Die beste CRM-Software für kleine Unternehmen

CRMs für kleine Unternehmen

Ein CRM-System kann Ihnen zahlreiche Aufgaben abnehmen – vom Versand personalisierter Follow-up-E-Mails über die Nachverfolgung der Kundeninteraktionen bis zur Erstellung von Umsatzberichten. Eine CRM-Software vereinfacht und beschleunigt Abläufe im gesamten Vertriebsprozess. So können Inhaber:innen kleiner Unternehmen sich den wirklich wichtigen Aufgaben widmen: dem Aufbau von Beziehungen und der Absatzsteigerung.

Dabei muss ein CRM nicht kompliziert oder für Ihr Team schwierig zu erlernen sein. Moderne CRMs haben eine intuitive Benutzeroberfläche, sind leicht einzurichten und erfordern kaum technische Eingriffe. Mit einer CRM-Lösung in Ihrem Unternehmen gehört die umständliche Tabellenverwaltung der Vergangenheit an. Stattdessen erhalten Sie ein Tool, das Daten bündelt und Prozesse optimiert.

Wie unterscheiden sich CRMs für kleine und große Unternehmen?

CRMs für kleine Unternehmen und CRMs für große Unternehmen sind zwei verschiedene Kategorien von Customer-Relationship-Management-Software, die auf unterschiedliche geschäftliche Anforderungen zugeschnitten sind.

CRMs für kleine Unternehmen sind auf einfachere Prozesse, weniger Benutzer:innen und kleinere Datenmengen ausgelegt. Sie bieten Grundfunktionen wie Kontaktmanagement, Lead-Tracking und einfache Berichte. Oft haben sie niedrigere Anschaffungs- und laufende Kosten, sodass sie auch für Organisationen mit knapperem Budget erschwinglich sind. Da CRMs für kleine Unternehmen meist weniger Integrationsmöglichkeiten bieten, können sie jedoch für Unternehmen ungeeignet sein, die spezielle Anforderungen haben oder die Lösung mit einer Reihe von Tools und Anwendungen verbinden müssen.

CRMs für große Unternehmen sind hingegen auf größere Nutzerzahlen, aufwendige Workflows und umfangreiche Datensätze ausgelegt. Sie verfügen über erweiterte Funktionen, wie Vertriebsautomatisierung, Marketing-Automatisierung, KI-gestützte Analysen und umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten, die den vielfältigen Anforderungen großer, komplexer Organisationen gerecht werden. Nicht nur die Anschaffungs-, auch die laufenden Kosten sind wegen der umfangreichen Funktionen und Skalierbarkeit jedoch meist beträchtlich.

Dafür bieten diese CRMs meist mehr Integrationsmöglichkeiten für die nahtlose Einbindung in andere Softwaresysteme, die in größeren Organisationen zum Einsatz kommen. Dank ihrer größeren Flexibilität können Unternehmen sie genau an ihre Prozesse und Anforderungen anpassen.

Bei der Entscheidung zwischen einem CRM für kleine oder große Unternehmen sollten immer die individuellen Anforderungen, finanziellen Mittel und Wachstumspläne ausschlaggebend sein. Kleinere Unternehmen bevorzugen möglicherweise die Einfachheit und Erschwinglichkeit von CRMs für kleine Unternehmen, während größere für die effiziente Verwaltung ihrer Kundenbeziehungen und Abläufe auf die soliden Funktionen und Skalierbarkeit eines CRM-Systems für große Unternehmen angewiesen sein können.

Die zehn besten CRM-Systeme für kleine Unternehmen im Jahr 2024

Freshsales

Mit Freshsales führen Sie Geschäfte schneller zum Abschluss und steigern Ihren Umsatz mit einem kontextabhängigen Vertrieb. Die Komplettlösung optimiert Ihre Vertriebsprozesse von der Lead-Generierung über den Geschäftsabschluss bis zur Kontaktpflege. 

Freshsales bietet zahlreiche nützliche Funktionen für kleinere Unternehmen, darunter eine visuelle Vertriebspipeline, automatische Abläufe und Vertriebssequenzen sowie kontextsensible E-Mail-, Telefonie- und Chat-Funktionen.

Hauptmerkmale

• Automatische Abläufe: Leads zuweisen, E-Mails versenden, Aufgaben hinzufügen, Kundendaten ändern, Erinnerungen einrichten und vieles mehr − alles komplett automatisch. Mit verhaltensabhängigen Vertriebssequenzen skalieren Sie die Kundenansprache schneller und besonders effizient.

• KI-gestützte Kontakteinstufung: Aussichtsreiche Interessent:innen sofort erkennen und erreichen. Werten Sie das Kundenverhalten aus und nutzen Sie die KI Freddy, um Leads einzustufen und die Kundenansprache individueller zu gestalten.

• Vorausschauende Analysen: KI-gestützte Analysen zur Bestimmung der aussichtsreichsten Geschäftsmöglichkeiten. Durchforsten Sie Ihre Vertriebspipeline und passen Sie Ihre Strategie an.

