Litet är stort

I Sverige utgör små och medelstora företag 99,9 % procent av alla företag. Låt den siffran sjunka in. Om du är en småföretagare eller om du har en idé om att starta eget tänker du som många andra och kan hjälpa till att driva ekonomin. Med det sagt är det en stor utmaning att starta och utveckla ett företag, särskilt när det kommer till den kontinuerliga kommunikationen med leverantörer och kunder.

Kommunikation är A och O för alla företag. Därför kan ett bra telefonsystem göra stor skillnad och hjälpa företaget att växa. Här kan du läsa allt du behöver veta om telefonsystem för företag och hur de kan hjälpa dig med de utmaningar du som småföretagare kan stöta på.

Small_business_Phone_system


UTMANINGAR FÖR SMÅ FÖRETAG

Kommunikationsutmaningar för små företag

Även globala företag har sina problem. Men det är små och växande företag som står inför flest unika utmaningar. 

Konstant åtkomst

Dygnet runt. Söndagskvällar och måndagsmorgnar. Många kunder förväntar sig att du alltid har öppet. För kundtjänsten och de som besvarar frågor om företaget finns det inga lämpliga tider att ha stängt. För den som vill erbjuda bra kundservice går det inte att helt enkelt stänga ner när man inte är på plats. 

Begränsade tekniska tillgångar

De flesta småföretagare har inte någon egentlig IT-avdelning, och det är få som har något så lyxigt som en egen IT-administratör. Därför faller uppgiften att installera, hantera och underhålla telefonsystemet på resten av personalen. Därtill måste de köpa telefonnummer och lägga till nya användare. Det blir lätt kaotiskt för små och medelstora företag.

Affärer på språng

Att bedriva en strömlinjeformad och kostnadseffektiv verksamhet är prioritet nummer ett för varje företagare. Att kunna göra affärer på språng är mycket viktigt för en strömlinjeformad verksamhet. Tyvärr går inte det med klassiska telefonsystem som håller personalen fastbunden vid skrivborden. Därför finns det stor efterfrågan på telefonsystem för små företag som kopplar samman personalen var de än befinner sig.

Skalbarhet

Att man är småföretagare betyder inte att man alltid kommer att vara det. Att växa företaget kan ske på många olika sätt. Men hur du än gör så hjälper inte klassiska telefonsystem med tillväxten. De är nämligen väldigt dyra och låser därför kapitalet under en längre tid. Dessutom har de kostsamma funktioner som kan sänka ett mindre företag. För småföretagare gäller det alltså att hitta ett telefonsystem som enkelt kan växa med företaget och som inte medför höga startkostnader. 

I VARDAGEN

Telefonsystem för företag: i vardagen

Anpassade välkomstmeddelanden

Varje inkommande samtal till företaget kan få höra ett anpassat välkomstmeddelande. Du kan säga god morgon till kunderna, eller kanske glad midsommar eller god jul. Ett telefonsystem för små företag kan hjälpa dig att ställa in egna välkomstmeddelanden som passar företagets personlighet. 

Interaktivt talsvar

Tänk dig att du har en jäktig dag med ovanligt många samtal. Alla telefonlinjer är upptagna och läget blir mer och mer kaotiskt för varje minut som går. Lösningen på den stressiga situationen är talsvar som kan hjälpa merparten av kunderna med förinställda svar. 
Läs mer om talsvar

Vidarekoppling av samtal

Då och då kommer företaget att få samtal som dina handläggare eller din kundtjänst inte kan besvara utan hjälp från en expert. Med vidarekoppling av samtal kan de enkelt koppla vidare rätt samtal till rätt experter inom företaget. 

Automatisk inspelning av samtal

Varje samtal som ditt företag har med en kund kan erbjuda företaget viktiga lärdomar. Med automatisk inspelning av samtal arkiveras dessa konversationer så att de senare kan användas för utbildning, kvalitetskontroller eller till och med efterlevnad.  

Läs mer om inspelning av samtal

Samtalshistorik för kunder

Har den här kunden ringt oss tidigare? Vad hände under det samtalet? Lovade handläggaren att ringa upp kunden? Med samtalshistorik för kunderna kan dina handläggare få svar på dessa frågor och få sammanhang som låter dem erbjuda bättre service. Samtidigt slipper kunden upprepa sig, vilket uppskattas. 

Delade linjer

Såvitt dina kunder kan se har företaget ett gemensamt telefonnummer. Men internt kan ni ha delade linjer som fördelas beroende på funktioner och avdelningar, team och användare. Delade linjer är ett unikt system som endast används för företagstelefoni. 

