Was ist ein VoIP-System?

„VoIP“ ist eine Abkürzung für „Voice over Internet Protocol“ und bedeutet soviel wie Stimmübertragung per Internet. Ein VoIP-Telefonsystem ist also eine Telefonlösung, die das Internet zum Übertragen von Sprach- und Videoanrufen sowie von Multimediadaten nutzt. Im Unterschied zu analogen Telefonsystemen brauchen Sie bei VoIP-Systemen keine besondere Telefonhardware. Die VoIP-Nutzer können jeden Landleitungsanschluss, jedes Mobiltelefon und auch Computer anrufen. Alles, was Sie dafür benötigen, ist ein Laptop, Desktop oder Tablet sowie einen Internetanschluss.

VoIP ist auch unter anderen Namen bekannt, zum Beispiel: Internetanrufe, Internettelefonie, IP-Telefonie, Voice over Network, Breitband-Telefonie, Breitband-Telefonservice und viele andere.

Man kann natürlich nicht alles über VoIP an nur einem Tag lernen. Trotzdem können Sie sich doch schnell einen eingehenden Überblick zu VoIP-Telefonsystemen verschaffen. Dazu haben wir die Informationen in folgende Abschnitte gegliedert:

Arten von VoIP-SYSTEMEN

Die drei Arten von VoIP-Telefonsystemen

VoIP ist ein extrem vielseitiges Internet-Telefonsystem. Je nach Nutzung kann man VoIP-Telefonsysteme in eine der folgenden Kategorien einordnen:

Analog-Telefon-Adapter (ATA)

Kann man ein uraltes Telefon für VoIP-Anrufe zu nutzen? Ja, mit einem Analog-Telefon-Adapter (ATA) ist das möglich. Ein Telefon hat einen Ethernet-Anschluss, der mit einer Netzwerkleitung verbunden wird, um eine VoIP-Verbindung herzustellen. Einige Geräte haben auch einen „Foreign Exchange Station“ (FXS)-Anschluss und weitere „Foreign Echange Office“ (FXO)-Anschlüsse, die den Anschluss an das herkömmliche Telefonnetz ermöglichen.

Computer-zu-Telefon

VoIP-Systeme, die eine Verbindung von einem Computer zu einem Telefon nutzen, funktionieren ähnlich wie diejenigen, die einen ATA-Anschluss haben. Der Unterschied besteht darin, dass die Verbindung über einen angeschlossenen Computer oder seinen Router erfolgt. Diese Systeme finden meist in Callcentern Verwendung, in denen die Agenten Telefone zum Anrufen und zugleich Computer zur Informationsbeschaffung verwenden.

Computer-zu-Computer

Diese VoIP-Telefonsysteme haben die Form von Computerprogrammen oder Mobilgeräte-Applikationen. Die Nutzer können Anrufe tätigen oder annehmen, indem sie über die Benutzeroberfläche der Software wählen. Diese VoIP-Systeme können auch mit ERP-Systemen von Drittparteien oder anderen Tools zum Informationsabruf integriert werden. Ein Beispiel dafür ist eine CRM-Software.

WIE VOIP FUNKTIONIERT

Wie funktioniert ein VoIP-Telefonsystem?

Ein VoIP-Telefon nutzt die Leistungsfähigkeit des Internets. Sie benötigen dafür nicht immer eine Telefonhardware wie ein Tischtelefon oder Telefonkabel. Hier finden Sie einen detaillierten Überblick, wie das im Einzelnen funktioniert.

  • Einzelheiten zu analogen Telefonen
  • Ein detaillierter Blick auf VoIP
  • Wie funktioniert die Datenpaketvermittlung?

Einzelheiten zu analogen Telefonen

Um besser zu verstehen, wie ein VoIP-Telefon funktioniert, ist es wichtig, zuerst zu wissen, wie ein analoges Telefonsystem funktioniert. Ein analoges Telefonsystem ist durch Kabel verbunden. Es verwandelt Sprachsignale in elektrische Signale, die über eine Distanz weitergeleitet werden, bevor sie das andere Ende der Leitung erreichen.