Vorteile

✔ Intuitive, übersichtliche Benutzeroberfläche

✔ Wirtschaftlichkeit: Wächst mit dem Unternehmen mit

✔ Unkomplizierte Einbindung in Bestandssysteme

Das schätzen unsere Kund:innen besonders

In einer aktuellen Rezension auf G2 geht ein Kleinunternehmer darauf ein, wie die Automatisierungsfunktionen ihn in Vertrieb und Marketing unterstützen: „Die sind wirklich sehr praktisch. Kleinere Unternehmen, die eine Komplettlösung für Marketing und Vertrieb suchen, sind hier genau richtig. Ob Kaltakquise per E-Mail oder Kontaktpflege über ein bereits verifiziertes E-Mail-Konto zur Vermeidung von Irrläufern und Abmeldungen – alles kein Problem! Und am Ende kommen sogar mehr Mitteilungen bei den Kund:innen und Interessent:innen an.“

Kosten 

Die ersten drei Benutzer sind kostenlos, den Growth-Tarif gibt es ab 15 USD.

Bigin von Zoho CRM

Eine unkomplizierte CRM-Software für kleinere Unternehmen, Start-ups und Teams Bigin hilft kleineren Unternehmen bei der Vereinheitlichung kundenseitiger Abläufe wie Marketing, Vertrieb, Einarbeitung, Bereitstellung, Kundenservice und Beziehungsmanagement. 

Hauptmerkmale

• Branchenspezifische Vorlagen: Passen Sie Ihr CRM mit speziellen Vorlagen etwa für Softwareberater, Makler, Bildungsträger und andere Branchen exakt an Ihre Anforderungen an.

• Pipeline-Management: Bigin ermöglicht abteilungsweite Pipelines und ein integriertes Aufgabenmanagement.

• Automatisierung: Erstellen Sie in drei einfachen Schritten intelligente Abläufe, richten Sie automatische E-Mail-Benachrichtigungen ein und weisen Sie neue Kontakte automatisch bestimmten Mitarbeitern zu.

Zoho Bigin: Vor- und Nachteile

✔ Übersichtliche Benutzeroberfläche

✔ Speziell für Existenzgründer:innen und Kleinstunternehmen

✔ Keine mehrjährige Vertragsbindung

✖ Nicht skalierbar

✖ Keine KI-Funktionen

✖ Erweiterte Funktionen erfordern Einbindung anderer Zoho-Programme

Kosten

Der erste Benutzer ist kostenlos, den Express-Tarif gibt es ab 7 USD.

Zendesk Sell

Zendesk Sell ist ein modernes CRM für den Vertrieb und soll das Umsatzwachstum beschleunigen. Enthalten sind Arbeitsprogramme, erweiterte Analysefunktionen und eine komplette Kundenübersicht für Vertrieb und Kundenbetreuung.

Hauptmerkmale

• Sales Engagement: Mit integrierten Tools erstellen Sie Interessentenverzeichnisse und automatisieren die Kundenansprache. 

• Kundenansichten: Eine zentrale Konsole für Leads, Kontakte und Kundendaten. 

• Pipelinetransparenz: Behalten Sie den Lead- und Transaktionsstatus im Blick. Erstellen Sie Prognosen zu Transaktionsvolumen und Umsatzwachstum.

Zendesk Sell: Vor- und Nachteile

✔ Unkomplizierte Einrichtung

✔ Einbindung vieler gängiger Anwendungen

✔ Hoher Personalisierungsgrad

✖ Kein Gratispaket

✖ Eingeschränkter Funktionsumfang im Basistarif

✖ Kein eigener KI-Assistent oder Chatbot

Preise

Ein Gratispaket ist nicht erhältlich. Den Basistarif gibt es ab 19 USD pro Monat.

Pipedrive

Ein einfach aufgebautes, vertriebsorientiertes CRM, das vor allem auf Benutzerfreundlichkeit setzt. 

Hauptmerkmale

• Lead- und Transaktionsmanagement: Übersichten zu einzelnen Leads und Abschlüssen mit Pipeline-Status, Zuständigkeit, Kommunikation und Aktivitätsverlauf.

• Kontaktverwaltung: Eine unbegrenzte Adressdatenbank mit klaren Übersichten zu Verlauf, verbundenen Transaktionen, Aktionen und Kommunikation.

• KI-Verkaufsassistent: Pipedrive macht anhand der bisherigen Verkaufsleistung Vorschläge und findet heraus, wo Verbesserungspotenzial besteht und worauf sich Ihre Beschäftigten besonders konzentrieren sollten.

Pipedrive: Vor- und Nachteile

✔ Hochgradig personalisierbar

✔ Benutzerfreundlich

✔ Einbindung gängiger Drittanbieterprodukte

✖ Kein Gratispaket

✖ Telefonische Betreuung nur im teuersten Tarif

✖ Keine Komplettlösung, eingeschränkte Skalierbarkeit

Preise

Ca. 10 USD für den Essential- und 20 USD für den Advanced-Tarif.

