Qué es un sistema telefónico VoIP

Un sistema telefónico de VoIP (voz sobre protocolo de internet) es un sistema telefónico basado en internet que permite hacer llamadas de voz, de video y de multimedios mediante una conexión a internet. A diferencia de los sistemas telefónicos analógicos, los sistemas telefónicos VoIP no precisan de hardware telefónico exclusivo. Les permite a los usuarios comunicarse con cualquier teléfono fijo, celular o incluso entre computadoras con una laptop, PC, o tableta conectados a internet. 

El VoIP también es conocido con otros nombres: llamadas por internet, telefonía por internet, telefonía IP, voz sobre red, telefonía de banda ancha, servicio telefónico de banda ancha, y muchos más. 

Aprender todo lo que se puede saber acerca del VoIP en un solo día no es posible. Pero lo que sí se puede lograr es obtener una comprensión profunda acerca de los sistemas telefónicos VoIP consultando las siguientes secciones:

Tipos de sistemas de VoIP

Los tres tipos de sistemas telefónicos de VoIP

El VoIP es un sistema de telefonía en internet extremadamente versátil. Dependiendo del uso que se les dé, los sistemas telefónicos de VoIP pueden clasificarse en los siguientes tipos:

Adaptador de teléfono analógico (ATA)

¿Y si usted usara su viejo sistema telefónico para hacer llamadas de VoIP? Un adaptador de teléfono analógico (ATA) puede ayudarle con eso. El teléfono cuenta con un puerto Ethernet que se conectaría a una línea de red para establecer una conexión de VoIP. Algunos dispositivos también pueden incluir un puerto FXS  (del inglés foreign exchange station) y más puertos FXO (del inglés foreign exchange office) que le brindan acceso a un servicio de telefonía tradicional.

Computadora a teléfono

Los sistemas telefónicos de VoIP son similares a un ATA, con la diferencia de que están conectados a una computadora o a su router. Se usan principalmente en call centers donde los usuarios tienen que usar el dispositivo telefónico para telefonía y las computadoras para la recuperación de la información.

Computadora a computadora

Sistemas telefónicos de VoIP que toman la forma de un software o una aplicación para dispositivos móviles. Los usuarios pueden hacer y recibir llamadas marcando desde la interfaz del software. Estos sistemas de VoIP también se pueden integrar con sistemas ERP externos u otras herramientas de recuperación de información. Por ejemplo, un software de CRM.

Cómo funciona el VoIP

¿Cómo funciona un sistema telefónico de VoIP?

Un teléfono de VoIP funciona aprovechando la magia de la conectividad a internet. No siempre precisa de hardware telefónico, como teléfonos fijos o cableado. Aquí le ofrecemos una visión detallada de cómo funciona.

  • Desglosando los teléfonos analógicos
  • Una vista en detalle al VoIP
  • La conmutación de paquetes, en pocas palabras 

Desglosando los teléfonos analógicos

Para entender mejor cómo funciona un sistema telefónico de VoIP, primero debe comprender cómo funciona un sistema telefónico analógico. Un sistema telefónico analógico está conectado mediante cables. Convierte las señales de voz en señales eléctricas que viajan grandes distancias antes de llegar al otro lado de la línea.

Los sistemas analógicos son capaces de establecer comunicaciones bidireccionales, cosa que posibilita hablar y también escuchar lo que la persona al otro lado de la línea está diciendo. Si cualquiera de los usuarios no tiene una conexión telefónica activa, la conversación no puede llevarse a cabo.

 

 

Una vista en detalle al VoIP

Un sistema telefónico de VoIP también funciona según el mismo principio que un teléfono tradicional, solo que el cableado y el hardware relacionados no forman parte de la “maquinaria”. Además, en vez de una conexión telefónica, usted necesita una conexión a internet que cualquier proveedor de servicios de internet (o ISP) puede ofrecerle. De hecho, los dispositivos móviles con compatibilidad para redes LTE, 4G y 5G también pueden transmitir la voz mediante redes de datos.

En un sistema VoIP, las señales de voz se convierten en señales digitales. Estas señales digitales se dividen en cientos de paquetes de datos que se envían por internet.

