Klein ist das neue Groß

In Deutschland sind 99,3% der Unternehmen kleine und mittelständische Unternehmen (KMU). Den größten Anteil machen 2,01 Mio. Kleinunternehmen aus.

Lassen Sie diese Zahl auf sich wirken. Wenn Sie ein kleines Unternehmen führen oder eine Idee für ein kleines Unternehmen haben, gehören Sie zu einer riesigen Gruppe von Gleichgesinnten, die mehrere Wirtschaftszweige am Leben erhalten. Trotzdem ist der Aufbau eines kleinen Unternehmens eine große Herausforderung, besonders dann, wenn Sie ständig mit Ihren Lieferanten und Kunden kommunizieren müssen.

Kommunikation liegt jeder geschäftlichen Transaktion zugrunde. Ein gutes Telefonsystem für kleine Unternehmen ist daher für das Wachstum unerlässlich. Hier finden Sie alles, was Sie zu Telefonsystemen wissen müssen. Zugleich erfahren Sie, wie Sie mit einem solchen System die Herausforderungen eines kleinen Unternehmens meistern.

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HERAUSFODERUNGEN FÜR KLEINE UNTERNEHMEN

Herausforderungen für kleine Unternehmen im Hinblick auf die Kommunikation

Großunternehmen haben ihre ganz eigenen Probleme. Aber die kleinen Unternehmen haben noch mehr Herausforderungen, die zudem ganz speziell sind.

Sie müssen immer verfügbar sein

Tag und Nacht, Sonntagabend oder Montagmorgen – die Kunden erwarten, dass Ihr Unternehmen bereit für Geschäfte ist. Für geschäftliche Anfragen und den Kundenservice gibt es keine Urlaubstage, die Telefonsysteme im Büro müssen besetzt sein. Auch Geschäftszeiten spielen für den Service keine Rolle, da der Kunde zu unterschiedlichsten Zeiten Beratung benötigt.

Begrenzte technische Möglichkeiten

Die meisten kleinen Unternehmen haben nicht den Luxus einer eigenen IT-Abteilung, ganz zu schweigen von einem IT-Administrator. Die Last der Einrichtung, Verwaltung und Wartung der geschäftlichen Telefonsystemen für kleine Unternehmen wird im Team aufgeteilt. Hinzu kommt die lästige Pflicht, Telefonnummern zu buchen und neue Nutzer hinzuzufügen. Da verwundert es nicht, dass bei kleinen Unternehmen oft ein Telefonchaos zu herrschen scheint.

Operationelle Mobilität

Das Betreiben eines schlanken und kosteneffektiven Unternehmens steht auf der Prioritätenliste jedes CEO ganz weit oben. Operationelle Mobilität ist der Schlüssel zu einem schlanken Geschäftsmodell. Leider fesseln vor Ort installierte Telefonsystem im Büro die Mitarbeiter an ihren Schreibtisch und behindern so die operationelle Mobilität. Kleine Unternehmen haben einen dringenden Bedarf für Telefonsysteme, die Mitarbeiter aus allen Landesteilen miteinander verbinden.

Skalierbarkeit

Kleine Unternehmen bleiben nicht lange klein. Alte Telefonsysteme in Büros sind da leider nicht hilfreich. Solche Systeme erfordern hohe Anfangsinvestitionen, die Kapital lange binden. Zudem haben die wichtigen Funktionen oft saftige Zusatzkosten, die einen in den finanziellen Ruin treiben können. Ein ideales Telefonsystem für kleine Unternehmen sollte daher leicht skalierbar sein und keine Anfangsinvestitionen erfordern. 

ALLTÄGLICHE SZENARIEN

Geschäftliche Telefonsysteme und alltägliche Szenarien

Benutzerdefinierte Begrüßungen

Jeder bei Ihrem Unternehmen eingehende Anrufe kann mit einer von Ihnen festgelegten Begrüßung empfangen werden. Sie können einfach einen guten Morgen wünschen oder zur Saison passende Worte finden. Mit einem Telefonsystem können Sie immer eine Begrüßung verwenden, die der Marke Ihres kleinen Unternehmens entspricht.

IVR-System

Stellen Sie sich einen geschäftigen Tag vor, an dem die Anrufdichte ungewöhnlich hoch ist. Alle Leiten sind belegt, so dass Ihre Kunden lange warten müssen und unzufrieden werden. In einer solchen Situation kann ein IVR helfen und die Masse der Anrufe mit vorgefertigten Antworten abarbeiten. 
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Anrufweiterleitung

Hin und wieder gibt es Anrufe, die Ihre Agenten nicht alleine lösen können. Sie benötigen dann die Hilfe eines Experten. Die Anrufweiterleitung erleichtert es, die richtige Verbindung zu einem solchen Experten herzustellen. 

