Lo pequeño es grande

El 99,7% de los negocios de los EE. UU. son pequeñas empresas. Imagínese lo que este número significa. Si usted es una pequeña empresa, o tiene una idea que podría convertirse en una pequeña empresa, entonces forma parte de un gigantesco grupo de individuos afines que son el motor principal de varias economías. Dicho esto, hacer crecer a una pequeña empresa es una tarea titánica, especialmente cuando hace falta comunicarse continuamente con sus proveedores y sus clientes.

La comunicación es clave para cualquier transacción de negocios, y un buen sistema telefónico puede ser un gran catalizador para su historial de crecimiento. Aquí le indicamos todo lo que tiene que saber acerca de los sistemas telefónicos empresariales y cómo superar los desafíos que estos les presentan a la pequeña empresa.

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Desafíos de las pequeñas empresas

Desafíos comunicacionales de las pequeñas empresas

Los grandes actores tienen sus propios problemas. Pero las empresas pequeñas y las que están en crecimiento tienen aún más problemas, que son de naturaleza única. 

La necesidad de accesibilidad constante

De día y de noche, domingo en la noche o lunes en la mañana, los clientes esperan que su negocio esté abierto y funcionando. El servicio al cliente y las solicitudes de información no saben de días festivos. Además, los horarios laborales no aplican para la atención al cliente, lo que genera una persistente necesidad de tener accesibilidad constante. 

Recursos técnicos limitados

La mayoría de las pequeñas empresas no pueden darse el lujo de contar con un departamento de TI, y ya no hablemos de contratar a un administrador exclusivamente para TI. La carga de la puesta en marcha, gestión y mantenimiento del sistema telefónico está repartida entre todos los miembros del equipo. Añádale a eso la tediosa tarea de comprar números telefónicos y agregar nuevos usuarios. Huelga decirlo, el caos es un elemento cotidiano para cualquier pequeña empresa.

Movilidad operativa

Operar un negocio rentable y optimizado es una de las grandes prioridades de cualquier director general (CEO). La movilidad operativa es clave para un modelo de negocios óptimo. Desafortunadamente, los sistemas telefónicos in situ, que "encadenan" a los empleados a sus escritorios, no facilitan la movilidad operativa. Las pequeñas empresas tienen una gran necesidad de contar con un sistema telefónico para poder conectar con sus empleados de todas partes del mundo.

Escalabilidad

Las pequeñas empresas no permanecen pequeñas durante mucho tiempo. Su trayectoria de crecimiento sigue avanzando por la curva de crecimiento. Pero, los sistemas telefónicos tradicionales no ayudan a la "causa". Le obligan a asumir altos costos iniciales, que mantienen "congelado" ese capital durante largo tiempo. Además, las funcionalidades más importantes suelen ser muy costosas, al punto que implicarían la quiebra de una pequeña empresa. El sistema telefónico ideal para pequeñas empresas debería ser fácil de ampliar sin costos adicionales. 

Escenarios cotidianos

Sistemas telefónicos empresariales y escenarios cotidianos

Saludos personalizados

Cada llamada entrante que su negocio recibe es respondida con un saludo personalizado. Desde desear un simple "buenos días" hasta saludos para días festivos, un sistema telefónico para pequeñas empresas puede ayudarle a configurar saludos personalizados que beneficiarán a la personalidad de su marca. 

Sistema de respuesta de voz interactiva

Imagínese un día muy ocupado, con un volumen de llamadas inusualmente elevado. Todas las líneas están ocupadas, lo cual desespera aún más a su interlocutor. Un IVR puede entrar en escena y ayudarle a atender grandes volúmenes de llamadas con respuestas predefinidas. 
Más información acerca de los IVR

Transferencia de llamadas

De vez en cuando habrá llamadas que sus agentes no puedan resolver por sí mismos. Necesitarán de la mano de un experto que les guíe. Las transferencias de llamadas facilitan la conexión del interlocutor con el experto. 

