Lo pequeño es lo nuevo grande

El 99,7% de todas las empresas de EE.UU. son pequeñas empresas. Piense bien en esa cifra: si usted dirige una pequeña empresa o tiene una idea que puede convertirse en una, forma parte de un enorme grupo de personas como usted que impulsa varias economías. Dicho esto, hacer crecer una pequeña empresa es una tarea hercúlea, especialmente cuando tiene que comunicarse continuamente con sus proveedores y clientes.

La comunicación es la base de toda transacción comercial, y un buen sistema telefónico puede ser el catalizador de su historia de crecimiento. A continuación, puede ver todo lo que necesita saber sobre los sistemas telefónicos comerciales y cómo éstos hacen desvanecer las dificultades de las pequeñas empresas.

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RETOS de las pequeñas empresas

Retos en la comunicación de las pequeñas empresas

Las grandes empresas tienen sus propios problemas, pero las empresas pequeñas y en crecimiento tienen aún más problemas; problemas que son únicos. 

Necesidad de estar siempre disponible

Ya sea de día o de noche, un domingo por la noche o un lunes por la mañana, los clientes esperan que su empresa siempre esté disponible; las consultas y el soporte de una empresa no tienen días libres. Además, el servicio al cliente no tiene horario laboral, lo que crea la necesidad persistente de estar siempre disponible. 

Recursos técnicos limitados

La mayoría de pequeñas empresas no tienen el lujo de tener su propio departamento informático, por no hablar de un administrador informático; la responsabilidad de configurar y gestionar el sistema telefónico de la empresa y de su mantenimiento se reparte entre todo el equipo. Añada a eso la ardua tarea de comprar números de teléfono y añadir nuevos usuarios. No hace falta decir que el caos suele estar a la orden del día en cualquier pequeña empresa.

Movilidad operativa

Dirigir un negocio pequeño y rentable es una de las principales prioridades de todo CEO, y la movilidad operativa es una de las claves de un modelo de negocio eficaz. Por desgracia, los sistemas telefónicos físicos o locales que mantienen a los empleados encadenados a su escritorio no facilitan la movilidad operativa. Existe la necesidad apremiante de un sistema telefónico para pequeñas empresas que conecte a empleados de todas partes del mundo.

Escalabilidad

Las pequeñas empresas no son pequeñas durante mucho tiempo. Su trayectoria sigue avanzando en la escala de crecimiento, pero los sistemas telefónicos de la vieja escuela no ayudan al respecto. Exigen unos costes iniciales altos que mantienen el capital inmovilizado durante mucho tiempo. Además, la mayoría de las prestaciones y funcionalidades esenciales tienen un precio considerable que puede llevar a una pequeña empresa a la bancarrota. Un sistema telefónico ideal para la pequeña empresa debería ser fácilmente escalable sin ningún coste inicial. 

situaciones habituales

Sistemas telefónicos comerciales y situaciones habituales

Saludos personalizados

Cada llamada entrante que su empresa recibe puede ser atendida con un saludo o mensaje de bienvenida personalizado. Desde un sencillo “buenos días” a un saludo especial por una festividad, un sistema telefónico para pequeñas empresas puede ayudarle a establecer cualquier saludo personalizado que beneficie a la personalidad de su marca. 

Sistema de respuesta de voz interactiva

Imagine un día ajetreado en el que el volumen de llamadas es excepcionalmente alto; todas las líneas están ocupadas, lo que aviva el fuego de la desesperación de quienes le llaman. Una IVR puede entrar en juego y ayudar a atender la mayor parte del volumen de llamadas con respuestas prediseñadas. 
Leer más sobre la IVR

Transferencia de llamadas

Ocasionalmente, habrá llamadas que sus agentes no puedan resolver por sí mismos, necesitando la ayuda de un experto. La transferencia de llamadas permitirá realizar la conexión adecuada con un experto. 