Analoge Systeme erlauben eine zweiseitige Kommunikation, so dass man sprechen und die Person am anderen Ende hören kann. Wenn einer der Nutzer keine aktive Telefonverbindung hat, kann kein Gespräch stattfinden.

 

 

Ein genauer Blick auf VoIP

Ein VoIP-Telefonsystem basiert auf denselben Prinzipien wie ein herkömmliches Telefonsystem. Ein Unterschied zu herkömmlichen Telefonsystemen ist, dass Telefonkabel und die dazugehörige Hardware nicht notwendig sind. Zudem benötigen Sie anstelle der Telefonverbindung eine Internetverbindung, die jeder ISP (Internet Service Provider – Internetdienstanbieter) zur Verfügung stellen kann. Mobilgeräte mit LTE-, 4G- oder 5G-Netzwerkfähigkeiten können ebenfalls Sprache über Datennetzwerke übertragen.

Bei VoIP werden die Sprachsignale in digitale Signale umgewandelt. Diese digitalen Signale werden in Hunderte von Datenpakete aufgeteilt und über das Internet übertragen.

Um die Datenübertragung zu vereinfachen, werden die Daten in Datenpakete aufgeteilt und zufällig verteilt. Diese verteilten Datenpakete werden dann bei Ankunft am Zielort wieder zu ihrer ursprünglichen Form zusammengesetzt.

Verglichen mit den Schaltkreisen in herkömmlichen Telefonsystemen ermöglicht die Datenpaketvermittlung bei VoIP eine höhere Tonklarheit und eine effizientere Nutzung des Netzwerkes. Zudem werden dadurch störungsfreie Ferngesprächsverbindungen möglich.

Mit VoIP können Sie einen Festnetzanschluss, eine Mobilfunknummer oder einen VoIP-Telefonanschluss anrufen. Der Empfänger benötigt keinen VoIP-Anschluss. Er kann einen solchen Anruf, wie jeden anderen Anruf, über sein analoges Telefongespräch annehmen.

Sie können zum Beispiel einen Freund anrufen, der einen Festnetzanschluss oder ein Mobilfunkgerät hat. Der Freund kann Sie auch über seinen Festnetzanschluss oder sein Mobilgerät auf Ihrer VoIP-Nummer anrufen.

working of voip phone system

 

So funktioniert die Datenpaketvermittlung

VoIP-Systeme nutzen eine Datenpaketvermittlung. Dabei handelt es sich um eine intelligente Lösung zum Senden von Datenpaketen über die effizienteste Route. Die Datenpaketvermittlung ist das Rückgrat der VoIP-Technologie und ermöglicht es, in nur Millisekunden Sprachdaten über geografisch verteilte Netzwerke zu senden. Zugleich verhindert es diese Methode, dass Datenpakete beschädigt werden oder bei der Übertragung verloren gehen.

Da diese Datenpakete nur Größen im Kilobytebereich haben, kann selbst eine normale Breitbandverbindung eine hervorragende Sprachqualität bieten.

voip phone system packet switching

Der Systemvergleich: VoIP-, Analog- und Cloud-Telefonie im schnellen Überblick

Herkömmliche Telefonsysteme basieren auf Schaltkreis-Netzwerken, die Anrufer mit den Empfängern verbinden. Mit dem Aufkommen von VoIP werden solche Anrufe als IP-Pakete über eine Datenpaketvermittlung übertragen. Hier ein Vergleich der wesentlichen Funktionen von VoIP-, Analog- und Cloud-Telefoniesystemen:

