Verfolgen Sie Ihre Verkaufs-E-Mail im CRM

Vor der Einführung von Software zur Verfolgung von E-Mails verschickte man E-Mails und Follow-ups einfach so lange, bis man eine Reaktion erhielt. Heute leben wir jedoch in einer digitalen Soziallandschaft, die es uns ermöglicht, zu erkennen, ob unsere E-Mails zugestellt wurden. Wir können auch sehen, wer unsere E-Mails wann gelesen hat und wie oft dies geschehen ist. Tools zur Nachverfolgung von E-Mails sind ein entscheidender Teil des Ansprechens von Interessenten sowie neuen und alten Kunden geworden - und das in jeder Größenordnung. Die Verwendung eines CRM mit Verfolgungsfunktionen für E-Mails ist auch deshalb immer wichtiger geworden, weil Unternehmen ihre Interessenten natürlich zur richtigen Zeit und mit den richtigen Inhalten ansprechen wollen.

Bevor wir tiefer einsteigen, lassen Sie uns zunächst einen Blick darauf werfen, was es eigentlich bedeutet, E-Mails zu verfolgen. Zudem erfahren Sie, wie Sie dieses Verfolgen nutzbringend für Ihr Unternehmen einsetzen können.

Email tracking

Was ist das Verfolgen von E-Mails?

Das Verfolgen von E-Mails bedeutet, den Status von versendeten E-Mails zu überwachen und dadurch die Kundenreichweite und den Geschäftserfolg zu erhöhen. Wenn Sie eine Software zum Verfolgen von E-Mails verwenden, können Sie sich bei jedem Event, das mit Ihrer E-Mail zusammenhängt, in Echtzeit benachrichtigen lassen. Zugleich können Sie mit der Verfolgung ständig Ihre E-Mail-Metriken im oberen Teil des Verkaufstrichters überwachen, etwa die Öffnungs- und die Durchklickraten. Dieses Wissen ist die optimale Basis für informierte Geschäftsentscheidungen.

Die Verfolgung von E-Mails hat sich seit den 2000er Jahren immer weiter verbreitet. Ein Grund dafür war der Wandel in der Nutzung von E-Mails, die sich weg von einem Kommunikationsmittel zwischen Personen und hin zu einem Hub für Geschäftsnachrichten für Konsumenten entwickelte. Nach einer 2017 von OMC durchgeführten Studie sind inzwischen 85 % der erhaltenen E-Mails Marketingmaterialien, Newsletter, Benachrichtigungen und so weiter. Diese E-Mails werden von Verkaufs- und Marketingteams verschickt und in 99 % der Fälle verfolgt. Damit ist klar: Das Verfolgen von E-Mails führt direkt zu mehr Umsatz.

Wie eine Software zum Verfolgen von E-Mails Ihr Unternehmen unterstützen kann

Die meisten erfahrenen Verkaufsteams verwenden die eine oder andere Form der Verfolgung von E-Mails. Damit erkennen sie den Grad des Engagement der Kunden sowie Interessenten und sehen, wer das größte Interesse an ihren Produkten hat.

Heutzutage gibt es eine ganze Reihe von Softwareangeboten zum Verfolgen von E-Mails. Damit haben die Teams eine bessere Kontrolle und Zugriff auf wertvolle Daten. Mit dem richtigen Tool zum Verfolgen von E-Mails können Verkaufsteams Lead-Nurturing betreiben, Entscheidungsträger beeinflussen und Deals abschließen. Hier ein Überblick, wie Software zum Verfolgen von E-Mails Ihre Verkäufe steigern kann:

Finden Sie Ihre potenziellen Kunden 

Mit dem Verfolgen von E-Mails können Sie Ihre Kunden und Interessenten optimal kontaktieren, denn Sie sehen genau, wann Ihre E-Mails ankommen und geöffnet werden. Wenn Ihre Interessenten auf einen Link in Ihren E-Mails klicken, wissen Sie, dass sie aktiv mit Ihrem Unternehmen interagieren. Sie sehen auch, wie oft Ihre E-Mails geöffnet werden und auf welche Links die Empfänger klicken. Damit können Sie Ihre potenziellen Kunden erkennen, so dass Sie zum perfekten Zeitpunkt Kontakt aufnehmen oder die nächste Follow-up-E-Mail senden können. So steigern Sie die Chance auf einen Geschäftsabschluss erheblich.