Para simplificar la transferencia de datos, estos se dividen en paquetes de datos y se distribuyen de manera aleatoria. Estos paquetes de datos distribuidos se vuelven a ensamblar a su forma original al alcanzar su destino previsto. 

En comparación con la conmutación de circuitos de los sistemas telefónicos tradicionales, la conmutación de paquetes de VoIP le garantiza una mayor claridad de voz y también un uso eficiente de la red. También hace posible hacer llamadas de larga distancia sin interrupciones.

Usted puede llamar a cualquier número de teléfono fijo, celular o IP desde un sistema telefónico VoIP. No es necesario que el destinatario tenga una conexión de VoIP. Podrán recibir llamadas de VoIP en sus teléfonos analógicos exactamente igual que las llamadas normales.

Por ejemplo, usted puede llamar por VoIP a un amigo suyo que use una línea fija o de celular. Su amigo también puede devolverle la llamada a su número de VoIP desde su línea fija o celular.

 

working of voip phone system

 

La conmutación de paquetes, en pocas palabras

Los sistemas telefónicos de VoIP utilizan la conmutación de paquetes, que es una manera inteligente de direccionar los paquetes de datos a través de la ruta más eficiente. De hecho, la conmutación de paquetes es la columna vertebral de la tecnología VoIP. La conmutación de paquetes permite enviar los datos de voz a través de redes geográficamente distribuidas en cuestión de milisegundos. También evita que los paquetes de datos de descompongan o se pierdan durante la transmisión.

Como el tamaño de estos paquetes de datos está en el orden de los kilobytes, incluso las conexiones comunes y corrientes de banda ancha a internet pueden ofrecer una calidad de voz superior.

voip phone system packet switching

Sistema telefónico VoIP vs. Sistema telefónico analógico vs. PBX en la nube: una comparación rápida

Los sistemas telefónicos tradicionales usaban una red de conmutación de circuitos para conectar a los interlocutores. Con la penetración del VoIP, estas llamadas comenzaron a transmitirse mediante paquetes de IP a través de una red de conmutación de paquetes. Estas son las sorprendentes diferencias entre las funcionalidades de los sistemas de VoIP, telefonía analógica y PBX en la nube:

Funcionalidad Sistema telefónico VOIP Teléfono analógico PBX en la nube
Conectividad Internet de banda ancha Cables de cobre Internet de banda ancha, 5G, LTE, etc.
Sistema de servidores PBX alojado o en la nube PBX in situ Servidor en la nube
Requisitos de ancho de banda 10 kbps 64 kbps 10 kbps
Compatibilidad multimedios Compatible con voz, audio, video y cualquier otro tipo de medios en internet Solo voz Compatible con voz, audio, video y cualquier otro tipo de medios en internet
Prestaciones Correo de voz, integraciones de software, aplicaciones móviles, etc. Incapaz de manejar correo de voz o integraciones Empleado como medio para las llamadas de VoIP, configuración virtual de números, flujos de llamadas, etc.
Actualizaciones del sistema Actualizaciones de software en línea Instalación y mantenimiento manuales Actualizaciones de software en línea
Instalación Usando una PC, laptop o smartphone PBX, tableros de circuitos, teléfonos fijos, conexiones de líneas y alambres de cobre. Normalmente se trata como un producto SaaS.
Idóneo para Cualquier escala y tipo de empresa.  Equipos cercanos entre sí y constantemente disponibles a nivel físico. Cualquier escala y tipo de empresa. 

Funcionalidades del VoIP

Funcionalidades de un sistema telefónico de VoIP para empresas

Siendo un sistema telefónico basado en la nube, el VoIP tiene un amplio arsenal de funcionalidades que pueden ayudar a las empresas a gestionar mejor sus sistemas telefónicos. Lo que sigue es una lista de funcionalidades básicas que la mayoría de los proveedores de sistemas telefónicos de VoIP ofrecen a sus usuarios. 