Grabadora automática de llamadas

Cada conversación que su negocio entabla con un cliente es una ventana para conocer más. Una grabadora automática de llamadas le ayudará a recuperar estas conversaciones posteriormente para propósitos de entrenamiento, control de calidad o incluso para garantizar el cumplimiento de normativas. 
Más información acerca de la grabadora de llamadas

 

Historial de interacción con el cliente

¿Ha llamado antes este cliente? ¿Qué ocurrió durante la llamada? ¿Se le prometió un seguimiento? El historial de interacción con los clientes puede ofrecerles a sus agentes las respuestas y contexto para todas estas preguntas. Les ahorra a sus clientes el inconveniente de tener que repetirse. 

Líneas compartidas

Sus clientes verán que su empresa tiene un solo número. Pero, internamente, usted puede tener la cantidad que sea de líneas compartidas distribuidas entre las diversas funciones, equipos y usuarios de la empresa. Las líneas compartidas son una característica única de los teléfonos empresariales. 

Tipos de teléfonos

Tipos de sistemas telefónicos para pequeñas empresas 

Un sistema telefónico para pequeñas empresas es un sistema telefónico avanzado que cuenta con muchas prestaciones que los sistemas telefónicos domésticos podrían no tener. Dependiendo de cómo funcionen, los sistemas telefónicos para pequeñas empresas pueden clasificarse en cuatro tipos.

Sistemas telefónicos de líneas múltiples 

Los sistemas telefónicos de líneas múltiples ayudan a las pequeñas empresas a tener líneas telefónicas exclusivas para cada usuario. Están conectados mediante cables físicos, cada uno de los cuales conecta los teléfonos físicos a una central. La central es donde se organizan las tareas de conectar la llamada al número adecuado, como una extensión de usuario como la atención al público, una línea interna, seguridad o reenviar a un correo de voz, etc. Si bien ayudan a los negocios a conectarse entre sí, su extrema dependencia en el hardware hace difícil aumentar su rango de acción, y vuelve casi imposible la portabilidad.

Sistemas telefónicos PBX 

Un sistema de PBX es un sistema telefónico basado en hardware que ayuda a las empresas a crear la infraestructura de telefonía necesaria para la comunicación telefónica interna y externa. Físicamente es un cajetín con un tablero de circuitos con conectores en los cuales se conectan las líneas telefónicas individuales. Se crean conexiones independientes para las extensiones internas, mientras que las llamadas telefónicas externas se redirigen mediante líneas telefónicas o números exclusivos. Funcionan bien para pequeñas empresas de una docena de empleados o menos, ubicadas físicamente dentro de un edificio. Para un negocio moderno que apoye el teletrabajo o que precise de movilidad operativa, esta podría no ser la opción adecuada. 

Sistemas telefónicos de VoIP

Los sistemas telefónicos de VoIP son líneas telefónicas conectadas a internet. Estos permiten realizar las operaciones telefónicas mediante una conexión activa a internet. De esta manera, cualquier dispositivo conectado con un software de PBX virtual puede usarse para hacer una llamada telefónica, por ejemplo, un teléfono IP, una laptop, un teléfono celular con una aplicación de VoIP, etcétera. Un sistema telefónico de VoIP para pequeñas empresas puede ayudarle a lograr el objetivo de la movilidad operativa. 

Sistemas telefónicos basados en la nube

Si usted quiere contar con lo mejor en sistemas telefónicos para pequeñas empresas y además proyectarse hacia el futuro, los sistemas telefónicos en la nube son la opción ideal. Estos son software o aplicaciones web, y funcionan con ayuda de una conexión a internet. No tienen un verdadero sistema de PBX físico, sino un PBX virtual alojado en la nube que mantiene la "máquina" en operación. Incluso eliminan la necesidad de tener hardware telefónico, puesto que la aplicación puede usarse desde cualquier dispositivo conectado a internet. 

