La matrice de priorisation expliquée

A priority matrix is a tool used to sort tasks or projects based on a defined set of variables like impact, urgency, effort, or importance. These matrices allow individuals or teams to develop clear action plans by categorizing and prioritizing activities

Why does this work? Simply put: the enhanced visualization provided by matrices allows for a more straightforward assessment of priorities.

To assist in these efforts, Freshworks’ Freshservice provides robust priority matrix capabilities that can be used alongside other standout features like asset lifecycle management, integrated CMDB, and workload management to verify that resources and tasks are always receiving the attention that they require. When businesses automate these activities by utilizing a capable software such as Freshservice, they’re able to better focus on complex decision-making that can further drive organizational growth.

Today, we’ll dive into what priority matrices are, where different tasks typically fall within matrices, and best practices for getting the most out of your priority matrix.

Qu’est-ce qu’une matrice de priorisation ?

Une matrice de priorisation, ou matrice des priorités, est un outil utilisé pour trier les tâches ou les projets en fonction d'un ensemble défini de variables telles que l'impact, l'urgence, l'effort et l'importance. Les matrices de priorisation aident les individus ou les équipes à élaborer des plans d'action clairs en catégorisant et en priorisant les tâches.

La matrice de priorisation est un concept très vaste qui propose diverses méthodes et variables pour hiérarchiser les tâches. Elle peut être aussi simple ou aussi complexe que nécessaire et intègre de multiples aspects tels que l’impact, l’effort induit, l’urgence et les implications financières. 

La matrice d'Eisenhower est une méthode simple et couramment utilisée qui ne comporte que quatre sections. Les matrices de priorités complexes peuvent offrir une précision accrue en ajoutant des lignes et des colonnes afin d’identifier les tâches à privilégier. Par exemple, l’ITIL priority matrix (Bibliothèque pour l’infrastructure des technologies de l’information) propose souvent plus de quatre quadrants.

Pourquoi ce système est-il efficace ? Un niveau de détail accru permet une évaluation plus nuancée. Dans les environnements où le temps est compté ou les enjeux importants, ces matrices se concentrent souvent sur des variables telles que l’« impact » ou l’« urgence » pour faciliter la prise de décision. 

Une matrice de priorisation basique présente les sections suivantes :

Impact élevé et effort important

Tâches chronophages mais cruciales. Par exemple, la migration de l’intégralité de votre centre de données vers le cloud entrerait dans cette catégorie. C'est une tâche qui nécessite beaucoup de ressources et de planification, mais peut nettement améliorer l’efficacité et l’évolutivité de votre infrastructure informatique.

Impact élevé et faible effort

Ces tâches apportent un résultat important pour une charge de travail minime. Par exemple, la mise en place d’un gestionnaire de mots de passe dans toute votre entreprise pourrait prendre peu de temps à configurer, mais améliorerait considérablement la cybersécurité.

Impact faible et effort important

Ces tâches exigent beaucoup de travail pour un résultat négligeable. Par exemple, la mise à jour manuelle d’anciens commentaires de code peut être très chronophage, sans pour autant améliorer la fonctionnalité du système de manière spectaculaire.

Impact faible et faible effort

Dans cette catégorie, vous retrouvez des tâches telles que le nettoyage d’anciennes listes de diffusion. Il s’agit de tâches simples sans grand impact, mais qui permettent de maintenir l’ordre dans vos canaux de communication.

En comprenant où chaque tâche se situe sur cette matrice des priorités, vous pouvez développer un plan d'action plus clair, en priorisant les tâches qui offrent le plus d'avantages pour le moins d'efforts et de temps.

Quels sont les avantages à utiliser une matrice des priorités ?

Tirez parti de la matrice de priorisation dans de nombreux domaines en définissant correctement vos priorités :

Prise de décision

Hiérarchiser ses priorités permet de rationaliser la prise de décision en identifiant clairement les tâches ou les choix les plus importants et les plus urgents.