Grabadora de llamadas automática

Toda conversación que su empresa tenga con un cliente constituye una ventana de aprendizaje. Una grabadora de llamadas automática ayuda a archivar las conversaciones a las que sería interesante acceder posteriormente para monitorizar su calidad, formar personal o incluso por fines de cumplimiento legal. 
Leer más sobre la grabadora de llamadas

Historial de la interacción del cliente

¿Ha llamado antes este cliente? ¿Qué ocurrió durante esa llamada? ¿Se le prometió una llamada de seguimiento? El historial de la interacción con el cliente puede ofrecer a sus agentes respuestas y contexto a todas esas preguntas. Ahorra a los clientes la molestia de tener que repetir sus palabras. 

Líneas compartidas

Sus clientes ven que su empresa sólo tiene un número de teléfono, pero, internamente, usted puede tener cualquier cantidad de líneas compartidas distribuidas en diferentes funciones comerciales, equipos y usuarios. Las líneas compartidas son una característica única de los teléfonos comerciales. 

Tipos de teléfonos

Tipos de sistemas telefónicos para pequeñas empresas 

Un sistema telefónico para pequeñas empresas es un sistema de telefonía avanzado que tiene varias funcionalidades que los sistemas telefónicos domésticos podrían no tener. Según su funcionamiento, los sistemas telefónicos para pequeñas empresas pueden clasificarse en cuatro tipos.

Sistemas telefónicos multilínea 

Los sistemas telefónicos multilínea ayudan a una oficina de una pequeña empresa a que cada usuario tenga su línea telefónica dedicada. Están conectados a través de cables físicos, cada uno de los cuales conecta un terminal telefónico con una centralita. La centralita se encarga de la tarea de conectar la llamada con el número correcto (como una extensión de usuario como la oficina principal, la oficina administrativa o seguridad), de enviar la llamada a un buzón de voz, etc. Aunque ayudan a las empresas a conectarse entre sí, su gran dependencia de hardware hace que la escalabilidad sea complicada y la portabilidad prácticamente imposible.

Sistemas telefónicos PBX 

Un sistema PBX es un sistema telefónico con hardware que ayuda a una empresa a crear la infraestructura de telefonía necesaria para la comunicación telefónica externa e interna. Tiene la forma de una gran caja de circuitos con orificios en los que se conecta cada línea telefónica. Se crean conexiones aparte para las extensiones internas, mientras que las llamadas externas son dirigidas a través de líneas telefónicas o números dedicados. Funcionan bien para una pequeña empresa con alrededor de una docena de empleados que esté físicamente localizada en un edificio. Para una empresa moderna que fomente el trabajo remoto o necesite movilidad operativa, esta podría no ser la mejor opción. 

Sistemas telefónicos VoIP

Los sistemas telefónicos VoIP son líneas telefónicas conectadas a través de Internet que permiten que se realicen operaciones de telefonía a través de una conexión de Internet activa. Cualquier dispositivo conectado a Internet que tenga un software de PBX virtual puede utilizarse para realizar una llamada telefónica, como un teléfono IP, un ordenador portátil, un teléfono móvil con la aplicación VoIP adecuada, etc. Un sistema telefónico VoIP para pequeñas empresas puede ayudar a lograr el objetivo de la movilidad operativa.

Sistemas telefónicos en la nube

Si quiere lo mejor de los sistemas telefónicos para pequeñas empresas de hoy en día a la vez que da un paso hacia el futuro, los sistemas telefónicos en la nube son la opción ideal. Adoptan la forma de un software o aplicación web y funcionan con la ayuda de una conexión a Internet. No tienen un sistema PBX local, sino que funcionan a base de un PBX virtual alojado en la nube. Incluso ha desaparecido la necesidad de hardware telefónico, ya que se puede acceder a la aplicación desde cualquier dispositivo conectado a Internet. 

