Alles, was Sie über Telefonsysteme wissen müssen

Wenn Sie ein wachsendes Unternehmen führen und die Call-Center-Erfahrung Ihrer Kunden optimieren möchten, sind Sie hier genau richtig. Wir geben Ihnen einen umfassenden Überblick und beleuchten folgende Punkte:

PBX system Freshcaller

Was ist ein Telefonsystem?

Telefonsysteme werden oft als „PBX“ abgekürzt. Was aber hat es mit dieser kompliziert (mancher würde „langweilig“ sagen) erscheinenden Abkürzung auf sich?

PBX steht für „Private Branch Exchange“ und bezeichnet eine unternehmenszentrierte Telefonanlage. Mit einer solchen Anlage können Sie bequem sowohl mit Kunden (extern) als auch mit Kollegen aus derselben Organisation (intern) sprechen.

Aber, so fragen Sie vielleicht, warum kann ich nicht einfach mein eigenes Telefon (also das herkömmliche Telefonsystem) für diese Anrufe verwenden? Was soll daran so kompliziert sein?

Alles, was man vermutlich braucht, ist eine andere SIM-Karte für die geschäftlichen Kontakte, oder?

Nun, falls Sie nicht gerade Geld selbst drucken oder Ihr Unternehmen als Hobby betreiben, sollten Sie sich unbedingt damit befassen, was ein Telefonsystem ist. Zugleich sparen Sie so auch Geld 😉

Ein Telefonsystem optimal nutzen

Wie Sie ein Telefonsystem optimal nutzen

Unabhängig davon, ob Sie ein Kleinunternehmen oder ein schnell wachsendes Unternehmen mit vielen neuen Kunden führen – ein normales Telefon kann nicht mit Ihrem Wachstum und dem Anrufaufkommen mithalten.

Schauen wir uns einmal an, welche Vorteile ein Telefonsystem Ihrem Unternehmen bietet und wie Sie diese Vorteile optimal nutzen.

Bessere Kommunikation

Mit einem Telefonsystem können Sie zum Beispiel ganz bequem einen Kollegen anrufen, der einige Räume weiter sitzt. Oder Sie können einen Anrufer an die richtige Abteilung weiterleiten. Mit einem Telefonsystem läuft die Kommunikation in Ihrem Unternehmen einfach runder.

Da ein Telefonsystem angepasst werden und so viele Nutzer wie nötig aufnehmen kann, ist Ihr ganzes Team gut vernetzt. So haben Sie eingehende Anrufe immer im Griff und können diese bei Bedarf einfach weiterleiten. Ihre Kunden genießen damit eine nahtlose und gut durchdachte Anruferfahrung.

Gespräche mit Kontext

Wenn man etwas immer wieder wiederholen muss, klingt das wie eine kaputte Schallplatte. Das mag niemand. Gleiches gilt, wenn Kunden Sie anrufen. Die Kunden haben oft ein dringendes Problem und wünschen sich eine sofortige Lösung. Bei herkömmlichen Telefonanlagen sind die Möglichkeiten begrenzt. Es besteht dann die Gefahr, dass die Kunden ihre Angaben mehrmals wiederholen müssen. Wenn Sie aber ein modernes Telefonsystem haben, können sich die Agenten damit den gesamten Kontext ansehen, so dass die Kunden sich nicht wiederholen müssen.

Mit einem leistungsstarken Telefonsystem können Sie Anrufe aufzeichnen und automatisch protokollieren. Ein solches Telefonsystem bringt Ihren Kundenservice auf die nächste Stufe. Das spart Ihnen Zeit und begeistert Ihre Kunden.

Professionelle Erscheinung

Ob es um ein Date oder einen Kundenanruf geht – der erste Eindruck ist der wichtigste und bestimmt oft, wie die Beziehung weitergeht. Im Hinblick auf Ihre Kunden möchten Sie natürlich angemessen stilvoll und professionell wirken. Mit einem gut eingerichteten Telefonsystem ist das ganz einfach. Alles ist wohlgeordnet und bereit, den besten Service zu liefern.

