HET BestE GEBRUIK VAN EEN PBX
Hoe haalt u het meeste uit een PBX
Of u nu een superklein bedrijf bent of een snelgroeiend bedrijf waar het tegenkomen van veel nieuwe gezichten de norm wordt, de huistelefoon kan uw groei en belbelasting niet bijhouden.
Dus, laten we eens kijken wat de overstap naar een PBX precies met zich meebrengt voor uw bedrijf en hoe u dat het beste kunt doen.
Betere communicatie
Of het nu gaat om het gemak van het bellen van een collega die enkele kamers verderop zit of om het snel doorschakelen van een behoeftige beller naar de juiste afdeling, een PBX werkt soepel, perfect en nauwkeurig. Een PBX helpt met de interne communicatie in uw organisatie met minimale beperkingen.
Aangezien een PBX kan worden aangepast aan zoveel mogelijk gebruikers, kunt u uw hele team goed verbonden houden met de binnenkomende en door te verbinden oproepen. Dit soort nette communicatie geeft uw klanten consequent een goede algehele ervaring.
Contextuele gesprekken
Behalve die oude radio en wat klassieke platen, legt niemand graag steeds hetzelfde uit. En als een klant u belt is hij vast ook op zoek naar een snelle oplossing. Maar de mogelijkheden van traditionele telefoonsystemen zijn beperkt. In dat geval kan een PBX elke agent in uw team helpen in verbinding te staan met elk ander klantgesprek dat binnenkomt.
Met de mogelijkheid om toegang te krijgen tot contextuele informatie door middel van krachtige functies zoals gespreksopname en automatische gespreksregistratie, is een PBX de beste keuze voor een betere klantervaring dan gemiddeld. Dit bespaart niet alleen veel tijd maar maakt ook indruk op uw klanten.
Professionele uitstraling
Of het nu een eerste date is of de eerste keer dat u een klant aan de lijn hebt, de eerste paar seconden bepalen veel over hoe hun relatie met uw merk zal verlopen. Als merk is het stijlvol om professioneel over te komen terwijl u zaken afhandelt. Met een goed ingerichte PBX om uw interacties met klanten te ondersteunen hoeft u zich geen zorgen te maken.
Gesprekken missen, onhandig gerommel met het doorverbinden en lange wachttijden hoeven niet meer voor te komen in uw systeem met de slimme functies van een PBX—gesprekken routeren, vergaderen, automatische receptionist en terugbelopties, om er maar een paar te noemen. Zo wordt het makkelijker voor u om vaker een goede klantervaring te bieden. Zo keren uw klanten nog lang terug naar u en uw merk.
Kosten besparen op lange termijn
Een PBX is te vergelijken met een goede fles wijn. U zult merken dat het effect op lange termijn het grootst is. Ook al is de eerste opzet misschien een beetje ontmoedigend wat betreft de aanpassing aan veranderingen en al het werk dat ermee gemoeid is, maar dit is een eenmalige investering. Met een volledig functionele PBX kunnen uw medewerkers een specifiek nummer of gedeelde telefoonlijnen gebruiken, in tegenstelling tot het traditionele systeem waar elke medewerker zijn eigen lijn nodig heeft.
Bovendien gaat met een traditioneel telefoonsysteem elk gesprek dat wordt gevoerd - zelfs als het gaat om een collega die aan de overkant van de verdieping werkt - helemaal naar de lokale centrale voordat het gesprek wordt doorverbonden en wordt het behandeld als een gloednieuw gesprek dat u veel geld kost. Maar voor een gesprek via de PBX worden helemaal geen kosten gerekend. Zo bespaart u behoorlijk op hardware en middelen.
Slim gebruik van middelen
Waaraan wilt u dat uw callcenter-agents hun tijd besteden? Het zoeken in telefoonboeken en oproeplijsten om de juiste telefoonnummers te vinden om te bellen, of gewoon aan de slag gaan, bellen en uw klanten verrassen met hoogwaardige ondersteuning. Natuurlijk draait het allemaal om het succesvol maken van uw bedrijf.
De juiste technologie (een goede PBX) gebruiken om al het handmatige werk te minimaliseren en de juiste omgeving creëren voor uw telefoonteam is belangrijk. Dit helpt hen uiteindelijk om zich meer te richten op het gesprek en de kwaliteit ervan, in plaats van dat ze worden opgezadeld met het vastleggen van gesprekken en andere operationele taken. Gebruik alle middelen die u heeft goed en laat de PBX de rest doen.
Gestroomlijnd gespreksmanagement
Met een PBX heeft u de luxe dat u weet hoeveel gesprekken in en uit uw zakelijke telefoonsysteem stromen zonder te hoeven wachten tot het einde van de maand voor uw rekening. Een frequentere analyse van het gespreksvolume in een PBX geeft u de mogelijkheid om uw gehele telefoonteam beter te organiseren om beter te werken.
Met deze analyse weet u ook welke lijnen drukker zijn dan andere. Zo kunt u enkele van uw agents verplaatsen naar drukkere lijnen. Zo kunt u zorgen voor een gezonden werkomgeving waarin geen enkele agent overwerkt raakt of zich hoeft te vervelen. Op deze manier kunt u uw callcenteractiviteiten heel zorgvuldig stroomlijnen.
