Klein is het nieuwe groot

99,7% van alle bedrijven in de Verenigde Staten is klein. Denk daar eens over na. Als u een klein bedrijf bent of een idee hebt dat kan worden omgezet in een klein bedrijf, dan bevindt u zich onder een enorme populatie van gelijkgestemde mensen die verschillende economieën aandrijven. Dat gezegd hebbende, het laten groeien van een klein bedrijf is een uitdaging, vooral als u continu moet communiceren met leveranciers en klanten.

Communicatie is de kern van elke zakelijke transactie, en een goed telefoonsysteem kan een katalysator zijn voor uw groei. Hier vindt u alles wat u moet weten over zakelijke telefoonsystemen en hoe ze de uitdagingen van kleine bedrijven wegnemen.

Small_business_Phone_system


UITDAGINGEN VOOR KLEINE BEDRIJVEN

Communicatie-uitdagingen voor kleine bedrijven

De grote spelers hebben hun eigen problemen. Maar kleine, groeiende bedrijven hebben zelfs nog meer unieke problemen.

Noodzaak om altijd bereikbaar te zijn

Dag of nacht, zondagavond of maandagochtend, klanten verwachten dat uw bedrijf bereikbaar is. Er zijn geen vakanties voor zakelijke vragen en klantenservice. Ook gelden er geen werktijden voor de klantenservice, waardoor er een dringende behoefte is aan een permanente zakelijke bereikbaarheid. 

Beperkte technische middelen

De meeste kleine bedrijven hebben niet de luxe van hun eigen IT-afdeling, laat staan een speciale IT-beheerder. De verantwoordelijkheid voor het opzetten, beheren en onderhouden van het bedrijfstelefoonsysteem is verdeeld over het team. Voeg daarbij de vervelende taken van het kopen van telefoonnummers en het toevoegen van nieuwe gebruikers. Het spreekt voor zich dat chaos vaak aan de orde van de dag is bij elk klein bedrijf.

Operationele mobiliteit

Het runnen van een lean en kostenefficiënt bedrijf staat hoog op de prioriteitenlijst van elke CEO. Operationele mobiliteit is de sleutel tot een lean bedrijfsmodel. Helaas faciliteren lokale telefoonsystemen die medewerkers aan hun bureau gebonden houden deze mobiliteit niet. Er is een dringende behoefte aan een telefoonsysteem voor kleine bedrijven om werknemers uit alle hoeken van het land met elkaar te verbinden.

Schaalbaarheid

Kleine bedrijven blijven niet voor altijd klein. Hun groeitraject blijft de groeihelling opklimmen. Ouderwetse telefoonsystemen helpen echter niet bij het bereiken van dat doel. Ze verlangen hoge kosten vooraf, die het kapitaal voor een lange tijd vast zullen houden. Daarnaast hebben essentiële functies vaak een behoorlijke prijs die een klein bedrijf failliet kan laten gaan. Een ideaal telefoonsysteem voor kleine bedrijven zou makkelijk schaalbaar moeten zijn zonder hoge kosten vooraf.

DAGELIJKSE scenario’s

Zakelijke telefoonsystemen en dagelijkse scenario’s

Aangepaste begroetingen

Elk inkomend gesprek bij uw bedrijf kan verwelkomd worden met een gepersonaliseerde groet. Van een eenvoudig goedemorgen tot fijne feestdagen, een zakelijk telefoonsysteem  kan u helpen bij het opzetten van persoonlijke begroetingen die bij uw bedrijf passen. 

Interactief Voice Response systeem

Stelt u zich een drukke dag voor waarop de drukte ongewoon hoog is. Alle lijnen zijn bezet, de bellers balen behoorlijk. Een IVR kan helpen en het bulkvolume van de gesprekken afhandelen met standaardantwoorden. 
Meer informatie over IVR

Gesprekken doorverbinden

Van tijd tot tijd zullen er telefoontjes zijn die uw agents niet alleen kunnen oplossen. Ze hebben de hulp van een expert nodig. Door gesprekken door te verbinden komen ze in contact met de juiste expert. 