Identify Potential

 

Optimale Kontaktaufnahme mit dem relevanten Kontext

Ohne den richtigen Kontext sind Daten nicht besonders nützlich. Mit einer Software zum Verfolgen von E-Mails können Sie den Kontext zu Ihrem Vorteil nutzen. Das Verfolgen von E-Mails gewährt Ihren Verkaufsteams Einsichten in jeden E-Mail-Austausch mit Ihren Interessenten und Kunden. Damit kann Ihr Team die Interessenten mit den jeweils relevanten Informationen kontaktieren oder konkret auf deren Anforderungen eingehen. Wenn Ihre Interessenten zum Beispiel auf eine Fallstudie oder einen in der E-Mail geteilten Demolink geklickt haben, wissen Sie, wie Sie Ihr nächstes Gespräch mit ihnen führen müssen. Zudem gilt: Wenn Sie das Verhalten Ihres Interessenten kennen, kennen Sie seine Vorlieben und Schwerpunkte. Damit wiederum können Sie Beziehungen fördern und in Verkäufe umwandeln.

 

Engage

 

Nutzen Sie datengestützte Einblicke

Mit einer Software zum Verfolgen von E-Mails wissen Sie, welche Ihrer E-Mails den Nerv getroffen haben oder welche nicht hilfreich waren. Mit der richtigen Strategie können Sie dann Ihre E-Mails personalisieren und Follow-ups mit konkreten Daten abstimmen, damit jeder Berührungspunkt bedeutungsvoll und relevant wird. Nutzen Sie die Einsichten, die Sie nach jeder versendeten E-Mail erhalten und überprüfen Sie die Ergebnisse, damit Sie Ihre E-Mail-Vorlagen entsprechend anpassen können.

Leverage data driven insights

 

Erhöhen Sie die Verkaufsproduktivität

Beim Verfolgen von E-Mails geht es darum, die Verkaufsproduktivität zu steigern. Durch das Kontaktieren von Interessenten zu genau dem Zeitpunkt, zu dem sie bereit sind, sparen Verkäufer Zeit bei den Follow-ups. Darüber hinaus können sie die Follow-up-Antworten sogar nach Reaktionsmustern der Empfänger automatisieren. So müssen Ihre Verkäufer keine Follow-up-Aufgaben vormerken oder Follow-up-Mails immer wieder manuell verschicken. Das schafft eine Win-win-Situation, die Ihren Verkäufern Zeit spart und zugleich das Verhältnis zu den Kunden fördert.

Increase sales productivity

 

Kürzen Sie Ihre E-Mail-Liste

Die Metriken zum E-Mail-Engagement helfen Ihnen dabei, diejenigen E-Mails und Muster ausfindig zu machen, die nicht funktionieren. Sie sehen, welche E-Mails wegen ungültiger E-Mail-Adressen nicht zugestellt werden konnten und welche einfach kein Engagement erzielen. Mit einer Software zum Verfolgen von E-Mails können Sie Ihre E-Mail-Liste kürzen. Sie können Kontakte, die nicht zur richtigen Zielgruppe gehören, aussortieren und behalten so die sinnvollen Kontakte. Damit ist es auch weniger wahrscheinlich, dass Ihre E-Mails als Spam gemeldet werden. Wenn Sie als Sender einen guten Ruf haben, erleichtert Ihnen das das Erreichen Ihrer Zielgruppe.

 

Tipps, wie Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mails in das Hauptpostfach gelangen

Um das Verfolgen von E-Mails überhaupt nutzen oder auch nur damit beginnen zu können, müssen Sie sicherstellen, dass die von Ihnen gesendeten E-Mails auch in das Hauptpostfach der Interessenten gelangen. Der Schlüssel dazu ist es, zu wissen, wie Spam-Filter funktionieren. Diese Strategien können Ihnen dabei helfen, zu verhindern, dass Ihre Verkaufs-E-Mails im Spam-Filter landen.

