SIP-bellen uitgelegd – zonder jargon

Voor een leek lijken telefoonsystemen misschien heel eenvoudig.

U zet een handset op, belt een telefoonnummer en u praat met iedereen in welke uithoek van de wereld dan ook.

Maar wat ze niet zien, zijn de enorme lengtes koperen kabels die eronder liggen die de verbindingen mogelijk maken. Of de uren handmatige installatie die nodig zijn om die systemen in gebruik te nemen. Dit was het geval met analoge of lokale telefoons. U kent ze misschien als draaitelefoons of telefoons met toetsen.

Naarmate de technologie zich heeft ontwikkeld, verscheennieuwe terminologie sneller dan je bij kunt houden — en Session Initiation Protocol (SIP) is slechts een van de vele termen. Maar het is belangrijk om de verschillen tussen diverse soorten telefoonsystemen te begrijpen, zodat u de configuratie kunt kiezen die bij u past.

Wellicht heeft u een beeld van de voordelen van internettelefonie. En aangezien communicatie een essentiële factor is voor het succes van alle soorten en groottes ondernemingen, is het wellicht zelfs een van de belangrijkste beslissingen die u zult nemen.

Geen nood, in dee blogpost leggen we alles uit. We vertellen u:

  • Wat SIP bellen is
  • Hoe SIP gesprekken werken
  • De voordelen van het systeem
  • Wie er tegenwoordig gebruik van maakt
  • De belangrijkste verschillen tussen VoIP en SIP

Zo bent u  straks volledig op de hoogte van alle informatie die u nodig heeft om de juiste beslissingen te nemen.

Laten we beginnen.

Wat is SIP?

Session Initiation Protocol (SIP) is in wezen een set regels waarmee twee systemen informatie kunnen uitwisselen via een netwerk, zoals een internetverbinding. Die informatie kan een aantal verschillende vormen aannemen, waardoor de gegevens op vele praktische manieren gebruikt kunnen worden. Bij SIP-bellen—u raadt het al—is dat meestal in de vorm van een telefoon- of videogesprek.

Door u in staat te stellen deze informatie-uitwisselingen te starten en te stoppen, maakt SIP het mogelijk om goedkoop, snel en veilig te bellen via internet. Dit biedt de mogelijkheid om spraakoproepen, video-oproepen en nog veel meer te doen vanaf elk apparaat, inclusief Android- en iOS-smartphones.

De terminologie van SIP-bellen

Om een beetje dieper te duiken in wat SIP-bellen werkelijk betekent, moeten we de termen definiëren waaruit het bestaat.

‘Session’ is vrij eenvoudig. Dit verwijst simpelweg naar de periode waarin gegevens en instructies door twee apparaten worden uitgewisseld. In de telecommunicatie wordt dit ook wel ‘signalering’ genoemd.

‘Initiation’ is ook gemakkelijk te begrijpen. De handeling van het starten van een sessie, maar ook het behouden en beëindigen ervan. Dit geeft SIP de mogelijkheid om verbindingen te openen en te sluiten.

‘Protocol’ is een term die overal in de computerwereld wordt gebruikt en die zich doorgaans vertaalt als een reeks regels die de interactie tussen apparaten regelt. Door een vooraf gedefinieerde communicatiestructuur te creëren, zorgt het ervoor dat die apparaten dezelfde taal spreken en elkaar duidelijk kunnen begrijpen.

Voeg het allemaal samen en u hebt een protocol waarmee computers, bureautelefoons en mobiele telefoons verbinding kunnen maken met spraakoproepen, video-oproepen of instant messages. Zo kunnen er dus duidelijke gesprekken gevoerd worden via een internetverbinding.

Hoe werkt een SIP-oproep dan?

SIP-bellen betekent het uitschakelen van de tussenpersoon als het gaat om het verbinden van uw bedrijf met de rest van de wereld. Tegelijkertijd maakt het gebruik van de enorme capaciteit van uw bestaande internetverbinding, of het nu gaat om een wifi-thuisnetwerk of een breedbandverbinding bij bedrijven. Een van de grootste voordelen is dat u verbinding kunt maken met oudere, bedrade nummers en uw bestaande systeem rechtstreeks kunt upgraden zonder helemaal opnieuw te hoeven beginnen.

In een traditioneel telefoonsysteem lijkt het alsof u simpelweg een handset kunt aansluiten en iedereen ter wereld kunt bellen. Maar achter de schermen gebeurt erveel meer dan dat. In een analoog of lokaal telefoonsysteem zitten meestal drie hoofdonderdelen die samen zorgen voor uw verbinding.

  • Private Branch Exchange (PBX). Dit is een lokaal systeem dat bestaat uit PBX-boxen en centrale serversystemen die fysiek op uw kantoor zijn geïnstalleerd. Het is deze PBX waarmee de hardware van uw telefoon rechtstreeks verbinding maakt om te kunnen bellen.
  • Primary Rate Interface (PRI)-lijnen. Dit zijn fysieke kabelverbindingen die uw lokale PBX verbinden met het externe PSTN. Dat wil zeggen, de fysieke verbinding tussen uw kantoren en de buitenwereld.
  • Public Switched Telephone Network (PSTN). Dit is het externe, openbare telefoonnetwerk dat zorgt voor het routeren van oproepen naar de beoogde ontvanger.