FUNKTION VOIP-Telefonsystem Analoges Telefon Cloud-Telefonsystem
Anschlussmöglichkeiten Breitband-Internetanschluss Kupferkabel Breitband-Internetanschluss, 5G, LTE usw.
Serversystem Cloud-Telefonsystem oder gehostetes Telefonsystem Vor Ort installiertes Telefonsystem Cloud-Server
Erforderliche Bandbreite 10 kbps 64 kbps 10 kbps
Multimediaunterstützung Ermöglicht die Übertragung von Sprach-, Audio-, Video- und allen anderen Mediendateien über das Internet Nur Sprache Ermöglicht die Übertragung von Sprach-, Audio-, Video- und allen anderen Mediendateien über das Internet
Fähigkeiten Voicemail, Software-Integrationen, Mobilgeräte-Apps usw. Bietet keine Voicemail- oder Integrationsmöglichkeiten Dient als Medium für VoIP-Anrufe, virtuelle Rufnummerneinrichtung, Anrufabläufe usw.
Systemaktualisierungen Softwareaktualisierungen über den Äther Manuelle Installation und Wartung Softwareaktualisierungen über den Äther
Installation Mit einem Desktop-Computer, einem Laptop oder einem Smartphone Es sind eine Telefonanlage, Schaltboxen, Tischtelefone, Kabelverbindungen und Kupferkabel erforderlich Gewöhnlich durch Abonnieren eines SaaS-Produktes
Am besten geeignet für Unternehmen aller Größen und Arten  Am besten für örtlich nahe und physisch immer verfügbare Teams Unternehmen aller Größen und Arten

FUNKTIONEN VON VOIP

Funktionen eines VoIP-Telefonsystems für die Nutzung in Unternehmen

Da VoIP in der Cloud zu Hause ist, bietet es viele Funktionen, mit denen Unternehmen ihre Telefonsysteme besser verwalten können. Nachfolgend finden Sie eine Liste von Grundfunktionen, die die meisten VoIP-Anbieter ihren Kunden zur Verfügung stellen.

Echtzeit-Dashboard

Ein VoIP-System für Unternehmen hat ein zentralisiertes Kontrollpanel, das an ein Software-Dashboard erinnert. VoIP-Administratoren können dort Rufnummern, Nutzer und Teams hinzufügen oder entfernen. Zugleich können sie über das Echtzeit-Dashboard andere Anpassungen vornehmen.

Verwaltung von Anrufwarteschlangen

VoIP bietet seinen Benutzern eine ganze Reihe von Funktionen zur Verwaltung von Anrufwarteschlangen, wie Anklopfen, Anruf-Routing, Anruf-Screening, Anrufaufschaltung, Anrufkonferenzen, automatisches Einschalten von Haltemusik, Voicemail und viele mehr.

Anruf-Routing

Einer der Hauptvorteile eines VoIP-Telefonsystems ist die Möglichkeit, Anrufe nach verschiedenen Parametern weiterzuleiten (Routing). Eingehende Anrufe können nach Ort, Geschäftszeiten, notwendigen Fähigkeiten zum Bearbeiten eines Anrufes und so weiter aufgeteilt werden.

Anrufmaskierung

Mit VoIP können Sie die Kontaktnummer Ihres Unternehmens schützen, indem Sie ausgehende Anrufe maskieren. Die Anrufmaskierung zeigt eine vorgeschaltete Rufnummer anstelle der Rufnummer an, von der der Anruf wirklich ausgeht. Wenn Ihr Unternehmen zum Beispiel seinen Standort in Berlin hat und Ihre Kunden im Vereinigten Königreich sitzen, können Sie eine britische Telefonnummer buchen. Damit scheinen Anrufe aus Berlin für Ihre Kunden von einer geschäftlichen Rufnummer im Vereinigten Königreich zu kommen.

Virtuelle Rufnummern

Bei einem VoIP-Telefonsystem können Unternehmen virtuelle Telefonnummern aller Art buchen, einschließlich Ortsrufnummern und internationalen Rufnummern. Da VoIP auf dem Internet basiert, gibt die Technologie Ihnen die volle Freiheit beim Auswählen zwischen Ortsrufnummern, internationalen Rufnummern und gebührenfreien Rufnummern für Mobilgeräte, Festnetzrufnummern und virtuelle Telefonsysteme.