Copper CRM

Ein benutzerfreundliches CRM, mit dem kleinere Unternehmen Lead-Management und Kundenbeziehungen im Griff behalten. Copper kann in Google Workspace eingebunden werden und E-Mails und andere Interaktionen dem zuständigen Ansprechpartner zuordnen. 

Hauptmerkmale

• Integration in Google Workspace: Die Google-Einbindung von Copper CRM unterstützt Gmail, Calendar und Drive. Weitere Funktionen sind Lead-Aufnahme, E-Mail-Übersichten, Dateisuche und Aufgabenverwaltung.

• E-Mail-Abfolgen: Für den automatischen Versand von Nurturing-Mails und deren Nachbereitung. Versenden Sie E-Mails anhand von Kundenstatus, Website-Aktivität und weiteren Variablen.

• Automatische Abläufe: Wenn Leads eingepflegt oder bearbeitet werden, kann Copper automatisch zeitlich getaktete Aufgaben zuweisen. 

Copper CRM: Vor- und Nachteile

✔ Übersichtliche, benutzerfreundliche Oberfläche

✔ Unkomplizierte Einrichtung

✔ APIs und Einbindung externer Anwendungen

✖ Stark auf Google ausgerichtet

✖ Telefonische Betreuung nur im teuersten Tarif

✖ Keine Komplettlösung, eingeschränkte Skalierbarkeit

Preise

Der Basistarif kostet 23 USD, der Profitarif 59 USD.

Monday CRM

Ein besonders anpassungsfähiges CRM, das sich exakt auf Ihre geschäftlichen Anforderungen zuschneiden lässt und für verschiedenste Rollen geeignet ist. 

Hauptmerkmale

• Zentrale Kommunikation: Die gesamte Kundenkommunikation wird zentral gebündelt. Monday erfasst Aktionen rund um Leads und Kontakte wie Telefonate, Meetings, Mitschriften und mehr.

• Leistungserfassung: Behalten Sie Pipelines, Ziele und Teamleistung mit hilfreichen Konsolen, Absatzprognosen und Aktivitätsverfolgung im Blick.

• Automatisierung: Für automatische Benachrichtigungen, Lead-Zuweisung und mehr. Neue Automatisierungen können auf älteren aufgebaut werden und manuelle Abläufe übernehmen.

Monday CRM: Vor- und Nachteile

✔ Übersichtliche, benutzerfreundliche Oberfläche

✔ Unkomplizierte Einrichtung

✔ APIs und Einbindung externer Anwendungen

✖ Kein Gratispaket

✖ Kein spezialisiertes CRM

✖ Zu viele Personalisierungsmöglichkeiten

Preise

Der Basistarif kostet 10 USD, der Standardtarif 14 USD.

HubSpot Sales Hub

Eine leistungsstarke Vertriebssoftware für mehr Abschlüsse, engere Kundenbeziehungen und ein effektives Pipeline-Management mit einer vernetzten Plattform.

Hauptmerkmale

• Automatisierung: Richten Sie automatische E-Mail-Abfolgen und nachgelagerte Arbeitsschritte zum gesamten Verkaufsprozess ein.

• Chat: Sprechen Sie Website-Besucher:innen direkt an, um neue Leads zu gewinnen. Schließen Sie mehr Geschäfte ab und verbessern Sie Ihre Kundenbetreuung.

• Configure, Price, Quote (CPQ): Erstellen Sie Angebote in wenigen Augenblicken und übermitteln Sie sie genau zum richtigen Zeitpunkt, damit Sie sich noch schneller den Zuschlag sichern. Auch mit elektronischen Signaturen kompatibel. 

HubSpot Sales Hub: Vor- und Nachteile

✔ Kostenlose Version

✔ Personalisierbare, intuitiv verständliche Oberfläche

✔ Umfangreiche Schulungsunterlagen

✖ Kein KI-Transaktionsmanagement

✖ Kein eigener Chatbot

✖ Prognosen, Playbooks usw. nur in höheren Tarifstufen

Preise

Das Starterpaket kostet für zwei Benutzer 20 USD pro Monat, der Profitarif monatlich 500 USD.

Insightly

Insightly ist ein modernes und kostengünstiges CRM. Es ist benutzerfreundlich, lässt sich problemlos anpassen und wächst mit dem Unternehmen mit. Insightly dient vor allem der Erstellung und Umsetzung von Sales-Pipelines, erhöht die Produktivität und steht für langfristige Kundenbeziehungen. 

Hauptmerkmale

• Sales-Pipeline und Lead-Management: Behalten Sie alle wichtigen Daten zu einzelnen Leads im Blick, priorisieren Sie Interessent:innen und weisen Sie diese anhand bestimmter Kriterien Ihren Mitarbeitenden zu. Diese profitieren dabei von Echtzeitdaten zum Lead-Status.