59 % des employés et des chefs d’entreprise interrogés via une étude menée par Oracle et Seth Stephens-Davidowitz ont admis être confrontés à un dilemme décisionnel (ne pas savoir quelle décision prendre) plus d’une fois par jour. Le fait de rencontrer fréquemment ce type de blocage peut engendrer du stress, faire perdre du temps, voire rater certaines opportunités.

Par ailleurs, bien définir ses priorités peut s’avérer crucial dans le cadre professionnel, quand un individu se retrouve face à plusieurs tâches à mener à bien simultanément. 

Imaginez le scénario suivant : le chef de projet d’une entreprise de la high tech doit choisir entre finaliser la nouvelle version d’un logiciel ou répondre à des demandes de clients.

Celui-ci estime que la résolution de bugs à impact élevé permettrait d’augmenter la satisfaction des clients. Ce résultat est bien plus important et a plus d’impact que le fait de se précipiter pour sortir la nouvelle version du logiciel.

Cette approche ciblée mène à une meilleure utilisation des ressources, une réduction du stress parmi les membres de l’équipe et, finalement, à de meilleurs résultats pour l’entreprise. On constate ici de quelle manière la hiérarchisation des priorités permet de trancher en cas d’indécision et de se concentrer sur ce qui compte le plus.

Planification stratégique

Hiérarchiser les priorités permet d’aligner les tâches et les ressources sur les objectifs de l’organisation et de garantir que les équipes s'occupent en tout premier lieu des objectifs les plus urgents et les plus impactants.

On estime que 67 % des stratégies bien formulées finissent par échouer en raison d’une mauvaise exécution.

Une stratégie, aussi bien formulée soit-elle, reste un plan. Et ce plan n’est efficace que s’il est bien exécuté. 

Le taux d’échec indique que la défaillance se produit souvent non pas dans la phase de planification, mais dans la phase d’exécution. La priorisation vient ici jouer le rôle d’un pont essentiel entre la stratégie et l’action.

Imaginez qu’une start-up du secteur de la santé ait une décision cruciale à prendre : choisir entre la mise en œuvre rapide d’un service de télémédecine ou la diversification de son portefeuille avec l'ajout de nouveaux services en présentiel. 

Grâce à la hiérarchisation des priorités, l’équipe se rend compte que le lancement d’une fonctionnalité de télémédecine permettrait à la fois de répondre à un besoin immédiat du marché et de s’aligner sur ses objectifs stratégiques à long terme. Cette start-up a pu ainsi prendre des décisions éclairées qui l'ont conduite sur la voie du succès.

Communication

L’utilisation d’une matrice de priorisation aide le personnel à définir l’ordre de ses tâches de manière cohérente, ce qui favorise une meilleure compréhension au sein de l’équipe. Comme tout le monde utilise la priority matrix de la même façon, chaque membre de l’équipe gagne en confiance dans sa prise de décision.

Une approche cohérente de la hiérarchisation des tâches est également un bon point pour la satisfaction client. Lorsque les clients comprennent de quelle manière vous définissez vos priorités, ils sont plus à même de comprendre pourquoi votre équipe résout certains incidents avant d’autres.

Une matrice de priorisation peut aussi combler les fossés entre les différentes unités organisationnelles. Toutes les entités peuvent y trouver leur compte : IT, ITSM, activité globale, etc. Créer la matrice dans le cadre d’un effort collaboratif permet à chacun de comprendre les critères de définition des priorités des autres, et l'ambiance de travail s'en trouve nettement améliorée.

Les différents types de matrice de priorisation

Vous avez à votre disposition plusieurs types de matrice des priorités. Explorez-les pour découvrir celles qui correspondent le mieux aux besoins spécifiques de votre projet ou de votre organisation. Matrices de priorisation des projets les plus courantes :

Matrice d'Eisenhower

La matrice d'Eisenhower se compose d’une structure simple à quatre quadrants. Popularisée par l'ancien président des États-Unis d'Amérique Dwight D. Eisenhower, cette matrice classe les tâches en quatre catégories : « Urgent et important », « Important mais pas urgent », « Urgent mais pas important » et « Ni urgent ni important ». Il s’agit d’un excellent outil pour un usage personnel ou professionnel quotidien, mais qui manque de la nuance nécessaire pour des scénarios de prise de décision plus complexes.

