Pequeno é o novo grande

99,7% de todas as empresas dos EUA são de pequeno porte. Pense sobre esse número. Caso tenha uma pequena empresa ou possua uma ideia que pode se transformar em uma pequena empresa, você faz parte de uma enorme população de pessoas com pensamento semelhante que alimentam diversas economias. No entanto, expandir uma pequena empresa é uma tarefa hercúlea, principalmente quando é preciso se comunicar continuamente com seus fornecedores e clientes.

A comunicação está no centro de toda transação comercial, e um bom sistema telefônico pode ser um catalisador em sua história de crescimento. Confira tudo o que você precisa saber sobre sistemas telefônicos comerciais e como eles ajudam as pequenas empresas a superar desafios.

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DESAFIOS DAS PEQUENAS EMPRESAS

Desafios de comunicação das pequenas empresas

Os grandes players têm seus próprios problemas. Porém, as pequenas empresas e aquelas em crescimento têm ainda mais problemas de natureza única. 

Necessidade de disponibilidade permanente

Dia ou noite, domingo à noite ou segunda de manhã, os clientes esperam que sua empresa esteja aberta para negócios. Não existem feriados para consultas comerciais e serviços de atendimento. Além disso, o horário comercial não se aplica ao serviço de atendimento, o que cria uma necessidade de acesso permanente à empresa. 

Recursos técnicos limitados

A maioria das pequenas empresas não tem o luxo de possuir um departamento de TI exclusivo, muito menos um administrador de TI exclusivo. O ônus de configurar, gerenciar e manter o sistema telefônico comercial é distribuído entre a equipe. Adicione a isso a tediosa tarefa de comprar números de telefone e adicionar novos usuários. Não é preciso dizer que o caos costuma ser a ordem do dia em qualquer pequena empresa.

Mobilidade operacional

Gerenciar uma empresa enxuta e rentável é uma das principais prioridades de qualquer CEO. A mobilidade operacional é fundamental para um modelo de negócios enxuto. Infelizmente, sistemas telefônicos locais que mantêm os funcionários presos à mesa não facilitam a mobilidade. Há a necessidade urgente de um sistema telefônico para pequenas empresas, visando conectar funcionários de todos os cantos do mundo.

Escalabilidade

Pequenas empresas não permanecem pequenas por muito tempo. Sua trajetória de crescimento continua avançando. Porém, os sistemas telefônicos antigos não ajudam. Eles requerem altos custos iniciais que manterão o capital preso por um longo período. Além disso, na maior parte do tempo, os recursos essenciais são oferecidos por preços elevados capazes de levar uma pequena empresa à falência. Um sistema telefônico ideal para pequenas empresas deve ser facilmente escalonável sem quaisquer custos iniciais. 

cenários cotidianos

Sistemas telefônicos comerciais e cenários cotidianos

Saudações personalizadas

Cada chamada recebida pela sua empresa pode ser atendida com uma saudação personalizada. Desde o desejo de um simples bom dia até saudações sazonais, um sistema telefônico para pequenas empresas pode ajudar você a definir quaisquer saudações personalizadas que beneficiem a personalidade da sua marca. 

Sistema de resposta interativa por voz

Imagine um dia agitado em que a densidade de chamadas esteja excepcionalmente alta. Todas as linhas estão ocupadas, piorando o sofrimento do autor da chamada. Uma URA pode intervir e ajudar a atender ao grande volume de chamadas através de respostas predefinidas. 
Saiba mais sobre URAs

Transferência de chamadas

De tempos em tempos, haverá chamadas que seus agentes não poderão resolver sozinhos. Eles precisam da ajuda de um especialista. As transferências de chamadas tornam mais fácil fazer a conexão adequada com um especialista. 

Gravador automático de chamadas

Cada conversa entre sua empresa e um cliente é uma oportunidade para aprender mais. Um gravador automático de chamadas ajuda a arquivar essas conversas, que poderão ser posteriormente recuperadas para fins de treinamento, monitoramento de qualidade ou até mesmo conformidade. 
Saiba mais sobre o gravador de chamadas

Histórico de interação com clientes

Esse cliente já ligou antes? Como foi a chamada? Foi prometido algum acompanhamento? O histórico de interação com clientes pode oferecer a seus agentes respostas e contextos para todas essas dúvidas. Ele livra os clientes do incômodo de precisar explicar tudo novamente. 

Linhas compartilhadas

Para seus clientes, você tem apenas um número. Porém, internamente, você pode manter qualquer quantidade de linhas compartilhadas distribuídas entre funções, equipes e usuários. As linhas compartilhadas são uma característica exclusiva e nativa dos telefones comerciais. 

TIPOS DE TELEFONES

Tipos de sistemas telefônicos para pequenas empresas

Um sistema telefônico para pequenas empresas consiste em um sistema avançado que inclui vários recursos indisponíveis nos sistemas telefônicos domésticos. Com base em sua forma de funcionamento, os sistemas telefônicos para pequenas empresas podem ser classificados em quatro tipos.