Automatische Anrufaufzeichnung

Jedes Gespräch, das Ihr Unternehmen mit einem Kunden führt, bietet Möglichkeiten, etwas zu lernen. Eine automatische Anrufaufzeichnung hilft beim Archivieren dieser Gespräche. Die Aufzeichnungen können Sie dann für Training, zum Überwachen der Qualität oder sogar für Compliance-Zwecke verwenden. 
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Kunden-Interaktionsverlauf

Hat dieser Kunde vorher schon einmal angerufen? Was war das Ergebnis? Haben wir ein Follow-up zugesagt? Der Kunden-Interaktionsverlauf gibt Ihren Agenten Antworten auf solche und ähnliche Fragen. Zugleich bietet er wichtigen Kontext und erspart es Ihren Kunden, alles wiederholen zu müssen.

Geteilte Telefonleitungen

Für Ihre Kunden wirkt es so, als habe Ihr Unternehmen nur eine Rufnummer. Intern aber können Sie beliebig viele, geteilte Leitungen haben, die zwischen geschäftlichen Telefonfunktionen, Teams und Nutzern aufgeteilt sind. Geteilte Telefonleitungen sind eine Besonderheit, die es nur bei geschäftlichen Telefonsystemen gibt.

ARTEN VON TELEFONSYSTEMEN

Arten von Telefonsysteme für kleine Unternehmen

Ein Telefonsystem für kleine Unternehmen ist eine fortschrittliche Lösung, die mehrere Funktionen bietet, mit denen eine private Telefonleitung vielleicht nicht aufwarten kann. Je nach ihrer Funktionsweise kann man Telefonsysteme in eine von vier Kategorien einordnen.

Telefonsysteme mit mehreren Leitungen

Telefonsysteme mit mehreren Leitungen ermöglichen es kleinen Unternehmen, jedem Nutzer im Unternehmen eine eigene Leitung zur Verfügung zu stellen. Die Leitungen sind physische Kabel, die das jeweilige Telefon mit einem Schaltkasten verbinden. Dieser Schaltkasten stellt dann den Kontakt mit der richtigen Nummer her, etwa einer Benutzer-Nebenstelle, dem Frontoffice, dem Backoffice, dem Sicherheitsdienst, dem Voicemail-System und so weiter. Obwohl diese Telefonsysteme bei der Vernetzung helfen, benötigen sie doch viel Hardware, so dass sie nur schwer skalierbar sind und kaum örtliche Flexibilität ermöglichen.

Telefonanlagen

Eine Telefonanlage ist ein hardware-basiertes Telefonsystem, mit dem ein Unternehmen eine Telefonie-Infrastruktur für die externe und interne Telefonkommunikation aufbauen kann. Das Herzstück einer solchen Anlage ist eine große Schaltbox mit Anschlüssen für die einzelnen Telefonleitungen. Für die internen Nebenstellen werden separate Verbindungen erstellt. Externe Telefonanrufe werden dagegen an die jeweilige Telefonleitung oder Rufnummer weitergeleitet. Solche Systeme funktionieren gut, wenn es um ein kleines Unternehmen geht, das ungefähr ein Dutzend Mitarbeiter hat, die alle innerhalb eines Gebäudes sitzen. Für ein modernes Unternehmen mit Fernarbeitsplätzen oder einem Bedarf für operationell Flexibilität ist eine solche Anlage aber vielleicht nicht die richtige Wahl.

VoIP-Telefonsysteme

VoIP-Telefonsysteme basieren auf Telefonleitungen, die mit dem Internet verbunden sind. So können die Telefonie-Operationen über eine aktive Internetverbindung abgewickelt werden. Damit kann jedes mit dem Internet verbundene Gerät (also ein IP-Telefon, einen Laptop, ein Mobiltelefon mit einer geeigneten VoIP-App usw.) mit einer Software für virtuelle Telefonsysteme zum Anrufen verwendet werden. Ein VoIP-Telefonsystem für kleine Unternehmen kann dazu beitragen, die operationelle Mobilität zu steigern.

Cloudbasierte Telefonsysteme

Wenn Sie das Beste der heute verfügbaren Telefonsysteme für kleine Unternehmen suchen und sich zugleich zukunftssicher aufstellen wollen, ist ein cloud-basiertes Telefonsystem die ideale Wahl. Ein solches System ist eine Software bzw. eine Web-Applikation, die mit dem Internet verbunden ist. Ein solches System kommt ohne physische Telefonanlage aus, denn die Software wird in der Cloud gehostet. Da der Zugriff über nahezu jedes mit dem Internet verbundene Gerät möglich ist, benötigen Sie keine Telefonhardware.