• Lead-Tracking und Chancenmanagement: Finden Sie heraus, was gut läuft und was nicht. Pflegen Sie etwaige Chancen dann in eigene Pipelines ein.

• Prozessautomatisierung: Insightly übernimmt Routineabläufe, damit Ihren Mitarbeitenden mehr Zeit für wichtigere Dinge bleibt. Beschleunigen Sie die Skalierung mit E-Mails, Erinnerungen, verschiedenen Onboarding-Phasen und vielem mehr.

Insightly: Vor- und Nachteile

✔ Funktionsstarker Basistarif

✔ Rundumplattform

✔ AppConnect vernetzt Datenquellen und Anwendungen

✖ Kaum KI-Funktionen

✖ Keine Kontextualisierung des Kundenverhaltens

✖ Kein kostenloser Kundenservice per E-Mail, Telefonie oder Chat

Preise

Der Basistarif kostet 29 USD, der Profitarif 49 USD.

Salesforce Essentials

Ein CRM für kleinere Vertriebsabteilungen mit den wichtigsten Funktionen für einen schnellen, intelligenten und effizienten Vertrieb. Mit den integrierten Automatisierungsfunktionen und Echtzeitdaten können Unternehmen Produktivität und Wachstum steigern.

Hauptmerkmale

• Lightning für automatische Abläufe: Mit dem praktischen Process Builder automatisieren und steuern Sie beliebige Prozesse.

• Lead-Management: Verfolgen, filtern und qualifizieren Sie potenzielle Kund:innen. Leiten Sie aussichtsreiche Interessenten an die geeigneten Mitarbeitenden weiter und werten Sie den Effekt von Marketingaktionen auf die Sales-Pipeline aus.

• Kunden- und Kontaktmanagement: Verschaffen Sie sich einen lückenlosen Überblick über Ihre Kund:innen einschließlich Aktivitätsverlauf, Hauptansprechpartner:innen und interner Kundenkommunikation.

Salesforce Essentials CRM: Vor- und Nachteile

✔ Skalierbar

✔ Große Wissensdatenbank und umfangreiche Schulungsmaterialien

✔ Personalisierbare Architektur

✖ Einbindung für viele Funktionen erforderlich

✖ Funktionsumfang im Essentials-Tarif eingeschränkt

✖ Durchgehende Kunden- und Konfigurationsbetreuung nur im teuersten Tarif

Kosten

Das Einsteigerpaket kostet 25 USD, das Profipaket 75 USD.

Pipefy

Pipefy ist eine personalisierbare CRM-Software für die Skalierung von Vertriebsabläufen. Mit Pipefy erstellen und optimieren Sie innerhalb weniger Minuten eigene Pipelines, verschaffen sich mehr Kontrolle über den Prozess und steigern die Vorhersagbarkeit.

Hauptmerkmale

• Vorlagen: Pipefy bietet Vorlagen für verschiedene Vertriebstätigkeiten wie Sondierung, Lead-Qualifizierung usw. Diese gliedern sich jeweils in mehrere Schritte, mit denen Sie Ihre Abläufe vereinfachen können.

• Automatisierung: Automatisieren Sie manuelle Abläufe mit wenigen Klicks. Und mit den Genehmigungsprozessen und E-Mail-Vorlagen setzen Sie Ihre übergeordnete Strategie zur Kundengewinnung um.

• Individuelle Dashboards: Erstellen Sie in Echtzeit Berichte und Übersichten zu den wichtigsten Kennzahlen. Behalten Sie für eine bessere Entscheidungsfindung und mehr Umsatz bisherige Transaktionen, verpasste Chancen und die Mitarbeiterleistung im Blick.

Pipefy: Vor- und Nachteile

✔ Leistungsstarke Workflow-Automatisierung

✔ Vorlagen für viele Aufgaben und Abteilungen

✔ Gratispaket

✖ Eingeschränkter Funktionsumfang im Basistarif

✖ Zu viele Personalisierungsmöglichkeiten

✖ Kein spezialisiertes CRM

Preise

Es gibt ein Gratispaket. Der Business-Tarif kostet 19 USD.

Welche Vorteile bietet ein CRM kleinen Unternehmen?

Ein modernes CRM steckt voller leistungsstarker Funktionen, die Inhaber:innen kleiner und mittelständischer Unternehmen lückenloses Lead-Tracking, personalisierte Kundeninteraktionen und schnellere Geschäftsabschlüsse ermöglichen. Sehen wir uns die Vorteile im Detail an. 

1. Lead-Verwaltung mit minimalem Aufwand

In der Phase der Lead-Generierung gewinnen Unternehmen potenzielle Kund:innen mit E-Mail-Marketing, Webinaren, bezahlten Anzeigen und dergleichen. Doch zum Aufbau einer guten Kundenbeziehung benötigen sie Unterstützung bei der Kontaktverwaltung.

Eine Lead-Management-Funktion im CRM sorgt dafür, dass jeder über Webformulare, E-Mails, Chats und andere Kanäle hereinkommende Lead automatisch ins System aufgenommen wird und keiner durchs Raster fällt.