Sistemas telefônicos multilinhas

Os sistemas telefônicos multilinhas ajudam os escritórios de pequenas empresas a manter linhas telefônicas dedicadas para cada usuário. Elas são conectadas por meio de cabos físicos que conectam telefones individuais a uma mesa telefônica. Essa mesa orquestra a tarefa de conectar a chamada ao número certo, como uma extensão do usuário como o front office, back office e segurança, ou de encaminhá-la a um correio de voz, e assim por diante. Embora esses sistemas ajudem as empresas a se conectar umas às outras, sua dependência extrema do hardware dificulta a escalabilidade e torna a portabilidade praticamente impossível.

Sistemas telefônicos PBX

Sistema PBX é um sistema telefônico baseado em hardware que ajuda as empresas a criar a infraestrutura de telefonia necessária para uma comunicação telefônica externa e interna. Ele possui a forma de uma grande caixa de circuito com tomadas nas quais as linhas telefônicas individuais são conectadas. Conexões à parte são criadas para extensões internas, enquanto as chamadas telefônicas externas são direcionadas para linhas telefônicas ou números dedicados. Eles funcionam bem em pequenas empresas de aproximadamente doze funcionários que estejam fisicamente localizados em um prédio. Para empresas modernas que apoiam o trabalho remoto ou que precisam de mobilidade operacional, esta pode não ser a opção ideal. 

Sistemas telefônicos VoIP

Sistemas telefônicos VoIP consistem em linhas telefônicas conectadas à internet. Eles permitem que operações telefônicas sejam efetuadas através de uma conexão de internet ativa. Portanto, qualquer dispositivo conectado à internet com um software de PBX virtual pode ser usado para fazer uma chamada telefônica — como um telefone IP, notebook, celular com app relevante de VoIP, etc. Um sistema telefônico VoIP para pequenas empresas pode ajudar a alcançar o objetivo da mobilidade operacional. 

Sistemas telefônicos na nuvem

Se você deseja o que atualmente há de melhor em sistema telefônico comercial para pequenas empresas, além de se preparar para o futuro, os sistemas telefônicos na nuvem são a opção ideal. Eles assumem a forma de um software ou aplicação da web e funcionam com o auxílio de uma conexão à internet. Não há um sistema PBX físico – em vez disso, um PBX virtual hospedado na nuvem mantém seu mecanismo em funcionamento. Isso elimina até mesmo a necessidade de hardware de telefonia, pois a aplicação pode ser acessada a partir de qualquer dispositivo conectado à internet. 

BENEFÍCIOS PARA PEQUENAS EMPRESAS

Por que sua pequena empresa deve optar por um sistema telefônico na nuvem

Levar uma ideia de negócios da imaginação à realidade é uma façanha por si só. Esse espírito empreendedor não deve ser apagado pelo desejo de um bom sistema telefônico para pequenas empresas. Em qualquer estágio de crescimento, sua empresa merece possuir a melhor infraestrutura telefônica.

Confira alguns motivos pelos quais um sistema telefônico baseado na nuvem para pequenas empresas é a opção ideal:

Não fique preso no que é obsoleto

Em 2004, 80% da população mundial possuía linhas fixas. Em 2018, as linhas fixas estão a caminho de ser substituídas pelos smartphones. A tecnologia está evoluindo muito rapidamente. Não há como impedi-la. Você precisa de um sistema telefônico comercial avançado hoje mesmo para permanecer relevante no futuro próximo. Caso contrário, ficará preso no que é obsoleto. 

Pare de desperdiçar dinheiro

Algo que permanece comum entre as pequenas empresas é o fato de não possuírem um saldo bancário muito considerável. Por isso, elas precisam de um sistema telefônico comercial que não pese no orçamento, mas seja rico em recursos. Os sistemas telefônicos locais, que demandam custos iniciais, exigem fornecedores externos para configurá-los e levam meses apenas para entrar em vigor, não são a opção adequada. 

Você não deve ter que se esforçar para usá-lo

Fazer uma chamada através de um sistema telefônico para pequenas empresas deve ser tão simples quanto ligar a partir de um telefone comum. Não deve ser necessário um treinamento extenso para entender como usar um hardware pesado ou alguma outra infraestrutura telefônica. Um sistema capaz de manter a simplicidade é o que você precisa. 

Você deve espalhar sua presença física

Com uma empresa que está se expandindo, você deve ser capaz de rapidamente ampliar sua disponibilidade telefônica em várias regiões. Por quê? Porque seus clientes australianos podem não se sentir confortáveis ao ligar para um número dos EUA. Eles querem ver um número australiano local para o qual se sintam confortáveis em ligar. Isso cria a necessidade de números de telefone virtuais, que não podem ser fornecidos por sistemas telefônicos analógicos – mas que estão disponíveis nos sistemas telefônicos baseados na nuvem. 

