, etc. Des systèmes de conversation intégrés permettent de s’assurer que les communications de l'équipe de recrutement sont sauvegardées dans l'ATS et visibles par toutes les personnes concernées. Vous pouvez également utiliser des formulaires de commentaires d'entretien pour recueillir des commentaires structurés et les partager avec l'équipe.

Applicant tracking system - Collaboration

Générez des rapports pour vous améliorer

Améliorez votre stratégie de recrutement en mesurant vos performances, puis en générant des rapports pour les comprendre. Vous pouvez créer différents types de rapports dans votre système de suivi des candidatures – actualités sur le bassin de candidats, débouchés des entretiens, classement des candidats par source, etc. Il est important de choisir un ATS gratuit qui propose d’excellents indicateurs ou vous risquez de vous perdre avec Excel, à essayer de comprendre comment fonctionne vLookup.

Applicant tracking system - HR reports

Automatisez les tâches répétitives

Les responsabilités d'un recruteur impliquent de nombreuses tâches répétitives. Ces tâches sont liées aux opérations, mais n’ont rien à voir avec leurs compétences en matière de recrutement. Parmi ces tâches, nous retrouvons l’enregistrement des candidats surqualifiés dans le bassin de talents ou encore le refus d'un candidat. Vous pouvez configurer certaines actions automatiques dans Freshteam pour exécuter des actions en fonction de certains événements et conditions.

Applicant tracking system - automation

Accueillez vos nouveaux employés

Votre recrutement ne s'arrête pas au moment où vous proposez une offre au candidat. Les statistiques du secteur RH indiquent que 20 % des nouveaux employés quittent l'entreprise dans les 45 premiers jours. Un accueil chaleureux et personnalisé peut garantir que vos employés ne s'éloignent pas au cours du processus initial. Avec Fresteam, vous pouvez effectuer une pré-intégration, faire remplir les formulaires afférents, signer les différents documents, envoyer l’ensemble de la documentation avant même que vos nouveaux employés n’intègrent l'entreprise. N’oubliez pas d’être à l’écoute durant les premiers jours et leur première semaine afin de leur permettre de s’intégrer et d’être à l’aise.

Applicant tracking system - employee onboarding

Gérez les informations sur les employés

Freshteam vous permet de créer des profils d'employés. Choisissez les informations que vous souhaitez collecter en glissant et déposant des champs sur le profil. Tous les documents que les employés signent, envoient ou soumettent sont exclusivement stockés dans des coffres sécurisés associés à leur profil. Vous pouvez enfin autoriser vos nouveaux employés à remplir des informations sur eux-mêmes tandis que vous contrôlez l'accès aux informations sensibles comme le salaire ou certaines primes, etc.

L’ATS idéal est :

Simple

Facile à configurer, facile à prendre en main et à utiliser : ce sont les principes de base sur lesquels vous devez évaluer tous les systèmes de suivi des candidatures.

Fiable

Trouvez un ATS sur lequel vous pouvez vous reposer. Demandez des références et découvrez ce que les autres clients pensent de l’ATS sur des sites d'évaluation comme G2Crowd ou Capterra.

Abordable

Vous obtenez ce que vous voyez – il n’y a pas de coûts ni de factures cachés. La tarification est claire, simple et très correcte.

Comme nous apprécions votre réussite,

 
Découvrons ce que l’AST Freshteam a fait pour Ultius

Avant Freshteam, Ultius avait tendance à perdre énormément de temps avec des feuilles de calcul à code de couleur pour garder la trace des candidats. Les candidatures se retrouvaient perdues dans un fichier introuvable, tout le monde ne comprenait pas la signification des codes de couleur et l'efficacité en était grandement impactée !

Selon Melissa, voici comment le système de suivi des candidatures Freshteam a modifié leur processus de recrutement :

  • Ils examinent désormais 40 % de CV en plus et sont en mesure de trouver des candidats de qualité.
  • Les flux de travail de recrutement garantissent l'ordre et l'efficacité du processus de suivi des candidatures.
  • Toutes les informations sur les candidats sont regroupées au sein d’un même endroit - le candidat 360 - ce qui facilite la tâche de toute personne qui a besoin d’informations rapides sur un candidat.
  • L'équipe est capable de gérer les candidats avec la simplicité des tableaux Kanban.
Applicant tracking system - Case study
Un exemple de la réussite d'Udhyam en matière de recrutement grâce à l'ATS Freshteam

Lorsque votre activité nécessite de faire la différence, vous devez vous surpasser dans de nombreux domaines. Pour Udhyam, le recrutement était l'un d'entre eux. Ils avaient un processus de recrutement unique où les candidats passaient jusqu'à 3 à 5 jours dans leurs bureaux, pendant lesquels ils étaient évalués sur de multiples tâches et compétences. L’ensemble du processus devait ainsi pouvoir être géré avec un système simple !

Selon Mekin, le système de suivi des candidatures Freshteam :

  • est simple et possède tous les flux de travail nécessaires pour permettre la gestion de l'ensemble du processus avec facilité sur un seul système.
  • leur permet de traiter efficacement de grands volumes de candidatures entrantes pour trouver les candidats idéaux tout en assurant une bonne expérience pour les candidats.
  • résout les problèmes de communications, puisqu'ils sont en mesure de configurer le système pour qu'il envoie automatiquement des communications aux intervenants lorsque quelque chose se produit dans le processus. Par exemple, lorsqu’un entretien est programmé ou qu’un candidat est embauché, etc.
Applicant tracking system (ATS) - Case study

Plus de 5000 entreprises font confiance à Freshteam