Freshworks verwerkt klantgegevens en slaat deze op, het gaat hierbij om elektronische gegevens, berichten of ander materiaal dat de klant aan Freshworks heeft doorgeven via zijn account met betrekking tot zijn gebruik van de Freshworks dienst(en). Deze gegevens worden verwerkt conform de geldende wet- en regelgeving betreffende het aanbod van het Freshworks-productenpakket. In de hoedanigheid van gegevensverwerker voert Freshworks (een reeks van) handelingen uit op deze gegevens in verband met de aangeboden diensten.

“Gehoste gegevens” betekent gegevens opgeslagen voor het leveren van diensten die wij als gegevensverwerker aanbieden, inclusief gegevens die wij als back-up opslaan. Wanneer “gegevens” gespecificeerd wordt, dan verwijst dit naar de definities zoals in de onderstaande lijst:

GEGEVENS DEFINITIE
Ticketgegevens Informatie zoals aangepaste velden, bron, labels, bijlagen, activiteiten in een ticket
Gegevens van de aanvrager Alle gegevens in de e-mail van de aanvrager, ID, mobiel, naam en telefoon
Agent-/gebruikersgegevens   Dit is inclusief alle informatie betreffende de agent zoals naam, e-mail, contact, locatie, groepsinformatie en gebruikersgegevens zoals naam, bedrijfsinformatie en aangepaste veldgegevens
Opnames van gesprekken Agent-/gebruikersinformatie, bedrijfsgegevens, contactgegevens en locatie
Gesprekken Agent-/gebruikersinformatie, bedrijfsgegevens, contactgegevens en locatie, berichten
Sociale inhoud Gebruikersgegevens zoals naam, e-mail, locatie en bedrijfsgegevens
Gegevens betreffende de integratie van de applicatie Informatie betreffende de relatie of koppelingen van een gegevensset naar een andere, waarbij een gegevensset zich gewoonlijk buiten Freshworks bevindt
Inhoud van de kennisbank Informatie betreffende het onderwerp van het artikel, de categorie, bedrijfsgegevens en toegang
Forumgegevens Gegevens betreffende de agent/gebruiker zoals naam, activiteit en bedrijfsgegevens; gegevens over de conversatie
Rapportagegegevens Informatie over bedrijf en agent, evenals ticketinformatie

Gegevenshosting

Gegevens worden gehost door datacentra die voldoen aan globale IT-normen en voorschriften. Freshworks stelt meerdere locaties ter beschikking om de gegevens te hosten (na aankoop van de opties voor gegevenshosting). In de hierna volgende lijst vindt u de diverse locaties beschikbaar bij Freshworks voor het hosten van gegevens.

Voor klanten gehost in de EER met een aangepaste mailbox blijven de gegevens standaard in de EER. Indien een klant echter diensten wenst te gebruiken zoals integraties en applicaties van derden, dan worden deze gegevens verondersteld de EER (Europese Economische Ruimte) te verlaten.

In de hierna volgende lijst vindt u de diverse locaties beschikbaar bij Freshworks voor het hosten van gegevens.

PRODUCT
GEGEVENS
HOSTINGGEGEVENS

Ticketgegevens, aanvrager-/contactgegevens, sociale gegevens, gegevens betreffende integratie van applicaties, gegevens van de kennisbank, forumgegevens en rapportagegegevens

Beschikbaar in de VS, EER, IND en AU

Opnames van gesprekken, chatberichten

Alleen in de VS beschikbaar

Ticketgegevens, aanvrager-/contactgegevens, gegevens betreffende integratie van applicaties, gegevens van de kennisbank en forumgegevens

Beschikbaar in de VS, EER, IND en AU

Informatie betreffende problemen, veranderingen & uitgave, assetgegevens, contractinformatie, projectinformatie en aankondigingen

Leadgegevens, contactgegevens, accountgegevens, dealgegevens, gegevens betreffende de integratie van de applicatie, gegevens betreffende verkoopsactiviteiten (afspraken, taken, gesprekkenlogboek, notities, aangepaste verkoopactiviteiten), gegevens betreffende gebeurtenissen, rapportagegegevens

Beschikbaar in de VS en EER

Opnames van gesprekken*

E-mailberichten

Gespreksgegevens, contactgegevens en agentgegevens

Beschikbaar in de VS en EER

Opnames van gesprekken*

Gesprekken, sociale gegevens, gegevens betreffende de integratie van de applicatie, kennisbankgegevens, rapportagegegevens, agent-/gebruikersgegevens

Beschikbaar in de VS en EER

Chatgesprekken

 

Gegevens van de werknemers, van sollicitanten, rapportagegegevens, sociale gegevens

 

Alleen in de VS beschikbaar

 

 

Gegevens van bezoekers aan de website (browser, OS, locatie), gegevens betreffende de activiteiten van de bezoeker (muisklikken, scrollen), gebeurtenisgegevens en rapportagegegevens

 

Alleen in de VS beschikbaar

*opname van gesprekken voor Freshdesk, Freshsales & Freshcaller, gegenereerd in de VS, tijdelijk vastgehouden gedurende 10 minuten en vervolgens naar de EER gerouteerd.

Back-up en logboeken

Freshworks handhaaft een robuust back-upplan waarbij gegevens verdeeld en opgeslagen worden op veilige locaties in de respectieve regio. Voor alle hierboven genoemde producten bewaren wij logboeken gedurende een periode van 1 jaar in de respectieve host-regio. Daarnaast bewaren wij Freshdesk & Freshservice-logboeken voor de gegevenscentra van de VS & India in de EER gedurende 30 dagen. Korte tijd later worden deze gewist.

Freshworks productoverschrijdende verificatie

Freshworks’ SSO-platform levert gebruikers de mogelijkheid hun identiteit en toegang te beheren over alle Freshworks-producten heen. Gebruikersverificatie en profielgegevens worden verzameld en verwerkt binnen de Amazon Web Services (AWS) en Google Cloud Platform (GCP) omgevingen. Deze diensten zijn conform de aanbevolen globale beveiligingsnormen en hebben de nodige maatregelen voor gegevensbescherming getroffen.

Gegevensmigratie

Freshworks levert opties voor gegevensmigratie aan zowel Freshdesk als Freshservice klanten. Bij het overzetten van diensten van andere verkopers naar Freshdesk, zorgt Freshworks er als beveiligingsmaatregel voor dat de service-gegevens binnen de AWS-omgeving van het product ingeperkt blijven. De AWS-omgeving is onderworpen aan de vereiste globale veiligheidsnormen en het migratieproces wordt uitgevoerd op het Freshdesk-migratieplatform in AWS.

Integratiegegevens

Freshworks Marketplace voor Freshdesk en Freshservice Freshservice tonen een verzameling toepassingen voor integratie en productiviteit met systemen van derden. Onze recente toevoeging van de Freshsales integratie maakt een eenvoudig overzicht van klantinformatie mogelijk zonder Freshdesk te verlaten. API-verzoeken van integraties kunnen buiten de EER worden verwerkt.

Voor meer informatie over de gegevens die Freshworks verwerkt, lees de algemene voorwaarden, het privacybeleid en de lijst van sub-processors van Freshworks.