Beneficios para pequeñas empresas

Por qué su pequeña empresa debe optar por un sistema telefónico basado en la nube

Llevar una idea de negocios a la realidad empezando desde cero es toda una hazaña en sí. La llama de ese espíritu emprendedor no debe apagarse tan solo por falta de un buen sistema telefónico para pequeñas empresas. Su negocio, sin importar en qué etapa de crecimiento se encuentra, se merece tener la mejor infraestructura telefónica. 

Aquí enumeramos algunos motivos por los cuales un sistema telefónico basado en la nube para pequeñas empresas es la mejor elección:

Usted no querrá quedarse atascado con sistemas obsoletos

En 2004, el 80% de la población mundial tenía líneas fijas. En el 2018, las líneas fijas estaban en camino de ser reemplazadas por los smartphones. La tecnología está evolucionando a la velocidad del pensamiento. No hay forma de detenerla. Usted necesita de un sistema telefónico empresarial avanzado hoy mismo, para no perder relevancia en el futuro cercano. De otra forma, usted se quedará atascado con una tecnología obsoleta. 

Usted querrá dejar de tirar el dinero a la basura

Algo que es común a todas las pequeñas empresas, es que no suelen tener mucho efectivo en el banco. Y de ahí es donde nace la necesidad de un sistema telefónico empresarial que no lastre al presupuesto, pero que tenga muchas funcionalidades. Un sistema telefónico in situ que le obligue a invertir grandes cantidades por adelantado, precise de proveedores externos para ponerse en marcha y tarde meses en alcanzar el estado de operación necesario, simplemente no es la mejor opción. 

Usted no tendrá que llegar a la desesperación para aprender a usarlo

Hacer una llamada usando un sistema telefónico para pequeñas empresas debería ser tan sencillo como llamar desde un teléfono cualquiera. No debería requerir de un largo entrenamiento para entender cómo manejar un hardware aparatoso u otras infraestructuras telefónicas. Un sistema que mantenga simples las cosas es lo que hace falta. 

Usted necesita ampliar su presencia física

Como un negocio que está abriendo las alas, tendrá que ampliar su disponibilidad telefónica en varias ubicaciones geográficas al mismo tiempo. ¿Por qué? Porque, por ejemplo, a sus clientes de Australia tal vez no les guste mucho la idea de tener que llamar a un número estadounidense. Estos querrán ver un número local australiano, con el que se sientan cómodos. Esto es lo que crea la necesidad de contar con números telefónicos virtuales, que los sistemas telefónicos análogos no pueden ofrecer, pero los sistemas basados en la nube sí. 

No hay tiempo que perder

El mercado masivo es una bestia impaciente. No espera por nadie ni por nada. Sigue avanzando a su propio ritmo. Aquellos negocios que pueden operar a esa velocidad tienen éxito, mientras que otros se quedan en el camino. El caso es que su sistema telefónico para pequeñas empresas no debería ser una carga para su entrada en el mercado. Debería poder ponerse en marcha de inmediato, que es precisamente la virtud principal de los sistemas telefónicos de próxima generación. 

Guía de compras

Guía de compras para hallar el mejor sistema telefónico para pequeñas empresas

La selección de llamadas en su sistema telefónico empresarial es una jugada estratégica. Esta tendrá un efecto definitivo en la futura eficiencia operativa de la empresa, y también impactará en los resultados financieros del negocio. También desempeñará un papel fundamental en posicionar a su empresa como una marca centrada en los clientes, o como una con la cual no hay forma de comunicarse. 

Busque estas funcionalidades imprescindibles para elegir el mejor sistema telefónico virtual para pequeñas empresas:

Compatibilidad con la nube

El 2018 IDG Cloud Computing Study determinó que el 73% de las empresas tienen al menos una aplicación o porción de su infraestructura de cómputo empresarial en la nube. El cómputo en la nube es la nueva norma. Ofrece a las pequeñas empresas todos los beneficios que, hasta ahora, eran exclusivos de las grandes corporaciones con abultadas chequeras. Desde un acceso rápido a las aplicaciones hasta la minimización de los costos de TI y simultáneamente facilitar una rápida escalabilidad, ofrece todos los beneficios imaginables a las pequeñas empresas. Esto hace que la compatibilidad con la nube sea una funcionalidad imprescindible para un sistema telefónico para pequeñas empresas. 

