Vad är en virtuell PBX?

En virtuell PBX är ett nätbaserat PBX-system. PBX står för Private Branch Exchange, vilket vanligtvis kallas för en abonnentväxel på svenska. Till skillnad från vanlig PBX som installeras på plats och hanteras manuellt så ligger en virtuell PBX i molnet. För att skapa nätverkets infrastruktur används då en internetanslutning, mjukvara för teletjänstcentral och en webbapp.

En virtuell PBX kan nås via nätet med hjälp av en dator, laptop eller mobil enhet. Eftersom systemet ligger på nätet säkerställer en stadig anslutning att virtuella PBX-system har minimala störningar och anslutningsproblem, vilket vanliga abonnentväxlar ofta stöter på problem med.

virtual pbx system Freshcaller

Hur fungerar en virtuell PBX?

En virtuell PBX drivs via nätet. Systemet använder VoIP (Voice over Internet Protocol) för att skicka röstsignaler. Till skillnad från vanliga abonnentväxlar som installeras på plats drivs en virtuell PBX genom molnet. Även systemets telefonidata, såsom telefonnummer, samtalsflöden, samtalsanteckningar, vidarekoppling av samtal och så vidare förvaras på den molnbaserade servern.

Med en virtuell PBX skickas röstdata via nätet och till mottagarens plats när man ringer ett samtal. Om mottagaren har en vanlig PSTN-telefon (en telefon på det traditionella kretskopplade telenätverket) använder PBX-systemet en process som kallas för SIP-trunk för att koppla samtalet till telefonen. Om mottagaren inte använder en telefon på det kretskopplade nätverket kan systemet enkelt ansluta till deras bärbara dator, dator, mobiltelefon eller telefon med VoIP-telefoni som har konfigurerats för att ta emot samtal. 

Skillnaderna mellan en abonnentväxel och ett virtuellt PBX-system

Klassiska abonnentväxlar och virtuella PBX-system utför i grunden samma funktion: de strömlinjeformar telefonin inom organisationen och hanterar kommunikationen med kunderna. Dock finns det ett antal viktiga skillnader mellan de två alternativen som gör det ena till ett bättre val för moderna företag.

Klassisk abonnentväxel virtuellt pbx-system
Helt beroende av hårdvara
Med en klassisk abonnentväxel krävs flera fasta telefoner, växlar, centrala servrar och ibland även extra mjukvara – bara för att skapa den grundläggande infrastrukturen. 
Kräver noll hårdvara
En virtuell PBX kan konfigureras och hanteras med en enda dator eller laptop. Ingen annan hårdvara krävs. Det enda du behöver är en internetanslutning.
Ansluter via fysiska sladdar
Hela nätverkets infrastruktur skapas med hjälp av fasta telefoner och nätverkssladdar.
Ansluter via molnet
Webbaserad röst- och datakommunikation som kräver få fasta komponenter eller sladdar.
Kräver ytterligare anknytningar för att utökas
Nya nummer eller användare kan endast läggas till i nätverket genom att lägga till mer hårdvara, vilket är mycket tidskrävande.
Skalbar mjukvara
Nya användare kan läggas till med inbjudningar via e-post. Virtuella nummer kan köpas online. En smidig process som fungerar som en vanlig transaktion på nätet.
Höga installationskostnader
Klassiska abonnentväxlar kräver att du köper PBX-hårdvara, fasta telefoner och till och med telefonlinjer för att komma igång. 
Minimala installationskostnader
Virtuella PBX-system kostar som vanlig mjukvara som du kan abonnera på per månad, år eller annan tidsperiod som passar dina önskemål. 
Höga kostnader för underhåll
Med en klassisk abonnentväxel tenderar sladdarna att nötas, vilket kan orsaka att nätverket inte fungerar och kräver personal som underhåller systemet.
Låga kostnader för underhåll
Mjukvaruleverantören tar hand om mjukvarans prestanda, underhåll av datacenter och så vidare, vilket gör att du slipper utföra eller betala för underhåll av PBX-systemet.
Krångliga uppdateringar
Att uppdatera en klassisk abonnentväxel medför vanligtvis att man måste ersätta systemet eller koppla om hela infrastrukturen.
Enkla, webbaserade uppdateringar
Systemet och dess gränssnitt uppdateras och förbättras via nätet.
Risk för föråldrad teknik
Abonnentväxlar som byggs på hårdvara riskerar att inte hänga med i den tekniska utvecklingen, då det är svårt att uppdatera till ett nytt PBX-system.
Uppdateras kontinuerligt
Precis som en mobilapp som laddas ner från App Store får du alltid den senaste versionen av en virtuell PBX. Dessutom uppdateras de existerande systemen kontinuerligt via etern.
Kräver personalutbildning
Abonnentväxeln, dess hårdvara, fysiska anslutningar och processen för att koppla vidare samtal kräver genomgående utbildning och kan ta lång tid att vänja sig vid för personalen.
Intuitivt: minimal utbildning krävs
En virtuell PBX kan enkelt användas, precis som annan vanlig mjukvara. Dess intuitiva gränssnitt kräver minimal utbildning och systemet kan snabbt och enkelt användas av personalen.