Verpasste Anrufe, ungeordnete Anrufweiterleitungen und lange Wartezeiten gehören mit einem intelligenten Telefonsystem der Vergangenheit an. Nutzen Sie die Anrufweiterleitung, Konferenzschaltungen, automatische Anrufannahmen, Rückrufoptionen und vieles mehr. So bieten Sie durchgehend hilfreichen und stilvollen Kundenservice, bei dem sich Ihre Kunden gut aufgehoben fühlen. Mit einem solchen Service bleiben die Kunden Ihrer Marke lange Zeit treu und kommen immer wieder.

Langfristige Kosteneinsparungen

Ein Telefonsystem ist ein wenig wie eine gute Flasche Wein. Die Stärken werden vor allem mit der Zeit immer deutlicher. Auch wenn die Einrichtung eine Herausforderung zu sein scheint und etwas Arbeit macht, handelt es sich doch um eine nur einmalige Investition. Wenn Ihr Telefonsystem erst einmal eingerichtet ist und läuft, können Ihre Mitarbeiter viel schneller und praktischer arbeiten. Das spart immer wieder Zeit und Kosten ein, so dass die Anfangsinvestition Schritt für Schritt weniger ins Gewicht fällt. 

Bei herkömmlichen Telefonanlagen ist es zum Beispiel so, dass Anrufe (selbst, wenn zwei Kollegen auf demselben Flur sich anrufen), erst zum örtlichen Verteiler und dann als kostenpflichtiger Anruf zurück ins Büro gehen. Diese Kosten können sich im Laufe der Zeit summieren. Bei einem Anruf innerhalb eines modernen Telefonsystems ist das anders, weil darin für interne Anrufe keine Gebühren anfallen. So sparen Sie doppelt, denn Sie brauchen keine Telefonhardware und zahlen nicht für internen Verbindungen.

Intelligente Ressourcennutzung

Wie sollen Ihre Call-Center-Agenten ihre Zeit nutzen? Sollen Sie Adressen nachschlagen und in Anrufverzeichnissen die richtigen Nummern heraussuchen? Oder sollen sie produktiv sein und Ihren Kunden Spitzensupport bieten oder Ihre Produkte gekonnt verkaufen? Am Ende geht es nur ums Geschäft, daher ist die Antwort klar. 

Wenn Sie sich also für die richtige Technologie (ein gutes Telefonsystem) entscheiden, minimieren Sie die manuellen Arbeiten und schaffen das richtige Umfeld für Ihr Telefonteam. So können sich die Agenten auf die Gespräche mit den Kunden und Interessenten konzentrieren, ohne Zeit für altmodische Verwaltungsaufgaben zu opfern. Nutzen Sie Ihre Ressourcen optimal und überlassen Sie den Rest Ihrem Telefonsystem.

Optimierte Anrufverwaltung

Wenn Sie über ein Telefonsystem verfügen, wissen Sie sofort, wie viele Anrufe ein- sowie ausgehen und wie hoch die Kosten sind. So müssen Sie nicht mehr auf die monatliche Rechnung warten. Zugleich können Sie mit häufigeren Analysen des Anrufvolumens schneller Bedarf für Änderungen erkennen und diese umsetzen, so dass Ihr Team effektiver arbeiten kann.

Anhand dieser Analysen sehen Sie auch sofort, welche Linien viel angerufen werden und welche weniger. Sie können dann Agenten von den ruhigeren Leitungen abziehen und sie den geschäftigeren Linien zuweisen. Damit schaffen Sie eine gesunde Arbeitsumgebung, in der kein Agent über- oder unterbeschäftigt ist. So können Sie behutsam die Operationen Ihres Call-Center optimieren.

Statten Sie Ihr Unternehmen mit einem Telefonsystem aus

ARTEN VON TELEFONSYSTEMEN

Welche Art von Telefonsystem braucht Ihr Unternehmen?

Auszählen per „Ene, mene, muh“? Nein! Es gibt eine viel bessere Art herauszufinden, welches Telefonsystem das richtige für Ihr Unternehmen ist. Dazu müssen wir zunächst klären, welche Arten von Telefonsystemen es gibt und wie sie sich voneinander unterscheiden.

Herkömmliche Telefonsysteme/-anlagen vor Ort

Worum handelt es sich?

Diese Telefonsysteme (besser: Telefonanlagen) waren die ersten Vertreter ihrer Art und stützten sich für die geschäftlichen Anrufe auf uralte Landleitungen. Zudem sind Sie mit einer solchen Anlage an den Schreibtisch oder mindestens das Gebäude gefesselt, denn die Komponenten sind nicht wirklich mobil.