Achten Sie darauf, dass Ihre E-Mails persönlich und ansprechend sind

Spam-Filter sind darauf ausgerichtet, sicherzustellen, dass Sie die Empfänger kennen. Durch das Personalisieren von E-Mails und das Erstellen von ansprechenden Inhalten für Ihr Publikum ist es wahrscheinlicher, dass Ihre E-Mails das Hauptpostfach erreichen. Sprechen Sie die Empfänger mit Namen an und verschicken Sie Ihre E-Mails von einer erkennbaren sowie glaubwürdigen E-Mail-Adresse. Schicken Sie relevante Inhalte und fügen Sie nicht zu viele Links oder Bilder hinzu, denn dadurch könnten Ihre E-Mails generisch und überladen wirken.

Vermeiden Sie „spammige“ E-Mail-Überschriften

Wörter in Großbuchstaben, zu viele Satzzeichen und sogar das klischeehafte „Re:“ sollten Sie in der Überschrift und im Textkörper Ihrer E-Mails vermeiden. Diese sind Indikatoren, anhand derer die Filter Spam-E-Mails von „echten“ E-Mails unterscheiden. Gestalten Sie Ihre E-Mails prägnant und seien Sie sparsam mit Ausrufezeichen, um eine optimale Zustellung zu gewährleisten.

Senden Sie individuelle E-Mails oder versenden Sie E-Mails in kleinen Schüben

Massen-E-Mails gehören der Vergangenheit an und große E-Mail-Anbieter halten sie für Spam. Durch das Versenden von auslöserbasierten E-Mails an Interessenten ist es wahrscheinlicher, dass Ihre E-Mail in den jeweiligen Hauptpostfächern ankommen.

Gestalten Sie Ihre E-Mails kurz und präzise

Verfassen Sie Ihre E-Mails im Gesprächston und kommen Sie zum Punkt. Wenn es nicht unbedingt notwendig ist, vermeiden Sie Schlüsselworte wie „eilig“, „gratis“ und so weiter. Versuchen Sie beim Versenden von Werbe-E-Mails alternative Wörter zu verwenden, um Worte zu ersetzen, die als Spamhinweis gelten. Wenn Sie nur relevante und wertvolle Inhalte an Ihr Publikum weitergeben, erreichen Sie mit Sicherheit ein höheres Engagement.

Werden Sie Ihrem Ruf als E-Mail-Sender gerecht

Wenn ein Empfänger Ihre E-Mail als Spam markiert, schmälert das Ihren Ruf als E-Mail-Sender (eine Bewertung, die der Internetdienstanbieter dem Versender einer E-Mail gibt). Diese Bewertung kann bewirken, dass Ihre E-Mails nicht an das Hauptpostfach weitergeleitet werden oder dass Ihre E-Mails rundheraus abgelehnt werden. Je höher Ihre Bewertung ist, desto eher wird Ihr Dienstanbieter die Zustellung durchführen. Das Innehaben eines guten Rufes als Absender hängt von der Gültigkeit Ihrer E-Mail-Adresse und der Art der Interaktion Ihrer Empfänger mit Ihren E-Mails ab. So kann die Bewertung auch Ihre Verkaufsanstrengungen beeinflussen.

Senden Sie einfachen Text oder E-Mails mit Light-HTML

Halten Sie die Anzahl der Links klein, also maximal einen oder zwei Links pro E-Mail. Im Idealfall enthält die E-Mail nur Ihre Handlungsaufforderung, eine Arbeitsprobe oder Links zum Download. Wenn Sie E-Mails mit einfachem Text oder mit Light-HTML versenden, ist es wahrscheinlicher, dass Ihre E-Mails im Hauptpostfach der Empfänger ankommen. E-Mails mit Light-HTML enthalten (technisch gesehen) zwar HTML, aber der Inhalt besteht zum Großteil nur aus Text, nicht aus Bildern, Links oder CSS.

