Alla funktioner Inställning av teletjänstcentral Talsvar – flera nivåer och röstaktivering

Vad är talsvar?

Talsvar är en telefonteknik som uppfanns på 1970-talet för att dela upp inkommande samtal och koppla dem till rätt team eller person inom en organisation eller teletjänstcentral. Sedan det uppfanns har talsvaret utvecklats från att ta inmatningar via knapptryckningar till att svara på röstkommandon via naturlig språkbehandling. Här går vi igenom hur Freshdesk Contact Centers talsvarssystem – som har både traditionella funktioner och röstigenkänning – kan hjälpa dig att ställa in talsvarsnummer och förbättra din teletjänstcentrals effektivitet.

Fördelarna med talsvar som kan förändra din verksamhet

Öka effektiviteten med traditionellt eller röstaktiverat talsvar

När du styr samtal till rätt team via talsvar kan du fördela de inkommande samtalen samtidigt som du säkerställer att kundernas förfrågningar hanteras så snabbt som möjligt.

Du kan även optimera avgifterna för dina inkommande samtal när du snabbare når fram till lösningar. Du förbättrar de tre grundpelarna inom effektivitet: människor, tid och pengar.

IVR to improve operational efficiency

 

Mät handläggares effektivitet med kundundersökningar via talsvar

Talsvarsundersökningar efter ett samtal är det snabbaste och mest tidseffektiva sättet att samla in feedback. Få mätbara svar från dina kunder och använd dem för att förstå hur dina handläggare har löst kundernas problem. Mät kundnöjdhet och handläggareffektivitet med enkla kundundersökningar via talsvar.

IVR to improve people efficiency

De tre typerna av talsvar som Freshdesk Contact Center erbjuder

Använd Freshdesk Contact Centers talsvarsfunktioner var för sig eller kombinera alla tre för att ställa in en modern samtalsstyrningsstrategi för din teletjänstcentral.

Talsvar med en nivå

Ett talsvar med en nivå, som även kallas klassiskt talsvar, är användbart när du har en målgrupp som generellt bara pratar ett språk. Med en enda knapptryckning kan de kopplas till det team eller den avdelning de behöver hjälp från.

Talsvar med flera nivåer

Talsvar med flera nivåer kan användas för att erbjuda support på flera språk, eller för att lösa enklare supportförfrågningar genom att erbjuda kunderna menyalternativ i flera nivåer. Det kan också användas för att bygga upp självservice eller ett system med vanliga frågor och svar.

Läs fallstudie

Röstaktiverat talsvar

Om du vill förbättra din kundupplevelse kan du använda Freshdesk Contact Centers röstaktiverade talsvar för att låta dina kunder navigera menyerna verbalt istället för med knapptryckningar.

Så ställer du in ett talsvarsnummer i Freshdesk Contact Center

När du skaffar Freshdesk Contact Center kan du köpa telefonnummer från över 90 länder eller portera ditt befintliga företagsnummer. Du kan därefter skapa ett enkelt talsvarsflöde från det intuitiva och visuella gränssnittet i Freshdesk Contact Center och koppla det till ditt telefonnummer. Ditt talsvarsnummer är redo att användas! Processen kräver ingen teknisk expertis och du kan ställa in talsvar utan att kontakta IT-avdelningen.

Att skapa ett röstaktiverat talsvarsflöde är lika enkelt. Du kan skapa din egen talsvarsbot och lära den att förstå vad dina kunder vill.

IVR setup

Bästa praxis för talsvar

Talsvar är ett bra medel för att berätta för dina kunder att du bryr dig om dem. Följ de här enkla riktlinjerna för talsvar för att lyckas med din teletjänstcentral och göra kunderna nöjda.