Le modèle de Kano est spécialement conçu pour le développement de produits et la satisfaction des clients. Il classe les caractéristiques ou les tâches en cinq catégories principales :

• Besoins basiques

• Besoins de performances 

• Besoins d'attractivité

• Indifférence

• Insatisfaction

Les équipes doivent utiliser le modèle de Kano lorsqu’elles ont besoin d’aide pour hiérarchiser les différents types de caractéristiques dans le développement de produits. Il est particulièrement pertinent pour aider à trouver le juste équilibre entre les caractéristiques basiques essentielles, les caractéristiques liées aux performances et les caractéristiques associées à la satisfaction du client. 

En vous basant sur cette approche, vous pouvez déterminer les attributs de performance dans lesquels vous devez investir immédiatement et mettre en place les caractéristiques essentielles. En outre, il permet d’identifier les éléments à l’effet « Waouh ! » qui impressionnent les clients sans faire exploser votre budget.

Une matrice d’évaluation des risques est la plus indiquée pour les scénarios de gestion des risques, la planification de projets et les évaluations de la sécurité. Cette matrice se concentre sur deux variables fondamentales : la probabilité qu’un événement se produise et son impact ou sa potentielle gravité s’il se produit.

Les grilles de cette matrice présentent généralement un code couleur avec un axe vertical représentant l’impact (de faible à élevé) et un axe horizontal symbolisant la probabilité (de peu probable à presque certain). 

Une matrice d’évaluation des risques permet aux organisations de déterminer clairement quels risques doivent être traités en urgence. À partir de là, les équipes peuvent élaborer des plans d’atténuation des risques et attribuer les ressources de manière plus efficace. Elle s’avère particulièrement utile dans les secteurs tels que la construction et la santé, où la sécurité est une préoccupation permanente. Une matrice d’évaluation des risques constitue un moyen structuré de traiter les incertitudes, vous permettant de prendre des décisions en toute confiance et de planifier les opérations à venir.

Quels sont les cinq niveaux de hiérarchisation ?

Une échelle numérique permet de définir une norme de classification des tâches ou des projets au sein des équipes. Grâce à ce langage commun, ce qui doit être traité en premier et pour quelle raison devient très clair pour tout le monde.

• Priorité 1: les tâches ou projets de ce niveau ont un impact crucial sur l’organisation. Il s’agit généralement de fonctions essentielles ou ayant trait à la conformité. Ceux-ci nécessitent une attention et une action immédiates. Ne pas s’occuper de ces tâches en priorité entraînera souvent des conséquences négatives majeures.  

• Priorité 2 : ces tâches à impact élevé ne sont pas forcément aussi urgentes que les tâches de priorité 1. Cependant, elles restent importantes pour vos objectifs stratégiques ou vos opérations à long terme. Une fois que vous avez traité les tâches de priorité 1, celles-ci viennent juste après dans la liste.

• Priorité 3 : les tâches de ce niveau de priorité sont importantes, mais pas urgentes. Les tâches de priorité 3 contribuent aux objectifs à long terme et au bien-être général du projet ou de l’organisation, mais elles peuvent généralement passer après d’autres tâches prioritaires.

• Priorité 4 : ces tâches ont un impact immédiat modéré ou faible, mais valent la peine d’être traitées si le temps et les ressources le permettent. Vous pouvez typiquement les reporter sans conséquences négatives immédiates. Ceci dit, il est recommandé de les réexaminer et de les réévaluer régulièrement.

• Priorité 5 : les tâches les moins prioritaires sont généralement celles qui ont le moins d’impact immédiat sur l’organisation ou le projet. Elles peuvent être considérées comme utiles, mais non essentielles. Vous pouvez souvent les reporter ou même les supprimer de votre liste de tâches si les ressources sont limitées.