Leistungsüberwachung

VoIP-Telefonsysteme ermöglichen es Unternehmenseigentümern und besonders auch Callcenter-Administratoren, die Leistung ihres VoIP-Telefonsystems nachzuverfolgen. So messen sie die Dauer der Anrufe, die Qualität des Service, die gefundenen Lösungen und so weiter. Fortschrittliche Analysemöglichkeiten helfen beim Optimieren der Anrufmenüs und ermöglichen es so, den Kunden einen noch besseren Service zu bieten

Ein VoIP-System bietet aber noch viele andere Funktionen. Hier finden Sie weitere Funktionen von VoIP-Telefonsystemen.

VORTEILE FÜR KLEINE UNTERNEHMEN

Warum sich kleine Unternehmen für ein VoIP-Telefonsystem entscheiden sollten

Das Telefon ist das Rückgrat der Kommunikation jedes kleinen Unternehmens. Das richtige Telefonsystem kann einen großen Unterschied machen, wie gut ein Unternehmen die Verbindung zum externen und internen Telefonnetzwerk hält.

Hier einige Vorteile, die ein VoIP-Telefonsystem kleinen Unternehmen bietet:

Weniger IT-Arbeitsbelastung

VoIP ist ein leichtfüßiges Telefonie-Tool, das in der Cloud zu Hause ist. Daher sehen Sie als Nutzer keine Telefonhardware dafür. Zugleich ist so die Arbeitsbelastung Ihrer IT-Abteilung auf ein Minimum beschränkt. Sie müssen keine Telefonhardware, wie etwa eine Telefonanlage, Schaltkreisboxen, Tischtelefone, Kabelverbindungen usw., kaufen.

Technologie des 21. Jahrhunderts

Das auf Kupferkabel aufbauende Festnetzsystem wird immer unbeliebter. VoIP gilt als der Ersatz für Telefon-Altsysteme. Das anstehende Aufkommen von 5G- und LTE-Netzwerken wird die VoIP-Annahme ebenfalls beschleunigen. Darüber hinaus wird VoIP in der Cloud gehostet und kann daher einfach über den Äther aktualisiert werden. Auch Fehlerbehebungen und Verbesserungen können so einfach umgesetzt werden.

Weltweiter Telefoniezugriff

Wir leben in der Zeit der Unternehmensmobilität, in der die Mitarbeiter zudem ihre eigenen Geräte für die Arbeit verwenden können („Bring Your Own Device“ – BOYD). Unternehmen sehen sich der Herausforderung gegenüber, ihre weltweite Mitarbeiterschaft zusammenzuhalten und zugleich konsistente Telefonoperationen sicherzustellen. VoIP ermöglicht es Unternehmen, ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, von entfernten Orten aus zusammenzuarbeiten. So sind die Mitarbeiter nicht mehr an einen Schreibtisch und ein Tischtelefon gefesselt, um den Telefonbetrieb aufrechtzuerhalten.

Unterstützung für mehrere Geräte

Nach Angaben von GlobalWebIndex besitzt der typische digitale Konsument von heute mindestens drei mit dem Internet verbundene Geräte. Das führt dazu, dass die heutigen Konsumenten erwarten, dass alle digitalen Dienste einheitlich im Internet sowie auf Mobilfunkgeräten und Desktop-Systemen verfügbar sind. Ein VoIP-Telefonsystem für Unternehmen ermöglicht eine Geräte-Interoperabilität und erlaubt einen einfachen Zugriff über alle Geräte, die die Konsumenten besitzen.

Telefon-Beweglichkeit

Sie können eine Rufnummer überallhin mitnehmen und sie ohne hohe Roaming- oder Anbietergebühren verwenden. Die Rufnummer funktioniert immer, solange Sie eine IP-Verbindung haben. Diese Funktion macht VoIP-Telefonsysteme zur perfekten Wahl für Kleinunternehmensinhaber, die oft unterwegs sind.