Automatische gespreksrecorder

Elk gesprek dat uw bedrijf met een klant heeft is een kans om meer te weten te komen. Een automatische gespreksrecorder helpt bij het archiveren van dergelijke gesprekken die later kunnen worden opgehaald voor training, kwaliteitsbewaking of zelfs voor nalevingsdoeleinden. 
Meer informatie over gespreksrecorder

Geschiedenis van klantinteractie

Heeft deze klant eerder gebeld? Wat is er besproken tijdens dat gesprek? Was er opvolging beloofd? Geschiedenis van klantinteractie kan uw agents antwoorden en context geven voor al uw vragen. Het bespaart klanten de irritatie van het moeten herhalen van hun woorden. 

Gedeelde lijnen

Uw klanten zien dat uw bedrijf slechts één nummer heeft. Maar intern kunt u een willekeurig aantal gedeelde lijnen hebben die zijn verdeeld over bedrijfsfuncties, teams en gebruikers. Gedeelde lijnen zijn een unieke eigenschap van zakelijke telefoons. 

SOORTEN TELEFOONS

Soorten telefoonsystemen voor kleine bedrijven 

Een telefoonsysteem voor kleine bedrijven is een geavanceerd telefoonsysteem met functies die een gewone huistelefoon wellicht niet heeft. Op basis van de manier waarop ze werken, kunnen telefoonsystemen voor kleine bedrijven in vier soorten worden ingedeeld.

 

Meerlijnige telefoonsystemen 

Meerlijnige telefoonsystemen helpen een klein zakelijk kantoor om speciale telefoonlijnen voor elke gebruiker te hebben. Ze zijn verbonden via fysieke kabels die individuele telefoons met een telefooncentrale verbinden. De telefooncentrale zal zorgen voor het verbinden van de oproep met het juiste nummer, naar een gebruikersextensie zoals de frontoffice, backoffice, beveiliging of doorschakelen naar een voicemail, enzovoort. Hoewel ze het bedrijfsleven helpen om met elkaar in contact te komen, maakt hun extreme afhankelijkheid van hardware de schaalbaarheid moeilijk en de overdraagbaarheid bijna onmogelijk.

PBX-telefoonsystemen 

Een PBX-systeem is een op hardware gebaseerd telefoonsysteem die een bedrijf helpt bij het creëren van de telefonie-infrastructuur die nodig is voor externe en interne telefooncommunicatie. Het ziet eruit als een grote schakelkast met stopcontacten waarin de afzonderlijke telefoonlijnen zijn aangesloten. Er worden aparte verbindingen gemaakt voor de interne extensies, terwijl externe telefoongesprekken via speciale telefoonlijnen of nummers worden geleid. Ze werken goed voor kleine bedrijfjes met een stuk of tien werknemers die zich fysiek in een gebouw bevinden. Voor een modern bedrijf dat voorstander is van werken op afstand of behoefte heeft aan operationele mobiliteit, is dit misschien niet de juiste keuze. 

VoIP telefoonsystemen

VoIP telefoonsystemen zijn telefoonlijnen via het internet. Ze maken het mogelijk om telefoonoperaties uit te voeren via een actieve internetverbinding. Dus elk apparaat dat verbonden is met het internet met een virtuele PBX-software kan worden gebruikt om te bellen — een IP telefoon, een laptop, mobiele telefoon met de relevante VoIP app enzovoort. Een VoIP telefoonsysteem voor kleine bedrijven kan u helpen bij het bereiken van operationele mobiliteit. 

Cloud telefoonsystemen

Als u het beste van de huidige zakelijke telefoonsystemen wilt, maar ook de toekomst in het oog wilt houden, dan zijn cloudtelefoonsystemen de ideale keuze. Dit is software of een webapplicatie en werkt met behulp van een internetverbinding. Ze hebben geen fysiek PBX-systeem, maar werken met een virtuele PBX die wordt gehost in de cloud. Zelfs de behoefte aan telefoonhardware is weggenomen, omdat de applicatie toegankelijk is vanaf elk apparaat met een internetverbinding. 