Tablero de instrumentos en tiempo real

Un sistema telefónico de VoIP empresarial tendrá un tablero de instrumentos centralizado, similar al panel del control de un software. Los administradores de VoIP pueden agregar/eliminar números telefónicos, usuarios, equipos y otras personalizaciones requeridas mediante el tablero de instrumentos en tiempo real.

Gestión de la colas de llamadas

Los sistemas VoIP permiten a sus usuarios realizar una amplia variedad de funciones de gestión, como llamadas en espera, direccionamiento de llamadas, filtrado de llamadas, entrada en llamadas, llamadas en conferencia, operadora automática con música de espera, correo de voz y mucho más.

Direccionamiento de llamadas

Uno de los principales beneficios de un sistema telefónico VoIP es que permite redireccionar las llamadas basándose en una amplia variedad de parámetros. Las llamadas entrantes pueden separarse según su ubicación, horarios laborales, competencias requeridas para resolver la llamada, etc.

Enmascaramiento de llamadas

Los VoIP le permiten proteger el teléfono de contacto de su empresa enmascarando las llamadas salientes. El enmascaramiento de llamadas funciona mostrando un número "proxy" en lugar del número real de origen de la llamada. Por ejemplo, si su negocio está ubicado en Texas y sus clientes están en Inglaterra, usted puede comprar un número en Inglaterra y hacer que sus llamadas aparezcan como si se hicieran desde su número empresarial en el Reino Unido.

Números telefónicos virtuales

Un sistema telefónico de VoIP les permite a las empresas comprar números telefónicos virtuales de toda clase, incluyendo números nacionales e internacionales. Como es una tecnología basada en internet, la VoIP le brinda una libertad total para elegir entre números telefónicos locales, internacionales y gratuitos para sistemas telefónicos celulares, de líneas terrestres y virtuales.

Monitoreo del desempeño

Los sistemas telefónicos de VoIP les permiten a los propietarios de negocios, especialmente a los administradores de call centers, hacer seguimiento al rendimiento de sus sistemas telefónicos VoIP en términos de la duración de las llamadas, calidad del servicio, soluciones ofrecidas, etc. Los análisis avanzados también ayudan a optimizar los menús de llamadas para brindar un excelente servicio al cliente.

La lista de funcionalidades de un sistema VoIP no termina aquí. Deles un vistazo a más funcionalidades de los sistemas telefónicos VoIP.

Beneficios para pequeñas empresas

Por qué las pequeñas empresas deben optar por un sistema telefónico VoIP

Los teléfonos son la columna vertebral de las comunicaciones de cualquier pequeña empresa. Un buen sistema telefónico puede marcar una gran diferencia para el negocio en términos de mantener su conexión con la red telefónica externa e interna.

Aquí le indicamos algunos beneficios que un sistema telefónico de VoIP puede brindarles a las pequeñas empresas:

Carga de trabajo de TI reducida

El VoIP es una herramienta ligera de telefonía que opera desde la nube. De hecho, como usuario usted no verá ningún hardware telefónico relacionado. Eso reduce la carga laboral de TI a un mínimo. No hay necesidad de comprar equipos de telefonía como PBX, tableros de circuitos, teléfonos fijos, conexiones a las líneas, etc.

Tecnología del siglo XXI

El sistema de líneas terrestres basadas en cables de cobre está perdiendo popularidad. El VoIP se considera el reemplazo a los sistemas telefónicos tradicionales. La expectativa de crecimiento del 5G y de las redes de LTE también incrementará la adopción del VoIP. Sobre todo, los VoIP están alojados en la nube, con lo que se pueden actualizar en línea, ya sea para resolución de errores o para mejoras.

Acceso mundial a la telefonía

Esta es la era de la movilidad empresarial y el BYOD. Las organizaciones se enfrentan al reto de mantener su fuerza laboral cohesionada y al mismo tiempo ser consistentes en sus operaciones telefónicas. El VoIP permite a una empresa facultar a sus empleados para trabajar juntos desde ubicaciones remotas. Elimina la necesidad de estar "anclado" físicamente a un escritorio y a un teléfono para operar la maquinaria telefónica.