Mit Freshsales können Leads durch KI-gestütztes Lead-Scoring nach ihrem Konversionspotenzial priorisiert werden. So kann sich das Vertriebsteam auf die aussichtsreichsten Interessent:innen konzentrieren.

Durch die Bündelung im CRM wird zudem das Pipeline-Management optimiert, da der Status aller Abschlüsse auf einen Blick ersichtlich ist. Die Informationen sind nicht mehr überall verstreut, sondern direkt verfügbar. Dank der visuellen Vertriebspipeline ist es mit Freshsales ganz einfach, die einzelnen Phasen des Vertriebszyklus vom Erstkontakt über die Lead-Pflege und Verhandlungen bis zum Geschäftsabschluss zu verfolgen.

2. Einheitlicher Überblick für situationsbezogene Interaktionen

In Customer 360 von Freshsales haben Vertriebsverantwortliche Zugriff auf ein übersichtliches Kanban-Board mit Drag-and-Drop-Karten für Kontakte, Kund:innen und Abschlüsse. Zudem gibt es eine zentrale Konsole mit Zusammenfassungen von Kundengesprächen und -aktivitäten. Dieser Rundumblick auf Kund:innen liefert Inhaber:innen kleiner Unternehmen eine einheitliche, zentrale Sicht auf alle Kundeninteraktionen, ohne dass sie Geld für mehrere Tools ausgeben müssen. Sie erfahren:

• wie Interessent:innen auf Ihr Unternehmen gestoßen sind

• nach welchen Produktmerkmalen sie suchen

• wie sie auf Ihre Marketingkampagnen und Nurturing-Maßnahmen reagieren

Im Rundumblick werden Kundendaten und Touchpoints zu einer zentralen Informationsquelle zusammengeführt. Das ermöglicht eine kontextsensible Ansprache, mit der Sie die Qualität der Interaktionen verbessern und schneller zum Abschluss gelangen können.

3. Aufgabenautomatisierung und Produktionssteigerung

Stellen Sie sich ein kleines Unternehmen namens Munder Difflin vor, das Papier und Bürobedarf an Geschäftskunden verkauft. Der beste (und einzige) Verkäufer im Unternehmen, Jim, hasst lästige Verwaltungsarbeit. Doch da er die Workflows von Freshsales nutzt, kann er die meisten Aufgaben im Vertriebsprozess – wie die Datenaktualisierung, Lead-Qualifizierung und Auftragserstellung im CRM – automatisch erledigen lassen. So bleibt ihm mehr Zeit für das, was er am besten kann: Verkaufen.

Mit den Verkaufssequenzen von Freshsales kann Jim sogar eine Schippe drauflegen: Sie ermöglichen ihm, eine Reihe von Aktionen für eine bestimmte Zielgruppe automatisch vorzunehmen. Zum Beispiel kann er jede Woche eine Abfolge von Schritten ausführen:

• Er kann eine E-Mail mit einem E-Book zu den Vor- und Nachteilen der verschiedenen Tonerarten einplanen.

• Den Leads, die das E-Book heruntergeladen haben, kann er eine Broschüre mit Produkten zusenden.

• Für Leads, die die Broschüre heruntergeladen haben, kann er einen Follow-up-Anruf einplanen.

Das Beste daran? Jim muss nichts manuell abschicken. Denn Freshsales verfügt über integrierte Vorlagen für einen schnellen Einstieg und das CRM kümmert sich um den gesamten Prozess. Das Ergebnis: größtmögliche Produktivität im Vertrieb.

4. Kanalübergreifende Interaktion

Telefongespräche sind das Lebenselixier des Vertriebs. Bei CRMs wie Freshsales ist Telefonie integriert, d. h. Sie können Anrufe direkt über das CRM tätigen. Diese Funktion erspart Ihnen, Telefonate separat im CRM protokollieren zu müssen. Stattdessen kann es Gespräche automatisch erfassen und aufzeichnen, ohne dass Sie das System manuell aktualisieren müssen.

Doch damit nicht genug! Mit Freshsales müssen kleine Unternehmen für die Kommunikation mit Leads und Kund:innen nicht in mehrere Tools investieren. Sie können all Ihre Kundeninteraktionen per Telefon, E-Mail, Chat und Social Media an einem Ort verwalten. Freshsales ermöglicht Ihrem Vertriebsteam, eine nahtlose Customer Experience zu schaffen und effektiv zu kommunizieren. Das erleichtert den Aufbau von Beziehungen und letztlich auch die Konversion.

5. Erkenntnisse für schnellere Geschäftsabschlüsse

Welche Vertriebsmaßnahmen führen schneller zum Abschluss? Welche Kampagnen oder Nurturing-Maßnahmen funktionieren am besten? Wie sieht die Umsatzprognose fürs laufende Quartal aus? Ein CRM kann Ihnen all diese Erkenntnisse liefern.