Als SIP wordt geïnstalleerd als upgrade van een bestaand systeem, worden de PRI-lijnen overbodig. In plaats daarvan wordt virtueel een SIP-trunk (in feite een digitale telefoonlijn) geïnstalleerd. Het maakt gebruik van internet om een directe verbinding te maken van uw PBX naar het PSTN, waardoor lange koperen kabels niet meer nodig zijn en alle voordelen van een geavanceerd netwerk via internet worden geboden.

Voor wie die een gloednieuw systeem installeert, is de enige aan te schaffen hardware de handsets die u wilt gebruiken, naast uw bestaande internetverbinding.

Het SIP-protocol voert een reeks geautomatiseerde controles uit tijdens het gesprek. Het bevestigt dat de ontvanger zich op een toegankelijke locatie bevindt (met netwerkdekking) en dat de status is ingesteld als beschikbaar om te reageren. Het controleert ook of het apparaat van de ontvanger compatibel is met het gewenste type oproep (dusof het een camera heeft als u een videogesprek probeert) en start het gesprek. Het handhaaft en verbreekt uiteindelijk de verbinding wanneer een van de partijen ophangt.

Hoe u ook upgradet naar uniforme communicatie, dit maakt een reeks geavanceerde functies mogelijk voor uw systeem.

De voordelen van SIP-bellen

Het moge duidelijk zijn dat SIP-bellen vele voordelen biedt voor bedrijven die actief zijn in een snel veranderende wereld. Met klanten die ze op steeds diversere manieren willen bereiken, en met de toename van  werken op afstand, kan SIP-bellen de telecommunicatie voor uw bedrijf veranderen.

Hier volgen enkele van de belangrijkste voordelen:

  • Makkelijk schaalbaar

SIP-systemen communiceren volledig via internet en moderne glasvezelkabels hebben een veel grotere datacapaciteit dan ouderwetse koperen kabels. Als u eenmaal een upgrade naar een volledig cloudgebaseerd systeem hebt gedaan, bestaat het virtueel, dus opschalen voor een groeiend bedrijf kan met een druk op de knop.

En aangezien de meeste SIP-providers flexibele facturatie bieden, kunt u uw abonnement eenvoudig upgraden om extra agentlicenties toe te voegen of het belvolume te vergroten. De tijd van handmatige installaties voor elke nieuwe telefoonlijn en het herprogrammeren van elke telefoonlijn met extra extensies is allang voorbij.

  • Zeer flexibel

SIP-oproepen kunnen worden ontvangen op allerlei soorten mobiele apparaten en laptops, waardoor werknemers overal ter wereld toegang hebben tot het telefoonsysteem. Zelfs als u meerdere nummers heeft waarop u bereikbaar bent, kunt u hetzelfde apparaat gebruiken om te bellen, of het nu een analoge bureautelefoon of VoIP-softphone is, ongeacht welk nummer wordt gebeld. Het gemak waarmee medewerkers zichzelf offline kunnen zetten, zorgt voor een duidelijk en welkom onderscheid tussen werktijd en vrije tijd.

Het zorgt er ook voor dat oproepen worden doorgestuurd naar de meest relevante en beschikbare agent. Dit maakt flexibel werken mogelijk, ongeacht waar uw medewerkers zich bevinden.

  • Een soepele overgang

Met SIP-trunking kunt u uw bestaande telefoonsysteem upgraden naar een op internet gebaseerde installatie, zonder uw bestaande systeem overbodig te maken. Dus als uw personeel heel graag het bestaande telefoonsysteem wil blijven gebruiken, kunt u toch profiteren van lagere bedrijfskosten en telefonie-upgrades, zonder de dagelijkse werkzaamheden te verstoren.

  • Kosteneffectief

Door de flexibiliteit van abonnementen voor SIP-bellen betaalt u alleen voor wat u gebruikt. En met duidelijke prijsmodellen weet u precies wat het telefoonsysteem u gaat kosten op maand-, kwartaal- of jaarbasis. Om nog maar te zwijgen over de kosten die u bespaart op installatie en onderhoud van de systemen.

  • Ingebouwde redundantie wat zorgt voor een betrouwbaarder systeem

Lokaal hard-wired systemen zijn afhankelijk van de eigen PBX van uw bedrijf en lokale hardware. Zoals met elke hardware-afhankelijke technologie, kunnen in al deze componenten storingen optreden. Zodra   dat gebeurt, is niet alleen uw hele telefoonsysteem onbereikbaar, maar moet u het ook zien te repareren. Dat betekent tijd, kosten en inkomstenderving voor uw bedrijf.