Beneficios para las pequeñas empresas

Por qué su pequeña empresa debería optar por un sistema telefónico en la nube

Hacer realidad una idea de negocio desde cero es toda una hazaña en sí misma. Ese espíritu emprendedor no debería extinguirse cuando se busca un buen sistema telefónico para una pequeña empresa; su empresa, en cualquier grado de desarrollo, merece tener la mejor infraestructura telefónica. 

He aquí algunas razones por las que un sistema telefónico para pequeñas empresas basado en la nube es la mejor opción:

No le interesa acabar con algo obsoleto

En 2004, el 80% de la población mundial tenía una línea fija. En 2018, las líneas fijas están camino de ser reemplazadas por teléfonos inteligentes. La tecnología está evolucionando a la velocidad del pensamiento; no hay forma de detenerla. Usted necesita un sistema telefónico comercial avanzado hoy para seguir siendo relevante en el futuro cercano, de lo contrario acabará quedándose con lo obsoleto. 

Le interesa dejar de quemar dinero

Algo que sigue siendo común entre todas las pequeñas empresas es que no tienen un gran saldo bancario. Por este motivo, necesitan un sistema telefónico comercial poco gravoso, pero muy completo en cuanto a las prestaciones que ofrece. Los sistemas telefónicos locales o físicos que exigen grandes desembolsos iniciales, que han de ser instalados por proveedores externos y cuya puesta en marcha lleva meses, simplemente no son la mejor opción. 

No tiene que sudar para utilizarlo

Hacer una llamada con un sistema telefónico para pequeñas empresas debería ser tan sencillo como llamar desde cualquier teléfono corriente, y no debería requerir una gran formación para aprender a utilizar hardware engorroso u otra infraestructura telefónica. Lo que se necesita actualmente es un sistema que simplifique las cosas. 

Tiene que extender su presencia física

Como empresa que está desplegando sus alas, tendrá que extender su disponibilidad telefónica por diferentes regiones geográficas rápidamente. ¿Por qué? Porque sus clientes australianos podrían no sentirse cómodos llamando a un número estadounidense; quieren ver un número australiano que les inspire confianza. Esto muestra la necesidad de contar con números de teléfono virtuales, los cuales los sistemas telefónicos analógicos no pueden proporcionar, pero sí los sistemas telefónicos en la nube. 

No hay tiempo que perder

El mercado de consumo es una bestia impaciente. No espera por nadie ni por nada, avanza incesantemente a su propio ritmo. Las empresas que pueden seguirle el ritmo triunfan; las que no, se quedan atrás. El caso es que su sistema telefónico no debería ralentizar su salida al mercado; debería poder estar operativo al instante, lo que es, precisamente, en lo que destacan los sistemas telefónicos de última generación. 

Guía del comprador

Guía del comprador sobre cómo elegir el mejor sistema telefónico para las pequeñas empresas

La elección de un sistema telefónico comercial para sus llamadas es una maniobra estratégica. Esta determinará si la futura eficiencia operativa de la empresa es un éxito o un fracaso y también afectará a los ingresos de la empresa. Asimismo, también jugará un papel clave en el posicionamiento del negocio como marca centrada en el consumidor o como una que siempre está fuera del alcance de sus clientes. 

Busque estas prestaciones indispensables para elegir el mejor sistema telefónico virtual para pequeñas empresas:

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Disponibilidad en la nube

El estudio de computación en la nube de IDG de 2018 reveló que el 73% de las corporaciones tiene al menos una aplicación o una parte de la infraestructura informática de la empresa en la nube. La computación en la nube es el nuevo estándar; ofrece a una pequeña empresa todos los beneficios que, hasta ahora, estaban reservados exclusivamente para grandes corporaciones con grandes presupuestos. Desde un acceso a aplicaciones sencillo hasta minimizar costes informáticos a la vez que se facilita la escalabilidad rápida, la computación en la nube aporta a una pequeña empresa todas las ventajas imaginables. Esto hace que operar en la nube sea algo necesario para un sistema telefónico para pequeñas empresas. 