Kontinuität des Geschäftsbetriebes

VoIP-Telefonsysteme basieren auf Software und dem Internet. Sie benötigen daher keine Telefonhardware. Zu Ausfällen kann es nur kommen, wenn es keine Internetverbindung gibt. Zugleich sind VoIP-Telefonsysteme gefeit vor den Schaltkreisproblemen, die so oft Störungen in analogen Telefonsystemen verursachen. Im Ergebnis bieten VoIP-Systeme daher eine bessere Kontinuität des Geschäftsbetriebes, die mit herkömmlichen Telefonsystemen nur schwer zu erreichen ist.

Dynamische Kapazitätserweiterung

Das Anrufaufkommen ist bei kleinen Unternehmen nur schwer vorhersagbar. Daher benötigen kleine Unternehmen unbedingt schnell skalierbare Lösungen ohne hohe Anfangsinvestitionen. Ein cloudbasiertes VoIP-System ist einfach skalierbar und bietet zugleich bequeme Bezahlmöglichkeiten wie eine Zahlung pro Nutzung oder ein Abonnementmodell.

Senkung der Telefoniekosten

Die durchschnittlichen Kosten für ein einfaches VoIP-Telefonsystem liegen im Bereich von 15 USD bis 40 USD. Herkömmliche geschäftliche Telefonsysteme beginnen meist bei 40 USD bis 50 USD und bringen Zusatzkosten für Geräte und Kabelanschlüsse mit sich. Zusätzlich bietet ein VoIP-Telefonsystem für kleine Unternehmen weitere Kosteneinsparmöglichkeiten. Dazu gehören ersparte Aufwendungen für das Mieten von Leitungen, Wartungskosten, Nebenstellengebühren, Kosten für interne Anrufe, Miete für Tischtelefone, Servicegebühren und viele andere.

So richten Sie ein VoIP-Telefonsystem ein

Der ganze Prozess des Einrichtens eines VoIP-Telefonsystems erinnert an die Einrichtung einer neu gekauften Software. Hier finden Sie eine Übersicht, die zeigt, wie einfach die Einrichtung ist.

Reservieren Sie eine eigene Internetverbindung für Ihr VoIP-System

Die Internetverbindung ist das „Nervensystem“ Ihres VoIP-Telefonsystems. Es dient vorrangig der Aufgabe, die Sprachsignale zwischen dem Anrufer und dem Empfänger zu übertragen. Im Ergebnis kann daher schon eine Minute Ausfall des Internets oder eine niedrige Bandbreite die Sprachqualität stark beeinträchtigen.

Als kleines Unternehmen wollen Sie Ihre Ressourcen natürlich optimal nutzen. So könnte man versucht sein, einen bereits vorhandenen geschäftlichen Internetanschluss für das VoIP-System mitzubenutzen. Es ist jedoch zu empfehlen, eine eigene Internetverbindung für Ihr VoIP-Telefonsystem einzurichten. So stellen Sie eine nahtlos verfügbare Verbindung sicher und haben genügend Bandbreite, damit sich die Daten frei bewegen können.

Hosten Sie Ihr VoIP in einem virtuellen Telefonsystem

Die Netzwerke herkömmlicher Telefonsysteme befinden sich in einer physischen Telefonanlage. Bei gehosteten VoIP-Telefonsysteme werden die Telefonsysteme in der Cloud gehostet. Sie benötigen daher keine Telefonhardware, sondern verbinden sich über das Internet und können mit einer Internetapplikation oder einer Mobilgeräte-App konfiguriert werden.

Die meisten virtuellen Telefonsysteme sind SaaS-Produkte, die (je nach den geschäftlichen Anforderungen) leicht hoch- oder herunterskaliert werden können. Zudem haben Sie dort den Vorteil, je nach Nutzung zu zahlen, was für kleine Unternehmen eine ideale Lösung ist.