Underskatta alltid minnesförmåga och tålamod

I ett försök att täcka ett så brett område som möjligt skapar företag ofta alltför många menyalternativ samtidigt. Alla kan inte komma ihåg vad alternativ #1 var när de har lyssnat på nio alternativ. Optimera längden på dina talsvarsmenyer (antal alternativ) och skapa inte för djupa menyer (antal nivåer).

Förstå hur vi lyssnar

Förinspelade meddelanden är stommen i talsvarsmenyer med knapptryckningar. Därför är det viktigt att dina meddelanden inte förvirrar kunden. Det är alltid bättre att ange syftet innan man säger vilken knapp man ska trycka på – ”om du vill prata med kundsupport, tryck 4”. Då kan kunden först fatta ett beslut, och sedan trycka på rätt knapp.

Gör rum för misstag

Lägg inte på direkt om kunden gör en felaktig inmatning. Att fela är mänskligt. Ett bra talsvarssystem är förlåtande. Ge dina kunder möjligheten att mata in sina svar mer än en gång.

Ha alltid en riktig människa nära till hands

Möjligheten att prata med en handläggare direkt ska inte begravas djupt ner i din talsvarsmeny. Gör det enkelt för kunder som har brådskande förfrågningar att prata med en handläggare direkt.

Dina kundundersökningar via talsvar ska vara korta och enkla

För varje fråga ska du bara komma med ett påstående. Be alltid om lov från kunderna innan du skickar en kundundersökning till dem. Om du har flera frågor ska de ha en logisk ordning.

Spåra och förbättra

Se vilka menyalternativ i talsvaret som kunder väljer mest. Dessa motsvarar kundernas vanligaste problem. Utvärdera och optimera då och då dina talsvarsmenyer utifrån dessa data. Om du använder röstaktiverat talsvar kan du spåra röstinmatningar för att lära upp din talsvarsbot och göra den bättre.

Att ställa in samtalsflöden är enklare än någonsin

Här kommer fler sätt att ställa in samtalsflöden med Freshdesk Contact Center

Automatiserad styrning

Implementera datadriven vidarekoppling med automatiserad styrning. Använd datainsamling för att vidarekoppla samtal och erbjuda personlig kundservice.

Mer om automatiserad styrning

Anknytningar för handläggare

Ge dina prioriterade kunder möjligheten att hoppa över talsvarsmenyn och kopplas direkt till sina personliga handläggare.

Mer om anknytningar för handläggare

Smart röstbot

De flesta bot-lösningar kräver kodning och är svåra att hantera. Vår röstbot spårar däremot avsikter och interagerar med kunderna för att snabbare lösa problem.

Mer om röstbot

Vanliga frågor om talsvar

Hur fungerar talsvar?

Talsvarssystemet låter dig koppla dina kunders samtal till olika team eller handläggare med hjälp av anpassade funktioner för samtalsflöden. Varje knapptryckning kan konfigureras till att utlösa en åtgärd så att du kan optimera ditt samtalsflöde. Du kan till exempel vidarekoppla dina kunder till supportteamet när de trycker 1, och till säljavdelningen när de trycker 2.

Hur fungerar röstaktiverat talsvar?

Röstaktiverat talsvar använder röstigenkänning för att förstå vad kunden vill (vanliga fraser eller ord som en kund säger under ett samtal) och ställer frågor och ger svar på ett mänskligt sätt.

Hur kan talsvar användas?

Talsvar kan användas för att:

  • Dela upp inkommande samtal på en teletjänstcentral
  • Ställa in svarssystem för självbetjäning och vanliga frågor
  • Utföra kundundersökningar efter samtal
  • Erbjuda virtuella assistanstjänster

Kan man vidarekoppla till externa nummer från talsvar med Freshdesk Contact Center?

Med Freshdesk Contact Centers talsvar kan du överföra inkommande samtal till ett externt mobilnummer eller ett fast nummer. Se till att telefonnumret är giltigt och att det alltid finns någon tillgänglig som kan besvara samtalen som överförs från Freshdesk Contact Center.