Softphones móviles

¿Ha oído hablar de las siglas inglesas BYOD? Esta es la era BYOD ("traiga su propio dispositivo"), donde los empleados pueden usar sus dispositivos personales para realizar tareas oficiales. Al menos el 58% de las empresas está permitiendo a sus empleados seguir la política BYOD, lo cual puede resultar algo revolucionario para las pequeñas empresas, ya que ayuda a reducir los gastos en infraestructura además de fomentar una cultura de trabajo remoto. No obstante, para trabajar con llamadas telefónicas cuando se está fuera de la oficina, su sistema telefónico comercial necesita softphones móviles. 

Asistente automático

Existe un límite en la cantidad de llamadas telefónicas que puede gestionar un agente en un día, y éste sólo puede atender llamadas de un modo productivo durante unas seis u ocho horas diarias. Los agentes no pueden atender llamadas 24/7, 365 días al año, pero un asistente automático para pequeñas empresas sí. Un asistente automático es un sistema de menú de voz que hace que sea fácil para quienes llaman proceder directamente a los números de extensión con los que quieren hablar. Esto ahorra la intervención manual de la gestión de cada llamada entrante que tendría que hacer un recepcionista o agente. 

Conferencias telefónicas

Las pequeñas empresas necesitan que sus equipos colaboren estrechamente. La información debe fluir de un departamento a otro sin contratiempos y, cuando sea necesaria la intervención de un experto, el sistema telefónico de la empresa también debe poder facilitarla. Esto hace que la funcionalidad de conferencias telefónicas sea algo fundamental que debe buscar cuando esté eligiendo su sistema telefónico comercial. Las conferencias telefónicas permiten a los miembros de equipos distanciados reunirse en una conferencia telefónica y discutir asuntos en detalle. Los sistemas telefónicos VoIP y en la nube modernos ayudan a las empresas a realizar conferencias telefónicas locales e internacionales sin ninguna limitación. 

Integraciones de software

¿Cuántas aplicaciones o herramientas externas utiliza su empresa? Tal vez tenga sistemas diferentes para el CRM, el Help desk, etc. Si su sistema telefónico no puede integrar estas herramientas y trabajar conjuntamente con ellas, los procesos quedarán aislados. La duplicación de datos estaría descontrolada, añadiendo más confusión que claridad; de ahí la necesidad de que su sistema telefónico esté integrado con todos los programas de software de terceros. 

Sistema telefónico comercial Freshdesk Contact Center

Freshdesk Contact Center: un sistema telefónico para pequeñas empresas preparado para el futuro

Freshdesk Contact Center es un sistema telefónico comercial que funciona en la nube. Tiene precios económicos para pequeñas empresas sin sacrificar su oferta de prestaciones. Como sistema telefónico para pequeñas empresas, permite a las empresas lanzar un call center completo con funcionalidades como conferencias telefónicas, transferencia de llamadas, grabación de llamadas, asistente automático y muchas más. Y le tomará menos de dos minutos disponer de Freshdesk Contact Center configurado y en funcionamiento en su empresa.

Tanto si ya tiene un sistema telefónico físico como si está en proceso de instalar uno desde cero, Freshdesk Contact Center puede ser la opción ideal. 

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¿Por qué Freshdesk Contact Center sobre todo lo demás?

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Instalación rápida para administradores

Opciones de instalación súper sencillas que permiten a sus administradores lanzar su call center en minutos.

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Información valiosa para supervisores

Panel del call center en tiempo real para ayudar a los supervisores a gestionar llamadas y agentes en tiempo real.

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Conversaciones contextuales para los agentes

Todas las grabaciones y notas de las llamadas anteriores están disponibles para asegurarse de que sus agentes siempre tienen todo el contexto.

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Freshdesk Contact Center: el sistema telefónico comercial ideal

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