VOORDELEN VOOR KLEINE BEDRIJVEN

Waarom uw kleine bedrijf zou moeten kiezen voor een cloud telefoonsysteem

Een bedrijfsidee van de grond af aan naar de realiteit brengen is een prestatie op zich. Die ondernemersgeest moet niet worden verkwanseld door een gebrek aan een goed telefoonsysteem voor kleine bedrijven. Uw bedrijf verdient de beste telefooninfrastructuur in elke groeifase. 

Hier zijn enkele redenen waarom een op de cloud gebaseerd telefoonsysteem de juiste keuze is voor een klein bedrijf:

U wilt niet vastzitten aan iets achterhaalds

In 2004 had 80% van de wereldbevolking een vaste lijn. In 2018 worden vaste lijnen vervangen door smartphones. De technologie evolueert met de snelheid van het denken. Het is niet te stoppen. U hebt een geavanceerd zakelijk telefoonsysteem nodig, vandaag nog, om in de nabije toekomst relevant te blijven. Anders zit u vast aan achterhaalde techniek. 

U wilt geen geld verspillen

Wat kleine bedrijven gemeen hebben is dat ze geen grote bankrekening hebben. Dus hebben ze een zakelijk telefoonsysteem nodig dat veel functies biedt voor weinig geld. Telefoonsystemen op locatie hebben kosten vooraf, moeten door derden opgezet worden en het kost maanden om een systeem te installeren dat niet de juiste keuze is.

Het is niet moeilijk te gebruiken

Bellen met een telefoonsysteem voor kleine bedrijven zou net zo makkelijk moeten zijn als bellen vanaf een gewone telefoon. Er zou geen dure uitgebreide training nodig moeten zijn om te begrijpen hoe de omvangrijke hardware of andere telefooninfrastructuur werkt. Een eenvoudig systeem is wat uw bedrijf nodig heeft. 

U moet fysieke aanwezigheid verspreiden

Als een bedrijf dat zijn vleugels uitslaat, moet u snel uw telefonische bereikbaarheid over verschillende geografieën vergroten. Waarom? Omdat uw Australische klanten misschien liever niet met een Amerikaans nummer bellen. Ze willen een lokaal Australisch nummer zien waar ze met vertrouwen naar kunnen bellen. Dat brengt de behoefte aan virtuele telefoonnummers met zich mee, die analoge telefoonsystemen niet kunnen bieden, maar cloud-gebaseerde telefoonsystemen wel.

Er is geen tijd te verliezen

De consumentenmarkt is een ongeduldig beest. Het wacht op niets of niemand. Het raast verder met een eigen tempo. Bedrijven die bij kunnen blijven slagen, anderen blijven achter. Het punt is: uw telefoonsysteem voor kleine bedrijven mag uw marktintroductietijd niet vertragen. Het moet in staat zijn om direct live te gaan, dat is waar next-gen telefoonsystemen goed in zijn. 

Kopershandleiding

Kopershandleiding voor het beste telefoonsysteem voor kleine bedrijven

Het kiezen van een zakelijk telefoonsysteem is een strategische zet. Het maakt of breekt de toekomstige operationele efficiëntie van het bedrijf en heeft ook een impact op de bottomline van het bedrijf. Het zal ook een sleutelrol spelen in de positionering van het bedrijf als een klantgericht merk of een merk dat altijd buiten het bereik van klanten ligt. 

Zoek naar deze must-have functies om het beste virtuele telefoonsysteem voor kleine bedrijven te vinden:

Klaar voor de Cloud?

Uit de 2018 IDG Cloud Computing Study bleek dat 73% van de ondernemingen ten minste één applicatie of een deel van hun bedrijfscomputerinfrastructuur in de cloud heeft. Cloud computing is het nieuwe normaal. Het brengt kleine bedrijven alle voordelen die tot nu toe alleen voorbehouden waren aan grote bedrijven met grote budgetten. Van eenvoudige toegang tot applicaties tot het minimaliseren van de IT-kosten, terwijl de snelle schaalbaarheid wordt vergemakkelijkt, brengt het alle denkbare voordelen voor een klein bedrijf met zich mee. Dat maakt cloud-readiness een must-have functie voor een telefoonsysteem voor een klein bedrijf. 

