Como escolher o melhor PBX comercial | Sistema telefônico Freshdesk Contact Center

MELHOR USO DO PBX

Como fazer melhor uso de um PBX

Você pode ter uma pequena empresa que cabe em uma sala ou um negócio que cresce rapidamente e no qual se deparar com muitos rostos novos se tornou a norma: em todo caso, os telefones residenciais não serão capazes de acompanhar seu ritmo de crescimento e quantidade de chamadas.

Portanto, vamos ver exatamente o que a adaptação para um PBX pode oferecer à sua empresa – e como fazer isso da melhor forma possível.

Comunicação aprimorada

Seja pela comodidade de ligar para um colega que trabalha a várias salas de distância ou rapidamente redirecionar um pedido de ajuda para o departamento adequado, um PBX é como um pedaço de chocolate temperado — suave, perfeito e preciso. O PBX ajuda a organizar a comunicação interna da sua organização, com restrições mínimas.

Como um PBX pode ser personalizado para acomodar o máximo de usuários possível, você pode conectar toda a sua equipe, bem como as chamadas recebidas e aquelas que precisam ser transferidas. Esse tipo de comunicação organizada eventualmente oferecerá aos seus clientes uma ótima experiência do início ao fim, de maneira consistente.

Conversas contextualizadas

Exceto pelos queridos rádios antigos e possivelmente um punhado de discos clássicos, ninguém gosta de se explicar repetidamente. E, quando um cliente liga para você, ele certamente está desesperado por uma solução rápida. Porém, não é possível fazer muita coisa com os sistemas telefônicos tradicionais. É aí que um PBX auxilia cada agente da sua equipe a permanecer sincronizado com cada nova chamada de cliente recebida.

Com a capacidade de acessar informações contextualizadas através de poderosos recursos, como gravação de chamadas e registros automáticos de chamadas, um PBX faz um ótimo trabalho em termos de levar a experiência do cliente a um nível acima do normal. Isso não apenas poupa muito tempo, como deixa seus clientes encantados com sua maneira de trabalhar.

Aparência profissional

Seja no primeiro encontro ou em um primeiro “olá” para o cliente em uma ligação, os primeiros segundos são definitivos para a forma como o relacionamento dele com sua marca vai evoluir. É sempre elegante ser vista como uma empresa profissional no cuidado com seus negócios. Com um PBX ideal para apoiar suas interações com os clientes, você não precisa se preocupar com a necessidade de estar em todos os lugares ao mesmo tempo.

Problemas como perder chamadas, atrapalhar-se com transferências de chamadas desorganizadas e longos tempos de espera podem ser eliminados com os recursos inteligentes de um PBX — encaminhamento de chamadas, conferências, recepcionista automático e opções de chamada de retorno, para indicar alguns. Isso torna mais fácil para você replicar experiências positivas dos clientes de forma frequente e em grande estilo. E manterá seus clientes fiéis à sua marca por um longo período.

Economia de custos no longo prazo

Um PBX é mais ou menos como uma boa garrafa de vinho. Você notará seus efeitos principalmente no longo prazo. Embora a configuração inicial possa ser um pouco assustadora em termos de adaptação à mudança e ao trabalho envolvido, trata-se de um investimento único. Com um PBX totalmente funcional em vigor, seus funcionários podem trabalhar com uma quantidade específica de linhas telefônicas compartilhadas, em comparação com os sistemas tradicionais, que exigem uma linha individual para cada funcionário.

Além disso, com um sistema telefônico tradicional, toda chamada efetuada — mesmo que seja para um colega que trabalha no mesmo andar – passa pela central de atendimento local antes de se conectar, e é tratada como uma nova ligação, o que custa um alto valor. Porém, com as chamadas realizadas através de um PBX, nada será cobrado. Dessa forma, você pode economizar bastante, tanto em termos de hardware quanto de recursos.

Utilização inteligente de recursos

No que você deseja que os agentes da sua central de atendimento invistam seu tempo? Vasculhando diretórios e planilhas com registros de chamadas para localizar os números certos para ligar – ou indo direto aos negócios, atendendo aquela chamada e encantando seus clientes com um atendimento de alta qualidade? Bem, é claro que os negócios são o que mais importa, no fim das contas.