Soporte multidispositivo

Según GlobalWebIndex, el consumidor digital típico tiene un promedio de, al menos, 3 dispositivos conectados. Como resultado, esperan que todos los servicios digitales estén disponibles uniformemente tanto en la web como en los dispositivos móviles y de escritorio. Un sistema telefónico de VoIP empresarial puede crear una operabilidad cruzada entre dispositivos, lo que lo hace fácilmente accesible para los clientes sin importar el dispositivo que usen. 

Movilidad telefónica

Usted puede llevar un número telefónico a donde sea con usted, y usarlo sin tener que asumir costosas tarifas de roaming o cambio de operadora. El número sigue funcionando mientras haya conectividad IP. Esta es precisamente la funcionalidad que convierte al sistema telefónico de VoIP en una elección perfecta para ejecutivos de pequeñas empresas que tienen que viajar con frecuencia.

Continuidad del negocio

Los sistemas telefónicos de VoIP funcionan basándose en software y en internet y, por tanto, no tienen ninguna clase de requisitos de hardware telefónico. La única interrupción ocurriría cuando no hay internet. Son inmunes a los problemas en los circuitos físicos que suelen afectar a los servicios telefónicos analógicos. Como resultado, los sistemas de VoIP ofrecen a la empresa una mejor continuidad, cosa difícil de encontrar en los sistemas telefónicos tradicionales. 

Expansión de la capacidad dinámica

Las pequeñas empresas tienen volúmenes de llamadas muy cambiantes. Como resultado, necesitan desesperadamente una serie de soluciones rápidamente escalables que no les lastren con costos iniciales. Como el sistema de telefonía VoIP está basado en la nube, es fácil de ampliar y también ofrece la comodidad de un modelo de costos del tipo "pague lo que consuma".

Costos de telefonía reducidos

El costo promedio de un sistema telefónico VoIP para una pequeña empresa está entre los 15$ y los 40$. Mientras que el costo de un sistema telefónico tradicional está entre 40$ y 50$ sin incluir los costos del dispositivo y la conexión de la línea. Además, los sistemas telefónicos de VoIP para pequeñas empresas les permiten ahorrar porque evitan tener que arrendar líneas, cargos por mantenimiento y por extensión, llamadas internas, arrendar equipos telefónicos y servicios, entre muchos otros. 

Cómo configurar un sistema telefónico VoIP

El proceso completo de configurar un sistema telefónico de VoIP podría parecerse al proceso de configurar un software recién comprado. Aquí le mostramos cómo se hace.

Configurar una conexión a internet exclusiva para el sistema de VoIP

La conexión a internet es como el sistema nervioso de su sistema telefónico VoIP. Tiene la única responsabilidad de transmitir las señales de voz desde y hacia los interlocutores. Como resultado, incluso un minuto de interrupción del servicio de internet o un bajo ancho de banda puede afectar significativamente la calidad de la voz. 

Ahora, si usted es una pequeña empresa que desea optimizar su uso de los recursos, es posible que sienta la tentación de usar una conexión a internet existente para el sistema VoIP. Pero lo recomendado es tener una conexión a internet exclusivamente para su sistema telefónico empresarial VoIP. Esto le garantizará una disponibilidad continua de conectividad y también abundante ancho de banda para que las señales viajen con libertad.

Aloje su VoIP en un PBX virtual

Los sistemas telefónicos tradicionales tenían sus redes alojadas en un PBX físico. Los sistemas telefónicos de VoIP alojados tienen sus sistemas telefónicos alojados en la nube. No requieren de ningún tipo de hardware telefónico. Se conectan con su VoIP por internet y pueden configurarse usando una aplicación web o aplicación móvil.

La mayoría de los sistemas de PBX virtuales adoptan la forma de productos de SaaS cuyas prestaciones pueden ampliarse o contraerse de acuerdo con las necesidades del negocio. También le brindan el beneficio de contar con un modelo de precios tipo "pague lo que consuma", ideal para pequeñas empresas. 