Wie Sie Verkaufs-E-Mails im CRM verfolgen 

Die meisten Programme zum Verfolgen von E-Mails können erkennen, wann E-Mails geöffnet werden, was wie oft geklickt wird und ob der Interessent antwortet. Dazu sendet die Software einen jeweils einzigartigen Verfolgungslink mit der E-Mail. Wenn der Empfänger die E-Mail erhält, kann die Verfolgungssoftware erkennen, ob die E-Mail angekommen ist, ob sie geöffnet wurde und ob auf Links zum Download geklickt wurde. Sie kann auch erkennen, wo, wann und wie oft geklickt wurde. Diese E-Mail-Links werden dann ausgewertet, um die Öffnungs- und Durchklickraten zu ermitteln.

Das Verfolgen von E-Mails ist, wenn es richtig gemacht wird, ziemlich einfach. Wenn Sie dazu ein CRM verwenden, machen Sie das Meiste daraus. So funktioniert das Verfolgen von E-Mails in einem CRM:

Wählen Sie ein CRM mit Verfolgungsfunktion für E-Mails

Sie brauchen nicht noch ein gesondertes Tool nur für das Verfolgen von E-Mails. Moderne CRM-Software, wie Freshsales, verfügt über eine integrierte Verfolgungsfunktion, mit der Sie die Öffnungs- und Durchklickrate von E-Mails ermitteln können. Zusätzlich bietet die Funktion eine 2-Wege-E-Mail-Synchronisation und kann in verschiedene E-Mail-Clients integriert werden, damit Sie E-Mails aus dem CRM senden und dort auch empfangen sowie nachverfolgen können.

Email CRM

Erstellen und verfolgen

Mit einem CRM können Sie Ihre E-Mails mit mehr Kontext verfassen. Dank des Zugriffes auf die Kontakteinzelheiten können Sie die Details zu den Unternehmen der Empfänger, den Verkaufsaktivitäten und den Deals sofort sehen, so dass Sie Ihre E-Mails an die Gegebenheiten und Anforderungen der Empfänger anpassen können. Durch Auswahl eines Tools zu Nachverfolgung von E-Mails, bei dem Sie die Nachverfolgung ausschalten können, können Sie zudem den Privatsphäreschutz frei auswählen. Darüber hinaus vereinfacht Freshsales das Nachverfolgen und die Follow-ups durch die Möglichkeit, Vorlagen für E-Mails zu erstellen.

 

Email tracking

Erhalten Sie Benachrichtigungen in Echtzeit

Innerhalb des CRM können Sie sich in Echtzeit benachrichtigen lassen, wenn Ihre Interessenten oder Kunden eine E-Mail öffnen und auf einen Link in der E-Mail klicken. Damit wird das Verfolgen ganz einfach, denn Sie können sofort mit den Empfängern in Kontakt treten und besser verkaufen.

email alerts

Erhalten Sie aufschlussreiche E-Mail-Metriken

Wenn Sie ein CRM verwenden, das über eine integrierte Verfolgungsfunktion für E-Mails verfügt, können Sie Einsichten in alle gesendeten und empfangenen E-Mails erhalten. So können Sie anhand der E-Mails mit den meisten Klicks und der höchsten Öffnungsrate erkennen, welche Ihrer Verkaufsoffensiven gute Ergebnisse erbringen. Dank der Engagement-Metriken sehen auch, welche Sie ändern oder ganz einstellen sollten. Mit der Hilfe dieser Analysen haben Sie die Öffnungs- und Klickraten immer im Blick, ebenso wie die Antworten, Absprünge und die Anzahl der Abonnementkündigungen sowie die Anzahl der zugestellten E-Mails.

email analytics

Klare Sichtbarkeit der Aktivitäten Ihrer Verkäufer 

Steigern Sie die Produktivität Ihrer Teams, indem Sie mit einem CRM wie Freshsales Transparenz für die Aktivitäten Ihrer Verkäufer schaffen. Dashboards mit den Metriken zum E-Mail-Engagement helfen den Managern dabei, im Hinblick auf die Interaktionen der Verkäufer mit den Interessenten immer auf dem Laufenden zu bleiben. Mit diesen Einblicken können die Manager erkennen, welche Leads noch überzeugt werden müssen und welche Teammitglieder Unterstützung benötigen.