Portanto, é importante fazer uso da tecnologia adequada (um PBX de qualidade) para reduzir todo o trabalho manual e criar o ambiente ideal para sua equipe telefônica. Isso eventualmente ajudará seus agentes a se concentrarem mais nas chamadas e na qualidade delas, em vez de se ocuparem com o registro de chamadas e com outras tarefas operacionais. Faça uso adequado de cada recurso em mãos e deixe o restante a cargo do PBX.

Gerenciamento de chamadas otimizado

Com um PBX em funcionamento, você tem o luxo de conhecer a quantidade de chamadas efetuadas e recebidas a partir do sistema telefônico da sua empresa, sem precisar aguardar a conta no final do mês. Uma análise mais frequente do volume de chamadas em um PBX permite que você reorganize toda a sua equipe telefônica para que ela trabalhe melhor.

Com essa análise, você também poderá identificar as linhas mais ocupadas e aquelas mais ociosas. E será possível destacar alguns dos seus agentes para as linhas com maior demanda. Dessa forma, você pode garantir um ambiente de trabalho saudável, onde nem um único agente ficará com excesso ou carência de trabalho – o que permite otimizar cuidadosamente as operações da sua central de atendimento.

TIPOS DE PBX

Qual tipo de PBX sua empresa deve escolher?

Unidunitê? Não. Deve haver uma forma melhor de fazer isso. Vejamos. Agora que verificamos como um PBX é melhor para uma empresa, precisamos passar para a próxima pergunta importante — quais são os tipos de PBXs disponíveis e quais as diferenças entre eles?

PBX local tradicional

O que é?

Primeiro PBX a ser utilizado, esses sistemas “tradicionalmente” utilizam os antigos telefones fixos para facilitar as chamadas comerciais. Pense neles como aquele tipo de pessoa tranquila que adora Netflix e permanecer fixa em sua mesa de trabalho. Ou seja, esses sistemas PBX são adequados para sua mesa de trabalho e não podem ser movidos ou atendidos a partir de qualquer local.

Quais são seus prós e contras?

Embora esses sistemas PBX sejam os melhores em termos de confiabilidade e qualidade de voz, devido ao fato de contarem com linhas telefônicas dedicadas, eles têm suas desvantagens. Esses sistemas telefônicos PBX requerem uma boa quantidade de hardware, cabos e trabalho físico para operar. Por isso, seus custos de manutenção, montagem e configuração são elevados.

Então, qual o veredito?

Caso sua empresa já venha utilizando um PBX local e não se importe em pagar os custos adjacentes, você pode continuar fazendo uso dele. Porém, para quem pretende passar a utilizar um novo PBX, é melhor optar pelos que sejam fáceis de configurar e manter.

IP PBX

O que é?

Esses PBXs não fazem muito uso de hardware, mas ainda utilizam um telefone físico ou software para efetuar suas operações de central de atendimento.

Quais são seus prós e contras?

A melhor parte sobre esse tipo de PBX é sua flexibilidade na capacidade de se conectar pela internet e fazer tudo isso a partir da rede de computadores da sua empresa. Não é preciso investir em um provedor à parte, como no caso de um PBX tradicional. Ademais, como isso permite operar através de um único provedor, suas questões de faturamento e licenciamento são simplificadas.

Então, qual é o veredito?

Esses sistemas são ideais para uma equipe que precisa de um telefone físico por hábito e conveniência, mas que mesmo assim quer economizar bastante nos custos – e evitar a responsabilidade da manutenção e conservação.

PBX hospedado

O que é?

Este PBX é a variedade mais moderna e recente de PBXs, na qual não é necessário nenhum hardware ou instalação. Toda a estrutura do PBX é hospedada virtualmente na nuvem.

Quais são seus prós e contras?

Você não precisa se preocupar com qualquer hardware volumoso ou com a complexidade de um sistema local que o prenda à sua mesa. Tenha a liberdade de trabalhar onde você quiser. Basta apenas um notebook com boa conexão à internet. Todos os dados e operações são mantidos por um provedor externo, e você não ficará responsável pela manutenção.

Então, qual o veredito?

Essa é uma opção bastante conveniente e econômica que tornará toda a experiência da sua central de atendimento elegante e conveniente, ajudando você a focar no que é mais importante. E, principalmente se você tiver uma pequena empresa que realmente não precisa se preocupar com a quantidade de chamadas e com o tamanho da equipe, essa é sua melhor aposta.