Implementación de QoS (calidad de servicio)

La QoS o calidad de servicio es un desafío común a toda implementación de sistemas telefónicos VoIP empresariales. La QoS se encarga de garantizar que el tráfico de paquetes no se vea afectado debido al tráfico de baja prioridad. Un exceso de tráfico en la red puede causar retrasos en la red o irregularidades en la transmisión de los paquetes de datos, que afectarán la calidad de la voz. La implementación de QoS puede ayudar a establecer prioridades para el tráfico de datos, garantizando así una alta calidad de voz en todo momento.

Implementación de protocolos de seguridad

El VoIP comparte el mismo riesgo de amenaza de ciberseguridad de cualquier otra aplicación basada en internet. Un puñado de protocolos de seguridad pueden ayudarle a evitar las amenazas de seguridad más comunes. Al implementar un sistema de VoIP, asegúrese de configurar proxis de SIP o Redes Privadas Virtuales para evitar cualquier acceso no autorizado.

Configurar un sistema de VoIP desde cero puede ser una tarea complicada. ¿O tal vez no? En la era del cómputo en la nube, cualquier tipo de software, incluyendo los sistemas de VoIP para pequeñas empresas vienen listos para usarse. Aquí le ofrecemos una guía de compra que le ayudará en el proceso de encontrar el más adecuado para su empresa. 

Guía de compra de VoIP

Una guía de compra para sistemas telefónicos VoIP

Adquirir un sistema telefónico VoIP no debería ser difícil. Usted tampoco necesita que un experto o un consultor le ayuden en el proceso de toma de decisiones. Es posible hacer una buena elección por sí mismo. 

Aquí le ofrecemos algunos indicadores que le ayudarán a tomar la decisión correcta a la hora de adquirir un sistema de VoIP que le ayude a obtener un retorno de inversión apropiado.

Llamadas internacionales

Llamadas internacionales a menores costos que las llamadas locales. Este es el mayor beneficio para procurarse mientras refina sus opciones para un sistema telefónico de VoIP. Si usted no logra obtener una ventaja económica en las llamadas internacionales o incluso en las nacionales, entonces debe encontrar un mejor proveedor de sistemas de VoIP. 

Instalación

Un sistema de VoIP ideal debe ser fácil de instalar. Usted debería poder hacerlo por sus propios medios sin tener que incluir a equipos de expertos o técnicos. Además, el sistema también debe ser fácil de personalizar para que pueda compaginarse con las necesidades del negocio.

Escalabilidad

Llevar su sistema telefónico de VoIP de 10 agentes a 100 o más no debería ser tan complicado. Especialmente en el caso de las pequeñas empresas que están experimentando un rápido crecimiento, hay una gran necesidad de contar con soluciones escalables que sean ágiles y que no precisen de grandes cantidades de capital.

Comentarios y calificaciones

Busque reseñas en internet del sistema de VoIP y vea lo que sus clientes actuales comentan acerca de su experiencia de llamada en portales populares de discusión y comentarios. Si el sistema que usted ha elegido tiene una calificación promedio de cuatro estrellas en los principales foros de reseñas de productos, entonces ha tomado una buena decisión. 

Servicio al cliente 

Como cualquier otro producto de software, los sistemas de VoIP también son susceptibles de padecer problemas técnicos. Su frecuencia será menor en comparación con los sistemas telefónicos, pero, cuando las cosas salen mal, usted necesita que su servicio de atención al cliente esté disponible en todos los canales y en todo momento para que las cosas vuelvan a la normalidad.

Sistema telefónico VoIP de Freshcaller

Freshcaller vs. otros proveedores de sistemas de VoIP

Freshcaller es un sistema telefónico de VoIP listo para usar, diseñado para empresas. Funciona desde la nube y puede darle a su empresa la capacidad de crecer según haga falta. Además, usted puede comprar números telefónicos virtuales en más de 100 países, sin importar cuál sea su ubicación física actual. 

Comparado con otros proveedores de sistemas de VoIP, Freshcaller tiene algunas funcionalidades adicionales que le dan la ventaja en el ramo de la telefonía en la nube.

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Por qué el VoIP Freshcaller

Por qué el VoIP Freshcaller

IVR o jerarquías (“árboles”) telefónicas multinivel

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