VORTEILE FÜR KLEINE UNTERNEHMEN

Warum Ihr kleines Unternehmen sich für ein cloud-basiertes Telefonsystem entscheiden sollte

Eine Geschäftsidee zu verwirklichen ist ein echtes Kunststück. Neben dem Unternehmergeist hilft Ihnen dabei ein gutes Telefonsystem für kleine Unternehmen. In jeder Phase seines Wachstums verdient Ihr Unternehmen die bestmögliche Telefoninfrastruktur.

Hier einige Gründe, warum ein Cloud-basiertes Telefonsystem für kleine Unternehmen die richtige Wahl ist:

Sie bleiben nicht in alter Technik gefangen

Im Jahr 2004 hatten 80 Prozent der Weltbevölkerung ein Festnetztelefon. Seit 2018 werden diese immer mehr von Smartphones ersetzt. Die Technologie entwickelt sich in Gedankenschnelle weiter. Um auch in der nahen Zukunft relevant zu sein, benötigen Sie ein fortschrittliches Telefonsystem im Büro. Andernfalls bleiben Sie mit alter Technik in der Vergangenheit stecken.

Verschwenden Sie nicht Ihr Geld

Ein Punkt, der fast alle kleinen Unternehmen betrifft, ist, dass sie kein üppiges Bankkonto haben. Sie benötigen daher ein Telefonsystem, das das Budget schont und zugleich viele Funktionen bietet. Vor Ort installierte Telefonsysteme erfordern hohe Anfangsinvestitionen, die Einrichtung durch Drittparteien und eine lange Vorlaufzeit (manchmal Monate). Damit sind herkömmliche Telefonanlagen keine gute Wahl.

Machen Sie sich keine Sorgen mehr über die Nutzerfreundlichkeit Ihres Telefonsystems

Das Anrufen über ein modernes Telefonsystem für kleine Unternehmen sollte so einfach sein wie der Anruf über jedes normale Telefon. Aktuelle Telefonsysteme sind so intuitiv, dass man zur Benutzung kein ausführliches Training benötigt. Sagen Sie klobiger Hardware und komplizierten Telefoninfrastrukturen Ade – Einfachheit ist heutzutage Trumpf!

Arbeiten Sie international und agil

Wenn Ihr Unternehmen wächst, müssen Sie Ihre telefonische Verfügbarkeit schnell ausbauen und über mehrere Länder ausdehnen können. Warum? Weil, zum Beispiel, Ihre Kunden in Deutschland nicht gerne eine australische oder amerikanische Nummer anrufen möchten. Wie alle Kunden möchten sie eine Rufnummer zur Verfügung haben, die sie gewöhnt sind, also eine aus Deutschland. Bei modernen Systemen nutzen Sie dazu virtuelle Telefonnummern, eine Funktion, die herkömmliche Analogtelefone nicht bieten können. Mit einer cloud-basierten Lösung für Ihr Telefonsystem stehen Ihnen dagegen alle Möglichkeiten offen. 

Verschwenden Sie nicht Ihre Zeit

Der Konsumentenmarkt ist ungeduldig. Die Unternehmen, die Schritt halten können, haben Erfolg. Die anderen bleiben zurück. Daher ist es besonders wichtig, dass Ihr Telefonsystem für kleine Unternehmen Ihre Produkteinführungszeit nicht verlangsamt. Ihr System muss sofort einsatzbereit sein – und genau das ist einer der großen Vorteile aktueller Telefonsysteme.

LEITFADEN FÜR KÄUFER

Käuferleitfaden für das beste Telefonsystem für kleine Unternehmen

Die Auswahl eines Telefonsystems für ein kleines Unternehmen ist eine strategische Unterscheidung. Damit steht und fällt die zukünftige operationelle Effizienz des Unternehmens. Zugleich beeinflusst die Auswahl das Geschäftsergebnis. Nicht zuletzt ist die Entscheidung auch bedeutend für die Positionierung des Unternehmens – ist die Marke kundenzentriert oder für die Kunden nicht erreichbar?

Wenn Sie das beste virtuelle Telefonsystem auswählen, sollten Sie auf folgende unerlässliche Funktionen achten:

Hosting in der Cloud

Die 2018 durchgeführte Untersuchung „IDG Cloud Computing“ hat ergeben, dass 73 Prozent aller Unternehmen mindestens eine Applikation oder einen Teil ihrer Unternehmensrechenleistung in der Cloud haben. Cloud-Computing ist der neue Standard. Es eröffnet kleinen Unternehmen alle Vorteile, die bisher nur großen Unternehmen mit tiefen Taschen vorbehalten waren. Die Vorteile sind vielfältig und reichen von einfachem Zugriff auf Applikationen bis hin zur Minimierung der IT-Kosten. Zugleich ermöglicht dieses System eine schnelle Skalierbarkeit. Damit ist klar: Das Hosting in der Cloud ist ein Muss für Telefonsysteme für kleine Unternehmen.