Implementieren von QoS (Quality of Service)

„QoS“ (kurz für: „Quality of Service“ – Dienstgüte) ist häufig eine Herausforderung bei jeder Implementierung eines geschäftlichen VoIP-Telefonsystems. QoS stellt sicher, dass der Datenpaket-Traffic nicht von weniger wichtigem Traffic beeinträchtigt wird. Zu viel Traffic im Netzwerk kann zu Verzögerungen oder Stockungen bei der Datenpaketübertragung führen, was die Sprachqualität verschlechtert. Der Einsatz von QoS kann beim Festlegen von Prioritäten im Datenverkehr helfen und so sicherstellen, dass Ihr Telefonsystem immer eine hohe Sprachqualität bietet.

Implementieren von Sicherheitsprotokollen

VoIP sieht sich denselben Internetbedrohungen gegenüber wie jede andere Online-Applikation. Einige Sicherheitsprotokolle können dabei helfen, die am häufigsten auftretenden Sicherheitsrisiken zu beheben. Während Sie ein VoIP-System implementieren, sollten Sie darauf achten, SIP-Proxies oder virtuelle private Netzwerke einzurichten, um unbefugte Zugriffe zu vermeiden.

Ein VoIP-System neu einzurichten kann ein schwieriges Unterfangen sein. Aber muss das so sein? Im Zeitalter des Cloud-Computing ist alles (auch ein VoIP-System für kleine Unternehmen) als Standardsoftware verfügbar. Hier finden Sie einen Einkaufsführer, der Sie dabei unterstützt, das richtige VoIP-System für Ihr Unternehmen zu finden.

Einkaufsführer FÜR VoIP

Ein Einkaufsführer für VoIP-Telefonsysteme

Das Auswählen eines VoIP-Telefonsystems muss nicht schwierig sein. Sie benötigen auch keinen Experten oder Berater für die Entscheidungsfindung und können eine gute Auswahl ohne Weiteres selbst treffen.

Hier finden Sie einige Hinweise, wie Sie die richtige Entscheidung für ein VoIP-System treffen, das die Investition lohnt.

Internationale Anrufe

Internationale Anrufe mit geringeren Kosten als Ortsgespräche – das ist der größte Vorteil, auf den Sie achten sollten, wenn Sie die Auswahl für Ihr VoIP-System eingrenzen. Wenn ein System Ihnen keine Kostenvorteile für internationale Anrufe (oder auch nur Inlandsgespräche bietet), sollten Sie nach einem besseren VoIP-Systemanbieter Ausschau halten.

Installation

Ein ideales VoIP-Telefonsystem sollte einfach zu installieren sein. Idealerweise ist es so gestaltet, dass Sie es allein und ohne ein Team von Experten oder Technikern installieren können. Darüber hinaus sollte das System einfach an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassbar sein.

Skalierbarkeit

Die Erweiterung Ihres VoIP-Systems von zehn auf hundert (oder mehr) Agenten sollte problemlos sein. Besonders kleine Unternehmen, die schnell wachsen, haben einen dringenden Bedarf für skalierbare, agile Lösungen, die nicht viel Arbeit und Kapitaleinsatz erfordern.

Rezensionen und Bewertungen

Suchen Sie im Internet nach Bewertungen des VoIP-Systems auf beliebten Software-Bewertungsseiten sowie Diskussionsportalen und prüfen Sie, was die Kunden zur Anruferfahrung sagen. Wenn das System Ihrer Wahl es geschafft hat, in großen Bewertungsforen eine Durchschnittsbewertung von vier Sternen oder mehr zu erhalten, ist es eine gute Wahl.

Kundenservice

Wie bei jedem anderen Softwareprodukt auch, kann es bei einem VoIP-System mitunter zu technischen Schwierigkeiten kommen. Die Häufigkeit ist, verglichen mit Telefonanlagen, geringer, aber trotzdem ist es wichtig, dass Ihnen in diesen Fällen jederzeit auf allen Kanälen ein Kundenservice zur Verfügung steht, der die Dinge wieder zurechtrückt.

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Was spricht für das VoIP-System von Freshcaller?

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Freshcaller: Das bevorzugte VoIP-Telefonsystem

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