TYPER AV TELEFONSYSTEM

Typer av telefonsystem för små företag

Telefonsystem för små företag kan vara avancerade telefonsystem som har många fler funktioner än vanliga telefoner. Beroende på hur systemet fungerar kan det vara en av fyra typer av telefonsystem för företag:

Telefonsystem med flera linjer

Telefonsystem med flera linjer hjälper småföretagare att skapa egna linjer för varje användare. Dessa linjer ansluts via fysiska sladdar som kopplar varje telefon till en växel. Växeln fungerar sedan som en hubb som kopplar samtalen till rätt anknytning; till receptionen, back office, säkerhetsavdelningen, röstbrevlådan och så vidare. Dessa telefonsystem hjälper visserligen företag att kommunicera, men att de är helt beroende av fysiska linjer gör det svårt för dem att växa med företaget. Dessutom går det i princip inte att svara på samtal om man inte sitter vid sitt skrivbord.

PBX-system

Ett PBX-system kallas ofta för en abonnentväxel på svenska. Det är ett telefonsystem som baseras på hårdvara och som hjälper företag att skapa den infrastruktur som krävs för extern och intern kommunikation. En abonnentväxel ser oftast ut som en stor låda med uttag där individuella telefonlinjer kopplas in. Med en abonnentväxel skapas separata kopplingar för interna anknytningar, medan externa telefonsamtal skickas till angivna telefonlinjer eller telefonnummer. Abonnentväxlar fungerar för företag med runt ett dussin anställda som sitter i samma kontor. För moderna företag som vill kunna arbeta på språng eller på distans är det här dock inte en praktisk lösning. 

VoIP-telefoni

VoIP-telefoni består av telefonlinjer som ansluts via nätet. Det låter användare ringa och ta emot samtal genom en aktiv internetanslutning. Alltså kan vilken enhet som helst med internetanslutning och virtuell PBX-mjukvara användas för att ringa, såsom en IP-telefon, en bärbar dator, en mobiltelefon med en VoIP-app och så vidare. VoIP-telefoni kan hjälpa små företag att öka rörligheten vid samtal. 

Molnbaserade telefonsystem

Om du vill få det bästa som ett modernt telefonsystem kan erbjuda småföretagare och samtidigt förbereda dig inför framtiden bör du välja ett molnbaserat telefonsystem. Ett molnbaserat telefonsystem består av mjukvara eller en webbapplikation och fungerar via en internetanslutning. De har ingen fysisk abonnentväxel utan använder istället en virtuell växel (PBX) i molnet. Med ett molnbaserat telefonsystem behöver du inte ens en fast telefon, då systemet kan användas med valfri enhet som är ansluten till internet. 

FÖRDELAR FÖR SMÅ FÖRETAG

Därför borde du som småföretagare välja ett molnbaserat telefonsystem

Att bygga upp ett företag från grunden är en bedrift. Därför bör din entreprenöranda belönas med ett bra telefonsystem för små företag. Oberoende av om du precis har startat eget eller vill utöka din verksamhet förtjänar du den bästa telefonin.

Här följer ett par anledningar till att ett molnbaserat telefonsystem passar bäst för småföretagare:

Du kan följa med i den tekniska utvecklingen

År 2004 hade 80 % av världens befolkning fast telefon. Men numera är det färre och färre som använder dem. Istället har alltfler endast sina smartphones. Tekniken utvecklas i rask takt, och det gäller att hänga med. Därför behöver du ett avancerat telefonsystem för företagets telefoni, så att du inte hamnar bakom utvecklingen.

Du behöver inte slösa pengar på gammal teknik

En sak som alla småföretagare har gemensamt är att de inte har enorma investeringar att slösa bort. Därför behövs ett telefonsystem som är kostnadseffektivt men som trots det har alla funktioner som behövs. Fast telefoni medför höga kostnader, kräver externa leverantörer för installation och tar månader att implementera. Det låter knappast lockande för någon småföretagare.

Du får ett användarvänligt system

Att ringa med ett telefonsystem för små företag bör vara lika enkelt som att ringa ett vanligt samtal. Du bör inte behöva genomgående utbildning för att förstå dig på krånglig hårdvara eller avancerad telefoni. Det moderna valet är system som är mycket mer kostnadseffektiva och användarvänliga.

Du får ett system som kan växa med företaget

Med en växande verksamhet är det viktigt att du snabbt kan utöka tillgängligheten för kunder som vill ringa in från flera olika områden eller länder. Varför? Jo, dina australienska kunder kanske inte känner sig bekväma med att ringa ett svenskt nummer. De vill istället se ett lokalt australiensiskt nummer så att de inte behöver oroa sig för telefonräkningen. Det problemet löser ett molnbaserat system med hjälp av virtuella telefonnummer.