Mobilgeräte-Softwaretelefonie

Haben Sie schon von „BYOD“ gehört? Die Abkürzung steht für das englische „Bring your own device“. Das dahinterstehende Konzept ist, dass die Mitarbeiter ihre persönlichen Geräte für Aufgaben der Firma benutzen dürfen. Mindestens 58 Prozent aller Unternehmen setzen „BYOD“ um. Für kleine Unternehmen kann „BYOD“ ein Segen sein. Sie sparen damit Kosten für die IT-Infrastruktur und fördern eine Kultur des Arbeitens abseits des Schreibtisches. Um solche Telefonanrufe über das System von überall aus zu ermöglichen, muss Ihr geschäftliches Telefonsystem Mobilgeräte-Softwaretelefonie bieten.

Automatische Annahme

Jeder Agent hat eine Grenze, wie viele Anrufe er pro Tag bearbeiten kann. Darüber hinaus kann er am Tag produktiv nur sechs bis acht Stunden telefonieren. Er kann natürlich nicht rund um die Uhr an 365 Tagen pro Jahr Anrufe annehmen. Aber: Eine automatische Anrufannahme für kleine Unternehmen kann das. Eine automatische Annahme ist ein Sprachmenüsystem, das es den Anrufern leicht macht, direkt mit der Nebenstellennummer verbunden zu werden, mit der sie sprechen möchten. So sparen Sie manuelle Eingriffe eines Rezeptionisten oder eines Agenten, der sich um das Weiterleiten jedes Anrufes kümmert. 

Anrufkonferenz

In kleinen Unternehmen müssen die Teams eng zusammenarbeiten. Die Informationen müssen von einer Abteilung nahtlos zur anderen fließen. Wenn dann die Hilfe eines Experten gefragt ist, muss das geschäftliche Telefonsystem auch dafür bereit sein. Damit sind Anrufkonferenzen eine zentrale Funktion, auf die Sie bei der Auswahl Ihres Telefonsystems achten sollten. Anrufkonferenzen ermöglichen es Ihren Teammitgliedern, auch wenn sie örtlich weit entfernt voneinander sind, für eine Telefonkonferenz zusammenzukommen und Dinge ausführlich zu besprechen. Moderne VoIP- und Cloud-Telefonsysteme helfen Unternehmen dabei, örtliche oder internationale Anrufkonferenzen ohne Begrenzung vorzunehmen.

Software-Integrationen

Wie viele externe Applikationen oder Tools nutzt Ihr Unternehmen? Es kann sein, dass Sie verschiedene Systeme für Ihr CRM verwenden, zum Beispiel für Ihren Helpdesk. Wenn Ihre Telefonsysteme im Büro diese Tools nicht integrieren, bleiben die Prozesse in ihren „Silos“. Dann kommt es wahrscheinlich zu doppelt gespeicherten Daten, die mehr Verwirrung als Nutzen bringen. Daher ist es wichtig, dass Ihr Telefonsystem mit allen Softwareprogrammen von Drittparteien integrierbar ist.

DAS GESCHÄFTLICHE TELEFONSYSTEM VON FRESHCALLER

Freshdesk Contact Center: ein zukunftssicheres Telefonsystem für kleine Unternehmen

Das geschäftliche Telefonsystem im Büro von Freshdesk Contact Center läuft in der Cloud. Es ist auch für kleine Unternehmen bezahlbar und bietet zugleich alle wichtigen Funktionen. Unternehmen können damit ein komplettes Call-Center einrichten und Anrufkonferenzen, Anrufweiterleitungen, Anrufaufzeichnungen, automatische Anrufannahmen und viele andere Funktionen nutzen. Das Beste daran ist, dass es weniger als zwei Minuten dauert, bis Freshdesk Contact Center betriebsbereit für Ihr Unternehmen eingerichtet ist.

Ob Sie bereits ein herkömmliches Telefonsystem vor Ort haben oder ein Telefonsystem neu einführen möchten – Freshdesk Contact Center ist die ideale Wahl.

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Was spricht für Freshdesk Contact Center?

Was spricht für Freshdesk Contact Center?

Schnelle Einrichtung für Administratoren

Schnelle Einrichtung für Administratoren Besonders einfache Einrichtungsmöglichkeiten, mit denen Ihre Administratoren Ihr Call-Center in Minutenschnelle einrichten können.

Einsichten für Supervisoren

Das Live-Call-Center-Dashboard hilft Supervisoren, Anrufe und Agenten in Echtzeit zu verwalten.

Gespräche mit Kontext für Agenten

Alle vorherigen Anrufaufzeichnungen und Notizen sind abrufbar, so dass Ihre Agenten den kompletten Kontext zur Verfügung haben.

Freshdesk Contact Center: Das bevorzugte geschäftliche Telefonsystem