Mithilfe von Freddy, dem KI-gestützten Assistenten in Freshsales, können Unternehmer:innen Leads mit hohem Potenzial identifizieren, Engpässe erkennen und Aufträge priorisieren. Er gibt außerdem proaktive Empfehlungen zum weiteren Vorgehen, damit das Geschäft zum Abschluss kommt.

Darüber hinaus ermöglicht Freddy Ihnen, mit präzisen Umsatzprognosen datengestützte Entscheidungen zu treffen, durch Empfehlungen für Cross- und Upselling Wachstumschancen zu identifizieren sowie wichtige Kennzahlen und Erkenntnisse aufzudecken, damit Sie Ihr Geschäft ausbauen können.

Für all das brauchen Sie nicht mal ein IT-Team. Sie müssen dem Freddy Copilot lediglich eine Reihe von Aufforderungen (sogenannte Prompts) mitteilen, als würden Sie sich mit ihm unterhalten.

6. Personalisierte Interaktionen für mehr Konversion

Die heutige Geschäftswelt ist so dynamisch, dass Standardtexte kaum noch Wirkung zeigen. Kund:innen wollen Authentizität und ein Gefühl von Verbundenheit – und das gelingt mit personalisierter Kommunikation.

Mit einem CRM können Sie Ihre Interessent:innen und Kund:innen nach verschiedenen Merkmalen gruppieren, wie demografischen Daten, Engagement-Raten und der Übereinstimmung mit Ihrem idealen Kundenprofil (ICP).

Freshsales verfügt über einen KI-gestützten E-Mail-Generator, der für Sie ansprechende Betreffzeilen und personalisierte E-Mails entwirft, die Ihre Alleinstellungsmerkmale hervorheben. Dabei überlässt die KI Ihnen die Wahl, die Vertriebsmitteilungen umzuformulieren, ausführlicher zu schreiben oder den Tonfall zu optimieren. Zusätzlich verschaffen Vorlagen Ihnen den entscheidenden Vorsprung.

So können Sie mit gezielten Kampagnen und personalisierter Kommunikation deutlich höhere Konversionsraten erreichen.

So finden Sie das beste CRM für kleine Unternehmen

1. Ihr Anwendungsfall

Welches Problem wollen Sie lösen? Achten Sie auf Funktionen, mit denen das gelingt. Hier einige Beispiele:

• Wenn Sie Routineaufgaben reduzieren und mehr Zeit für den Verkauf haben wollen, brauchen Sie ein CRM mit Automatisierung.

• Wenn Sie in einem Nischenmarkt tätig sind, brauchen Sie ein anpassbares CRM, damit Sie es auf Ihre Branche und Geschäftsabläufe zuschneiden können.

• Wenn Sie geschäftliche Erkenntnisse und datengestützte Entscheidungen wünschen, sollten Sie ein CRM mit guten KI-Funktionen und Analysen in Betracht ziehen.

2. Komplettlösungen

Für kleine Unternehmen ist eine Komplettlösung sinnvoll, also ein CRM, mit dem sich nicht nur der Vertrieb, sondern auch andere Aspekte Ihres Unternehmens verwalten lassen, wie Marketing-Automatisierung und Kundensupport. So vermeiden Sie, zu viel Geld für zu viele Lösungen auszugeben.

Außerdem sind dann alle Daten und Funktionen auf einer Plattform gebündelt und Sie verschwenden keine Zeit mehr mit dem Wechsel zwischen Tabs und Tools.

3. Preis und Amortisierung

Je schneller Sie mit Ihrem CRM an den Start gehen, desto eher schöpfen Sie sein Potenzial aus. Ein CRM sollte leicht zu implementieren sein, damit es sich früher amortisiert. Daten müssen einfach und mit wenigen Klicks aus Tabellen und anderen Quellen ins CRM importiert werden können.

Mit Freshsales dauert es keine 24 Stunden bis zum Go-Live. (Ja, Sie haben richtig gelesen!) Das Onboarding ist schnell erledigt und geleitete Produkteinführungen erleichtern den Einstieg. Zudem ermöglicht Freshsales den Datenimport aus Tabellen oder die Migration von anderen CRMs mit nur einem Klick. Und da es cloudbasiert ist, brauchen Sie auch keine umfangreiche Serverinfrastruktur.

4. Benutzerfreundliche Oberfläche und Prozesse

Wenn Sie bisher nur mit Tabellen gearbeitet haben, brauchen Sie ein möglichst simples CRM. Es sollte so benutzerfreundlich sein, dass es bei Ihrem Vertriebsteam nicht auf Ablehnung stößt.

Das Ziel eines CRM ist schließlich, dem Team die Arbeit zu erleichtern. Eine unintuitive oder unübersichtliche Benutzeroberfläche wird da nicht gut ankommen.

Nicht alle CRM-Funktionen müssen komplex sein. Doch es empfiehlt sich, ein System zu wählen, das nicht nur für kleine Unternehmen geeignet ist, sondern ausreichende Optionen und Kapazitäten besitzt, damit es mit Ihnen wachsen kann. Auf manche Funktionen können Sie anfangs vielleicht noch verzichten, aber ab einer bestimmten Größe nicht mehr.