Du kan sätta stopp för tidsslöseri

Kunderna vill inte vänta. Inte heller marknaden. De följer hellre sina egna tider, och de företag som inte kan erbjuda prompt service går snart nog under. Alltså bör ditt telefonsystem inte sakta ner din kundservice. Istället bör systemet hjälpa dig att erbjuda produkter, tjänster och service i realtid. Det kan du uppnå med ett modernt telefonsystem. 

KÖPGUIDE

Köparens guide till bäst telefonsystem för små företag

Att hitta rätt telefonsystem för företaget är ett strategiskt beslut. Det kan antingen hjälpa företaget till nästa nivå eller sänka effektiviteten. Det påverkar även kostnaderna. Som om det inte vore nog påverkas även ditt rykte: har du ett företag som sätter kunden i fokus eller är kundtjänsten aldrig nåbar?

För att välja rätt virtuella telefonsystem för små företag bör du leta efter följande funktioner:

Redo för molnet

En fallstudie från IDG Cloud Computing noterade år 2018 att 73 % av alla företag har minst en applikation eller en del av verksamheten i molnet. Att använda molnet har blivit norm. Det erbjuder småföretagare fördelar som tidigare endast var tillgängliga för bjässar med enorma tillgångar. Från enkel åtkomst till applikationer till att minimera IT-kostnader och ökad skalbarhet: molnet ger småföretagare otaliga fördelar. Alltså är det viktigt att välja ett telefonsystem som är redo för molnet. 

Mobilvänligt

Har du hört talas om BYOD? Det är en engelsk förkortning för ”Bring Your Own Device”, alltså ”Ta med din egen enhet”. I praktiken innebär det att företag i allt större utsträckning ber personalen att använda sina privata enheter. BYOD kan vara revolutionerande för småföretagare. Det hjälper dig att markant minska IT-kostnaderna samt uppmuntra kostnadseffektivt arbete på distans. Men för att kunna arbeta med telefoni på distans krävs ett telefonsystem som är mobilvänligt.

Talsvar

Det finns en gräns för hur många telefonsamtal en handläggare kan hantera under en dag. I själva verket är det i princip omöjligt att produktivt besvara samtal i mer än sex till åtta timmar om dagen. Ingen människa kan besvara samtal dygnet runt, året om. Men det kan talsvar. Talsvar fungerar som en röstbaserad meny som gör det enkelt för uppringaren att direkt hitta fram till numret de vill kopplas till. Det betyder att du inte behöver en receptionist eller en handläggare som kopplar vidare samtal till rätt person.

Telefonkonferenser

För små och medelstora företag är det viktigt att personalen har ett nära samarbete. Informationen måste kunna flöda från en avdelning till nästa utan krångel. När ett samtal kräver expertis från en specifik person måste de enkelt kunna erbjuda det. Alltså är telefonkonferenser en viktig funktion att leta efter när du ska välja telefonsystem för företaget. Med telefonkonferenser kan medarbetare som inte sitter i samma rum samlas i samtal och diskutera ärenden. Med modern VoIP-telefoni och molnbaserade system kan din verksamhet använda sig av lokala eller internationella telefonkonferenser utan begränsningar.

Mjukvaruintegration

Hur många externa applikationer och verktyg använder ditt företag? Du kanske har separata system för CRM, helpdesk och så vidare. Om ditt telefonsystem inte kan integreras och samarbeta med dessa verktyg kan det skapa kaos bland företagets processer. Utan ett smidigt, integrerat system dubbleras till exempel data, vilket garanterat förvirrar personalen. Alltså är det viktigt att välja ett telefonsystem som kan integreras med tredje parters mjukvara.

FreshcallerS TELEFONSYSTEM FÖR FÖRETAG

Freshcaller: Ett framtidssäkrat telefonsystem för små företag

Freshcaller är ett molnbaserat telefonsystem för företag. Det är ett kostnadseffektivt system för småföretagare som trots den låga kostnaden inte kompromissar när det kommer till funktionerna. Freshcaller är ett telefonsystem för små och medelstora företag som låter dig skapa teletjänstcentraler med telefonkonferenser, vidarekoppling och inspelning av samtal, talsvar och mycket mer. Dessutom tar det bara ett par minuter att implementera och börja använda Freshcaller.

Oberoende om du redan har fast företagstelefoni som du betalar dyrt för eller om du är på jakt efter företagets första system rekommenderar vi Freshcaller.

Varför välja Freshcaller?

Varför välja Freshcaller?

Snabb installation för administratör

Busenkel installation som låter dina administratörer lansera teletjänstcentralen på ett par minuter.

Insikter för arbetsledare

Kontrollpanel som låter arbetsledare på teletjänstcentralen hantera samtal och handläggare i realtid.

Sammanhang för handläggarna

Alla föregående inspelade samtal och anteckningar är tillgängliga så att handläggarna alltid kan se sammanhang för samtalet.

Freshcaller: Bäst telefonsystem för småföretagare

Related resources