Varför är en virtuell PBX det rätta valet för moderna företag?

Förutsägbara kostnader

Virtuella PBX-system säljs vanligtvis som SaaS-produkter med flexibel prissättning. Då vet du hur många kronor telefonsystemet kostar per månad eller år.

Professionella funktioner

En virtuell PBX ger även småföretagare avancerade, professionella funktioner såsom röstbrevlåda, talsvar, funktioner för öppettider och andra funktioner som gör det enkelt att driva verksamheten eller teletjänstcentralen.

Maximal produktivitet

Virtuella PBX-system har mycket färre störningar än vanliga abonnentväxlar då de ligger i molnet. Det förhindrar störningar från fysiska problem eller fel.

Arbeta var som helst

Virtuella PBX-system ger din personal eller teletjänstcentral friheten att ta med sig arbetet på språng. Med hjälp av en mobilapp kan de snabbt ringa samtal även om de inte sitter vid skrivbordet.

Snabb installation

Virtuella PBX-system skapas vanligtvis som ”Plug and Play”-mjukvara med inbyggda webbapplikationer som enkelt kan konfigureras och implementeras på ett par minuter.

Skalbarhet

En virtuell PBX kan växa med företaget; det är enkelt att lägga till fler telefonlinjer eller handläggare, skapa olika köer, anpassa talsvar och mer.

SMARTA FUNKTIONER

Funktioner att leta efter när du väljer PBX

Med en bra virtuell PBX bör du få åtkomst till smarta funktioner som snabbt låter dig komma igång med telefonin. Det bör även vara enkelt att hantera systemet och se över prestandan.

IMPLEMENTERING FÖR TELETJÄNSTCENTRAL

 

Talsvar

Med talsvar kan du koppla samtal till specifika menyer, handläggare eller avdelningar beroende på valen kunden gör. Talsvar kan även hjälpa till att svara på vanliga frågor eller till och med koppla vidare samtal direkt till rätt person.

 

Röstbrevlåda

Du kanske inte har handläggare som kan ta emot samtal dygnet runt, året om. I vissa fall kanske ni får fler samtal än vanligtvis, eller så tar kundernas ärenden längre tid än de brukar. Då kan du skicka vidare andra samtal till röstbrevlådan så att uppringaren kan lämna ett meddelande.

 

Samtalskoppling under kontorstid

Du kan skapa anpassad kontorstid eller öppettid för varje tidszon, avdelning eller handläggare. Då skickas samtal som kommer in utanför dessa tider till en röstbrevlåda eller ett talsvar. På så sätt gör en virtuell PBX det enklare att skapa en global teletjänstcentral.

HANTERING AV TELETJÄNSTCENTRAL

 

Kontrollera samtal

Att veta hur varje handläggare talar med kunderna kan ge dig värdefulla insikter om teletjänstcentralens service och kvalitet. Med funktionen som låter dig kontrollera samtal kan du diskret se över interaktionen mellan kund och handläggare. Läs mer om kontroll av samtal.