Wanneer u overstapt naar een cloudgebaseerd systeem of een VoIP-service, ligt de verantwoordelijkheid voor de beschikbaarheid van uw telefoonnetwerk bij uw serviceprovider. Bovendien wordt  met ingebouwde redundantie in SIP-servernetwerksystemen de kans op totale uitval drastisch verminderd. Zo kunt u blijven werken met een betrouwbare bedrijfscommunicatie.

  • Geavanceerde integraties met cloudgebaseerde telefonie

Als u kiest voor een volledig geïntegreerd model, kan uw volledige communicatiepakket, zowel intern als extern, worden gecombineerd in één gebruiksvriendelijk, computergebaseerd systeem. Uw telefoonsysteem kan rechtstreeks verbinding maken met uw Customer Resource Management (CRM)-software, waardoor u data over de contacten van uw bedrijf kunt bijhouden. Bovendien kunt u met SIP-oproepen VoIP-oproepen via mobiele apps afhandelen, wat de productiviteit van uw personeel bevordert.

Klanten willen contact opnemen met bedrijven via e-mail, social media, realtime chat en telefoongesprekken. Een omnichannel-functionaliteit kan deze kanalen allemaal op één plek samenbrengen. Dat bespaart uw werknemers enorm veel tijd bij het schakelen tussen verschillende zakelijke communicatiesoftware voor videoconferenties, VoIP-gesprekken of instant messaging, waardoor ze meer tijd kunnen besteden aan het spreken met klanten en uw bedrijf vooruit helpen.

Wie kan een SIP-systeem gebruiken?

Bedrijven over de hele wereld, in elke denkbare sector, upgraden hun telefoonsystemen. Profiteer van de voordelen van snellere, eenvoudigere en flexibelere samenwerking via videoconferenties, spraakoproepen en instant messaging.

Er is al jarenlang een duidelijke trend zichtbaar van bedrijven die overstappen. Dit heeft vele redenen: de mogelijkheid om in contact te komen met werknemers en klanten (waar ze zich ook bevinden), de kostenbesparingen op de lange termijn, of de flexibiliteit en schaalbaarheid .

Dus eigenlijk is de vraag niet meer ‘moet ik overstappen?’, maar ‘waarom ben ik nog niet overgestapt?’.

Het verschil tussen VoIP en SIP

Als u van SIP hebt gehoord, bent u vrijwel zeker ook VoIP tegengekomen. In plaats van concurrerende technologieën, zijn het eigenlijk gewoon  verschillende tools die samenwerken aan hetzelfde einddoel.

Voice over Internet Protocol (VoIP) is de basistechnologie waarmee audio via internet kan worden verzonden en verbonden. Dit is de oorspronkelijke technologische doorbraak die de bredere revolutie begon en het vormt de basis voor alle internettelefonie, inclusief SIP.

Het SIP-protocol werkt hand in hand met VoIP om de verbinding tussen die apparaten in stand te houden, waardoor bellen via internet eenvoudig en betaalbaar wordt. Cruciaal is dat SIP-telefoons zonder computer kunnen werken, terwijl VoIP-telefoons moeten meeliften op een bestaand systeem.

In de praktijk vertegenwoordigt VoIP een bredere verzameling technologieën die steeds meer functies toevoegen aan de telefoonnetwerken van bedrijven over de hele wereld.

Tenslotte: de SIP-connectiviteitsfunctie van Freshdesk Contact Center

Voor werknemers die willen blijven bellen via een vaste telefoon of handset in plaats van via hun browser, bieden we een connectiviteitsfunctie die eenvoudig te installeren is en waar iedereen tevreden mee is.

Lees onze ondersteuningspagina om erachter te komen hoe eenvoudig het is om in te stellen.

SIP-bellen: een blijvertje?

Daar lijkt het wel op. Ouderwetse PRI-lijnen worden steeds meer overbodig, en steeds meer bedrijven passen hun systemen aan of maken de overstap waarmee hun communicatie de komende jaren toekomstbestendig wordt.

Het is duidelijk: technologie biedt de flexibiliteit en aanpasbaarheid waarmee bedrijven effectief en efficiënt kunnen opereren in een snel veranderende wereld.

Illustratie door Mahalakshmi Anantharaman

Animatie door Vinoth Krishnan

Over Freshdesk Contact Center 

Freshdesk Contact Center is een modern cloudtelefoonsysteem dat kan worden gebruikt om een SaaS-callcenter op te zetten voor customer support en sales. Met haar cloudgebaseerde architectuur combineert Freshcaller het beste van legacy-functies zoals IVR en geavanceerde mogelijkheden voor gespreksroutering zoals slimme escalaties, aanpasbare prestatierapportage om u te helpen bij het opzetten van ultramoderne callcenteractiviteiten. Freshcaller biedt telefoonnummers in meer dan 90 landen, vereist geen telefoonhardware en is uiterst gebruiksvriendelijk.

Bezoek de website van Freshcaller voor meer informatie.