Softphones celulares

¿Ha escuchado del BYOD? Bueno, estamos viviendo la era del BYOD (Bring Your Own Device, literalmente "Traiga Su Propio Dispositivo"), que permite a los empleados usar sus propios dispositivos personales para tareas oficiales. Al menos el 58% de las corporaciones les permiten a sus empleados seguir una política de BYOD. El BYOD puede cambiar totalmente las reglas para las pequeñas empresas. Ayuda a disminuir drásticamente los costos de infraestructura de TI, además de fomentar una cultura de teletrabajo. Pero, para poder manejar llamadas telefónicas mientras se desplaza, su sistema telefónico empresarial precisa de "softphones" celulares. 

Operadora automática

Existe un límite para la cantidad de llamadas que un agente puede atender en un día. Y, solamente pueden atender llamadas de manera productiva durante entre 6 y 8 horas al día. No pueden atender llamadas las 24 horas, los 365 días del año. Pero una operadora automática para pequeñas empresas sí puede. Una operadora automática es un sistema de menús de voz que les facilita a los interlocutores llegar directamente a los números de la extensión con la que desean comunicarse. Ahorra la necesidad de intervención manual de un recepcionista o agente para manejar todas y cada una de las llamadas. 

Llamadas en conferencia

Las pequeñas empresas necesitan que sus equipos colaboren estrechamente. La información debe fluir continuamente entre un departamento y otro. Y, cuando surge la necesidad de contar con un experto, el sistema telefónico empresarial también debería ofrecer las condiciones ideales para esto. Esto convierte a las llamadas en conferencia en una de las principales funcionalidades a hallar al elegir su sistema telefónico empresarial. Las llamadas en conferencia les permiten a los miembros de equipos localizados a gran distancia entre sí comunicarse directamente mediante una llamada en conferencia, para conversar sobre los asuntos que haga falta. Los sistemas modernos de VoIP y de telefonía en la nube ayudan a las empresas a realizar llamadas en conferencia a nivel local o internacional sin limitaciones. 

Integraciones de software

¿Cuántas aplicaciones externas o herramientas usa su negocio? Tal vez tenga sistemas independientes para su CRM, Helpdesk, etc. Si su sistema telefónico no pude integrarse y funcionar en sincronía con estas herramientas, los procesos quedarán atrapados en silos. La duplicación de datos sería galopante, lo que añadiría más confusión que claridad. De ahí viene la necesidad de que su sistema telefónico esté integrado con software externos. 

Sistema telefónico empresarial Freshcaller

Freshcaller: un sistema telefónico para la pequeña empresa que ofrece soluciones para el presente y para el futuro

Freshcaller es un sistema telefónico empresarial que funciona desde la nube. Tiene unos precios asequibles para pequeñas empresas, que les permiten acceder a toda clase de funcionalidades. Como es un sistema telefónico amigable para pequeñas empresas, les permite configurar un call center que incluye llamadas en conferencia, reenvío de llamadas, grabación de llamadas, operadora automática, y muchas más funcionalidades. Y lleva menos de dos minutos configurar y poner en marcha Freshcaller en su negocio.

Tanto si usted ya tiene un sistema telefónico in situ como si está considerando poner uno en marcha desde cero, Freshcaller puede ser la opción ideal. 

Pero ¿por qué precisamente Freshcaller?

Pero ¿por qué precisamente Freshcaller?

Configuración rápida para administradores:

Las opciones súper sencillas de configuración les permiten a sus administradores poner en marcha su call center en cuestión de minutos.

Información para los supervisores:

Un tablero de instrumentos de call center en vivo que ayuda a los supervisores a gestionar llamadas y agentes en tiempo real.

Conversaciones contextuales para los agentes:

todas las notas y grabaciones previas de las llamadas estarán disponibles para garantizar que sus agentes siempre tengan un contexto completo de la conversación.

Freshcaller: el sistema telefónico empresarial preferido