 

Instrumentpanel i realtid

Att kunna se över teletjänstcentralens aktiviteter, handläggarnas tillgänglighet, köer och så vidare kan hjälpa chefer och arbetsledare att fatta rätt beslut. Med Freshcaller får du en instrumentpanel i realtid som låter dig hålla koll på läget.

 

Automatisk inspelning av samtal

Oberoende av om du ska följa reglering eller identifiera områden där handläggarnas effektivitet eller service kan förbättras är det viktigt att kunna spela in samtal. Med Freshcaller får du automatisk inspelning av samtal. Läs mer om automatisk inspelning av samtal.

 

TELETJÄNSTCENTRALENS PRESTANDA

 

Kundhistorik

När en kund som tidigare kontaktat företaget ringer igen hjälper det om dina handläggare har information om vad som sagts under de tidigare samtalen. Med Freshcallers kundhistorik får du enkelt den informationen.

 

Telefonkonferenser

Ibland har handläggaren som svarar på samtalet inte den expertis eller den information som krävs för att hjälpa kunden. Då kan de med hjälp av en telefonkonferens med en kollega, en annan avdelning eller en expert snabbt lösa problemet. Läs mer om telefonkonferenser.

 

Smarta rapporter

Med Freshcallers smarta rapporter kan du snabbt och enkelt se över teletjänstcentralens prestanda. Hantera avdelningens och handläggarnas produktivitet med användarvänliga analyser som ger dig en fullständig översikt över teletjänstcentralens aktiviteter i realtid. Läs mer om smarta rapporter.

Recensioner av virtuell pbx

Freshcaller PBX jämfört med andra virtuella PBX-system

Freshcaller får konsekvent fyr- eller femstjärniga recensioner* av kunderna på sidor som G2Crowd, Capterra, Software Advice, Product Hunt och andra sidor där kunder kan lägga upp PBX-recensioner.

*Vid tidpunkten då artikeln skrevs.

Jämfört med andra PBX-system har Freshcaller även funktioner som andra saknar. Här kan du se en enkel översikt över funktionerna.

Freshcaller virtual PBX comparison

Det bästa PBX-systemet

Related resources

Vanliga frågor

Vad är skillnaden mellan virtuell PBX och en vanlig abonnentväxel?

En virtuell PBX drivs via nätet. Med en virtuell PBX används molnbaserad telefoni för att skicka data, koppla vidare och spela in samtal samt andra funktioner. Med en vanlig abonnentväxel krävs däremot fasta telefoner, PSTN-kablar, kopplingar till nätverket och så vidare för att kunna ringa. En virtuell PBX är mycket enklare att hantera och använda. Vanliga telefonsystem har även höga startkostnader och kräver tid och pengar för installation och underhåll.

Vad är skillnaden mellan värdbaserad PBX och virtuell PBX?

Värdbaserad PBX används med hjälp av en server som finns hos tredje part. Det är även den tredje parten som har i uppgift att underhålla och hantera PBX-systemet. Med en virtuell PBX används molnet som värd. Det är ett system helt utan fysiska komponenter. Alltså kan det hanteras och kontrolleras från valfri plats, med hjälp av valfri enhet.

Kan jag byta från mitt nuvarande företagsnummer till virtuell PBX?

Ja. Om du redan har ett telefonsystem kan du enkelt byta över till en virtuell PBX. De existerande telefonnumren kan portas till det virtuella PBX-systemet med portning. Det är även möjligt att föra över andra inställningar, såsom samtalsflöden, vidarekoppling av samtal, användarbehörighet och så vidare till en virtuell PBX.

Använder du redan ett telefonsystem eller en annan virtuell PBX? Vill du ta reda på hur du kan flytta ditt existerande virtuella nummer till Freshcallers virtuella PBX? Skicka ett e-postmeddelande till support@freshcaller.com så guidar vi dig genom processen.

Vad är värdbaserad PBX, VoiP-PBX, IP-PBX och IPBX?

De betyder alla samma sak. Virtuell PBX kan även kallas för värdbaserad PBX (”hosted PBX”), VoIP-PBX, IP-PBX och IPBX.