Não há tempo a perder

O mercado consumidor é um animal impaciente. Ele não espera por ninguém ou por nada, prosseguindo ferozmente em seu próprio ritmo. As empresas capazes de acompanhar esse ritmo obtêm sucesso, enquanto as outras ficam para trás. Caso em questão: seu sistema telefônico não deve atrasar sua pequena empresa em relação à concorrência. Ele deve começar a funcionar instantaneamente e os sistemas telefônicos de última geração são bons nisso. 

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Guia do comprador para o melhor sistema telefônico para pequenas empresas

Escolher um sistema telefônico comercial é uma jogada estratégica. Ele será vital para o sucesso ou fracasso da futura eficiência operacional da empresa, além de impactar seu resultado final. E ainda terá um papel fundamental em posicionar a empresa como uma marca centrada no cliente ou como uma marca que está sempre além do alcance dos clientes. 

Busque por estes recursos essenciais para escolher o melhor sistema telefônico comercial virtual:

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Prontidão para a nuvem

O estudo de computação na nuvem da IDG publicado em 2018 descobriu que 73% das empresas têm pelo menos uma aplicação ou parte de sua infraestrutura de computação corporativa na nuvem. A computação na nuvem é o novo normal. Ela oferece às pequenas empresas todos os benefícios que, até o momento, estavam reservados apenas a grandes companhias, com orçamentos vultosos. De acesso facilitado a aplicações, até a redução dos custos de TI e simplificação do escalonamento rápido, ela fornece todos os benefícios imagináveis às pequenas empresas. Isso torna a prontidão para a nuvem um recurso fundamental em um sistema telefônico para pequenas empresas. 

Softphones móveis

Já ouviu falar em BYOD? Bem, estamos na era do BYOD (traga seu próprio dispositivo), o que permite que os funcionários usem seus dispositivos pessoais para executar tarefas oficiais. Pelo menos 58% das empresas estão permitindo que seus funcionários sigam a política BYOD. Essa política pode ser um divisor de águas para pequenas empresas. Ela ajudará a reduzir os custos da infraestrutura de TI, além de incentivar a cultura do trabalho remoto. Porém, para efetuar chamadas telefônicas a qualquer hora e em qualquer lugar, o sistema telefônico da sua empresa precisa de softphones móveis. 

Atendente automático

Há um limite na quantidade de chamadas telefônicas que um agente pode atender em um dia. E eles somente podem atender chamadas de forma produtiva durante seis a oito horas por dia. Eles não podem atender chamadas 24 horas por dia, 365 dias por ano. Porém, um atendente automático para uma pequena empresa pode fazer isso. Um atendente automático consiste em um sistema de menu de voz que torna mais fácil para os autores das chamadas acessarem diretamente os números das extensões com as quais desejam falar. Ele elimina a necessidade da intervenção manual de um recepcionista ou agente para atender cada uma das chamadas. 

Conferência de chamadas

As pequenas empresas precisam que as equipes colaborem de forma rigorosa. As informações precisam seguir de um departamento para outro com facilidade. E, quando é preciso que um especialista intervenha, o sistema telefônico comercial também deve fazer os preparativos para isso. Isso torna a conferência de chamadas um recurso vital para verificar ao escolher seu sistema telefônico comercial. A conferência de chamadas permite que membros da equipe localizados distantes uns dos outros se reúnam em uma conferência e conversem longamente. Os modernos sistemas telefônicos de VoIP e na nuvem ajudam as empresas a realizar conferências locais ou internacionais sem limitações. 

Integrações de software

Quantas aplicações ou ferramentas externas sua empresa usa? Você talvez possua sistemas individuais para CRM, helpdesk, etc. Caso seu sistema telefônico não possa ser integrado e funcionar em colaboração com essas ferramentas, os processos se tornarão isolados em silos. A duplicação de dados será generalizada, criando mais confusão do que clareza. Daí a necessidade do seu sistema telefônico ser integrado a todos os softwares externos. 

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Freshdesk Contact Center: o sistema telefônico comercial para pequenas empresas preparado para o futuro

O Freshdesk Contact Center é um sistema telefônico comercial operado na nuvem. Ele oferece preços acessíveis para pequenas empresas sem sacrificar seu conjunto de recursos. Por ser um sistema telefônico comercial, permite que as empresas montem uma central de atendimento completa, incluindo conferência de chamadas, encaminhamento de chamadas, gravação de chamadas, atendente automático e muitos outros recursos. E leva menos de dois minutos para deixar o Freshdesk Contact Center funcionando para sua empresa.

Se você já está preso a um sistema telefônico local existente ou se pretende montar um sistema do zero, o Freshdesk Contact Center pode ser sua melhor opção. 

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Por que o Freshdesk Contact Center, entre todas as opções?

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Configuração rápida para administradores

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Insights para supervisores

Painel de call center ao vivo para ajudar supervisores a gerenciar chamadas e agentes em tempo real.

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Freshdesk Contact Center: o sistema telefônico comercial ideal

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