Welche Vor- und Nachteile gibt es?

Ein Vorteil dieser Systeme ist, dass sie am zuverlässigsten sind und dank der eigenen Telefonleitungen die beste Sprachqualität bieten. Es gibt aber auch Nachteile. So brauchen die Systeme/Anlagen recht viel Hardware, Kabel und körperliche Verrichtungen für den Betrieb. Daher sind die Kosten für die Wartung, Einrichtung und Konfiguration erheblich.

Fazit

Wenn Ihr Unternehmen bereits eine vor Ort installierte Telefonanlage hat und Ihnen die Kosten nichts ausmachen, können Sie die Anlage natürlich weiter nutzen. Jemand, der ein Telefonsystem neu einführen möchte, sollte jedoch die moderne, zukunftssichere Variante wählen, die zudem einfach einzurichten und zu warten ist.

IP-Telefonsystem

Worum handelt es sich?

Diese Telefonsysteme benötigen nicht viel Hardware, nutzen aber immer noch ein physisches Telefon oder eine Software, um ihre Call-Center-Operationen auszuführen.

Welche Vor- und Nachteile gibt es?

Der größte Vorzug dieser Telefonsysteme besteht in ihrer Flexibilität. Die Telefone können sich über das Computernetzwerk Ihres Unternehmens mit dem Internet verbinden. Sie müssen daher nicht in einen gesonderten Anbieter investieren, wie das bei herkömmlichen Telefonanlagen der Fall ist. Da zudem alles über einen einzigen Anbieter abgewickelt wird, ist der Aufwand für die Rechnungsprüfung und das Abonnement geringer.

Fazit

Diese Systeme sind ideal für Teams, die aus Gewohnheit und Bequemlichkeit weiterhin physische Telefone verwenden und zugleich Geld sparen möchten. Zudem brauchen sie sich so weniger um die Wartung und Instandhaltung zu kümmern.

Gehostete Telefonsysteme

Worum handelt es sich?

Diese Art von Telefonsystem ist die modernste und zukunftsweisende. Sie benötigen keine zusätzliche Hardware und Installation. Die gesamte Einrichtung des Telefonsystems erfolgt virtuell in der Cloud.

Welche Vor- und Nachteile gibt es?

Mit diesem Telefonsystem müssen Sie sich keine Gedanken um sperrige Hardware und die Komplexität eines vor Ort installierten Systems machen, das Sie an Ihren Schreibtisch fesselt. Sie haben alle Freiheiten und können arbeiten, wo immer Sie möchten. Alles, was Sie benötigen, sind ein Laptop und eine gute Internetverbindung. Alle Daten und Operationen werden von einem Drittanbieter gepflegt, so dass Sie sich nicht um die Wartung und Instandhaltung kümmern müssen.

Fazit

Diese Variante ist besonders bequem und kostengünstig. Zugleich gestalten Sie damit Ihre Call-Center-Erfahrung elegant und angenehm. So können sich Ihre Agenten auf die wichtigen Dinge konzentrieren. Besonders, wenn Sie ein kleines Unternehmen führen und sich (noch) keine großen Gedanken zu Anrufaufkommen und Teamgrößen machen müssen, ist dieses System für Sie die beste und flexibelste Wahl.

Telefonsystem für kleine UNTERnehmen

Freshcaller, das beste Telefonsystem für kleine Unternehmen

Freshcaller ist ein virtuelles Telefonsystem, bei dem Sie Ortsrufnummern und gebührenfreie Rufnummern in mehr als 50 Ländern buchen können. Früher mussten sich Unternehmen immer Gedanken hinsichtlich des technischen Know-how zur Implementierung von Telefonanlagen machen. Mit Freshcaller gehört das der Vergangenheit an und die Einrichtung Ihres Call-Centers dauert nur zwei Minuten.       

  • Sie können mit unserem kostenlosen Plan beginnen
  • Wenn Ihr Team wächst, können Sie ganz nach Bedarf auf einen höheren Plan umsteigen
  • Sie müssen keinen Cent in Trainingseinheiten investieren
  • Sie benötigen keine Telefonhardware und müssen auch nichts für die Wartung einer solchen Hardware ausgeben

Das bevorzugte Telefonsystem für Unternehmen