Mobiele softphones

Heeft u al gehoord van BYOD? Dit is het tijdperk van BYOD (Bring Your Own Device) waarmee werknemers hun persoonlijke apparaten kunnen gebruiken voor officiële taken. Tenminste 58% van ondernemingen staat hun werknemers het BYOD-beleid toe. BYOD kan een game-changer zijn voor kleine bedrijven. Het zal helpen om de kosten van de IT-infrastructuur te verlagen en om een cultuur van werken op afstand te creëren. Maar om onderweg telefoongesprekken te kunnen voeren, heeft uw zakelijke telefoonsysteem mobiele softphones nodig. 

Auto-attendant

Er is een limiet aan het aantal telefoontjes dat een agent op een dag kan afhandelen. En ze kunnen slechts zes tot acht uur per dag productief bellen. Ze kunnen niet 24 uur per dag, 365 dagen per jaar bellen. Maar een auto-attendant voor kleine bedrijven kan dat wel. Een auto-attendant is een spraakmenusysteem dat het voor bellers gemakkelijk maakt om direct naar de nummerextensie te gaan waarmee ze willen praten. Het bespaart de handmatige tussenkomst van een receptionist of een agent voor de afhandeling van elk gesprek. 

Gespreksconferentie

Teams in kleine bedrijven moeten nauw samenwerken. Informatie moet naadloos gedeeld worden van de ene naar de andere afdeling. En als er een expert nodig is moet het zakelijk telefoonsysteem dat ook mogelijk maken. Dat maakt de gespreksconferencing tot een essentiële functie om naar uit te kijken als u uw zakelijke telefoonsysteem kiest. Met gespreksconferencing kunnen teamleden die niet bij elkaar in de buurt zijn samenkomen voor een conferentiegesprek om lopende zaken te bespreken. Moderne VoIP en cloud telefoonsystemen helpen bedrijven om lokale of internationale conferentiegesprekken te voeren, zonder beperkingen. 

Software-integraties

Hoeveel externe applicaties of tools gebruikt uw bedrijf? Misschien heeft u een afzonderlijk systeem voor uw CRM, helpdesk enzovoort. Als uw telefoonsysteem niet kan integreren en samenwerken met deze tools, zullen de processen stilvallen. Het dupliceren van gegevens zou een ongebreidelde toename van de verwarring in de hand werken in plaats van duidelijkheid. Vandaar de noodzaak om uw telefoonsysteem te integreren met alle softwareprogramma's van derden. 

Freshcaller ZAKELIJK TELEFOONsysteEm

Freshcaller: een telefoonsysteem voor kleine bedrijven dat klaar is voor de toekomst

Freshcaller is een zakelijk telefoonsysteem dat in de cloud draait. Het is betaalbaar voor kleine bedrijven, zonder in te leveren op functies. Dit telefoonsysteem laat kleine bedrijven callcenters opzetten, compleet met conferencing, doorverbinden, gespreksopnames, auto-attendant en vele andere functies. Het kost u minder dan twee minuten om Freshcaller in werking te stellen voor uw bedrijf.

Of u nu al vastzit aan een bestaand telefoonsysteem op locatie of bezig bent met het opzetten ervan, Freshcaller kan een ideale keuze zijn. 

Waarom Freshcaller, uit alle keuzes?

Waarom Freshcaller, uit alle keuzes?

Snelle installatie voor de beheerder

Super eenvoudige installatie-opties zodat uw beheerders uw callcenter in enkele minuten kunnen opzetten.

Inzichten voor supervisors

Live callcenter dashboard om supervisors te helpen gesprekken en agents realtime aan te sturen.

Contextuele gesprekken voor agents

Alle voorgaande gespreksopnamen en notities zijn beschikbaar zodat uw agents altijd over de volledige context beschikken.

Freshcaller: Het geprefereerde zakelijke telefoonsysteem