5. Skalierbarkeit und Sicherheit 

Skalierbarkeit ist für kleine Unternehmen, die expandieren wollen, unverzichtbar. Ein CRM-System muss mit wachsenden Datenmengen, steigenden Kundenzahlen und neuen Benutzeranforderungen zurechtkommen. Diese Skalierbarkeit garantiert, dass das CRM auch ohne teure Datenmigrationen mit dem Geschäftswachstum Schritt halten kann. Kleine Unternehmen können mit einem skalierbaren CRM anfangen, das auf ihre aktuellen Anforderungen zugeschnitten ist, und es bei Bedarf durch Add-ons ergänzen, wenn die Tätigkeiten und der Kundenstamm umfangreicher werden.

6. Mobiles CRM

Zu den meisten CRM-Plattformen auf dem Markt gibt es heutzutage eine mobile App, mit der Ihre Teams von überall auf Kundendaten zugreifen und Vertriebsaufgaben erledigen können. Diese mobilen Funktionen steigern im Handumdrehen die Produktivität, garantieren umgehende Antworten auf Kundenanfragen und fördern eine nahtlose Zusammenarbeit selbst im Homeoffice.

Freshsales: Vorteile für kleine Unternehmen

1. Mehr Produktivität durch Automatisierung

• Workflows: Automatische Vertriebsprozesse auf Grundlage bestimmter Auslöser und Bedingungen senken Ihren Arbeitsaufwand.

• Vertriebssequenzen: Optimieren Sie die Kundenansprache und Kontaktpflege mit zeit- und verhaltensbasierten Auslösern.

• Automatische Profilergänzung: Rufen Sie Daten zu potenziellen Kund:innen aus den sozialen Netzwerken und öffentlich zugänglichen Profilen ab.

2.Rundumblick auf die Kundschaft

• Zeitleiste zur Kundeninteraktion: Freshsales erfasst sämtliche Kundeninteraktionen auf unterschiedlichen Kanälen wie E-Mail, Telefon, Website, Social Media und Kundenservice. Deren Bündelung verschafft Ihnen einen umfassenden chronologischen Überblick über die jeweilige Kundenbeziehung. So lassen sich die individuellen Vorlieben, Bedürfnisse und Verhaltensweisen sehr viel genauer überblicken als bisher.

• Website-Tracking: Zur noch besseren Nachvollziehbarkeit des Kundenverhaltens können Sie einsehen, welche Seiten von Kund:innen aufgerufen werden, welche Inhalte besonders gut ankommen und wie sich Kund:innen auf der Website genau verhalten. So bekommen Sie einen besseren Überblick über ihre Interessen und können mögliche Schwachstellen schneller erkennen.

3. Immer der richtige Kanal

• E-Mail: Übermitteln Sie die richtige Botschaft zum richtigen Zeitpunkt. Verbinden Sie Ihr Postfach mit Freshsales, um E-Mails zu versenden und zu verwalten.

• SMS: Erreichen Sie Leads überall. Freshsales kann in Ihren SMS-Anbieter eingebunden werden, damit Sie Ihren Kontakten Textnachrichten schicken können.

• Telefonie: Erledigen Sie Telefonanrufe mit einem Klick per CRM − mit Protokollen und Mitschnitten für den passenden Kontext.

• Chat: Treten Sie mit Website-Besucher:innen in Kontakt und bauen Sie echte Beziehungen auf. Beantworten Sie Anfragen per Chat direkt in Freshsales und erhöhen Sie so Ihre Erfolgsaussichten. 

• Externe Messenger: Dank Einbindung in Apple Business Chat, WhatsApp und andere Messenger erreichen Sie Ihre Kundschaft immer auf den bevorzugten Kanälen.

4. Schnellere Abschlüsse dank Pipelinemanagement Benutzerdefinierte Pipeline: Die Vertriebspipeline sieht in jedem Unternehmen anders aus. Mit Freshsales haben Sie die volle Kontrolle über Ihre Pipeline und können diese beliebig strukturieren. 

• Verträge und Angebote übermitteln: Durch die elektronische Übermittlung von Verträgen, Unterlagen und Angeboten beschleunigen Sie Geschäftsabläufe und kommen schneller an wichtige Unterschriften.

• Zusammenarbeit per Slack: Mit dieser Einbindung können Benutzer:innen private Slack-Kanäle einrichten und gemeinsam an einzelnen Transaktionen arbeiten. Zudem können in Slack Kommentare und Anhänge eingefügt werden.

5. Richtiger Einsatz von KI und Analytik

• Kontaktbewertung zur Erkennung aussichtsreicher Interessent:innen: Die KI Freddy hilft Ihnen bei der Lead-Priorisierung auf Grundlage positiver und negativer Signale. Berücksichtigt werden können dabei unter anderem Engagement, Einkaufshistorie und demografische Daten. Das unterstützt Vertrieb und Marketing und garantiert, dass die verfügbaren Ressourcen für Leads mit der höchsten Konversionswahrscheinlichkeit verwendet werden.

• Absatzprognosen: Mit Freshsales können Sie Ihr Umsatzwachstum in verschiedenen Zeiträumen verfolgen, den Transaktionswert in einzelnen Phasen ermitteln, ganz einfach grafisch aufbereitete Berichte erstellen und die Leistung Ihres Vertriebsteams im Blick behalten.

• Freddy Insights: Das beste CRM für kleinere Unternehmen – mit der KI Freddy. Sichern Sie sich einen Vorsprung mit transaktionsspezifischen Analysen und Risikoanzeichen. Freddy durchsucht E-Mails und historische Daten und erstellt in Echtzeit passende Empfehlungen. So wissen Sie immer, was Sie als Nächstes tun müssen, damit Sie Ihren Vertriebszyklus beschleunigen und schneller zum Abschluss kommen.

6.Datensicherheit in Unternehmensqualität

Freshworks erfüllt internationale Vorschriften zu Datenschutz und Datensicherheit. Außerdem werden personenbezogene Daten niemals zur Weiterentwicklung von KI-Modellen eingesetzt. Denn die werden ausschließlich an anonymisierten Kundenservicedaten trainiert.

Freshworks ist:

• DSGVO-konform

• zertifiziert nach ISO 27001

• zertifiziert nach SOC 2 Typ II

CRM-Optimierung für kleine Unternehmen

Ihr CRM ist nicht nur eine Datenbank, sondern ein leistungsstarkes Tool, mit dem sich Wachstum vorantreiben, Abläufe optimieren und Kundenbeziehungen verbessern lassen. Doch selbst bei der besten CRM-Software reichen die Grundeinstellungen nicht aus, um dieses Potenzial voll auszuschöpfen. Hier sind fünf wichtige Strategien, um den Wert Ihres CRM zu maximieren:

1. Korrekte, vollständige Dateneingaben

Für aussagekräftige Erkenntnisse und fundierte Entscheidungen sind korrekte, vollständige Datensätze ein Muss. Bitten Sie Ihr Team, besonderes Augenmerk auf die Dateneingabe zu legen und genau auf Fehler und Unstimmigkeiten zu achten. Denken Sie daran: Die Qualität Ihrer CRM-Daten wirkt sich unmittelbar auf die Wirksamkeit Ihrer Strategien und Kampagnen aus.

2. An geschäftliche Anforderungen angepasste Workflows

Jedes Unternehmen ist anders und das sollte auch aus Ihrem CRM hervorgehen. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihr CRM an Ihre individuellen Arbeitsabläufe und Prozesse anzupassen. Ob Sie benutzerdefinierte Felder konfigurieren, automatische Workflows erstellen oder maßgeschneiderte Dashboards entwerfen – indem Sie Ihr CRM effizienter gestalten, gewährleisten Sie eine nahtlose Nutzungserfahrung und maximale Produktivität im gesamten Unternehmen.

3. Integration Ihres CRM in andere Business-Tools

Integrationen sind der Schlüssel zu einheitlichen Workflows. Durch die Verknüpfung Ihres CRM mit anderen wichtigen Unternehmenstools, wie Buchhaltungssoftware und anderen Verwaltungssystemen, schaffen Sie einen zentralen Knotenpunkt für all Ihre Daten und Aktivitäten. Nahtlose Integrationen beseitigen Silos, verbessern die Zusammenarbeit und bieten eine ganzheitliche Sicht auf Ihren Geschäftsbetrieb.

4. Ausführliche Schulungen

Auch das fortschrittlichste CRM ist nur so effektiv wie seine Benutzer:innen. Investieren Sie daher in ausführliche Schulungen, damit alle Beschäftigten wissen, wie sie die Kapazitäten Ihres CRM in vollem Umfang ausnutzen. Klären Sie die Benutzer:innen über dessen wichtigste Funktionen auf. Von einfacher Dateneingabe bis zu erweiterten Berichten und Analysen benötigt Ihr Team die richtigen Fähigkeiten, damit sich Ihre Investition ins CRM wirklich auszahlt.

5. Regelmäßige Prüfung von Berichten und Nutzungsdaten

Zu guter Letzt ist es wichtig, dass Sie Ihre CRM-Strategie immer wieder auf den Prüfstand stellen. Sehen Sie sich regelmäßig Berichte und Nutzungsdaten an, um die Leistung einzuschätzen, Trends zu ermitteln und Verbesserungsmöglichkeiten aufzudecken.

Werden bestimmte Funktionen zu wenig genutzt? Gibt es Engpässe in Ihren Workflows? Durch die kontinuierliche Überwachung und Analyse der CRM-Daten können Sie Ihre Strategie immer wieder nachjustieren, Prozesse optimieren und kontinuierliche Verbesserungen im gesamten Unternehmen vorantreiben.